selvom en e-mail med reservationsbekræftelse virker temmelig skåret og tør, er den ikke. I mange tilfælde er det din første interaktion med gæsten. For at hjælpe dig med at imponere lige uden for flagermusen udarbejdede vi en liste over professionelt, grundigt og indbydende indhold, der kan hjælpe med at forbedre dit Hotels bekræftelses-e-mail.
Start med en tak
at sige tak er gæstfri på ethvert sprog og er ofte den bedste måde at starte en bekræftelses-e-mail på. Uanset om det gøres manuelt eller ved hjælp af automatisering, er Personalisering værdsat af de fleste. Medtag gæstens navn. Adressere dem personligt. Og overvej at bruge konversationssprog, så din e-mail læser som om den er fra en person, ikke en maskine. (Mere om Personalisering næste.)
du kan også invitere gæster til at oprette forbindelse til dig via telefon -, e-mail-eller messaging-apps, hvis de har spørgsmål eller bekymringer, og derefter give disse oplysninger. Husk, dette er ideelt begyndelsen på en lang, gensidigt givende forhold.
Personalisering
e-mails og andre gæst kommunikation kan gøres personlig ved at udnytte gæst data gemt i de fleste CRM-systemer. Brug af disse data med et e-mail-automatiseringssystem kan gøre det muligt at sende dine personlige e-mails umiddelbart efter reservationen.
Personalisering handler dog ikke kun om at være god. Det er effektivt. Ifølge Campaign Monitor forbedrer personaliserede e-mails faktisk klikfrekvensen med gennemsnitligt 14%.
en måde at indsamle disse værdifulde data på er ved hjælp af en platform som OpenKey. Når gæsten har registreret sig i appen (indsamling af information), giver OpenKey gæster mulighed for at tjekke ind hvor som helst og få adgang til deres værelser ved kun at bruge deres mobile enheder. Gæsterne sætter pris på bekvemmeligheden, og du får de data, du har brug for – inklusive kontaktoplysninger, præferencer og mere.
brug automatisering
som nævnt ovenfor er automatisering af din e-mail-proces en hurtig og enkel måde at sende reservationsbekræftelses-e-mails på. Det kan strømline hele processen og give dit team mere tid til andre opgaver. Hvis du handler efter e-mail-automatiseringsprogrammer, er der mange muligheder tilgængelige, herunder nogle, der er Gæstfrihedsspecifikke.
artiklen, “styrken ved e-mail-automatisering”, forklarer, e-mail-automatisering “kan bruges på tværs af et bredt spektrum af din engagementsstrategi; kommunikation med gæster, når de har foretaget en reservation, deling af oplysninger med gæster inden deres ankomst, interaktion med gæster, når de har tjekket ud, invitere dem til at booke igen i fremtiden eller informere dem om kommende begivenheder/aktiviteter, der kan interessere dem.”Nøglen til succes med disse e-mails, siger de, er at “sikre, at hver e-mail er segmenteret på den rigtige måde, og at hver e-mail er personlig.”
Gæstepræferencer
det ultimative eksempel på personalisering i hotelbranchen er at give hver gæst den individuelle oplevelse, han eller hun foretrækker. For at opnå dette har du dog brug for nogle oplysninger. Måske har din bekræftelses-e-mail et link til en online undersøgelse, hvor en gæst kan tilpasse deres profil. Overvej at stille spørgsmål om deres præferencer. Rejser de typisk for forretning eller fornøjelse? Rejser de med børn? Kan de lide en ekstra pude? Træner de? Booker de tjenester i spaen?
bevæbnet med disse oplysninger kan du give hver gæst den personlige oplevelse, de ikke vil glemme, og en, der bringer dem tilbage igen og igen. Nogle eksempler inkluderer:
- hvis de kan lide spa-behandlinger, send dem aktuelle spa-tilbud.
- hvis de golf, tilbyde at reservere en tee tid.
- for et par, der fejrer et jubilæum, kan du tilbyde dem champagne eller chokoladedækkede jordbær ved ankomsten.
- for turister, give destination guider til byer og tour information.
jo mere målrettet oplevelsen eller tilbudet er, jo bedre. Marketingeksperter foreslår, at du linker tilbage til specifikke oplysninger på din hjemmeside, som siden med forretningsfaciliteter eller dit blogindlæg om lokale familieattraktioner. Disse e-mails er muligheder for at invitere kunden til at komme i kontakt med eventuelle spørgsmål eller specielle ønsker, de måtte have.
faciliteter og andre funktioner
bekræftelses-og e-mails før ankomst giver en fantastisk mulighed for at skabe ekstra indtægter ved at promovere hotelfaciliteter, som gæster måske er interesseret i.
for en problemfri gæst oplevelse, kan du liste tilgængelige faciliteter med links til at foretage reservationer på spa eller restaurant.
hvis dit Hotels mobilapp har fjernindtjekning eller nøglefri adgang til værelset via en løsning som OpenKey, kan du også medtage links til at hente appen med instruktioner til brug for at få mest muligt ud af det. At have nyttige funktioner i din app som mobil check-in, mobil nøgle, husholdning anmodninger og andre gæst tjenester giver gæsterne endnu mere grund til at hente og bruge det, så du kan personliggøre deres oplevelse.
faktura& bookingoplysninger
til mange rejsende giver disse e-mails en meget tiltrængt ro i sindet; de ved, at de har et sted at bo. Det er vigtigt, at de er sikre på, at de har reserveret det rigtige antal nætter, værelser, senge osv., så bekræftelsesoplysninger skal sædvanligvis tage centrum.
du kan også medtage et fakturanummer, som gæsterne kan fremvise ved ankomsten, og hjælpe receptionen med hurtigere at finde en gæstereservation.
Hotel kontaktoplysninger
opmuntre gæst kontakt og sørg for at de har hotellet og reservation oplysninger bekvemt ved hånden. Hvis det er relevant, Angiv e-mails og telefonnumre for hvert aspekt af dit hotel: reception, reservationer, concierge, spa osv.
og glem ikke at opfordre dine gæster til at følge og engagere sig med dit hotel på sociale medier. Giv links til alle dine aktive sociale mediesider – og sørg for, at linkene fungerer. Dette er en anden måde at hjælpe med at opbygge et langvarigt forhold og give din CRM mere dybdegående data om dine gæster, deres liv, og deres præferencer.
endelig bekræfte dit brand butikker og bruger data ansvarligt. Hvis din ejendom eller hotelgæster bor i EU, skal du sikre dig, at du følger GDPR-protokoller.
