pokud chcete psát efektivní postupy, existují některé konkrétní plánovací činnosti, které povedou k lepším a užitečnějším postupům.
nová verze „Jak napsat zásady a postupy manuál“ je nyní k dispozici v e-knihy PDF formátu
třístupňový postup psaní proces
v podstatě, Rada mám, aby se psát účinné postupy je stejná rada bych dát každému, kdo se na jakýkoliv druh psaní projektu – od vysoké školy semestrální práce na román, obchodní dopis, nebo postup; řemeslo psaní projekt tím, že pracuje na tom, co je to prostřednictvím procesu, který zahrnuje tři fáze: plán — návrh — revize.
rozsáhlý výzkum ukázal, že psaní projektů jakéhokoli druhu bývá úspěšné, když spisovatelé používají procesní přístup a zapojují se do nějakého druhu činnosti ze všech těchto tří fází. Typ činnosti nemusí být vždy stejný-měl by být vhodný pro typ projektu psaní a osobní preference spisovatele. Je však jasné, že úspěšní spisovatelé dělají nějaký druh plánovací činnosti, než navrhnou svou práci, a poté se zapojí do revizní činnosti.
v tomto článku se zabýváme prvním krokem v procesu plánování. Obecně řečeno, plánování se skládá z činností, jako je výzkum, brainstorming, diagramy/nastínění, reflexe a volné psaní (proud vědomí psaní jako generování myšlenek nebo reflexní činnost). Pokud chcete psát efektivní postupy, existují určité konkrétní plánovací činnosti, které povedou k lepšímu a užitečnějšímu postupu.
plánování dobrého postupu znamená pochopení procesu
klíčovou plánovací činností pro psaní účinných postupů je pochopení procesu, který bude postup dokumentovat. To začíná výzkumem, nebo jinými slovy shromažďováním informací. To by zahrnovalo dělat věci, jako je rozhovor s vlastníky procesů a zpracovateli. Z technického hlediska jsou to odborníci na předmět. Jsou to ti, kteří tento proces znají a chápou, a velká část informací by měla pocházet od nich.
všechny informace by však neměly pocházet od osob přímo zapojených do procesu. Dalším klíčovým zdrojem informací by mělo být zkoumání současných a zastaralých dokumentů souvisejících s procesem (staré postupy, související postupy v jiných oblastech organizace, specifikace produktu,požadavky zákazníků atd.). Zde najdete klíčové informace o procesu, který je třeba zachovat nebo dokonce obnovit.
výzkum by měl být prováděn také mimo organizaci. Jsou k dispozici informace od odborníků nebo od vedoucích pracovníků v oboru o osvědčených postupech týkajících se procesu nebo souvisejících činností? Učení a začlenění osvědčených postupů (upraveno podle potřeby tak, aby co nejlépe vyhovovalo jedinečné organizaci) by mělo být klíčovým cílem dokumentace jakéhokoli procesu, ale vyžaduje úsilí k nalezení a začlenění tohoto druhu informací.
Naučte se atributy úspěchu procesu
jak pracujete na pochopení procesu, ujistěte se, že identifikujete a rozumíte klíčovým aspektům procesu.
šablona procesu pro zápis procedur
to zahrnuje následující:
vstupy: kdo jsou dodavatelé (externí nebo interní)? Jaké jsou vstupy a v jakém formátu (například) by měly být? Existují kritické cesty a načasování, které jsou rozhodující pro příjem vstupů? Při práci na pochopení procesu se ujistěte, že identifikujete a rozumíte klíčovým aspektům procesu.
aktivity: jaké jsou klíčové činnosti, které musí být provedeny, aby se vstupy transformovaly na potřebné výstupy? Jaké jsou časové osy a chronologické složky? Kdo jsou klíčoví hráči? Pokuste se identifikovat nadměrný odpad nebo zásoby a zbytečná zpoždění; jaká by mohla být potenciální řešení těchto problémů s procesem?
výstupy: jaký je konečný bod procesu? Kdo jsou zákazníci (externí nebo interní)? Jaké jsou požadavky na výstupy? Jaká kritéria týkající se výstupů mohou pomoci určit, zda je proces úspěšný a / nebo pod kontrolou?
cíle a cíle: cíle a cíle pomáhají určit, zda je proces efektivní a efektivní. Balistické procesy běží dál a dál bez jakéhokoli odrazu nebo pozornosti na to, jak dobře proces funguje. Nikdo neví, zda proces dosahuje cílů. Je to, jak chcete, aby vaše podnikání nebo oddělení řídit? Řízené procesy mají jasně definované cíle, měření, která se vztahují k cílům, a pravidelné kontroly výkonu a úsilí o zlepšení. Výzkum by měl pomoci definovat cíle tím, že se naučí procesní schopnosti a naučí se, jak dobře si vedoucí pracovníci v těchto oblastech vedou (bench-marking).
komunikace: nedostatek užitečné, smysluplné komunikace je vážným problémem v mnoha organizacích a možná je to jedna z větších překážek úspěchu. Ti z nás, kteří pracují v organizacích, to vidí pořád: Prodej neví, co dělá Marketing, výroba neví, co dělá produktový Design, a naopak. Tento nedostatek komunikace vede k drahému plýtvání a přepracování, stejně jako k velmi neproduktivnímu míchání na poslední chvíli. Identifikace potřebné komunikace a její začlenění do procesu může vést k významným zlepšením v této oblasti.
napište efektivní postupy
jakmile je shromažďování informací dokončeno, pomocí nástrojů, jako jsou procesní mapy, vývojové diagramy, obrysy a toky hodnot, můžete prezentovat informace ve smysluplném formátu, který osvětluje tok procesů, produktů a/nebo informací. Nezáleží na tom, jaká metoda je použita, pokud je užitečná a smysluplná pro ty, kteří vedou a provádějí proces dokumentace (psaní).
takže pokud zahajujete projekt psaní jakéhokoli druhu, včetně psaní postupu, a první věc, kterou uděláte, je sednout si na klávesnici a začít psát dokument, pak děláte vážnou chybu. Vytvoření dokumentu by mělo přirozeně vycházet z toho, co jste se naučili z fáze plánování. Přeskočení přímo k vypracování téměř zajišťuje, že váš projekt psaní nebude úspěšný.