pro každý projekt, který podstoupíme, je úspěch projektu definován odlišně, a pokud jde o celkové měření úspěchu projektu, vody jsou trochu kalné. Protože projekty mají mnoho pohyblivých částí, kroků, kusů a cílů, úspěch projektu se může během trvání projektu měnit. Projekt, který jste dokončili pro EOY 2020, se pravděpodobně velmi liší od projektu, na kterém pracujete v 1. čtvrtletí 2021. V tomto článku se budeme zabývat celkovou myšlenkou úspěchu projektu a jak měřit úspěch projektu.
jednou z definic, které Institut projektového řízení poskytuje pro úspěch projektu, je to, že projekt byl dokončen “ včas, v rámci rozpočtu a podle specifikace.“Jedná se o velmi technickou definici, která se nemusí vztahovat na každý projekt, ale součásti této definice mohou být užitečné při pochopení toho, jak měřit úspěch projektu.
ale než budeme moci měřit úspěch projektu, musíme si to definovat sami. To znamená, že vy a váš tým se musíte spojit jako skupina a přemýšlet o tom, jak bude vypadat úspěch projektu pro vaši interní skupinu. Bude zaměřena na přísné metriky výkonu a kritéria kampaně? Bude to určeno klientským průzkumem nebo skóre NPS zákazníka? Podívejme se na důvody, proč je definování úspěchu projektu tak kritické.
důležitost definování úspěchu projektu
jak jsem řekl, zda je vaše definice „úspěchu projektu“ podobná technické, záleží jen velmi málo. Důležitější je, abyste se vy a váš tým rozhodli, co to bude interně, a dokumentujte to někde. Můžete vytvořit rubriku pro měření metrik a kritérií úspěchu, nebo můžete vytvořit seznam věcí, které je třeba dosáhnout, aby projekt dosáhl „úspěchu“.“Jakmile definujete, jak vypadá úspěch projektu pro vás a váš tým, bude mnohem snazší se posunout vpřed. Zde je několik hlavních důvodů, proč:
pomůže to podpořit pocit kamarádství
pokud vaši spoluhráči nebo jiní ve vaší organizaci pochopí, jaký je barometr úspěchu v projektu, budou více motivováni k tomu, aby se to stalo. Pokud pro projekt nebo dílčí projekty neexistuje jasný cíl, úspěch se stává obtížným definovat a členové týmu se mohou snadno odradit. Budou také muset spolupracovat na dosažení tohoto společného cíle-to podpoří skutečného týmového ducha a smysl pro kamarádství ve vaší organizaci.
Metrics = gold
jakmile definujete úspěch projektu, máte KPI a metriky. Tohle je zlato pro váš tým. To vám umožní přesně změřit, kolik pokroku jste dosáhli, kde je třeba zlepšit a kolik práce navíc bude trvat, než se tam dostanete. Pokud víte, že váš cíl je $ 1M ARR a jste na $ 580K se třemi měsíci jít, víte, že je třeba kopat do vysokého rychlostního stupně. Nejlépe pracujeme se silnými metrikami, které podporují naše rozhodnutí a výběr projektů.
neustálé zlepšování
řekněme, že nezasáhnete cíl ARR, který jste si stanovili sami. To je v pořádku. Tentokrát jste nebyli“ úspěšní “ tradičně proti cílům vašeho projektu, ale můžete využít učení, pivot, a zlepšovat se v průběhu nadcházejícího roku. Měřením úspěchu projektu také měříte neúspěch projektu, což je stejně důležité pro studium. Neúspěch není konečný.
žebříky úspěchu projektu nahoru
vaše definice úspěchu projektu pro váš tým pravděpodobně hraje do myšlenky úspěchu projektu pro vaše manažery, výkonný tým a dokonce i další týmy, se kterými často spolupracujete. Definování úspěchu projektu pro váš tým pomáhá ostatním týmům lépe pochopit, jak s vámi budou spolupracovat, spolupracovat a jak nakonec definují také svůj úspěch projektu.
jak měřit úspěch projektu
Nyní, když máme základní znalosti o definici úspěchu projektu a proč je důležité definovat tento termín, pojďme se podívat na to, jak můžeme měřit úspěch projektu celkově. Jak již bylo zmíněno, úspěch projektu je technicky definován jako výsledek dokončeného projektu “ včas, v rámci rozpočtu, a specifikaci.“Ale jak můžeme skutečně měřit úspěch projektu? Zde je několik způsobů, jak tak učinit.
