Los correos electrónicos formales desempeñan un papel crucial en la comunicación de información de forma clara y sin errores en nuestra vida empresarial, profesional y personal. Por lo tanto, ya sea que esté preguntando sobre una oportunidad, invitando a alguien a un evento o renunciando a un trabajo, saber cómo escribir un correo electrónico formal es una habilidad esencial que necesita saber.
En esta guía sobre cómo escribir un correo electrónico formal, desglosamos el proceso en pasos simples. Luego, describimos el formato de correo electrónico formal ideal y proporcionamos una selección de ejemplos de correo electrónico formal que puede usar como base para su correspondencia.
¿Qué es un correo electrónico formal?
Un correo electrónico formal es un correo electrónico que envías a una persona (o grupo de personas) que no conoces o un correo electrónico importante que envías a una persona en una posición de autoridad, por ejemplo, a tu jefe.
Escribir un correo electrónico formal es similar a escribir una carta formal, con la misma estructura, saludos y aprobación. Están libres de errores ortográficos y gramaticales, planificados y escritos con un propósito claro.
Los correos electrónicos formales son educados, profesionales y van directamente al grano. Están 100% enfocados en un resultado, sin dejar lugar a errores o malentendidos.
Algunos ejemplos de correos electrónicos formales incluyen:
- Presentarte a una persona profesional que no conoces
- Hacer una queja
- Renunciar a un trabajo
- Ofrecer una disculpa
Quizás te estés preguntando por qué, en un mundo digital, todavía necesitamos correos electrónicos formales?
De hecho, muchas organizaciones e individuos han pasado a comunicarse de manera menos formal. Sin embargo, los investigadores estadounidenses descubrieron que esto puede causar problemas en el lugar de trabajo, lo que contribuye a lo que describen como un riesgo creciente de «incivilidad». Las organizaciones donde los individuos se comunican formal, educadamente y con respeto tienen menos probabilidades de experimentar conflictos, dicen.
Los correos electrónicos formales tienen algunos amigos influyentes. La Campaña en inglés Llano ha estado pidiendo claridad en la comunicación desde 1979. «Recuerde que es poco probable que la gente se ofenda si es demasiado formal, pero algunos pueden pensar que está siendo grosero si es demasiado informal», aconsejan.
La solución? «Piensa siempre en el lector.»
Estamos de acuerdo. Si conoces a la persona a la que le escribes, entonces tienes la libertad de escribir de manera más informal. Si no sabes que la persona o el mensaje que estás enviando es importante, sé formal.
Hemos escrito antes sobre la importancia de la comunicación profesional. Para obtener más información, consulte nuestra guía sobre cómo escribir un correo electrónico profesional.
¿Por qué escribir un correo electrónico formal?
» Las personas tienden a creer que pueden comunicarse por correo electrónico de manera más efectiva de lo que realmente pueden», descubrieron investigadores de la Asociación Americana de Psicología. En un estudio de 2005, realizaron una serie de experimentos y concluyeron que es difícil transmitir emociones y tonos a través del correo electrónico.
¿La razón? Debido a nuestro propio «egocentrismo», no podemos separarnos de nuestra perspectiva y ver la de otra persona.
En pocas palabras, es fácil que ocurran malentendidos si somos demasiado amigables o informales en nuestros correos electrónicos. El tono de voz también puede no ser adecuado para comunicar información vital.
Los correos electrónicos formales eliminan la posibilidad de malentendidos y tergiversaciones. Se trata de observar la etiqueta de correo electrónico de negocios correcta.
Un correo electrónico formal tiene un propósito claro y trata al lector con respeto. Está escrito de una manera estándar que viaja a través de fronteras y culturas.
Escribir correos electrónicos formales puede beneficiar a cualquier persona en los negocios, incluidos los líderes, dice el influyente columnista de Forbes Benjamin Laker. Los correos electrónicos deben respetar las emociones y entregarse con empatía. Lo más importante, tu correo electrónico dice mucho sobre tu «marca personal». ¿Cómo quieres que te perciban?
Un correo electrónico formal bien escrito es educado y profesional, dos poderosos atributos de marca que mejorarán su marca y aumentarán el éxito comercial.
