Para que te apasione el café, la gente y los pasteles. Abrir un café puede ser un sueño para toda la vida, o simplemente una oportunidad de negocio imperdible; de cualquier manera, tendrá su trabajo recortado.
Por supuesto, eso no debería desanimarte. Abrir y administrar un café exitoso es una de las cosas más gratificantes que puede hacer.
Pero la expectativa es la ruta de todos los dolores de cabeza, y si te sumerges en abrir un café sin saber qué esperar, podrías terminar con algunas sorpresas desagradables en el camino,
Para evitarlo, hemos recopilado una guía paso a paso para ayudarte en el proceso. Exploremos cómo abrir una cafetería.
1. Encuentre la ubicación correcta
2. Obtenga la licencia correcta
3. Asegure su negocio
4. Invertir en personal
5.Considere sus costos de comida
6. Tecnología de implementación
7. Comercializa tu cafetería
Encuentra la ubicación correcta
El tráfico peatonal es un factor clave para que los clientes pasen por las puertas de tu cafetería. La única manera de beneficiarse del tráfico peatonal es ubicar su cafetería en un lugar donde haya mucho tráfico.
Piense en el tipo de tráfico peatonal que desea. ¿Desea servir a los viajeros y trabajadores de oficina ocupados durante la mañana de lunes a viernes y las comidas rápidas? ¿O los compradores de fin de semana necesitan un aumento de cafeína?
En otras palabras, quiénes son sus clientes objetivo?
El tráfico peatonal no se traducirá en ventas a menos que su café atraiga a las personas que lo pasan. Por eso es importante definir a tu cliente objetivo desde el principio.
Los clientes a los que te diriges influirán en gran medida en cómo administras tu cafetería. Por ejemplo, si se dirige a empleados de oficina y ubica su cafetería en un distrito de negocios, sus períodos de mayor actividad serán las primeras horas de la mañana y la hora del almuerzo.
Su cafetería también sería más tranquila los fines de semana que en, por ejemplo, un distrito residencial o comercial. Por lo tanto, es posible que tenga que atraer clientes con ofertas y promociones para hacer crecer su comercio de fin de semana.
Si te diriges a un grupo demográfico de clientes más amplio, es posible que desees abrir en una ubicación con un buen equilibrio entre espacios residenciales, comerciales y de oficina, solo para cubrir todas tus bases.
Busca a tu competencia
Al elegir una ubicación para tu café, también es crucial saber a quién te enfrentas.
Investigue el panorama empresarial local. ¿Sirven productos similares a los tuyos? Si es así, piensa en cómo puedes diferenciarte. Investigue los precios promedio en el área y considere eso en su ingeniería de menús.
Pero no solo mire a los competidores. ¿Qué empresas, instituciones e instalaciones locales podrían complementar su negocio y aumentar el tráfico peatonal?
Por ejemplo, si abre cerca de una universidad, es más probable que atraiga a estudiantes que buscan un lugar para trabajar. Si abres cerca de un gimnasio, es posible que atraigas a clientes que buscan un lugar para recogerme antes de hacer ejercicio.
No te olvides del alquiler
El alquiler es uno de los principales gastos comerciales de abrir una cafetería, por lo que siempre debes sopesar el costo del alquiler con las ventajas de una buena ubicación.
Los precios de alquiler altos se reflejarán en los precios de su menú. Por lo tanto, es importante que el costo del alquiler no deje su producto con un margen de beneficio que su cliente objetivo simplemente no puede pagar.
Busque propietarios comerciales y encuentre uno que esté dispuesto a negociar un contrato de arrendamiento y es poco probable que aumente los alquileres de manera desproporcionada. También asegúrese de estar en la misma página con respecto a la responsabilidad del mantenimiento y las reparaciones de los edificios.
También tenga en cuenta el tamaño de su local y cómo puede afectar el precio del alquiler. Por ejemplo, Caffe Napoli pudo reducir sus costos de alquiler al minimizar su espacio.
«Dado que el alquiler en Londres es muy alto, y somos un bar de café exprés de servicio rápido que atiende a trabajadores de oficina y personal de hospitalidad, no necesitábamos mucho espacio», dice el CEO y fundador Fabio Compagnoni.
» Así que mantuvimos nuestros costos bajos al optar por un local muy pequeño: una antigua estación de taxis con una sola ventana que da al pavimento. El alquiler era muy bajo en comparación con una tienda grande y es más fácil administrar una ubicación pequeña con menos gente. El alquiler no debe ser más del 15% de su ingreso total.»
