Si desea escribir procedimientos eficaces, hay algunas actividades de planificación específicas que resultarán en procedimientos mejores y más útiles.
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El Proceso de Escritura de tres pasos
Básicamente, el consejo que tengo para escribir procedimientos efectivos es el mismo consejo que le daría a cualquiera que se encargue de cualquier tipo de proyecto de escritura, desde un trabajo académico hasta una novela, una carta de negocios o un procedimiento; elabore el proyecto de escritura trabajando a través de un proceso que incluye tres fases: Plan-Borrador – Revisión.
Una extensa investigación ha demostrado que los proyectos de escritura de cualquier tipo tienden a tener éxito cuando los escritores utilizan el enfoque de proceso y se involucran en algún tipo de actividad de todas estas tres fases. El tipo de actividad no siempre tiene que ser el mismo, debe ser apropiado para el tipo de proyecto de escritura y las preferencias personales del escritor. Pero está claro que los escritores exitosos hacen algún tipo de actividad de planificación antes de redactar su trabajo, y luego se involucran en la actividad de revisión.
En este artículo cubramos el primer paso en el proceso: la planificación. Hablando en general, la planificación consiste en actividades como investigación, lluvia de ideas, diagramación/esbozo, reflexión y escritura libre (escritura de flujo de conciencia como una generación de ideas o actividad de reflexión). Si desea escribir procedimientos efectivos, hay algunas actividades de planificación específicas que resultarán en un procedimiento mejor y más útil.
Planificar un buen Procedimiento Significa Comprender el Proceso
Una actividad de planificación clave para escribir procedimientos efectivos es comprender el proceso que el procedimiento documentará. Eso comienza con la investigación, o en otras palabras, la recopilación de información. Esto incluiría hacer cosas como entrevistar a los propietarios de procesos y a los responsables de los procesos. En términos de escritura técnica, son los Expertos en la Materia. Ellos son los que conocen y entienden el proceso, y una gran parte de la información debe provenir de ellos.
Toda la información, sin embargo, no debe provenir de aquellos directamente involucrados en el proceso. Otra fuente clave de información debería ser la exploración de documentos actuales y obsoletos relacionados con el proceso (procedimientos antiguos, procedimientos relacionados en otras áreas de la organización, especificaciones de productos, requisitos de los clientes, etc.). Allí puede encontrar información clave sobre el proceso que debe conservarse o tal vez incluso restaurarse.
La investigación también debe llevarse a cabo fuera de la organización. ¿Hay información disponible de expertos o de líderes de la industria sobre las mejores prácticas con respecto al proceso o las actividades relacionadas? Aprender e incorporar las mejores prácticas (modificadas según sea necesario para adaptarse mejor a la organización única) debe ser un objetivo clave para documentar cualquier proceso, pero se necesita esfuerzo para localizar e incorporar este tipo de información.
Aprenda los atributos del éxito del proceso
Mientras trabaja para comprender el proceso, asegúrese de identificar y comprender los aspectos clave del proceso.
Plantilla de proceso para Procedimientos de escritura
Esto incluye lo siguiente:
Entradas: ¿Quiénes son los proveedores (externos o internos)? ¿Cuáles son las entradas y en qué formato (por ejemplo) deberían estar? ¿Hay rutas y tiempos críticos que son cruciales para recibir entradas? A medida que trabaja para comprender el proceso, asegúrese de identificar y comprender los aspectos clave del proceso.
Actividades: ¿Cuáles son las actividades clave que deben realizarse para transformar los insumos en los productos necesarios? ¿Cuáles son las líneas de tiempo y los componentes cronológicos? ¿Quiénes son los actores clave? Trate de identificar el desperdicio excesivo o el inventario y los retrasos innecesarios; ¿cuáles podrían ser las soluciones potenciales a estos problemas de proceso?
Salidas: ¿Cuál es el punto final del proceso? ¿Quiénes son los clientes (externos o internos)? ¿Cuáles son los requisitos para los productos? ¿Qué criterios relacionados con los resultados pueden ayudar a determinar si el proceso es exitoso y/o está en control?
Metas y objetivos: Las metas y objetivos ayudan a determinar si un proceso es efectivo y eficiente. Los procesos balísticos se ejecutan una y otra vez sin ningún tipo de reflexión o atención a qué tan bien funciona el proceso. Nadie sabe si el proceso está logrando objetivos. ¿Así es como quieres que funcione tu negocio o departamento? Los procesos controlados tienen objetivos claramente definidos, mediciones relacionadas con los objetivos y revisiones periódicas de los esfuerzos de rendimiento y mejora. La investigación debe ayudar a definir los objetivos mediante el aprendizaje de las capacidades del proceso y el aprendizaje del desempeño de los líderes de la industria en estas áreas (benchmarking).
Comunicación: La falta de comunicación útil y significativa es un problema grave en muchas organizaciones, y tal vez sea uno de los mayores impedimentos para el éxito. Los que trabajamos en organizaciones lo vemos todo el tiempo: Ventas no sabe lo que está haciendo el Marketing, Producción no sabe lo que está haciendo el Diseño de productos, y viceversa. Esta falta de comunicación conduce a un costoso desperdicio y reelaboración, así como a revueltas de último minuto muy improductivas. La identificación de la comunicación necesaria y su integración en el proceso pueden conducir a mejoras significativas en este ámbito.
Escribir procedimientos efectivos
Una vez que se complete la recopilación de información, el uso de herramientas como mapas de procesos, diagramas de flujo, esquemas y flujos de valor puede presentar la información en un formato significativo que ilumine el flujo de proceso, producto y/o información. Realmente no importa qué método se emplee, siempre y cuando sea útil y significativo para aquellos que dirigen y ejecutan el proceso de documentación (escritura).
Por lo tanto, si está comenzando un proyecto de escritura de cualquier tipo, incluida la escritura de un procedimiento, y lo primero que hace es sentarse en el teclado para comenzar a escribir el documento, entonces está cometiendo un error grave. La creación de un documento debe venir naturalmente de lo que ha aprendido en la fase de planificación. Saltar directamente a la redacción casi garantiza que su proyecto de escritura no sea un éxito.