El correo electrónico puede ser difícil de administrar. En un entorno de trabajo, es imperativo que mantenga una bandeja de entrada organizada para mantener la eficiencia. Una bandeja de entrada desordenada puede resultar un dolor bastante grande, especialmente cuando se ve obligado a desplazarse por montañas de correos electrónicos antiguos que puede que ya no necesite. En un momento, esos correos electrónicos antiguos pueden haber servido para un propósito, pero desde entonces se han convertido en obstáculos adicionales al buscar un correo electrónico específico. Una bandeja de entrada llena de spam realmente puede quitarle su capacidad de administrar su biblioteca de correo electrónico, y aunque hay muchas maneras de evitar que su correo electrónico se incluya en listas de spam adicionales, recomendamos enviar su correo electrónico de forma anónima, aún tiene que borrar los mensajes de spam antiguos que llegaron a su bandeja de entrada en primer lugar.
Para evitar un gran consumo de tiempo, no recomendaría intentar eliminar todos sus correos electrónicos antiguos manualmente. En cambio, gracias a la ayuda de filtros, podrás deshacerte de esos correos electrónicos mucho más rápido. Al crear un filtro, puede eliminar mensajes antiguos en función de un período de tiempo especificado. El único problema que puedo ver con el uso de filtros es que solo se aplican a los mensajes recién recibidos. Puedes aplicar filtros en el futuro para asegurarte de que el amontonamiento no ocurra por segunda vez, pero ¿qué pasa con esos correos electrónicos que llenan tu bandeja de entrada ahora?
Eliminar automáticamente correos electrónicos antiguos en Gmail
Hay algunas cosas en las que sumergirse cuando se trata de deshacerse de esos correos electrónicos antiguos que ya no son necesarios que plagan su bandeja de entrada de Gmail. Repasaré cómo configurar tus filtros, aplicarlos para uso futuro y cómo deshacerte de todos los correos electrónicos antiguos actuales utilizando el complemento de Gmail, Email Studio.
Configurar los Filtros
Lo primero es lo primero, vamos a configurar los Filtros.
Para comenzar:
- inicia Sesión en tu cuenta de Gmail con las credenciales necesarias.
- Localice el icono de Engranaje / Engranaje. Este es el menú de configuración de Gmail y se puede encontrar en la esquina superior derecha de la ventana. Haga clic en este icono y, a continuación, seleccione Configuración en el menú desplegable.
- Haga clic en la pestaña» Filtros » y, a continuación, haga clic en Crear un nuevo filtro.
- En el cuadro de entrada» Tiene las palabras», escriba lo siguiente: – older_than: x donde» x » es el período de tiempo de los mensajes que desea eliminar. Este será un número seguido de una letra. Las letras que siguen se referirán al marco de tiempo. Tendrás que usar » d » durante días,» w «durante semanas y» m » durante meses. Un ejemplo sería older_than: 3d si desea eliminar correos electrónicos que tienen más de tres días de antigüedad.
- A continuación, haga clic en Crear filtro con este botón de búsqueda.
- Rellene las casillas etiquetadas como «Delete it» y «Also apply filter to» con una marca de verificación haciendo clic en ellas.
- Finalmente, haz clic en Crear filtro para ver todos tus correos electrónicos antiguos, según la fecha que acabas de configurar, moviéndolos de tu bandeja de entrada a tu carpeta de basura.
Cuando se eliminan mensajes en Gmail, no desaparecen instantáneamente de la existencia. En su lugar, puede encontrarlos en su carpeta de basura. Esto significa que esos correos electrónicos todavía contarán contra su capacidad de datos general. Para eliminarlos por completo, puedes esperar a que Gmail los elimine automáticamente después de 30 días o eliminarlos todos ahora mismo. Para realizar esto último, haga clic en la carpeta Papelera y, a continuación, haga clic en el enlace Vaciar papelera Ahora.