2. Obtenga la licencia correcta
Al igual que con cualquier negocio, sin duda hay licencias que necesita antes de comenzar a funcionar. Asegúrese de no saltarse este paso, comenzar sin licencia podría conllevar a algunas sanciones fuertes.
Registro de empresas alimentarias
Antes de comenzar una cafetería, deberá asegurarse de que está registrado como una sociedad limitada en Companies House.
Una vez registrado como sociedad limitada, tendrá que registrarse como negocio de alimentos en su consejo local. Haga esto dentro de los 28 días antes de abrir su cafetería.
Los edificios comerciales se clasifican en función de su uso. Si su local no se usaba anteriormente como cafetería, puede estar bajo una clasificación diferente. En ese caso, necesitará un permiso de planificación adicional de su consejo local para cambiar su clasificación.
Licencia de pavimento
Si planea tener asientos al aire libre en su cafetería (y sería una gran ventaja adicional si lo hiciera), también deberá obtener una licencia de pavimento de su consejo local.
Una licencia de pavimento le permite colocar legalmente muebles extraíbles en el espacio exterior de su cafetería, siempre y cuando no obstruya ninguna vía pública al hacerlo.
Las tarifas de estas licencias tienen un límite de £100 y son válidas por un año después del cual deberán renovarse.
Asegure su negocio
Al igual que con la apertura de cualquier tipo de negocio, es mejor esperar lo inesperado. Los accidentes ocurren, y es prudente (o incluso obligatorio) tener el seguro adecuado para cubrirse cuando lo hacen.
Seguro de responsabilidad civil de los empleados
Existen ciertas obligaciones legales para las empresas en el Reino Unido. Si planea tener empleados, está legalmente obligado a comprar un Seguro de Responsabilidad Civil del empleador.
Ayuda a cubrir los costos de compensación en caso de que un empleado se enferme o se lesione en el trabajo.
Seguro de responsabilidad civil
El seguro de responsabilidad civil cubre las reclamaciones contra su cafetería por daños a las pertenencias de un cliente o lesiones accidentales a un cliente causadas por usted o un empleado.
No es un requisito legal para iniciar un negocio, pero es bueno tenerlo si algo le sucede a un cliente en sus instalaciones.
4. Invierte en personal
Tus empleados son importantes para el éxito de tu restaurante. Si están bien entrenados, pueden construir su reputación asegurándose de que sus productos estén preparados adecuadamente en todo momento.
Si están contentos, eso se reflejará en su servicio al cliente. Así que asegúrese de que el personal de su cafetería obtenga un trato justo. El personal infeliz puede dañar su negocio.
Al comenzar, querrá considerar si desea invertir en la capacitación de personal con menos experiencia o pagar un poco más por baristas experimentados.
Con la actual escasez de mano de obra, sin embargo, es posible que no pueda darse el lujo de elegir. Lo mejor que puede hacer es invertir en la capacitación del personal para que su personal no solo se sienta valorado, sino que desarrolle habilidades que se traduzcan en una gran experiencia del cliente y en la repetición de negocios.
Sin embargo, no se olvide de vigilar los costos de mano de obra, la mala programación del personal o la contratación del personal equivocado pueden costarle a largo plazo.
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Optimizar la mano de obra a través de la tecnología
Caffe Napoli use los informes de rendimiento del personal de Lightspeed ePOS para rastrear el rendimiento del personal e incentivar a sus empleados.
Acceda a un resumen de la tasa de rotación, el número de recibos y el valor medio de transacción por empleado en todas las ubicaciones.
«Utilizo esos datos para crear objetivos para mis empleados», dice Fabio. «Por ejemplo, puedo tomar el valor promedio de transacción de todos mis empleados y ubicaciones, y luego darles un bono si lo aumentan en un 10% en una semana. Es genial para motivar a mis baristas. También puedo hacer un seguimiento de la rotación por empleado para ver qué personal está generando la mayor cantidad de ingresos.»
Con una clara supervisión del desempeño de los empleados, Fabio puede trabajar para reducir sus costos de mano de obra y mejorar la satisfacción de los empleados en el proceso.
Considere sus costos de alimentos
Al igual que con cualquier negocio de alimentos, tendrá gastos inherentes relacionados con los productos que vende. Tenga en cuenta los costos de los alimentos en los gastos de su negocio.
Los principales costos de comida para las cafeterías son, por supuesto, el café, pero agregar alimentos como pasteles, sándwiches o tazones de desayuno también son características comunes. «Vender productos como pasteles nos ayuda a aumentar el tamaño promedio de nuestra cesta», dice Fabio de Caffe Napoli.
