Para cada proyecto al que nos sometemos, el éxito del proyecto se define de manera diferente, y cuando se trata de medir el éxito del proyecto en general, las aguas son un poco turbias. Debido a que los proyectos tienen muchas partes móviles, pasos, piezas y objetivos, el éxito del proyecto puede cambiar a lo largo de la duración del proyecto. Un proyecto que completaste para EOY 2020 es probablemente muy diferente del proyecto en el que estás trabajando en el primer trimestre de 2021. En este artículo, abordaremos la idea general del éxito del proyecto y cómo medir el éxito del proyecto.
Una definición que el Instituto de Gestión de Proyectos proporciona para el éxito del proyecto es que el proyecto se ha completado » a tiempo, dentro del presupuesto y según las especificaciones.»Esta es una definición muy técnica que podría no aplicarse a todos los proyectos existentes, pero los componentes de esta definición pueden ser útiles para comprender cómo medir el éxito del proyecto.
Pero antes de poder medir el éxito del proyecto, necesitamos definirlo por nosotros mismos. Eso significa que usted y su equipo deben unirse como un grupo y pensar en cómo se verá el éxito del proyecto para su grupo interno. ¿Se centrará en métricas y criterios de rendimiento estrictos de una campaña? ¿Se determinará mediante una encuesta al cliente o una puntuación de NPS del cliente? Echemos un vistazo a las razones por las que definir el éxito de un proyecto es tan crítico.
La Importancia de Definir el Éxito del proyecto
Como dije, si su definición de «éxito del proyecto» es similar a la técnica, importa muy poco. Lo que es más importante es que usted y su equipo decidan lo que va a ser internamente, y documenten eso en algún lugar. Puede crear una rúbrica para medir métricas y criterios de éxito, o puede crear una lista de cosas que se deben lograr para que un proyecto alcance el «éxito».»Una vez que haya definido cómo es el éxito del proyecto para usted y su equipo, será mucho más fácil avanzar. Estas son algunas de las razones principales por las que:
Ayudará a fomentar un sentido de camaradería
Si sus compañeros de equipo u otras personas de su organización entienden cuál es el barómetro del éxito en un proyecto, estarán más motivados para hacerlo realidad. Cuando no hay un objetivo claro para el proyecto o subproyectos, el éxito se vuelve difícil de definir y los miembros del equipo pueden desalentarse fácilmente. También tendrán que trabajar juntos para lograr ese objetivo común: esto fomentará un verdadero espíritu de equipo y un sentido de camaradería dentro de su organización.
Metrics = gold
Una vez que haya definido el éxito del proyecto, tendrá sus indicadores clave de rendimiento y métricas. Son de oro para tu equipo. Esto le permitirá medir exactamente cuánto progreso ha hecho, dónde necesita mejorar y cuánto trabajo adicional se necesitará para llegar allí. Si sabes que tu objetivo es de AR 1 millón ARR y estás en 5 580K con tres meses para el final, sabes que necesitas ponerlo a toda marcha. Trabajamos mejor con métricas sólidas para respaldar nuestras decisiones y elecciones de proyectos.
Mejora continua
Digamos que no alcanzas el objetivo ARR que te propusiste. Está bien. Esta vez no has tenido «éxito» tradicionalmente en comparación con los objetivos de tu proyecto, pero puedes aprovechar los aprendizajes, pivotar y mejorar a lo largo del próximo año. Al medir el éxito de un proyecto, también está midiendo el fracaso del proyecto, que es igual de importante estudiar. El fracaso no es definitivo.
El éxito del proyecto aumenta
Su definición de éxito del proyecto para su equipo probablemente se basa en la idea de éxito del proyecto para sus gerentes, el equipo ejecutivo e incluso otros equipos con los que colabora con frecuencia. Definir el éxito del proyecto para tu equipo ayuda a otros equipos a comprender mejor cómo trabajarán contigo, colaborarán y cómo terminarán definiendo el éxito de su proyecto también.
Cómo Medir El Éxito De Un Proyecto
Ahora que tenemos una comprensión básica de la definición de éxito del proyecto y por qué es importante definir ese término, profundicemos en cómo podemos medir el éxito del proyecto en general. Como se mencionó anteriormente, el éxito de un proyecto se define técnicamente como el resultado de que un proyecto se complete «a tiempo, dentro del presupuesto y según las especificaciones.»Pero, ¿cómo podemos medir el éxito de los proyectos? Aquí hay algunas maneras de hacerlo.
