Obwohl eine Reservierungsbestätigungs-E-Mail ziemlich trocken erscheint, ist dies nicht der Fall. In vielen Fällen ist es Ihre erste Interaktion mit dem Gast. Damit Sie auf Anhieb beeindrucken können, haben wir eine Liste mit professionellen, gründlichen und einladenden Inhalten zusammengestellt, mit denen Sie die Bestätigungs-E-Mail Ihres Hotels verbessern können.
Beginnen Sie mit einem Dankeschön
Danke zu sagen ist in jeder Sprache gastfreundlich und oft der beste Weg, um eine Bestätigungs-E-Mail zu starten. Ob von Hand oder mit Automatisierung, Personalisierung wird von den meisten geschätzt. Geben Sie den Namen des Gastes an. Sprechen Sie sie persönlich an. Erwägen Sie die Verwendung einer Konversationssprache, damit sich Ihre E-Mail so liest, als stammte sie von einer Person, nicht von einer Maschine. (Mehr zur Personalisierung als nächstes.)
Sie können Gäste auch einladen, sich per Telefon, E-Mail oder Messaging-Apps mit Ihnen in Verbindung zu setzen, wenn sie Fragen oder Bedenken haben. Denken Sie daran, dies ist idealerweise der Beginn einer langen, für beide Seiten lohnenden Beziehung.
Personalisierung
E-Mails und andere Gästekommunikation können mithilfe der in den meisten CRM-Systemen gespeicherten Gastdaten personalisiert werden. Wenn Sie diese Daten mit einem E-Mail-Automatisierungssystem verwenden, können Ihre personalisierten E-Mails sofort nach der Buchung gesendet werden.
Personalisierung bedeutet jedoch nicht nur, nett zu sein. Es ist effektiv. Laut Campaign Monitor verbessern personalisierte E-Mail-Nachrichten die Klickraten um durchschnittlich 14%.
Eine Möglichkeit, diese wertvollen Daten zu sammeln, ist die Verwendung einer Plattform wie OpenKey. Nachdem sich der Gast in der App registriert hat (die Sammlung von Informationen), ermöglicht OpenKey den Gästen, von überall einzuchecken und nur mit ihren Mobilgeräten Zugang zu ihren Zimmern zu erhalten. Gäste schätzen den Komfort und Sie erhalten die Daten, die Sie benötigen – einschließlich Kontaktinformationen, Präferenzen und mehr.
Automatisierung nutzen
Wie oben erwähnt, ist die Automatisierung Ihres E-Mail-Prozesses eine schnelle und einfache Möglichkeit, Reservierungsbestätigungs-E-Mails zu versenden. Es kann den gesamten Prozess rationalisieren und Ihrem Team mehr Zeit für andere Aufgaben geben. Wenn Sie nach E-Mail-Automatisierungssoftware suchen, stehen viele Optionen zur Verfügung, darunter auch einige, die branchenspezifisch sind.
Der Artikel „Die Macht der E-Mail-Automatisierung“ erklärt, dass E-Mail-Automatisierung „in einem breiten Spektrum Ihrer Engagement-Strategie eingesetzt werden kann; Kommunikation mit Gästen, sobald sie eine Buchung vorgenommen haben, Austausch von Informationen mit Gästen vor ihrer Ankunft, Interaktion mit Gästen, sobald sie ausgecheckt haben, sie einladen, in Zukunft wieder zu buchen oder sie über bevorstehende Veranstaltungen / Aktivitäten zu informieren, die sie interessieren könnten.“ Der Schlüssel zum Erfolg dieser E-Mails besteht darin, „sicherzustellen, dass jede E-Mail korrekt segmentiert und jede E-Mail personalisiert ist.“
Gästepräferenzen
Das ultimative Beispiel für Personalisierung in der Hotellerie ist es, jedem Gast das individuelle Erlebnis zu bieten, das er oder sie bevorzugt. Um dies zu erreichen, benötigen Sie jedoch einige Informationen. Möglicherweise enthält Ihre Bestätigungs-E-Mail einen Link zu einer Online-Umfrage, mit der ein Gast sein Profil anpassen kann. Erwägen Sie, Fragen zu ihren Vorlieben zu stellen. Reisen sie normalerweise geschäftlich oder zum Vergnügen? Reisen sie mit Kindern? Mögen sie ein zusätzliches Kissen? Trainieren sie? Buchen Sie Dienstleistungen im Spa?