Sin embargo, cuando recién estás comenzando, puede ser difícil determinar qué productos se van a vender. Aquí es donde resulta útil tener una idea de lo que venden sus competidores locales: ¿cómo puede vender algo que no son o, mejor dicho, cómo puede mejorar su oferta?
Con el tiempo, puede usar una EPO de café para acceder a informes sobre qué productos se venden y cuáles no, y usarlo para reducir sus costos de alimentos al tiempo que aumenta sus márgenes de beneficio.
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Implementar tecnología
Abrir un café puede ser un proceso estresante, por lo que es importante invertir en tecnología que le facilite la vida. Obviamente, una parte fundamental de cualquier negocio transaccional es una caja registradora, pero hoy en día puede ir un paso más allá de simplemente hacer pedidos.
Punto de venta electrónico
Un punto de venta electrónico (o ePOS) es una plataforma digital, a menudo en la nube, desde la que puede ejecutar varios aspectos de su negocio desde una sola pantalla.
Una buena ePOS le permitirá tomar pedidos desde cualquier lugar de su cafetería a través del uso de un iPad y una conexión WiFi. Puede enviar pedidos directamente a su cocina o estación de barista para una comunicación rápida y sin problemas.
También debe buscar un ePOS que integre software de pagos para proporcionar a los clientes una experiencia de pago sin complicaciones, al tiempo que guarda los datos de las transacciones para obtener informes más claros y una conciliación de final de día más rápida.
De hecho, con un sistema ePOS moderno, usted hace que todo tipo de datos trabajen para usted. Obtenga informes detallados sobre sus productos más vendidos y use esos datos para administrar mejor el inventario y crear descuentos y promociones que aumenten el tamaño de la cesta y los márgenes de beneficio.
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Pantallas de cocina
Muchas cafeterías usan Pantallas de cocina (KDS) para optimizar su flujo de trabajo y reducir el uso de papel.
Puede ser una herramienta muy efectiva, por ejemplo, el café Friska, con sede en Bristol, pudo aumentar la eficiencia del servicio en un 12% durante las horas punta al incorporar pantallas de visualización de cocina integradas Lightspeed en su pila de tecnología.
Los tostadores de café del norte de Londres Campbell y Syme también utilizaron una pantalla de cocina para mantener un excelente servicio sin comprometer la calidad.
«El café de especialidad toma un poco más de tiempo para estar realmente bien, y eso puede afectar el tiempo que toma servir a cada cliente durante los momentos de mayor actividad», dice el gerente Joseph Graham.
» Un KDS nos ayuda a recibir pedidos lo más rápido posible, para que la gente no se vaya porque está esperando demasiado tiempo.»
Servicio móvil de pedidos y pagos
El servicio de mesa sin contacto cementado pandémico de 2020 es una característica común en muchos cafés. La adopción de la tecnología de pedidos móviles podría mejorar en gran medida la experiencia del cliente y, al mismo tiempo, mantenerlos seguros.
Las herramientas de pago y pedidos móviles, como Lightspeed Order Anywhere, brindan a los clientes acceso al menú de un pub o restaurante desde sus teléfonos sin necesidad de instalar ninguna aplicación.
Ofrecen a los clientes la flexibilidad de realizar pedidos sin contacto, ya sea para llevar o para cenar. Utilice el producto de una de dos maneras:
- Para comer, el operador puede imprimir un código QR para cada mesa en el plano de planta, luego colocarlo en dichas mesas para que los clientes escaneen, ordenen y paguen cuando se sienten.
- Para comida para llevar, puede agregar la plataforma order anywhere como extensión web en su sitio web, desde la cual los clientes pueden navegar por su menú, seleccionar sus horarios de recogida, realizar el pago y pagar.
Lightspeed Order Anywhere también se integra a la perfección con sus ePOS de Restaurantes Lightspeed existentes.
Esto aumenta la eficiencia del servicio al eliminar la necesidad de que los camareros caminen hacia y desde las mesas para recibir pedidos. También reduce el riesgo de error porque los clientes ingresan los pedidos ellos mismos, en lugar de que el personal tenga que hacerlo.
7. Promociona tu cafetería
Una vez que hayas lidiado con las cosas técnicas, comienza a pensar en cómo vas a informar a la gente sobre tu nueva cafetería.
Hay varios canales para comercializar su negocio, pero como el marketing generalmente requiere tiempo y/o dinero, es mejor ser selectivo sobre cuál aprovechar.
Redes sociales
Las redes sociales son la forma más rápida y sencilla de comercializar su café. Iniciar una página no cuesta nada y te da acceso instantáneo a literalmente miles de clientes potenciales.
Selecciona qué canales sociales comercializar en función de tu cliente objetivo. Las audiencias varían según el canal, así que asegúrate de centrar tus esfuerzos en el lugar correcto.
