jak archivovat e-maily v aplikaci Outlook 2007, 2010, 2013, 2016

čím více používáte poštovní schránku Microsoft Outlook, tím více vaše poštovní schránka roste. Pokud o tom přemýšlíte, je to docela podobné tomu, jak se papíry hromadí na vašem stole. Ale co můžete dělat, když je hromada tak velká, že je třeba ji řešit? V reálném životě si můžete udělat čas na třídění každého dokumentu a uložení těch dokumentů, které jsou důležité, zatímco vyřadíte méně důležité. Naštěstí můžete v aplikaci Outlook znovu vytvořit stejný proces.

bez výjimky každá verze aplikace Outlook podporuje archivaci. Ještě více máte více možností, pokud jde o archivaci položek v aplikaci Outlook. Nejvhodnější způsob je použít AutoArchive k řešení starších zpráv, schůzek a úkolů. Dalším způsobem, jak to udělat, je použít ruční archivaci k přesunutí zpráv do konkrétní složky. Nejrychlejším způsobem je však použít tlačítko Archiv umístěné v nabídce Soubor.

mějte na paměti, že aplikace Outlook uchovává výchozí složku pro účely archivace, kterou nelze odstranit. Archivace e-mailu vám pomůže udržet čistý obchod, což usnadňuje vyhledávání starších e-mailů a zároveň udržuje vaši doručenou poštu přehlednou.

níže máte řadu průvodců, které vás provedou Archivací položek v aplikaci Outlook všemi možnými způsoby. Začněme!

Metoda 1: Ruční archivace zpráv jednou akcí

tato metoda je nejrychlejším způsobem přesunutí jedné nebo více zpráv do složky archivu. Tyto archivované soubory zůstanou přístupné prostřednictvím vyhledávacího pole nebo ruční navigací do složky archivu. Archivované položky lze také zobrazit na mobilních zařízeních návštěvou složky Archiv. Zde je rychlý průvodce ruční Archivací položek v aplikaci Outlook 2016:

1. Otevřete aplikaci Outlook a vyberte jednu nebo více zpráv v doručené poště nebo jiné složce.
2. klikněte na ikonu archivu uvnitř skupiny odstranění. Ikona archivu je viditelná pouze uvnitř pásu karet v aplikaci Outlook 2016.
   Poznámka: Můžete také stisknout klávesu Backspace, abyste dosáhli stejného výsledku.
3. měli byste být schopni najít své zprávy uvnitř složky archivy.
   Poznámka: Archivní složka se automaticky vytvoří, i když jste ji nikdy předtím nepoužili. Pokud složku archiv nevidíte, přejděte do souboru > účet Office > Možnosti aktualizace a klikněte na Aktualizovat nyní.

Metoda 2: Použití funkce AutoArchive

aplikace Outlook má automatickou funkci schopnou archivovat položky zvané AutoArchive. Tuto funkci lze naprogramovat pro archivaci položek v pravidelných intervalech. Všechny verze aplikace Outlook mají podporu pro archivaci. Rozdíl je v tom, že AutoArchive je ve výchozím nastavení vypnut v aplikaci Outlook 2010 a novějších.

po aktivaci automatického archivu mohou uživatelé nastavit vlastnosti pro každou složku, kterou chtějí archivovat. Mějte na paměti, že když archivujete e-mail, bude přesunut do jiného souboru PST a již nebude k dispozici v hlavním souboru PST. Zde je stručný návod k povolení a používání AutoArchive:

Jak povolit a konfigurovat AutoArchive

1. Chcete-li zapnout AutoArchive, přejděte na soubor > Možnosti. Jakmile se nacházíte v Nastavení Aplikace Outlook, klikněte na kartu Upřesnit, abyste ji posunuli dopředu, poté klikněte na Nastavení automatického vyhledávání.
   Poznámka: V aplikaci Outlook 2007 a starších najdete Nastavení Autoarchivu v nástrojích > Možnosti > Ostatní.
2. pokud je vše šedé, musíte zaškrtnout políčko vedle položky Spustit AutoArchive, abyste AutoArchive povolili.
   
3. nyní je čas nakonfigurovat, jak se bude AutoArchive chovat. Začněte výběrem toho, jak často chcete spustit automatický archiv. Výchozí hodnota je 14 dní,ale pokud ji chcete udržovat v čistotě, nastavte ji někde mezi 2 a 6.
   
