QuickBooks je univerzální a flexibilní software, který vám umožní splnit většinu hlavních účetních úkolů, ať už máte spoustu zkušeností nebo jste prvním vlastníkem firmy, který dělá všechno sami.
některé výukové programy QuickBooks však mohou být trochu obtížné pochopit, zejména pokud jde o zadávání půjček a provádění plateb nebo odepsání špatných obchodních dluhů.
s ohledem na to níže uvedený průvodce rozebere, proč byste měli zadávat půjčky a odepsat nedobytný dluh pomocí QuickBooks, plus projít, jak podrobně provádět oba procesy.
proč zadávat půjčky v QuickBooks?
všechny podniky si občas potřebují půjčit peníze, ať už jde o expanzi, splácení dřívějšího dluhu nebo přípravu na velký marketingový tlak. Měli byste zadat jakoukoli půjčku, kterou vaše firma bere jako závazek na svých účtech, plus Zaznamenejte splátky úvěru, které provedete, abyste tuto odpovědnost snížili.
to vám pomůže udržet lepší přehled o vašich obchodních výdajů a zajišťuje, že můžete udržet vaše platby dluhu na trati ve srovnání se zbytkem vašeho obchodního rozpočtu. Je to jen dobré účetnictví a jedna z hlavních věcí, QuickBooks byl vyroben na prvním místě.
QuickBooks má mírně odlišné procesy zadávání půjček v závislosti na tom, zda používáte online nebo stolní verzi softwaru.
Jak zadat půjčky v QuickBooks Online
Chcete-li zadat půjčku pomocí QuickBooks Online, budete muset nastavit účet odpovědnosti, abyste mohli sledovat průběh půjčky.
- zvolte „Nastavení“ a “ Účtová osnova.“Poté vyberte“ nový „pro vytvoření nového účtu
- vyberte „dlouhodobé závazky“ z rozbalovací nabídky „typ účtu“
- vyberte „splatné poznámky “ z nabídky“ typ detailu “
- dejte úvěrovému účtu relevantní název. Buďte co nejkonkrétnější, takže vždy víte, s jakým účtem máte co do činění, například „marketingová půjčka“
- do pole“ zůstatek „zadejte celkovou částku na účtu a datum“ od“. Datum říká QuickBooks, když chcete začít sledovat půjčku
- zadejte plnou částku půjčky jako zápornou částku, která zřizuje účet odpovědnosti s celou celkovou částkou dotyčné půjčky
- zvolte „Uložit a zavřít“
Chcete-li zaznamenat splátky úvěru, můžete postupovat podle těchto kroků pro přesné zaznamenávání:
- zvolte „+Nový“ a poté „zkontrolovat“
- pokud plánujete poslat fyzický šek na splacení některé nebo celé půjčky, přidejte příslušné číslo šeku
- pokud chcete použít přímý výběr nebo ETF, zadejte některou z těchto možností do pole číslo šeku místo toho
- poté vložte částku závazku za svůj úvěr z rozbalovací nabídky kategorie a zadejte částku platby
- vyberte účet výdajů pro úroky ze stejné kategorie drop-dolů menu a zadejte částku úroků
- můžete také přidat další poplatky, které mohou platit
- až budete hotovi, zvolte „Uložit a zavřít“
zadávání půjček do plochy QuickBooks
zadávání půjček do plochy QuickBooks je velmi podobné. Budete si muset vytvořit úvěrový účet, jak je popsáno výše, a poté postupujte trochu jinak:
- v kontextovém menu klikněte na „bankovnictví“ a „zapsat šeky“
- poté můžete do příslušných polí zadat jméno příjemce a částku splátky
- nezapomeňte přiřadit prvek úroku pro splácení úvěru
- QuickBooks můžete říct, aby automaticky zadával platbu v pravidelných intervalech (například u měsíčních plateb), pokud kliknete na „Upravit“ a „zapamatovat si šek“
- klikněte na „Uložit a zavřít“, až budete hotovi
proč odepsat dluh v QuickBooks?
čas od času může podnik skončit tak zvaným „špatným dluhem“.“Špatný dluh je jakýkoli dluh, který vám zákazník legálně dluží, ale nemůže zaplatit. Pokud nemůžete inkasovat tento dluh, představuje tažení na spodním řádku a může ovlivnit vaši ziskovost, když jej zadáte do svého účetního softwaru.
vaše firma však může také použít akruální metodu účetnictví. S účetnictvím akruální metody bude vaše firma vykazovat veškeré příjmy a výdaje za dokončené i nevyřízené transakce(tj. QuickBooks umožňuje používat akruální metodu s univerzálními nástroji.