Desarrolle un plan de redes sociales para garantizar que su marketing se alinee con sus objetivos comerciales generales. Utilice el marco INTELIGENTE (específico, medible, alcanzable, relevante y oportuno) para describir el contenido y los objetivos que desea alcanzar.
Un ejemplo de un café que aprovecha al máximo las redes sociales para impulsar sus objetivos comerciales en Farm Girl.
Incorporan las redes sociales directamente en su estrategia de negocio, asegurándose de que los elementos de su menú sean realmente instagrameables y utilizando concursos oportunos en colaboración con otras empresas para aumentar el compromiso que se traduce en ventas.
Flyering
Si bien centrarse en los canales de marketing en línea es importante, el entorno en línea a menudo puede sentirse saturado a medida que innumerables empresas y negocios compiten por los globos oculares.
Es por eso que las formas más tradicionales de promoción pueden agregar más valor de lo que crees. Si bien las redes sociales pueden ser una gran herramienta para llegar a un público amplio, flyering es una forma efectiva de ponerlo en primer plano para los clientes locales.
PR
PR es una de las formas más efectivas de comercializar su negocio. A la gente le encantan las buenas historias, así que asegúrate de que haya una detrás de tu marca. Ya se trate de su cadena de suministro, sus fundadores o lo que representa su producto, una historia coherente despierta el interés de las personas y se queda en su mente.
Una vez que tengas una historia, piensa en cómo puedes contarla a tu público objetivo. ¿Qué tipo de medios consumen? ¿En qué puntos de venta es probable que pueda llegar a ellos?
Una vez que haya decidido a quién y dónde dirigirse a sus relaciones públicas, comience a construir relaciones con periodistas y blogueros que podrán distribuir la historia de su cafetería
, pero de nuevo, una buena historia aquí es vital, y los blogueros o un periodista necesitan una historia para captar la atención de la gente, así que piense en cómo puede tejer una historia de su marca de cafetería.
Finalmente, no lo deje hasta el último minuto. El proceso de planificar una historia para revistas o editoriales en línea puede ser largo, así que deje tiempo suficiente para que el proceso se desarrolle.
Marketing por correo electrónico
El marketing por correo electrónico puede no ser la estrategia más efectiva al comenzar, ya que es poco probable que las personas abran un correo electrónico sobre una cafetería que aún no conocen. Además, sería difícil en las primeras etapas armar una lista de correo electrónico completa.
Esta estrategia se adapta mejor cuando estás más asentado y has comenzado a construir una sólida base de clientes.
Cuando tenga esto, puede encontrar un método para obtener datos de clientes, como una dirección de correo electrónico, y luego dirigirse a personas que ya han estado en su caffe con ofertas, boletines y promociones.
Caffe Napoli utilice Wifi para obtener datos de clientes. «Ofrecemos Wi-fi gratuito donde los clientes simplemente necesitan dar sus nombres y correo electrónico para acceder a él.»dice el CEO y fundador Fabio Compagnoni. «Podemos usar esos datos para reorientarlos con promociones basadas en la ubicación.»
Lealtad
Otra estrategia de marketing efectiva son los programas de lealtad, que no solo pueden mantener a su marca en la mente de los clientes, sino que también son efectivos para aumentar la retención de clientes y la repetición de negocios.
Friska mejoró drásticamente la retención y el compromiso de los clientes al lanzar una aplicación con etiqueta blanca, posible gracias a la integración entre Lightspeed y 5Loyalty.
Algunos sitios vieron un aumento del 56% en los ingresos después de la introducción de aplicaciones y otras tecnologías.
Incentivaron inteligentemente la adopción de la aplicación al ofrecer un almuerzo gratuito para cada descarga, y motivaron a los usuarios a interactuar de manera consistente con la aplicación a través de la combinación de notificaciones push, ofertas personalizadas y, lo más importante, un programa de lealtad:
- Cuando un cliente realiza un pedido, escanea un código QR en su aplicación Friska utilizando las capacidades de escaneo de códigos QR de Lightspeed.
- El código QR contiene información sobre el cliente, como el número de puntos de fidelidad que ha ganado en compras anteriores.
- Lightspeed luego comparte sus datos de transacción con 5Loyalty, para que los usuarios puedan canjear los puntos de fidelidad que hayan obtenido de una compra.
Emprender el camino correcto
Abrir un café nunca es un proceso fácil. Hay muchos pasos a seguir, aros por los que saltar y decisiones que tomar. Al final del camino, podrías terminar con algo verdaderamente original.
Pero como dicen, es el viaje, no el destino.