Filtro para eliminación futura (reaplicación)
El título de este artículo trata de la eliminación automática. Desafortunadamente, los filtros no se pueden activar automáticamente. Tendrá que volver y volver a aplicar el filtro a su bandeja de entrada actual.
Para volver a aplicar un filtro:
- Vuelve a tu Configuración haciendo clic en el icono de Engranaje en la parte superior derecha de la ventana de Gmail y seleccionando Configuración en el menú desplegable.
- Haga clic en la pestaña» Filtros».
- Dado que ya ha creado un filtro anteriormente, ahora puede hacer clic en Editar, que se encuentra junto a ese filtro. Si previamente ha creado varios filtros, puede encontrar fácilmente el que desee, ya que se mostrarán los criterios para cada filtro.
- Haga clic en Continuar en la sección que aparece con sus criterios de búsqueda. Será una pantalla similar a la que apareció cuando configuraste el filtro original.
- Una vez más, aplique una marca de verificación a la casilla junto a » Aplicar también filtro a.»
- Esta vez, para activar el filtro, haga clic en Actualizar filtro. Todos sus correos electrónicos antiguos, configurados en el marco de tiempo especificado, ahora se llevarán a la carpeta Papelera.
Email Studio
Email Studio viene con una función ingeniosa que eliminará automáticamente todos sus correos electrónicos antiguos de un remitente especificado o de los ubicados en una carpeta específica. La función de purga automática incorporada ayudará a mantener su buzón de correo de Gmail mucho más organizado, lo que conduce a un entorno de trabajo más eficiente.
Con Email Studio, puede archivar y aplicar «Marcar como leído» a todos los correos electrónicos que se encuentran actualmente en su bandeja de entrada y que han estado allí durante más de tres meses. También le permite eliminar permanentemente todos los correos electrónicos de sus carpetas de basura y Spam automáticamente después de dos días. Como una ventaja adicional, la Purga automática incluye una función de cancelación de suscripción de correo electrónico que puede ayudarlo a eliminar fácilmente su dirección de correo electrónico de cualquiera de esas molestas listas de correo de boletines informativos. También hay mucho más de lo que el complemento es capaz, pero siento que los ya mencionados resaltan exactamente lo que necesitamos para este artículo.
El paquete básico es de uso gratuito, pero para aprovechar al máximo el producto, se ofrece una versión premium a un precio anual de 2 29. La actualización le permitirá crear varios conjuntos de reglas de purga e incluye un planificador de correo electrónico, un reenviador y un respondedor automático.
Configurar y habilitar la Purga automática en Gmail
Obviamente, lo primero que tendrá que hacer es descargar e instalar el complemento de Email Studio. Una vez que se haya logrado, podrás ver el icono de Email Studio en la barra lateral derecha cuando abras cualquiera de tus mensajes de correo electrónico de Gmail.
Para usarlo:
- Abra el complemento de Email Studio e inicie sesión con su cuenta de Gmail.
- verás una lista de opciones. De esas opciones, elige la herramienta «Limpieza de correo electrónico».
- Luego, haga clic en Agregar nueva regla para configurar una regla (como lo que hizo con los filtros).
- La configuración de una regla consta de dos partes: deberá especificar una condición y, a continuación, una acción. Piensa en «causa y efecto». La acción se activará una vez que se cumpla la condición especificada.
- Para establecer una condición, podrás usar parámetros de búsqueda avanzados dentro de Gmail, como newer_than o has: attachment o larger_than. Úsalos para ayudarte a encontrar la coincidencia exacta con los correos electrónicos de Gmail que deseas Archivar, enviar a la Papelera o reubicar en otra carpeta.
- Una vez creada una regla, haga clic en el botón Guardar. Email Studio ahora funcionará en segundo plano, realizando una comprobación de ejecución cada hora, realizando la acción especificada cuando un correo electrónico cumpla las condiciones asociadas a él. No tendrás que hacer nada manualmente.