Una versión de esta publicación de blog apareció por primera vez en Philanthropy Front & Center New York.
Si estás buscando recaudar dinero para una buena causa sin la extravagancia de una gala completa, tener una fiesta en casa puede ser genial como una alternativa más simple e íntima. Celebrada en la casa de alguien, por lo general con no más de 50 asistentes, una fiesta de recaudación de fondos puede ayudarlo a recaudar miles de dólares en solo un par de horas.
¿Cuáles son los ingredientes clave para una fiesta en casa exitosa? El autor, organizador de la comunidad y veterano recaudador de fondos Andy Robinson visitó Foundation Center-Nueva York para discutir lo que se necesita para organizar una fiesta en casa que atraiga muchas donaciones y al mismo tiempo muestre a los invitados un gran momento. Estos son algunos de sus consejos del seminario, «Derribar la Casa: Cómo Planificar una Fiesta de Recaudación de Fondos en la Casa».
Dónde celebrar la fiesta?
Andy fue enfático en que una buena fiesta en casa no requiere una casa grande o lujosa como lugar de celebración; lo que sí requiere es un anfitrión entusiasta. ¿Quiénes son los anfitriones más eficaces? Ellos serán:
- Deseosos de abrir su casa a sus invitados
- Dispuestos a invitar a sus propios amigos a la fiesta
- Listos para hacer que todos los asistentes se sientan cómodos
- Preparados para tomar un papel activo en el proceso de planificación y escribir notas de agradecimiento después de que termine el evento
- Capaces de hacer donaciones propias a su organización
¿A cuántos invitar?
Es más seguro asumir que un gran porcentaje de invitados no se presentará, así que invite a tres o cuatro veces más personas de las que le gustaría presentarse. Una forma de aumentar la tasa de asistencia es hacer llamadas telefónicas de seguimiento a cada uno de los invitados después de que se hayan enviado las invitaciones iniciales. Además, generalmente la mitad de la lista de invitaciones debe estar compuesta por contactos de la organización, y la otra mitad debe ser amigos del anfitrión.
¿Qué debería pasar en la fiesta?
Andy recomienda que la fiesta dure solo un par de horas, con la mayor parte del tiempo dedicado a la socialización informal, y la breve presentación formal de recaudación de fondos que tendrá lugar tal vez 45 minutos después de la fiesta. Querrá algún tipo de incentivo para atraer a sus asistentes a la fiesta, ya sea comida especialmente buena/interesante, o algún tipo de celebridad local si es posible, un lugar interesante si está disponible, buena música o algún tipo de entretenimiento o actividad que sea relevante para la organización.
Además, entre la multitud debe haber un pequeño puñado de personas que representen a la organización; estas personas pueden usar etiquetas con sus nombres, saludar a las personas en la puerta y recopilar nombres en una hoja de registro, ayudar a facilitar la conversación entre los invitados y agradecer a las personas cuando se van al final de la noche.
¿Cuándo y cómo se deben solicitar donaciones?
Es aconsejable asegurarse de que los invitados no se sorprendan con su solicitud de donaciones, así que deje claro en la invitación que este es un evento para recaudar fondos. El lenguaje como «donaciones aceptadas con gratitud «o» por favor, recuerde traer sus talonarios de cheques » funcionará para este propósito.
También tiene la opción de solicitar una cantidad fija de dinero por adelantado en lugar de una solicitud abierta. El beneficio de solicitar una donación de conjunto por adelantado es que sabrá básicamente cuánto recaudará con anticipación y podrá relajarse un poco más en la fiesta en casa sin preocuparse de que los invitados se vayan antes de hacer una contribución. Sin embargo, este enfoque tiene inconvenientes, ya que la cantidad establecida a menudo puede ser demasiado para algunos asistentes, o menos de lo que el asistente habría dado si hubiera dejado la solicitud abierta.
En su mayor parte, no especificar un monto de donación puede hacer que los montos de recaudación de fondos sean menos predecibles, pero las personas a menudo tienden a recaudar más dinero de esta manera. Cuando se trata de hacer tu llamamiento para recaudar fondos durante la fiesta, es una buena idea esperar hasta que los invitados hayan estado disfrutando durante 30-45 minutos aproximadamente, y luego llamar la atención de todos sobre la presentación.
El» preguntar » puede ser hecho por el anfitrión, o por alguien que es presentado por el anfitrión (a veces un miembro de la junta puede ser una buena opción), y la presentación debe ser sucinta (probablemente no más de media hora más o menos), pero convincente y atractiva: haga mucho contacto visual y cuente algunas historias específicas e inspiradoras sobre la diferencia que su organización puede hacer con sus contribuciones. Es bueno establecer un objetivo de recaudación de fondos para la noche y hacerles saber a los invitados cuánto se necesitaría de cada uno de ellos para poder alcanzar ese objetivo.
Tenga una sesión de preguntas y respuestas después de terminar su pregunta, y pase cestas con sobres en los que los invitados pueden incluir sus contribuciones. Después, a medida que la gente vuelve a socializar, puedes contar las donaciones y hacer un anuncio cerca del final de la fiesta sobre cuánto has recaudado con su ayuda. Recuerde agradecer a sus invitados cuando se vayan, y también envíeles notas de agradecimiento después de que termine la fiesta.
¿Desea obtener más información?
- Vea un video del seminario completo de Andy en el Foundation Center de Nueva York.
- Busque en el catálogo de nuestra biblioteca libros específicos para fiestas en casa, como La fiesta de la casa de recaudación de fondos de Morrie Warshawski. Para libros/artículos sobre eventos especiales en general, intente buscar por tema «Eventos especiales para recaudar fondos».
- Consulte nuestros calendarios de eventos para obtener más programas sobre recaudación de fondos en nuestras oficinas regionales y socios de la Red de Información de Financiación.
- Para obtener más consejos de Andy Robinson, visite su sitio web para obtener consejos, información sobre el taller y libros y artículos útiles, o vea un clip de video de uno de sus talleres.