Saber escribir un correo electrónico de recordatorio amigable es una de las mejores herramientas para ser eficiente con su tiempo. Es perfecto para empujar a la gente sobre próximas reuniones, pagos perdidos, solicitudes de empleo, eventos importantes y más.
Pero para parecer amable y servicial, en lugar de impaciente y agresivo, tienes que aterrizar en el tono y el momento correctos.
Si aciertas ambas, un recordatorio por correo electrónico puede ser un alivio para los destinatarios cuando la semana está llena de gente. A nadie le gusta faltar a los plazos o reprogramar reuniones. Pero como el 31% de las personas dice que el mejor día de trabajo sería un día sin responder a los correos electrónicos, los mensajes están destinados a perderse u olvidarse.
En cada recordatorio, el destinatario debe saber exactamente para qué sirve el correo electrónico, qué necesita hacer y para cuándo. Un recordatorio bien escrito reducirá el número de citas y fechas límite perdidas. También te hará lucir proactivo y profesional, sin ser agresivo. He aquí cómo hacerlo.
Escribir un correo electrónico de recordatorio amigable
Los correos electrónicos de recordatorio amigables son mejores para enviar cuando se acerca algo importante o cuando se ha perdido una fecha límite. Los correos electrónicos de recordatorio son ideales para:
- Tomar nota de las próximas reuniones o eventos.
- Seguimiento de facturas o pagos.
- Recordar a la gente sobre los plazos incumplidos.
- Volver a ponerse en contacto sobre un proyecto.
- Mantenerse en la mente al solicitar y entrevistar para un trabajo.
No importa el propósito, las principales cosas a tener en cuenta son el tono y el momento de su correo electrónico.
El tono de cada correo electrónico de recordatorio amigable debe ser cortés y profesional, pero urgente y al grano. Empujar a alguien sobre una fecha límite perdida requiere un tono diferente que recordarle a un colega cuándo reunirse para tomar un café. Si la situación requiere una acción inmediata, como una fecha límite perdida, puede usar un lenguaje que sea al grano, pero amable y comprensivo.
Agregar «Acción requerida», «Solicitud» o «Recordatorio» a su línea de asunto llama la atención de inmediato y puede impulsar al destinatario a la acción. Si bien el lenguaje activo se considera una buena forma, poner en mayúscula toda la línea de asunto normalmente no lo es. Todas las mayúsculas pueden parecer agresivas y fuera de lugar, especialmente si el resto de su mensaje es amigable y conversacional.
Para recordatorios más informales, elija palabras que estén activas pero menos urgentes. Las líneas de asunto que incluyen frases como» Seguimiento»,» Registro «o» Próximos pasos » son efectivas en estas situaciones.
El tono es solo un elemento de un recordatorio de correo electrónico amigable. También necesitas conseguir el momento justo. No hay un solo mejor momento para cada situación, pero estos son los marcos de tiempo más comunes para cada correo electrónico de recordatorio.
- Próxima reunión: De uno a dos días de antelación. Dele a las personas involucradas en la reunión unos días de tiempo de espera, ya que pueden tener artículos que preparar de antemano.
- Próximo evento: De tres a 14 días antes del evento. Es posible que desee enviar varios recordatorios antes del evento para generar entusiasmo y asegurarse de que todos tengan claro el calendario y la programación.
- Próxima fecha límite: Varía según el proyecto. Dé a las personas más tiempo para un proyecto complejo y un marco de tiempo más corto para una tarea simple.
- Pago atrasado o fecha límite: Un día después de la fecha de vencimiento. Quieres recordarle a la gente cuándo es lo más importante y mostrar que estás esperando a que tomen medidas.
- Solicitud de empleo: The Muse recomienda esperar de cinco a 10 días hábiles antes de realizar el seguimiento. Si alguien te recomendó para el puesto, consulta con ellos para obtener información antes de ponerte en contacto con el equipo de recursos humanos o el gerente de recursos humanos. Esto puede parecer mucho tiempo, pero de hecho se encontró que el 44% escucha a los empleadores dentro de un par de semanas de la solicitud y solo el 37% recibe respuesta dentro de una semana.
- Entrevista de trabajo: Si una entrevista está programada para unas semanas, es mejor que se registre el día anterior para asegurarse de que el tiempo siga funcionando para todos los involucrados. Si se suponía que alguien se pondría en contacto con usted después de una entrevista de trabajo, los gerentes de recursos humanos sugieren esperar hasta después del cronograma acordado para enviar un correo electrónico de recordatorio. ¿Todavía no se sabe nada? Espere de cinco a siete días antes de presionar «enviar».»
Ahora que sabes el momento perfecto para enviar cada correo electrónico de recordatorio, es hora de averiguar qué incluir para que suenes amigable y obtengas una respuesta rápida.
Cómo enviar un correo electrónico de recordatorio amigable
Todos los correos electrónicos de recordatorio amigables deben ser claros, amables y al grano. Debes ser lo suficientemente educado para animar a la gente a actuar, pero no tan pasivo como para que la gente ignore tu mensaje. Los mejores recordatorios de correo electrónico tienen cinco elementos principales.
Línea de asunto
Las líneas de asunto sucintas lo llevarán lejos al enviar correos electrónicos de recordatorio. El destinatario debe saber por qué estás enviando un recordatorio y sentirse obligado a actuar. Los vendedores lo saben mejor que nadie, así que, ¿por qué no tomar una o dos propinas de estas líneas de asunto de correos electrónicos de ventas pegadizas? La idea principal es mantener la línea de asunto breve y agregar urgencia para que el destinatario sepa que es urgente.
