Cómo archivar correos electrónicos en Outlook 2007, 2010, 2013, 2016

Cuanto más use su buzón de correo de Microsoft Outlook, más crecerá su buzón. Si lo piensas, es bastante similar a cómo los papeles tienden a acumularse en tu escritorio. Pero, ¿qué se puede hacer cuando la pila se hace tan grande que hay que lidiar con ella? Bueno, en la vida real, puede tomarse el tiempo para ordenar cada documento y almacenar aquellos documentos que son importantes, mientras descarta los menos importantes. Afortunadamente, puede recrear el mismo proceso en Outlook.

Sin excepción, todas las versiones de Outlook admiten el archivado. Aún más, tiene varias opciones cuando se trata de archivar sus elementos en Outlook. La forma más cómoda es usar Autoarchivar para lidiar con mensajes, citas y tareas más antiguos. Otra forma de hacerlo es usar el archivado manual para mover mensajes a una carpeta específica. Pero la forma más rápida es usar el botón Archivar ubicado en el menú Archivo.

Tenga en cuenta que Outlook mantiene una carpeta predeterminada para fines de archivo que no se puede eliminar. Archivar tu correo electrónico te ayudará a mantener una tienda limpia, facilitando la búsqueda de correos electrónicos antiguos y manteniendo tu bandeja de entrada ordenada.

A continuación, tiene una serie de guías que lo guiarán a través del archivo de elementos en Outlook de todas las maneras posibles. ¡Empecemos!

Método 1: Archivado manual de mensajes con una sola acción

Este método es la forma más rápida de mover uno o más mensajes a la carpeta de archivo. Estos archivos archivados permanecerán accesibles a través del cuadro de búsqueda o navegando manualmente a la carpeta de archivo. Los elementos archivados también se pueden ver en dispositivos móviles visitando la carpeta de archivos. Aquí hay una guía rápida sobre el archivado manual de elementos en Outlook 2016:

1. Abra Outlook y seleccione uno o más mensajes en su bandeja de entrada o en cualquier otra carpeta.
2. Haga clic en el icono de archivo dentro del grupo Eliminar. El icono de archivo solo está visible dentro de la cinta de opciones en Outlook 2016.
   Nota: También puede pulsar la tecla de retroceso para lograr el mismo resultado.
3. Debería poder encontrar sus mensajes dentro de la carpeta archivos.
   Nota: La carpeta de archivo se crea automáticamente aunque nunca la haya usado antes. Si no puede ver la carpeta de archivo, vaya a Archivo > Cuenta de Office > Opciones de actualización y haga clic en Actualizar ahora.

Método 2: Uso de la función de autoarchivar

Outlook tiene una función automática capaz de archivar elementos llamada Autoarchivar. Esta función se puede programar para archivar elementos a intervalos regulares. Todas las versiones de Outlook tienen soporte para archivar. La diferencia es que el archivo automático está desactivado de forma predeterminada en Outlook 2010 y versiones posteriores.

Después de habilitar el archivo automático, los usuarios pueden establecer propiedades para cada carpeta que deseen archivar. Tenga en cuenta que cuando archive un correo electrónico, se moverá a otro archivo PST y ya no estará disponible en el archivo PST principal. Aquí hay una guía rápida sobre cómo habilitar y usar el archivo automático:

Cómo habilitar y configurar el archivo automático

1. Para activar el archivo automático, vaya a las opciones Archivo >. Una vez que esté dentro de la Configuración de Outlook, haga clic en la pestaña Avanzado para adelantarla y, a continuación, haga clic en Configuración de autoarchivar.
   Nota: En Outlook 2007 y versiones anteriores, puede encontrar la configuración de autoarchivar en Herramientas > Opciones > Otros.
2. Si todo está en gris, debe marcar la casilla junto a Ejecutar autoarchivar para habilitar el autoarchivar.
   
3. Ahora es el momento de configurar cómo se comportará el AutoArchivo. Comience por elegir la frecuencia con la que desea que se ejecute el archivo automático. El valor predeterminado es de 14 días, pero si desea mantenerlo limpio, configúrelo entre 2 y 6.
   
