De la numérisation vers un e-mail: étapes pour envoyer vos documents numérisés par e-mail

Envoyer des documents numérisés par e-mail était l’un des premiers moyens de passer sans papier (bien avant que les signatures électroniques ne deviennent courantes).

Lorsque vous numérisez et envoyez le document directement depuis le copieur, cela s’appelle le processus de numérisation vers e-mail.

Aujourd’hui, en dehors de la méthode scan to send, il existe de nombreuses autres façons de numériser des documents et de les partager par e-mail. Dans cet article, nous allons approfondir les sujets suivants:

Devriez-vous utiliser la fonction scan to email de votre imprimante ?

Si vous envoyez un document important, il n’est pas conseillé d’utiliser la fonction scan to email de votre imprimante. Cela est principalement dû au manque de capacités de suivi de votre imprimante, vous ne pourrez donc pas savoir si votre destinataire a reçu le scan. Vous ne recevez pas non plus de message d’erreur si l’adresse e-mail a été saisie de manière incorrecte, si la boîte de réception du destinataire est pleine ou si l’adresse e-mail a changé.

Utilisez donc la méthode scan to email uniquement lorsque vous avez un moyen de confirmer manuellement avec le destinataire, par appel, message texte ou e-mail, qu’il a reçu le document numérisé.

Les autres problèmes liés à la méthode scan to email sont:

• Le destinataire ne peut pas répondre directement au message scan to email car il est envoyé à partir d’une adresse e-mail « sans réponse ».
• Il est difficile de personnaliser et de taper des messages électroniques plus longs.

Si vous envoyez un document important, passez à cette section pour obtenir nos conseils sur ce qu’il faut faire.

Comment utiliser la fonction scan to email de votre imprimante

Une fois le fichier numérisé et envoyé, vous recevrez un message de confirmation.

Quelles sont les autres façons d’envoyer des documents numérisés par courrier électronique pour demander une signature?

Vrai que la méthode scan to email n’est pas la plus fiable.

Heureusement, il existe de nombreuses autres façons de numériser et d’envoyer des documents à des destinataires situés n’importe où dans le monde.

Voici les étapes pour numériser, signer et envoyer un document à un tiers.

Comment numériser depuis votre ordinateur (+ signez et envoyez-le)

1. Scan
   1. Allumez le scanner et placez le document dans le chargeur du scanner ou à plat.
   2. Utilisez l’application Aperçu (pour Mac) ou Scan (pour Windows) pour numériser le document.
2. Sign
   1. Ouvrez Signeasy sur le navigateur Web.
   2. Cliquez sur Signer le document dans le coin supérieur gauche.
   3. Choisissez le fichier numérisé.
   4. Appuyez sur le bouton Signature.
   5. Cliquez sur la partie du document numérisé où vous souhaitez que la signature apparaisse.
   6. Cliquez sur Terminer.
3. Envoyer
   1. Appuyez sur le bouton e-mail.
   2. Entrez l’adresse e-mail, l’objet et le message dans la boîte de dialogue.
   3. Appuyez sur Envoyer.

Comment numériser avec votre téléphone (+ signez et envoyez-le par e-mail)

1. Scan
   1. Placez l’image sur une surface plane et bien éclairée.
   2. Utilisez l’application Google Drive (pour Android) ou Notes (pour iOS) pour numériser les documents.
   3. Enregistrez le document numérisé dans un dossier familier.
2. Sign
   1. Ouvrez l’application Signeasy.
   2. Cliquez sur l’icône + dans le coin inférieur droit de l’application.
   3. Sélectionnez le fichier à signer et à envoyer par e-mail.
   4. Cliquez sur Sign > Signez vous-même.
   5. Appuyez sur pour ajouter des annotations (signature, initiales, date, heure, texte, etc.).
   6. Cliquez sur l’icône ✓ dans le coin supérieur droit.
3. Envoyer
   1. Cliquez sur l’icône partager dans le coin supérieur droit.
   2. Choisissez l’e-mail ou le lecteur que vous souhaitez partager le fichier.
   3. Entrez les adresses e-mail des destinataires.
   4. Appuyez sur le bouton envoyer.

Comment signer un document numérisé à l’aide de Signeasy

Surtout à une époque où le COVID-19 est toujours en fuite, votre meilleur pari pour signer et partager des documents à distance est via une solution de signature électronique telle que Signeasy.

Il est possible de signer un document numérisé en seulement 4 étapes faciles.

1. Ouvrez l’application Signeasy sur les appareils mobiles, les ordinateurs de bureau ou les ordinateurs portables.
2. Cliquez sur Signer le document > Signature.
3. Cliquez sur n’importe quelle partie du document où vous souhaitez ajouter l’annotation.
4. Cliquez sur Terminer.

Vous voulez juste numériser? Voici toutes les façons de le faire:

Peu importe où vous vous trouvez, il est possible de conserver votre document important avec vous sous forme de scans.

Tout, des fichiers de soins de santé et d’assurance, des contrats, des formulaires de jointure aux cartes d’identité, peut être numérisé à l’aide des méthodes suivantes:

Comment numériser sur Android

1. Appuyez sur l’icône + dans le coin inférieur droit de l’application Google Drive.
2. Appuyez sur le bouton Scan.
3. Placez le document face visible sur une surface plane et bien éclairée.
4. Concentrez l’appareil photo de votre téléphone sur le document et capturez l’image.
5. Examinez l’image résultante et redimensionnez-la ou ajustez-la au besoin. Si l’image n’est pas claire, appuyez sur Reprendre pour cliquer sur une autre image.
6. Cliquez sur le signe + dans le coin inférieur gauche et répétez les étapes 4 et 5 jusqu’à ce que toutes les pages du document soient signées.

Comment numériser sur iOS

1. Ouvrez l’application Notes sur votre appareil sous iOS.
2. Ouvrez une nouvelle note dans laquelle vous ajouterez l’image numérisée.
3. Cliquez sur l’icône de la caméra située en bas de votre écran.
4. Placez le document face visible sur une surface plane avec un bon éclairage.
5. Cliquez sur Numériser des documents.
6. Pointez votre appareil photo sur le document, pour que l’appareil le numérise automatiquement.
7. Enregistrez le document numérisé résultant.

Comment numériser sur un Mac

1. Branchez et allumez votre scanner et préparez vos documents.
2. Cliquez sur Fichier > Importer depuis un scanner et choisissez un scanner dans l’application Aperçu.
3. Affichez l’aperçu de l’analyse dans la boîte de dialogue Importer.
4. Choisissez des options de numérisation telles que la couleur, le type de document, la taille, l’orientation, etc.
5. Cliquez sur Analyser.
6. Répétez les étapes 2 à 5 pour toutes les pages à numériser.

Comment numériser sous Windows

1. Dans la barre de recherche, tapez Analyse Windows et ouvrez l’application.
2. Vérifiez si votre scanner est allumé et correctement branché.
3. Placez le document que vous souhaitez numériser sur le plateau du scanner ou dans le chargeur de documents.
4. Choisissez votre scanner, l’emplacement source à partir duquel vous préférez numériser, le type de fichier et l’endroit où vous souhaitez enregistrer l’image.
5. Cliquez sur Scan, en bas de l’écran.
6. Appuyez sur Afficher pour voir le fichier numérisé avant de l’enregistrer. À ce stade, vous pouvez même apporter des modifications au document numérisé.
7. Cliquez sur Fermer pour enregistrer le document numérisé.

FAQ sur la numérisation vers l’e-mail

Voici les réponses aux questions fréquemment posées sur la numérisation vers l’e-mail et d’autres méthodes de numérisation de documents.