Formato de correo electrónico formal
Crear excelentes correos electrónicos formales es muy simple. Solo hay cinco partes para el formato de correo electrónico de negocios formal perfecto:
- Asunto
- Saludo
- Líneas de apertura & Cuerpo
- Cierre
- Cierre de sesión
Cada pieza de correspondencia sigue la misma estructura formal de correo electrónico, lo que significa que una vez que la haya dominado, nunca tendrá que cambiar.
Línea de asunto formal de correo electrónico
En los negocios, el tiempo es dinero, así que sea breve.
Su línea de asunto debe ser corta y fácil de entender. Dile a tu lector exactamente lo que hay en el mensaje. La línea de asunto de correo electrónico formal ideal son unas pocas palabras: «Solicitud de licencia», «Solicitud de reunión» o «Queja del Cliente», por ejemplo.
Las líneas de asunto formales de correo electrónico tampoco deben intentar ser demasiado amigables o divertidas.
Cómo iniciar un correo electrónico formal
La forma formal de iniciar un correo electrónico es usar ‘Querido’.
Puede parecer anticuado o extraño si conoces a la persona, pero se trata de seguir algunas reglas establecidas que hemos utilizado durante generaciones para comunicarnos formalmente. Estimado es un saludo formal por correo electrónico que se sigue utilizando hasta el día de hoy.
Si conoce el género de la persona, puede usar lo que se llama un honorífico: Mr, Mrs, etc. – pero sugerimos simplemente usar el nombre completo si lo tiene. Este consejo puede parecer contradecir algunas de las guías más antiguas sobre escritura formal, pero refleja cambios más amplios en la sociedad.
Si desea saber cómo no abrir un correo electrónico formal, evite «Estimado Señor / Señora «o términos colectivos que suenan congestionados como»A quién le concierne».
Saludos de correo electrónico formales sin nombre
Supongamos que le preocupa cómo escribir un correo electrónico formal sin conocer el nombre. En ese caso, puede usar «Estimado Señor / Señora» como un sustituto adecuado. Este enfoque también es práctico, si no sabes cómo dirigir un correo electrónico formal a una empresa.
Al decidir cómo iniciar un correo electrónico formal a varios destinatarios, tiene varias opciones. Por ejemplo, puede dirigirse al equipo («Querido equipo»), colectivo («Queridos todos»,» Queridos Colegas») o para eventos («Saludos»).
Puede consultar nuestra guía sobre cómo iniciar un correo electrónico.
Líneas de apertura de correo electrónico formal
No hay apertura de correo electrónico formal estándar. En su lugar, tendrás que decidir qué es apropiado para la comunicación y el contexto.
Si no conoces a la persona (u organización) a la que le escribes, es de buena educación presentarte. Sin embargo, si conoces a la persona, no necesitas hacer esto y puedes saltar directamente a la carne de tu mensaje.
Proporcionamos ejemplos de varias oraciones formales de apertura de correo electrónico a continuación. Si necesita más inspiración para la introducción de correos electrónicos, lea nuestro artículo sobre las mejores líneas de apertura de correos electrónicos.
Recomendamos no usar frases vacías como «Espero que lo estés haciendo bien» en un correo electrónico formal. Tales frases son clichés que no añaden nada a un mensaje, y debes evitarlas.
Cuerpo formal del correo electrónico
Por lo tanto, se ha involucrado con el destinatario y se ha presentado (si es necesario), ahora es el momento de ir al grano.
Proporcionamos algunos ejemplos a continuación, pero la comunicación formal por correo electrónico debe seguir el Principio de la Pirámide. Desarrollado por un ejecutivo líder de McKinsey, el Principio de la Pirámide establece que debe comenzar con la respuesta primero y estructurar la información debajo de ella para respaldar su argumento.
En un correo electrónico formal, el destinatario querrá saber de qué se trata el mensaje y por qué debería importarle. ¡Entonces, díselo!
Puede ver algunos ejemplos a continuación de cómo abordamos varios ejemplos. También ilustramos cómo terminar un correo electrónico formal, incluidas oraciones de cierre de correo electrónico formales comunes.