úspěchy vs. SPECIFIKACE
ihned po dokončení projektu je užitečné pochopit, co jste dosáhli cíle oproti specifikacím projektu, který jste se rozhodli dokončit. To je možná nejzřetelnější bylo měřit úspěch projektu. Byly splněny hlavní cíle a cíle projektu? Uvědomili jste si, že některé specifikace byly na cestě irelevantní? Pochopení toho, kde se vaše cíle sledují na konci projektu versus na začátku, je zásadní.
Chcete-li pochopit, čeho jste v průběhu projektu dosáhli, můžete vždy sledovat své kroky prostřednictvím e-mailů a sestavit seznam všech součástí projektu. Pokud používáte nástroj pro správu projektů, můžete jednoduše navštívit domovskou stránku projektu a zobrazit všechny dokončené úkoly. V ideálním případě by byl každý úkol rozdělen na menší projekty, takže můžete vidět, kde přesně jste dokončili nejvíce práce nebo kde jste možná zmeškali značku.
spokojenost zákazníka nebo klienta
pokud pracujete na projektu pro konkrétního klienta, dalším způsobem, jak měřit úspěch projektu, je dekódování odpovědi, kterou dostanete od svého klienta po dokončení. Jaký typ zpětné vazby museli sdílet? Typicky, spokojenost klientů lze náhodně shromáždit při hovoru, e-mailem, nebo ve formě průzkumu. Pokud chcete přesně měřit zvýšení spokojenosti od začátku do konce projektu, ujistěte se, že jste klienta také prozkoumali před zahájením projektu.
spokojenost zákazníků je na druhé straně dobrým způsobem, jak měřit úspěch projektu, pokud se tento projekt týká zkušeností zákazníků. Například, pokud budujeme novou funkci v úlu, skvělým barometrem úspěchu je, kolik zpráv o nové funkci získáme, nebo pokud se náš NPS (net promoter score) v průměru zvýší po jeho spuštění. Zákazníci budou obvykle velmi upřímní ohledně svých zkušeností, protože vnímají zpětnou vazbu jako způsob, jak produkt neustále vylepšovat. Poslouchejte je!
čas strávený na projektu celkově
jedním z nejcennějších zdrojů, které máte po celou dobu životnosti projektu, je čas vašich spoluhráčů. Ujistěte se, že můžete přesně měřit, kolik času jste strávili na projektu, a v ideálním případě porovnat, že čas strávený na předchozích podobných projektů, je skvělý způsob, jak měřit úspěch projektu. Čas jsou peníze.
existuje několik způsobů, jak můžete sledovat čas – pokud používáte software pro správu projektů, jako je úl, máte funkci sledování času a časové rozvrhy přímo v samotném nástroji. To je skvělé pro větší týmy, které chtějí sledovat čas strávený na projektech nebo úkolech. Další alternativou je použití lehčího nástroje, jako je Toggl pro jednodušší sledování času.
bez ohledu na to, který nástroj nakonec využijete, doporučujeme rozdělit čas strávený na menší kousky, abyste mohli nejlépe pochopit, kam váš čas jde. Například, kolik času jste strávili ve fázi plánování projektu versus realizace? Jak se to porovnává s předchozími projekty?
vnitřní růst a spokojenost s projektem
pokud je Projekt, na kterém pracujete, spíše vnitřním úsilím nebo tlakem, skvělý způsob, jak měřit úspěch projektu, může být přemýšlením o vnitřním růstu a spokojenosti zaměstnanců. Pokud jste manažer, v ideálním případě byste chtěli dát svým spoluhráčům projekty, které je budou napadat a zajímat je současně.
v době dokončení projektu můžete zkoumat interní členy týmu o jejich naplnění-líbilo se jim pracovat na projektu? Měli pocit, že udělali pokrok proti větším iniciativám, které pro ně byly důležité? Získali nějaké nové dovednosti? Udržování zaměstnanců vzrušených a zapojených je skvělé pro celkové zdraví organizace, takže je to skvělá metrika měření úspěchu projektu, kterou je třeba zvážit.
celkově, když měříte úspěch projektu, není to jednoduchý proces. Když přemýšlíte o měření úspěchu na konci projektu, musíte zvážit několik faktorů, především čas, který jste investovali, a pokud jste dosáhli klíčových milníků, které jste se rozhodli řešit. Nezapomeňte však, že úspěch projektu není vždy řízen metrikami — může být mlhavější, pokud jde o celkovou spokojenost na vnitřní nebo vnější straně.