vědět, jak napsat Přátelský e-mail s připomenutím, je jedním z nejlepších nástrojů, jak být efektivní s vaším časem. Je ideální pro pošťuchování lidí o nadcházejících schůzkách, zmeškaných platbách, žádostech o zaměstnání, důležitých událostech a dalších.
ale narazit jako přátelský a ochotný, namísto netrpělivý a ctižádostivý, budete muset přistát na správném tónu a načasování.
pokud máte oba pravdu, připomenutí e-mailu může být ve skutečnosti úlevou pro příjemce, když se týden zasekne. Nikdo nemá rád zmeškání termínů nebo přeplánování schůzek. Ale protože 31% lidí říká, že nejlepší pracovní den by byl den bez odpovědi na e-maily, zprávy se určitě ztratí nebo zapomenou.
v každé upomínce by měl příjemce přesně vědět, k čemu je e-mail určen, co musí udělat a kdy. Dobře napsané připomenutí sníží počet zmeškaných schůzek a termínů. Bude také vypadat proaktivní a profesionální, aniž byste byli ctižádostiví. Zde je návod, jak na to.
psaní přátelského upomínkového e-mailu
přátelské upomínkové e-maily je nejlepší poslat, když se blíží něco důležitého nebo když byl zmeškán termín. Upomínkové e-maily jsou ideální pro:
- zaznamenávání nadcházejících schůzek nebo událostí.
- sledování faktur nebo plateb.
- připomínat lidem zmeškané termíny.
- dostat se zpět do kontaktu o projektu.
- zůstat na vrcholu mysli při podání žádosti a pohovoru o práci.
bez ohledu na účel, hlavní věci, které je třeba mít na paměti, jsou tón a načasování vašeho e-mailu.
tón každého přátelského upomínkového e-mailu by měl být zdvořilý a profesionální, ale naléhavý a k věci. Pošťuchování někoho o zmeškaném termínu vyžaduje jiný tón, než připomínat kolegovi, kdy se má sejít na kávu. Pokud situace vyžaduje okamžitou akci, jako zmeškaný termín, můžete použít jazyk, který je k věci, přesto laskavý a chápavý.
přidání „akce vyžadována“, „žádost“ nebo „připomenutí“ do předmětu upozorňuje okamžitě a může jumpstart příjemce do akce. Zatímco aktivní jazyk je považován za dobrou formu, velká písmena celého předmětu obvykle nejsou. Všechny čepice mohou působit jako agresivní a na místě, zvláště pokud je zbytek vaší zprávy přátelský a konverzační.
pro příležitostnější připomenutí vyberte slova, která jsou aktivní, ale méně naléhavá. Řádky předmětu, které obsahují fráze jako „sledování“, „odbavení“ nebo „další kroky“, jsou v těchto situacích účinné.
tón je jen jedním prvkem přátelské e-mailové připomenutí. Musíte také správně načasovat. Pro každou situaci neexistuje jediný nejlepší čas, ale jedná se o nejběžnější časové rámce pro každý e-mail s připomenutím.
- nadcházející setkání: jeden až dva dny dopředu. Dejte lidem zapojeným do schůzky několik dní dodací lhůty, protože mohou mít položky k přípravě předem.
- nadcházející událost: tři až 14 dní před akcí. Možná budete chtít poslat více připomenutí vedoucích k události, abyste vytvořili nadšení a ujistili se, že každý má jasno v načasování a plánování.
- Nadcházející termín: liší se podle projektu. Dejte lidem více času na složitý projekt a kratší časový rámec pro jednoduchý úkol.
- platba po splatnosti nebo termín: jeden den po datu splatnosti. Chcete lidem připomenout, kdy je to vrchol mysli, a ukázat, že čekáte, až přijmou opatření.
- žádost o zaměstnání: Muse doporučuje počkat pět až 10 pracovních dnů před sledováním. Pokud vás někdo doporučil na tuto pozici, před oslovením HR týmu nebo manažera náboru se s nimi obraťte na informace. To se může zdát jako dlouhá doba, ale skutečně zjistil, že 44% slyšet od zaměstnavatelů během několika týdnů od podání žádosti a pouze 37% slyšet zpět do jednoho týdne.
- pracovní pohovor: pokud je pohovor naplánován na několik týdnů, je nejlepší zkontrolovat den předtím, abyste se ujistili, že čas stále funguje pro všechny zúčastněné. Pokud vás někdo měl kontaktovat po pracovním pohovoru, najímání manažerů doporučuje počkat, až po dohodnuté časové ose odešle e-mail s připomenutím. Pořád nic? Počkejte pět až sedm dní ,než stisknete “ odeslat.“
Nyní, když víte, že je ideální čas poslat každý e-mail s připomenutím, je čas přijít na to, co zahrnout, abyste zněli přátelsky a dostali rychlou odpověď zpět.
jak poslat Přátelský e-mail s připomenutím
všechny přátelské e-maily s připomenutím by měly být jasné, laskavé a do té míry. Chcete být dostatečně zdvořilí, abyste povzbudili lidi, aby jednali, ale ne tak pasivní, aby lidé vaši zprávu ignorovali. Nejlepší e-mailové připomenutí mají pět základních prvků.
předmět
stručné řádky předmětu vás dostanou daleko při odesílání e-mailů s připomenutím. Příjemce by měl vědět, proč posíláte připomenutí, a cítit se nucen jednat. Prodejci to vědí lépe než kdokoli jiný, tak proč ne vzít tip nebo dva z těchto chytlavých prodejních e-mailových předmětových řádků? Hlavní myšlenkou je udržet váš předmět krátký a přidat naléhavost, aby příjemce věděl, že je časově citlivý.
pozdrav
pozdrav nastavuje tón těla vašeho e-mailu, takže jej nevynechávejte.