Cierre de sesión de correo electrónico formal
Un final de correo electrónico formal utiliza un final específico (o una despedida para darle su nombre formal). Los lectores estarán familiarizados con (y esperarán) formas formales de terminar un correo electrónico.
En la mayoría de los casos, usarás el correo electrónico formal que termina con «Atentamente» si sabes el nombre de la persona a la que le escribes.
Si no (o escribe a un grupo de personas, por ejemplo), normalmente un final formal de correo electrónico con «atentamente».
Sin embargo, hay cambios en cómo finalizar un correo electrónico formalmente. Ejemplos de finales formales aceptables incluyen «Sinceramente», «Saludos»y» Con los mejores deseos».
La mejor manera de terminar un correo electrónico formal depende de la persona, el contexto y lo que estás comunicando. En la mayoría de los casos, sugerimos seguir con «Atentamente» o «atentamente».
¿Está luchando por encontrar un final adecuado? Consulte nuestra guía detallada sobre cómo finalizar un correo electrónico.
Ejemplos formales de correo electrónico
Para ilustrar los puntos anteriores, hemos creado una selección de ejemplos formales de escritura de correo electrónico para situaciones que pueda encontrar.
Si bien puede ser útil ver un ejemplo de un correo electrónico formal, no recomendamos que los corte y pegue y los use usted mismo. Debe adaptar cada correo electrónico formal a sus circunstancias específicas. En su lugar, úselos como una guía esencial para aumentar la comprensión antes de crear el suyo propio, o use Flowrite para escribir sus correos electrónicos por usted.
Correo electrónico de introducción formal
Hay varias razones por las que puede querer presentarse formalmente. Por ejemplo, puede preguntar sobre una vacante de trabajo, una oportunidad de investigación o comunicarse con alguien a quien quiera pedir consejo. Si tienes problemas para presentarte formalmente por correo electrónico, este es para ti.
Echa un vistazo a nuestro ejemplo de correo electrónico de introducción formal a continuación para ver un ejemplo.
Soy estudiante de tercer año en la Universidad de Oxford. Me pongo en contacto con usted para solicitar acceso a su serie de tutoriales en línea. Me fascina escuchar y aprender de ti y creer que estos recursos apoyarían mis estudios actuales.
Si está dispuesto a proporcionarme acceso, póngase en contacto conmigo aquí con los detalles. Espero su respuesta.
Atentamente,
Sarah Thomas
Correo electrónico formal de agradecimiento
Después de un excelente servicio o soporte, es educado mostrar su agradecimiento, pero ¿cómo agradecer en un correo electrónico formal?
En este ejemplo formal de correo electrónico de agradecimiento, demostramos cómo construir una respuesta personal y positiva que se pueda compartir dentro de una organización y externamente con otros clientes o clientes.
Quiero agradecerle por la hospitalidad que mostró durante una reciente estadía en su propiedad. Mi pareja y yo disfrutamos de un fantástico descanso y nos gustaría expresar nuestra gratitud a usted y a su personal por todo su arduo trabajo.
Por favor, extienda mis más cálidos saludos a su personal. Estaremos encantados de volver en el futuro.
Atentamente,
Sarah Thomas
Correo electrónico de renuncia formal
Cuando renuncias a un trabajo, es vital que envíes un correo electrónico de renuncia formal. La renuncia no solo notifica a su empleador que se va, sino que también actúa como prueba de su fecha de renuncia.
Una renuncia formal por correo electrónico puede ser corta – en algunos casos, solo una línea. Sin embargo, como verá en esta muestra de correo electrónico de renuncia formal, nos hemos tomado el tiempo para mostrar nuestro agradecimiento a nuestro empleador.
Le escribo para informarle de que renuncio a mi puesto de Jefe de Marketing.
Me gustaría agradecerles la oportunidad de aprender y desarrollarse en la organización, y he disfrutado de mi tiempo aquí. Estoy dispuesto a trabajar con usted para apoyar el nombramiento de mi sucesor.
Puede ponerse en contacto conmigo aquí en cualquier momento para discutir cualquier soporte que pueda ofrecer o cualquier detalle que pueda necesitar de mí para hacer la transición lo más suave posible.