4. pokud chcete být upozorněni před spuštěním Autoarchivu, zaškrtněte políčko vedle výzvy před spuštěním Autoarchivu. Je dobré tuto možnost povolit, protože automatická archivace má potenciál zasahovat do vaší práce.
   
5. Chcete-li se vyhnout vyplňování archivu zbytečnými e-maily, je dobré nechat zaškrtnout smazaný e-mail, jehož platnost vypršela. Pokud zakážete archiv nebo odstraníte staré položky, budou zcela smazány pouze zprávy, jejichž platnost vypršela.
   
6. pokud chcete, aby byla složka archivu viditelná uvnitř aplikace Outlook, musíte povolit Zobrazit složku archivu v seznamu složek.
   
7. nyní nastavte výchozí nastavení složky pro archivaci.
8. dále povolte přepínač vedle přesunutí starých položek a klepnutím na tlačítko Procházet nastavte cestu k místu, kam chcete položky archivovat. Klepnutím na tlačítko Ok potvrďte nastavení.
   

poté, co jste povolili a nakonfigurovali AutoArchive, automaticky provede svou práci včas. Můžete potvrdit, že funguje tak, že zkontrolujete, zda je složka archivů naplněna.

konfigurace vlastností AutoArchive pro jednotlivé složky

po dokončení konfigurace funkce AutoArchive můžete přidat další vrstvu řízení nastavením specifických vlastností pro každou ze složek. Je běžnou praxí, že složky, jako jsou smazané položky nebo Spam, používají jiné vlastnosti Autoarchivu než hlavní složka e-mailu.
Poznámka: Pokud nenastavíte individuální nastavení Autoarchivu pro složku, automaticky použije globální nastavení Autoarchivu nakonfigurované výše.

zde je stručný průvodce nastavením jednotlivých vlastností Autoarchivu do složky:

1. klepněte pravým tlačítkem myši na složku, kterou chcete přednostně léčit, a klikněte na Vlastnosti.
   
2. klepnutím na kartu AutoArchive ji posunete vpřed. Zde máte výběr nastavení, která se budou vztahovat pouze na tuto složku.
   
3. Autoarchiv pro tuto složku můžete vypnout kliknutím na nearchivovat položky v této složce.
   
4. Chcete-li přepsat globální nastavení Autoarchivu, klikněte na archivovat tuto složku pomocí těchto nastavení a proveďte níže uvedené úpravy. Klepnutím na tlačítko Použít potvrďte nastavení.
   Poznámka: mějte na paměti, že tato nastavení se nevztahují na žádné podsložky této konkrétní složky. Budete muset upravit každý z nich.

Metoda 3: Ruční archivace e-mailů pomocí nástrojů pro vyčištění

pokud nejste velkým fanouškem automatizace, existuje prostřední řešení, které vám umožní hromadně archivovat s ještě větší kontrolou. Pomocí této metody můžete archivovat celou složku spolu s jejími podsložkami. Pokud nechcete čekat, až se AutoArchive nakopne, můžete to udělat sami a vybrat si, kam je chcete uložit. Zde je to, co musíte udělat:

1. klepněte na kartu Soubor, poté přejděte na informace a rozbalte rozbalovací nabídku z nástroje Vyčištění. Z rozevírací nabídky vyberte archiv.
   
2. vyberte archivovat tuto složku a všechny podsložky a klikněte na složku, kterou chcete archivovat.
   
3. pokud chcete archivovat celá data aplikace Outlook, klikněte na svou e-mailovou adresu v horní části seznamu.
   
4. pomocí rozbalovací nabídky vedle položky archivovat starší než vyberte poslední datum pro položky, které mají být archivovány. Všechny položky starší než datum, které jste nastavili v této nabídce, budou archivovány.
   
5. položky, které byly dříve vyloučeny z automatické archivace, můžete archivovat zaškrtnutím políčka vedle položky zahrnout pomocí AutoArchive.
   
6. pomocí tlačítka Procházet nastavte cestu k místu, kam chcete uložit archiv PST. Klepnutím na tlačítko Ok zahájíte proces.
   

brzy si všimnete, že některé e-maily budou přesunuty z výchozích složek do archivovaného souboru pst.
Poznámka: archivovaný soubor by měl být přístupný v aplikaci Outlook jako složka. Pokud z nějakého důvodu nejde do souboru a klikněte na Otevřít & exportovat. Poté klikněte na otevřít datový soubor aplikace Outlook, přejděte na umístění archivu a stiskněte OK.