4. Si desea recibir una notificación antes de que se inicie el AutoArchivo, marque la casilla junto a Preguntar antes de que se ejecute el AutoArchivo. Es una buena idea tener esta opción activada, ya que el archivado automático tiene el potencial de interferir con su trabajo.
   
5. Para evitar llenar su archivo con correos electrónicos innecesarios, es una buena idea dejar marcado Eliminar correo electrónico caducado. Si desactiva Archivar o Eliminar elementos antiguos, solo los mensajes caducados se eliminarán por completo.
   
6. Si desea que su carpeta de archivo esté visible dentro de Outlook, debe habilitar Mostrar carpeta de archivo en la lista de carpetas.
   
7. Ahora establezca la configuración de carpeta predeterminada para archivar.
8. A continuación, habilite el interruptor situado junto a Mover elementos antiguos y haga clic en Examinar para establecer la ruta de acceso a la que desea que se archiven los elementos. Pulsa Aceptar para confirmar la configuración.
   

Después de habilitar y configurar el AutoArchivo, hará su trabajo automáticamente a su debido tiempo. Puede confirmar que funciona comprobando si la carpeta de archivos se está rellenando.

Configuración de propiedades de autoarchivar para carpetas individuales

Después de terminar de configurar la función de autoarchivar, puede agregar una capa adicional de control configurando propiedades específicas para cada una de sus carpetas. Es una práctica común que las carpetas, como los elementos eliminados o el Spam, usen propiedades de autoarchivar diferentes de la carpeta principal de correo electrónico.
Nota: Si no establece la configuración de AutoArchivo individual para una carpeta, utilizará automáticamente la configuración de AutoArchivo global configurada anteriormente.

Aquí hay una guía rápida para configurar propiedades de autoarchivar individuales en una carpeta:

1. Haga clic con el botón derecho en la carpeta que desea tratar preferentemente y haga clic en Propiedades.
   
2. Haga clic en la pestaña Autoarchivar para adelantarla. Aquí tiene una selección de configuraciones que se aplicarán únicamente a esta carpeta.
   
3. Puede desactivar el archivo automático de esta carpeta haciendo clic en No archivar elementos de esta carpeta.
   
4. Para anular la configuración global de autoarchivar, haga clic en Archivar esta carpeta con esta configuración y realice las modificaciones que se indican a continuación. Haz clic en Aplicar para confirmar la configuración.
   Nota: Tenga en cuenta que esta configuración no se aplicará a ninguna de las subcarpetas de esta carpeta en particular. Tendrá que modificar cada una de ellas.

Método 3: Archivar manualmente correos electrónicos con Herramientas de limpieza

Si no eres un gran fan de la automatización, hay una solución intermedia que te permitirá archivar en masa con aún más control. Con este método, puede archivar una carpeta completa junto con sus subcarpetas. Si no quieres esperar a que se active el AutoArchivo, puedes hacerlo tú mismo y elegir dónde quieres guardarlos. Esto es lo que necesitas hacer:

1. Haz clic en la pestaña Archivo, luego ve a Información y expande el menú desplegable de Herramientas de limpieza. Seleccione Archivar en el menú desplegable.
   
2. Seleccione Archivar esta carpeta y todas las subcarpetas y haga clic en la carpeta que desea archivar.
   
3. Si desea que se archiven todos los datos de Outlook, haga clic en su dirección de correo electrónico en la parte superior de la lista.
   
4. Use el menú desplegable situado junto a Archivar elementos anteriores a para seleccionar la fecha más reciente de los elementos que se archivarán. Todos los elementos anteriores a la fecha establecida en este menú se archivarán.
   
5. Puede archivar elementos que anteriormente se excluían del archivado automático marcando la casilla junto a Incluir elementos con archivo automático.
   
6. Use el botón Examinar para establecer la ruta de acceso a donde desea guardar su archivo PST. Haga clic en Aceptar para iniciar el proceso.
   

En breve se dará cuenta de que algunos correos electrónicos se moverán de sus carpetas predeterminadas al archivo pst archivado.
Nota: El archivo archivado debe ser accesible en Outlook como una carpeta. Si por alguna razón no va a Archivo y haga clic en Abrir & Exportar. Luego, haga clic en Abrir archivo de datos de Outlook, vaya a la ubicación de su archivo y presione ACEPTAR.