Mit diesen Informationen können Sie jedem Gast die persönliche Erfahrung bieten, die er nicht vergessen wird und die ihn immer wieder zurückbringt. Einige Beispiele sind:
- Wenn sie Spa-Behandlungen mögen, senden Sie ihnen aktuelle Spa-Specials.
- Wenn sie Golf spielen, bieten Sie an, eine Startzeit zu reservieren.
- Bieten Sie einem Paar, das ein Jubiläum feiert, bei der Ankunft Champagner oder Erdbeeren mit Schokoladenüberzug an.
- Stellen Sie für Touristen Reiseführer für Städte und Tourinformationen bereit.
Je gezielter das Erlebnis oder Angebot, desto besser. Marketingexperten schlagen vor, dass Sie auf bestimmte Informationen auf Ihrer Website verweisen, z. B. auf die Seite mit den Geschäftseinrichtungen oder auf Ihren Blogbeitrag zu lokalen Familienattraktionen. Diese E-Mails bieten die Möglichkeit, den Kunden einzuladen, sich mit Fragen oder Sonderwünschen in Verbindung zu setzen.
Annehmlichkeiten und andere Funktionen
Bestätigungs- und E-Mails vor der Ankunft bieten eine großartige Gelegenheit, zusätzliche Einnahmen zu erzielen, indem Hoteleinrichtungen beworben werden, an denen Gäste interessiert sein könnten.
Für ein nahtloses Gästeerlebnis können Sie die verfügbaren Annehmlichkeiten mit Links zur Reservierung im Spa oder Restaurant auflisten.
Wenn die mobile App Ihres Hotels über eine Lösung wie OpenKey über einen Remote-Check-in oder einen schlüssellosen Zimmerzugang verfügt, können Sie auch Links zum Herunterladen der App mit Gebrauchsanweisungen einfügen, um das Beste daraus zu machen. Nützliche Funktionen in Ihrer App wie mobiler Check-in, mobiler Schlüssel, Housekeeping-Anfragen und andere Gästeservices geben den Gästen umso mehr Grund, sie herunterzuladen und zu verwenden, sodass Sie ihre Erfahrung personalisieren können.
Rechnung & Buchungsinformationen
Für viele Reisende bieten diese E-Mails die dringend benötigte Sicherheit. Sie wissen, dass sie eine Unterkunft haben. Es ist wichtig, dass sie sicher sind, dass sie die richtige Anzahl von Nächten, Zimmern, Betten usw. gebucht haben., so sollten Bestätigungsinformationen gewöhnlich Mittelpunkt stehen.
Sie können auch eine Rechnungsnummer angeben, die Sie bei der Ankunft vorlegen können, und der Rezeption helfen, eine Reservierung schneller zu finden.
Kontaktinformationen des Hotels
Fördern Sie den Kontakt der Gäste und stellen Sie sicher, dass sie die Hotel- und Reservierungsinformationen bequem zur Hand haben. Geben Sie gegebenenfalls E-Mails und Telefonnummern für jeden Aspekt Ihres Hotels an: Rezeption, Reservierungen, Concierge, Spa usw.
Und vergessen Sie nicht, Ihre Gäste zu ermutigen, Ihrem Hotel in den sozialen Medien zu folgen und mit ihm in Kontakt zu treten. Stellen Sie Links zu all Ihren aktiven Social-Media-Seiten bereit – und stellen Sie sicher, dass die Links funktionieren. Dies ist eine weitere Möglichkeit, eine dauerhafte Beziehung aufzubauen und Ihrem CRM detailliertere Daten über Ihre Gäste, ihr Leben und ihre Vorlieben zur Verfügung zu stellen.
Bestätigen Sie abschließend, dass Ihre Marke die Daten speichert und verantwortungsbewusst verwendet. Wenn Ihre Unterkunft oder Hotelgäste in der EU wohnen, stellen Sie sicher, dass Sie die DSGVO-Protokolle befolgen.