Atentamente,
Steve Welch
Correo electrónico de invitación formal para un evento
Este es un ejemplo de correo electrónico de invitación formal enviado a un grupo de colegas. Cada correo electrónico de invitación formal debe incluir una línea de asunto clara, todos los detalles sobre el evento (incluida la fecha, la hora y la ubicación) y cómo las personas pueden CONFIRMAR su asistencia.
Aquí hay un correo electrónico de invitación formal para un evento nocturno en business.
Quiero invitarles a un evento que estamos celebrando para Steve Welch, nuestro Jefe de Marketing que se marcha el 12 de diciembre. El evento tendrá lugar entre las 7 pm y las 12 pm del 12 de diciembre.
Los números son limitados, y los invitados deberán CONFIRMAR su asistencia antes del evento para garantizar el espacio y los refrigerios adecuados.
Si desea asistir, CONFIRME su asistencia a este correo electrónico con cualquier requerimiento dietético. Si no puede asistir, le recomendamos que envíe sus mensajes de apoyo a Steve antes de que se vaya para comenzar su nuevo puesto.
Saludos,
Mandy Smith
Correo electrónico de queja formal
Si ha recibido un servicio deficiente o está decepcionado con un producto, un correo electrónico de queja formal puede aumentar la conciencia de sus problemas. En los correos electrónicos formales, es importante indicar hechos, pero para evitar volverse demasiado emocionales.
Este es un ejemplo de correo electrónico de queja formal.
Me pongo en contacto con usted para quejarme del servicio que recibí el 12 de septiembre. Su personal fue grosero y poco comunicativo durante mi visita.
He sido un usuario de sus servicios durante mucho tiempo y me decepcionó que, en esta ocasión, no cumpliera con sus estándares típicamente altos.
Quiero solicitar una disculpa formal y aprender lo que planea hacer para evitar que esto suceda en el futuro.
Atentamente,
Steve Roberts
Correo electrónico de disculpa formal
Redactar un correo electrónico de disculpa formal puede ser desafiante, pero admitir que se ha cometido un error es crucial para limitar el daño y restaurar una relación.
Aquí hay una muestra de correo electrónico de disculpa formal directa al punto de una empresa para tratar con un cliente que ha presentado una queja.
Mi nombre es Ryan Davies y soy Representante de Servicio al Cliente en XXX. Quiero aprovechar esta oportunidad para disculparme formalmente por el servicio que recibió el 12 de septiembre de 2021.
Desafortunadamente, no logramos alcanzar nuestros altos estándares en esta ocasión. Hemos hablado con todos los miembros del equipo involucrados y hemos reiterado la importancia del servicio al cliente. Quiero asegurarles que esto no volverá a suceder.
Puede ponerse en contacto conmigo directamente si desea discutir su queja más a fondo. Hemos adjuntado un cupón de £10 para que lo use en su próxima visita, para mostrar nuestro agradecimiento.
Sinceramente,
Ryan Davies
¿Quieres escribir mejores correos electrónicos formales? Pruebe Flowrite
Escribir correos electrónicos formales es simple si sigue nuestro proceso. Las plantillas de correo electrónico formales incluidas en esta publicación de blog deben proporcionar una guía, pero siempre deben adaptarse y actualizarse para reflejar sus circunstancias específicas. Sin embargo, hay una manera aún más fácil. Flowrite es una herramienta de escritura de IA que convierte instrucciones cortas en correos electrónicos y mensajes listos para enviar. Si todavía tienes dificultades para encontrar las palabras adecuadas para escribir un correo electrónico formal, Flowrite puede ayudarte a comenzar y ofrecerte algo de inspiración, o incluso escribir todo el correo electrónico por ti con solo hacer clic en un botón. Como se puede ver en el ejemplo a continuación, todo lo que se necesita es un clic de botón.
¿todavía se preguntan cómo enviar formal de correo electrónico? Esperamos que no. La próxima vez que escriba un correo electrónico formal, solo tenga en cuenta estos ejemplos y podrá comunicarse con confianza.