Logros vs. especificaciones
Inmediatamente después de terminar un proyecto, es útil comprender lo que logró en cuanto a objetivos en comparación con las especificaciones del proyecto que se propuso completar. Esto es, quizás, lo más obvio fue medir el éxito del proyecto. ¿Se han cumplido los principales objetivos y metas del proyecto? ¿Se dio cuenta de que ciertas especificaciones eran irrelevantes en el camino? Es crucial comprender el seguimiento de sus objetivos al final de un proyecto en comparación con el principio.
Para comprender lo que ha logrado a lo largo de un proyecto, siempre puede volver sobre sus pasos a través de sus correos electrónicos y reunir una lista de todos los componentes del proyecto. Si está utilizando una herramienta de gestión de proyectos, simplemente puede visitar la página de inicio del proyecto y ver todas las tareas completadas. Idealmente, cada tarea se dividiría en proyectos más pequeños, para que pueda ver dónde completó exactamente la mayor parte del trabajo o dónde podría haber perdido la marca.
Satisfacción del cliente o del cliente
Si está trabajando en un proyecto para un cliente específico, otra forma de medir el éxito del proyecto es decodificando la respuesta que recibe de su cliente al completarlo. ¿Qué tipo de comentarios tenían que compartir? Por lo general, la satisfacción del cliente se puede recopilar casualmente en una llamada, por correo electrónico o en un formulario de encuesta. Si desea medir con precisión los aumentos de satisfacción desde el inicio hasta el final de un proyecto, asegúrese de encuestar también al cliente antes de que comience el proyecto.
La satisfacción del cliente, por otro lado, es una buena manera de medir el éxito del proyecto si este se relaciona con la experiencia del cliente. Por ejemplo, si estamos creando una nueva función en Hive, un gran barómetro para el éxito es cuántos mensajes recibimos sobre la nueva función, o si nuestro NPS (net promoter score) aumenta de media después de su lanzamiento. Los clientes suelen ser muy honestos sobre su experiencia, ya que ven los comentarios como una forma de mejorar constantemente el producto. ¡Escúchalos!
Tiempo dedicado al proyecto en general
Uno de los recursos más valiosos que tienes a lo largo de la vida útil de un proyecto es el tiempo de tus compañeros de equipo. Asegurarse de que puede medir con precisión cuánto tiempo pasó en el proyecto, e idealmente compararlo con el tiempo invertido en proyectos similares anteriores, es una excelente manera de medir el éxito del proyecto. El tiempo es dinero.
Hay varias maneras de hacer un seguimiento del tiempo: si utiliza un software de gestión de proyectos como Hive, tiene una función de seguimiento de tiempo y hojas de tiempo directamente en la herramienta. Esto es ideal para equipos más grandes que desean realizar un seguimiento del tiempo dedicado a proyectos o tareas. Otra alternativa es usar una herramienta más ligera como Toggl para un seguimiento de tiempo más simple.
Independientemente de la herramienta que termine utilizando, se recomienda dividir el tiempo invertido en trozos más pequeños para que pueda comprender mejor a dónde va su tiempo. Por ejemplo, ¿cuánto tiempo pasó en la fase de planificación del proyecto en comparación con la ejecución? ¿Cómo se compara esto con proyectos anteriores?
Crecimiento interno y satisfacción con el proyecto
Si el proyecto en el que ha estado trabajando es más un esfuerzo o empuje interno, una excelente manera de medir el éxito del proyecto podría ser pensando en el crecimiento y la satisfacción internos de los empleados. Si eres un gerente, idealmente te gustaría dar a tus compañeros de equipo proyectos que los desafíen e interesen simultáneamente.
En el momento de la finalización de un proyecto, puede encuestar a los miembros del equipo interno sobre su cumplimiento: ¿disfrutaron trabajando en el proyecto? ¿Sentían que habían progresado en contra de iniciativas más grandes que eran importantes para ellos? ¿Adquirieron nuevas habilidades? Mantener a los empleados entusiasmados y comprometidos es excelente para la salud general de una organización, por lo que esta es una excelente métrica de medición del éxito del proyecto a considerar.
En general, cuando mides el éxito de un proyecto, no es un proceso sencillo. Al pensar en medir el éxito al final de un proyecto, debe considerar varios factores, principalmente el tiempo que ha invertido y si ha alcanzado los hitos clave que se propuso abordar. Pero recuerda, el éxito de un proyecto no siempre se basa en las métricas, puede ser más nebuloso cuando se trata de la satisfacción general en el lado interno o externo.