Saludo
Un saludo establece el tono para el cuerpo de tu correo electrónico, así que no lo omitas.
- Dado que el objetivo de este correo electrónico es ser amigable, use un saludo más informal como «Hola, Danielle» o «Hola, Jonathan.»
- Si su empresa tiende a usar un lenguaje más formal, comience con » Hola, Kate.»
- Comenzar con «Querido» generalmente es demasiado formal para un recordatorio amigable por correo electrónico, pero manténgalo si ese es el saludo predeterminado de su empresa.
Contexto
El cuerpo de tu correo electrónico es donde le haces saber al destinatario por qué le estás enviando un correo electrónico. Aquí es donde proporciona contexto sobre el proyecto, la fecha límite, el pago, la reunión o cualquier situación que necesite un empujón. Incluya nombres y fechas específicos si ayuda a aclarar su mensaje, y mencione un dato reciente sobre la persona o empresa. Estos son algunos ejemplos de cómo puede ser esta sección:
- Con el fin del mes (y el trimestre) acercándose rápidamente, nos gustaría recibir todas las facturas lo antes posible.
- Todavía estoy trabajando en el artículo, Los mejores Consejos de Emprendimiento para Nuevos Fundadores, y me encantaría incluir sus pensamientos en la pieza. Con la reciente ronda de financiación y el crecimiento de la compañía ABC, ha navegado tan bien el año pasado.
- Me estoy registrando para recordarte la próxima reunión de Planificación de Contenido del Cuarto Trimestre programada para este miércoles 1 de agosto a las 2 p. m.Hora del Este. Esperamos comenzar con su informe de análisis.
- Mientras se prepara para la presentación, recuerde enviar las diapositivas que desea incluir antes del final del día del lunes 30 de julio. ¿Esto sigue funcionando para ti?
Solicitud
Una vez que haya configurado el escenario al proporcionar contexto, es hora de deslizar su recordatorio o solicitud. No se agote demasiado aquí o puede perder la atención del receptor. Si desea una respuesta inmediata, es útil envolver su solicitud con una pregunta para alentar a las personas a tomar medidas de inmediato.
- Envíe su factura de todos los trabajos de nuestro contrato más reciente a [email protected] y míreme. Si tiene alguna pregunta, puede comunicarse conmigo al (222) 222-2222.
- Si desea enviar una cotización para el artículo, comparta su respuesta a la siguiente pregunta y explique su razonamiento detrás de ella. ¿Qué consejo le daría a los nuevos empresarios para ayudarlos a dirigir con éxito su negocio este año?
Cierre de sesión
Ha hecho su punto principal y solicitud, por lo que es hora de cerrar sesión con un cierre amistoso.
- Gracias por tomarse el tiempo para trabajar en esto.
- Gracias por priorizar este proyecto.
- Agradezco su esfuerzo al terminar esta propuesta.
- Espero con interés saber de usted.
Recuerde incluir una firma de cierre que siga el mismo tono que el resto de su correo electrónico.
- Todos los mejores
- Atentamente
- Gracias de nuevo
- Saludos
- Gracias
Envuelva el correo electrónico con su nombre para un tono amistoso, o su nombre completo para un tono más formal. Si necesita proporcionar contexto adicional, incluya el título de su trabajo, el nombre de su empresa o la información de contacto después de su nombre.
Plantilla de correo electrónico de recordatorio amigable
Redactar sus primeros recordatorios puede ser desalentador. Afortunadamente, esta plantilla de correo electrónico de recordatorio facilita rellenar los espacios en blanco y enviar un mensaje bien redactado. También puedes personalizar fácilmente esta plantilla para que se adapte a tus necesidades.
Para usar la plantilla, simplemente copie y pegue el texto, y rellene los espacios en blanco con su copia. Recuerde leer la versión final antes de enviarla para garantizar una gramática y un flujo adecuados.
Hola ,
Gracias por .
El se está preparando para el que viene, en . Estamos emocionados de escuchar sus ideas para . Para que todo funcione sin problemas, les pido a todos que pasen .
Lo agradezco .
Todo lo mejor,
Ejemplo de correo electrónico de recordatorio amigable
Este es el aspecto de la plantilla anterior cuando se rellena. Recuerde incluir solicitudes, plazos o fechas específicos para asegurarse de que no haya confusión sobre lo que necesita que haga la persona y para cuándo.
Hola Jack,
Espero que tu semana vaya bien.
El equipo Editorial se está preparando para la reunión de Planificación de Contenido del Q4 este próximo jueves, 26 de agosto a las 11 am ET. Nos entusiasma escuchar sus ideas para combinar nuestros esfuerzos de Marketing y Editoriales para la campaña anual de vacaciones.
Para que todo funcione sin problemas, les pido a todos los involucrados que envíen sus diapositivas de presentación antes del lunes 23 de agosto a las 5 pm Hora del Este. Si tiene alguna pregunta, por favor envíemela.
Aprecio su tiempo aquí y espero escuchar sus ideas.
Todo lo mejor,
Katrina
Una vez que envíe su correo electrónico, todo lo que queda es esperar una respuesta. La parte difícil es saber si enviar un correo electrónico de seguimiento adicional.
Si bien es frustrante tener que enviar un segundo o tercer correo electrónico de recordatorio, recuerde que las personas tienen mucho que hacer. Aguanta unos días antes de enviar otro mensaje. Si es urgente, puede hacer un seguimiento antes, solo asegúrese de mantener un tono amigable y paciente. Las personas serán más receptivas a su solicitud y apreciarán la nota, que es exactamente de lo que se tratan los correos electrónicos de recordatorio.
