e-mail může být obtížné spravovat. V pracovním prostředí je nezbytné udržovat organizovanou doručenou poštu, aby byla zachována efektivita. Přeplněná Doručená pošta může prokázat poměrně obrovskou bolest, zvláště když jste nuceni procházet horami starších e-mailů, které již možná nebudete potřebovat. Najednou, tyto starší e-maily mohly sloužit účelu, ale od té doby se při hledání konkrétního e-mailu změnily v další překážky. Doručená pošta Plná spamu může opravdu odnést vaši schopnost spravovat vaši e—mailovou knihovnu, a přestože existuje spousta způsobů, jak zabránit tomu, aby se Váš e—mail dostal na další seznamy spamu-doporučujeme poslat e-mail anonymně-stále musíte vyčistit staré spamové zprávy, které si našly cestu do vaší doručené pošty.
Chcete-li se vyhnout velké spotřebě času, nedoporučoval bych pokus o ruční odstranění všech starších e-mailů. Místo toho se díky pomoci filtrů budete moci těchto e-mailů zbavit mnohem rychleji. Vytvořením filtru můžete odstranit staré zprávy na základě zadaného časového rámce. Jediný problém, který vidím při používání filtrů, je, že se vztahují pouze na nově přijaté zprávy. V budoucnu můžete použít filtry, abyste zajistili, že k hromadění nedojde podruhé, ale co ty e-maily, které nyní vyplňují vaši doručenou poštu?
automatické mazání starých e-mailů v Gmailu
pokud jde o zbavení se těch starších, již nepotřebných e-mailů, které trápí vaši doručenou poštu Gmailu, je třeba se ponořit do několika věcí. Projdu si, jak nastavit filtry, použít je pro budoucí použití a jak se zbavit všech současných starých e-mailů pomocí doplňku Gmail, e-mailové Studio.
nastavení filtrů
první věc je první, pojďme nastavit filtry.
začít:
- přihlaste se ke svému účtu Gmail s požadovanými přihlašovacími údaji.
- vyhledejte ikonu ozubeného kola/ozubeného kola. Toto je nabídka nastavení Gmailu a najdete ji v pravém horním rohu okna. Klikněte na tuto ikonu a v rozevírací nabídce vyberte Nastavení.
- klikněte na záložku „filtry“ a poté klikněte na Vytvořit nový filtr.
- do vstupního pole „má slova“ zadejte následující – older_than:x, kde „x“ je časový rámec zpráv, které chcete odstranit. Toto bude číslo následované písmenem. Písmena, která následují, se budou týkat časového rámce. Budete muset používat „d“ pro dny, “ w „pro týdny a“ m “ pro měsíce. Příkladem může být older_than: 3d, pokud chcete smazat e-maily starší než tři dny.
- dále klikněte na tlačítko Vytvořit filtr pomocí tohoto vyhledávacího tlačítka.
- vyplňte políčka označená „smazat“ a „také použít filtr“ zaškrtnutím kliknutím na ně.
- nakonec klikněte na Vytvořit filtr, abyste byli svědky všech vašich starších e-mailů, na základě data, které jste právě nastavili, přesuňte se z doručené pošty do složky Koše.
když jsou zprávy v Gmailu odstraněny, okamžitě nezmizí z existence. Místo toho je najdete ve složce koše. To znamená, že tyto e-maily se budou stále počítat s vaší celkovou kapacitou dat. Chcete-li je zbavit v plném rozsahu, můžete buď počkat, až je Gmail po 30 dnech automaticky odstraní, nebo je všechny nyní sami smazat. Chcete-li jej provést, klikněte na složku koše a poté na odkaz vyprázdněte koš.
filtr pro budoucí odstranění (Re-aplikace)
název tohoto článku se zabývá automatickým vymazáním. Filtry bohužel nelze spustit automaticky. Budete se muset vrátit a znovu použít filtr na aktuální doručenou poštu.
Chcete-li znovu použít filtr:
- vraťte se zpět do nastavení kliknutím na ikonu ozubeného kola / ozubeného kola v pravém horním rohu okna Gmailu a výběrem Nastavení z rozevírací nabídky.
- klikněte na kartu“ Filtry“.
- protože jste filtr již dříve vytvořili, můžete nyní kliknout na Upravit, který se nachází vedle tohoto filtru. Pokud jste dříve vytvořili více filtrů, můžete snadno najít ten, který si přejete, protože se zobrazí kritéria pro každý filtr.
- v části, která se zobrazí s kritérii vyhledávání, klikněte na Pokračovat. Bude to obrazovka podobná obrazovce, která se objevila při nastavení původního filtru.
- znovu zaškrtněte políčko vedle položky “ také použít filtr na.“
- pro aktivaci filtru klikněte na tlačítko Aktualizovat filtr. Všechny vaše starší e-maily, nastavené na zadaný časový rámec, budou nyní odvedeny do složky Koše.
Email Studio
Email Studio přichází s šikovnou funkcí, která automaticky odstraní všechny vaše starší e-maily od zadaného odesílatele nebo od těch, které se nacházejí v určité složce. Vestavěná funkce automatického čištění pomůže udržet vaši poštovní schránku Gmailu mnohem organizovanější, což vede k efektivnějšímu pracovnímu prostředí.
s e-mailovým studiem můžete archivovat a použít „označit jako přečtené“ na všechny e-maily aktuálně ve vaší doručené poště, které tam byly více než tři měsíce. Umožňuje také trvale odstranit všechny e-maily ze složek koše a spamu automaticky po dvou dnech. Jako další bonus navíc obsahuje automatické čištění funkci odhlášení e-mailu, která vám pomůže snadno odstranit vaši e-mailovou adresu z kteréhokoli z těchto otravných seznamů newsletterů. Existuje také spousta dalších, které je add on schopen, ale mám pocit, že ty již zmíněné zdůrazňují přesně to, co potřebujeme pro tento článek.
základní balíček je zdarma k použití, ale pro co nejlepší využití produktu je prémiová verze nabízena za roční cenu 29$. Upgrade vám umožní vytvořit více sad pravidel proplachování a zahrnuje plánovač e-mailů, dopravce a automatickou odpověď.
nastavte a povolte automatické čištění v Gmailu
je zřejmé, že první věc, kterou musíte udělat, je stáhnout a nainstalovat doplněk E-Mail Studio. Jakmile toho bude dosaženo, uvidíte ikonu e-mailového studia na pravém postranním panelu, když otevřete některou z e-mailových zpráv Gmailu.
Chcete-li jej použít:
- otevřete doplněk E-Mail Studio a přihlaste se pomocí svého účtu Gmail.
- zobrazí se seznam možností. Z těchto možností vyberte nástroj“ Vyčištění e-mailu“.
- poté klikněte na Přidat nové pravidlo, abyste nastavili pravidlo (něco jako to, co jste udělali s filtry).
- existují dvě části pro nastavení pravidla – budete muset zadat podmínku a poté akci. Přemýšlejte o „příčině a následku“. Akce se spustí, jakmile je splněna zadaná podmínka.
- Chcete-li nastavit podmínku, budete moci používat pokročilé parametry vyhledávání v Gmailu, jako je newer_than nebo has:attachment nebo larger_than. Použijte je k nalezení přesné shody s e-maily Gmailu, které chcete archivovat, poslat do koše, nebo přemístit do jiné složky.
- po vytvoření pravidla klikněte na tlačítko Uložit. Email Studio bude nyní pracovat na pozadí, provádění run-check každou hodinu provádění zadané akce, když e-mail splňuje podmínky s ním spojené. Nebudete muset dělat nic ručně vůbec.