Pokud tomu tak je, můžete v mnoha případech odepsat špatný dluh jako odpočty z daní, takže nakonec dlužíte federální vládě méně peněz, než byste jinak.
abyste však mohli využít tohoto odpisu daně, musíte faktury, které odešlete do QuickBooků, zaznamenat jako „nevybíratelné“. To pomáhá váš čistý příjem zůstat up-to-date a vyrovnává své pohledávky.
stejně jako u psaní půjček pomocí QuickBooků existují dva různé procesy, ve kterých lze odepsat dluh: jeden Proces pro uživatele stolních počítačů a jeden pro uživatele QuickBooks Online.
odpisy pomocí QuickBooks Desktop
- Nejprve přejděte na „seznamy“ a vyberte „Účtová osnova“
- vyberte „účet“, poté „nový“
- vyberte „výdaje“ a poté „pokračovat“
- zadejte nový název účtu. Aby to bylo jednoduché, pojmenoval to něco použitelného jako „špatný dluh „nebo“odpisy dluhů“
- vyberte „Uložit a zavřít“
v tomto okamžiku jste přidali nový účet výdajů pro sledování všech špatných dluhů pro vaše podnikání. Nyní musíte zavřít nezaplacené faktury zaznamenané ve vašem účtu QuickBooks.
- přejděte na „zákazníci“ a zvolte „přijímat platby“
- do pole „přijato z“
- zadejte jména zákazníků, kteří vám neplatí, a poté zadejte částku platby. Protože nevybíráte žádné peníze, musí to být $0.00
- vyberte „slevy a kredity“
- zadejte částku, kterou chcete odepsat do pole“ výše slevy „
- vyberte účet, který jste přidali v prvním kroku tohoto procesu v“slevovém účtu“
- zvolte „Hotovo“, poté „Uložit a zavřít“
tady to máte! Vytvořili jste nový účet pro zpracování všech nezaplacených dluhů a Zaznamenali jste transakce jako nevybíratelné ve svém účtu QuickBooks.
odpisy pomocí QuickBooks Online
QuickBooks Online má podobný proces jako ten, který byste použili s desktopovou verzí softwaru. Budete muset zkontrolovat pohledávky nebo faktury, které chcete považovat za nedobytný dluh začít.
- přejděte na „zprávy“
- otevřete zprávu“ podrobnosti o stárnutí pohledávek “
- bude zde seznam nesplacených pohledávek. Vyberte si, které z nich chcete odepsat
měli byste si vytvořit účet výdajů na špatný dluh, Jak je podrobně popsáno v desktopové verzi výše uvedeného procesu. U QuickBooks Online by tlačítka, která musíte stisknout, měla být stejná jako na ploše.
jakmile vytvoříte účet výdajů specifický pro nedobytné pohledávky, můžete vytvořit novou položku bez inventáře, která bude zástupným symbolem pro váš špatný dluh. To se nepočítá jako skutečná položka v inventáři vaší firmy, ale je nutné vyvážit účetní proces.
- přejděte na „Nastavení“ a zvolte „produkty a služby“
- zvolte „Nový“ a „non-Inventory“ v pravém horním rohu obrazovky
- zadejte „nedobytné pohledávky“ do pole Název
- vyberte „nedobytné pohledávky“ z rozbalovací nabídky účtu příjmů
- zvolte „Uložit a zavřít“
v tomto okamžiku musíte nyní vytvořit dobropis pro špatný dluh, takže je zaznamenán správně.
- vyberte“ + nový „a poté“dobropis“
- vyberte zákazníka z rozbalovací nabídky zákazníka
- vyberte „nedobytné pohledávky“ z nabídky výběru „produkt/služba“
- zadejte částku, kterou chcete odepsat, do sloupce“ Částka “
- do pole „zpráva zobrazená na výpisu“ zadejte „špatný dluh“ a poté klikněte na „Uložit a zavřít“
Nyní, když jste vytvořili dobropis pro nedobytný dluh, můžete použít poznámku na fakturu(y) v otázce.
- vyberte „Nový+“
- v rozevírací nabídce „zákazníci“ vyberte „přijmout platbu“ a poté vyberte příslušného zákazníka ze stejné nabídky
- vyberte fakturu, kterou chcete označit jako nedobytný dluh v části“ nevyřízené transakce “
- vyberte položku nedobytný dluh v části „Kredity“
- vyberte položku „Uložit a zavřít“
vaše nevybíratelná platební pohledávka by se nyní měla objevit pod výkazem zisku a ztráty pro váš účet výdajů na nedobytné pohledávky.
chcete zkontrolovat všechny pohledávky, které jste dosud označili jako nedobytný dluh? Můžete to udělat pomocí QuickBooks Online tak, že přejdete na „Nastavení“, poté na „účtovou osnovu“ a poté vyberete „spustit zprávu“ ve sloupci „Akce“účtu nedobytných pohledávek.
shrnutí
i když to může být čas od času trochu složité, procesy zadávání půjček a odpisu dluhů QuickBooks jsou užitečné a velmi rychlé, jakmile se dostanete na kloub. Samozřejmě, čím více používáte QuickBooks, tím pohodlnější budete s jeho ovládacími prvky a tím snazší bude sledovat vaše výdaje.
na blogu Seek Capital najdete řadu dalších průvodců QuickBooks a dozvíte se, jak zajistit financování vašeho podnikání.
kontaktujte nás ještě dnes a uvidíte, jak vám můžeme pomoci dosáhnout vašich cílů!