- protože cílem tohoto e-mailu je být přátelský, použijte příležitostnější pozdrav jako „Ahoj, Danielle“ nebo „Hej, Jonathane.“
- pokud má vaše společnost tendenci používat formálnější jazyk, začněte s „Ahoj, Kate.“
- začátek „drahý“ je obecně příliš formální pro přátelské připomenutí e-mailu, ale držte se ho, pokud je to výchozí pozdrav vaší společnosti.
kontext
tělo vašeho e-mailu je místo, kde dáte příjemci vědět, proč jim posíláte e-maily. Zde je místo, kde poskytnete kontext o projektu, termín, platba, setkání, nebo jakákoli situace potřebuje šťouchnutí. Uveďte konkrétní jména a data, pokud to pomůže objasnit vaši zprávu, a zmínit nedávný přehled o osobě nebo společnosti. Zde je několik příkladů toho, jak může tato část vypadat:
- s blížícím se koncem měsíce (a čtvrtletím) bychom rádi dostali všechny faktury co nejdříve.
- stále pracuji na článku, Nejlepší tipy pro podnikání pro nové zakladatele a rád bych do díla zahrnul vaše myšlenky. S nedávným kolem financování společnosti ABC a růstem jste se v minulém roce tak dobře pohybovali.
- přihlašuji se, abych vám připomněl nadcházející setkání pro plánování obsahu Q4 naplánované na tuto středu 1. srpna ve 2: XNUMX EST. Těšíme se na zahájení s vaší analytickou zprávou.
- při přípravě prezentace nezapomeňte zaslat snímky, které chcete zahrnout, do konce dne v pondělí 30. července. Stále to pro vás funguje?
požadavek
Jakmile nastavíte jeviště poskytnutím kontextu, je čas posunout připomenutí nebo požadavek. Nenechte se zde příliš zdlouhavě, nebo můžete ztratit pozornost příjemce. Pokud chcete okamžitou odpověď, je užitečné zabalit vaši žádost otázkou, abyste povzbudili lidi, aby okamžitě jednali.
- zašlete prosím fakturu za všechny práce z naší poslední smlouvy na adresu [email protected] a CC mě. Máte-li jakékoli dotazy, můžete mě kontaktovat na (222) 2222-2222.
- pokud byste chtěli poslat cenovou nabídku k článku, prosím podělte se o svou odpověď na následující otázku a vysvětlete své zdůvodnění. Jaký tip byste dal novým podnikatelům, aby jim letos pomohli úspěšně podnikat?
odhlášení
udělali jste svůj hlavní bod a požadavek, takže je čas se podepsat přátelským uzavřením.
- Děkujeme, že jste si našli čas na práci.
- Děkujeme, že jste upřednostnili tento projekt.
- vážím si vašeho úsilí při dokončení tohoto návrhu.
- těším se na slyšení od vás.
nezapomeňte uvést závěrečné odhlášení, které se řídí stejným tónem jako zbytek vašeho e-mailu.
- vše nejlepší
- S pozdravem
- ještě jednou díky
- S pozdravem
- díky
zabalte e-mail svým křestním jménem pro přátelský tón nebo celým jménem pro formálnější tón. Pokud potřebujete uvést další kontext, uveďte za své jméno název zaměstnání, název společnosti nebo kontaktní informace.
přátelské připomenutí e-mailové šablony
vypracování prvních několika připomenutí může být skličující. Naštěstí tato Šablona e-mailu s připomenutím usnadňuje vyplnění mezer a odeslání dobře formulované zprávy. Tuto šablonu můžete také snadno přizpůsobit vašim potřebám.
Chcete-li použít šablonu, jednoduše zkopírujte a vložte text a vyplňte prázdná místa svou kopií. Nezapomeňte si přečíst finální verzi před odesláním, abyste zajistili správnou gramatiku a tok.
Ahoj,
Díky za .
se připravuje na tento příchod, na . Jsme rádi, že slyšíme vaše nápady . Aby vše proběhlo hladce, žádám všechny o to .
vážím si .
vše nejlepší,
příklad přátelského připomenutí e-mailu
zde je to, jak vypadá výše uvedená šablona při vyplnění. Nezapomeňte uvést konkrétní požadavky, časové osy, nebo data, abyste zajistili, že nedojde k nejasnostem ohledně toho, co daná osoba potřebuje a kdy.
Ahoj Jack,
doufám, že váš týden jde dobře.
redakční tým se připravuje na setkání s plánováním obsahu Q4 tento čtvrtek 26. srpna v 11 am ET. Jsme rádi, že slyšíme vaše nápady, jak spojit naše marketingové a redakční úsilí pro každoroční sváteční kampaň.
aby vše proběhlo hladce, žádám všechny zúčastněné, aby předložili své prezentační snímky do pondělí 23. srpna v 5 pm ET. Máte-li jakékoli dotazy, pošlete je prosím po mém.
vážím si vašeho času zde a těším se na vaše nápady.
vše nejlepší,
Katrina
jakmile odešlete svůj e-mail, zbývá jen počkat na odpověď. Ošemetná část je vědět, zda poslat další následný e-mail.
i když je frustrující muset poslat druhý nebo třetí upomínkový e-mail, nezapomeňte, že lidé mají hodně děje. Před odesláním další zprávy několik dní pevně držte. Pokud je to naléhavé—můžete sledovat dříve-jen se ujistěte, že udržujete Přátelský, trpělivý tón. Lidé budou vnímavější k Vaší žádosti a ocení poznámku, což je přesně to, o čem jsou e-maily s připomenutím.
