v určitém okamžiku vaší kariéry jste zmeškali e-mail, který jste měli obdržet. Možná to byl RFP, na který jste čekali, faktura, kterou jste hledali, nebo prostě ahoj od kolegy z oboru.
pravděpodobně jste tuto zprávu našli později ve složce nevyžádané pošty, v karanténě nebo ještě horší, zprávu jste vůbec neviděli. Nejen, že je frustrující nechat si tyto e-maily ujít, ale může to také ovlivnit spodní řádek vaší firmy.
dostaneme to. Může to být trapné, když si uvědomíte, že jste na kolegu nikdy neodpověděli, a je zdrcující nechat si ujít cennou obchodní příležitost, protože jste ve skutečnosti neviděli poznámku.
v tomto přehledu vysvětlíme, jak a proč e-mailový klient nebo ISP (tj. Budeme také diskutovat o hlavních důvodech, proč jsou e-maily označeny jako spam, a o krocích, které můžete vy a váš IT tým udělat, abyste zvýšili pravděpodobnost, že se důležité e-maily objeví ve vaší primární doručené poště.
ale znalosti jsou moc a my vám chceme ukázat, co ostatní organizace dělají, aby se lépe chránily před kybernetickými útoky prostřednictvím e-mailu, takže můžete podniknout podobné kroky k zabezpečení vaší společnosti.
jak funguje filtrování e-mailů
Spam fakt: 91% počítačových zločinů začíná e-mailem.
tato věc, kterou nazýváme spam, nevyžádaný a nežádoucí nevyžádaný e-mail, představuje více než čtvrtinu veškerého e-mailového provozu. Je tedy nezbytné, aby váš ISP měl k dispozici nástroje, které udržují spamové e-maily pod kontrolou. Váš ISP chce, aby vaše podnikání v bezpečí a doručené pošty jako spam-free jak je to možné.
každý e-mail, který dorazí do vaší doručené pošty, prochází procesem filtrování, který jej zkontroluje z hlediska legitimity a škodlivých podnětů. Pokud e-mail neprojde procesem filtrování, umístí se na jedno ze dvou míst: složku nevyžádané pošty nebo složku karantény, pokud je škodlivá.
ačkoli pouze jeden z každých sto e-mailů je škodlivý, stačí jen jeden, aby se vaše organizace spirálovitě dostala do šílenství. Je to opravdu dobrá věc, že většina z těchto e-mailů jsou odfiltrovány dříve, než je někdy vidět!
před dosažením vaší doručené pošty musí každá zpráva projít třemi různými sadami filtrů kritérií u vašeho ISP. Tato kritéria jsou:
- prvky e-mailu-skutečný obsah e-mailu se vyhodnocuje, aby se zjistilo, zda se něco v e-mailu jeví jako nelegitimní nebo škodlivé.
- reputace domény odesílatele – skóre, které váš ISP dává doméně odesílatele, je založeno na faktorech, jako je míra stížností na spam a míra okamžitého opuštění.
- vaše zapojení do zprávy – vaše akce nebo nečinnost s e-mailem naznačuje vašemu ISP, zda jste s přijetím e-mailu spokojeni.
pojďme se hlouběji ponořit do každého z těchto filtrů a jak je ovlivněna doručitelnost e-mailů.
e-maily hlavního důvodu jsou označeny jako Spam
prvky e-mailu.
pokud najdete e-mail ve složce nevyžádané pošty, který by tam neměl být, může to být velmi dobře, protože jednotlivý e-mail spustil jeden z těchto běžných spouštěčů:
- v e-mailu je příliš mnoho obrázků.
- e-mail Používá slova pro spouštění spamu (úžasné, kdykoli zrušit, Gratulujeme, záruka atd.).
- e-mail neobsahuje fyzickou adresu.
- v e-mailu je příliš mnoho příloh.
tato úroveň filtrování v podstatě určuje, zda je obsah e-mailu žádoucí nebo nežádoucí.
reputace domény odesílatele
každá IP adresa je hodnocena každým ISP, takže pokud byla tato IP adresa označena jako spam, podvodná činnost nebo viry,bude také označen jakýkoli e-mail z této domény.
poskytovatelé internetových služeb se navíc dívají na ověřování na úrovni domény, aby zajistili, že e-mail je skutečně odesílán od toho, od koho říká, že je odesílán. Tato úroveň kontroly se nedívá na obsah v e-mailu.
vaše zapojení do zprávy
poskytovatelé internetových služeb se neustále učí ze svých akcí-jak to děláte a neinteragujete s e-maily, které obdržíte. Všimli jste si někdy, že pokud okamžitě odstraníte marketingové e-maily od společnosti, o kterou nemáte zájem, přestanete tyto e-maily po chvíli vidět? Tyto e-maily nezmizely ve vzduchu, stále se k vám dostávají, ale váš ISP se dozvěděl, že je nechcete, a umístil je do nevyžádané složky.
běžnými spouštěči tohoto filtru jsou:
- kliknutím na tlačítko spam na zprávu v doručené poště
- otevření nebo kliknutí na zprávu
- povolení obrázků
- přeposílání zprávy
co můžete udělat pro zlepšení doručitelnosti e-mailů
primární faktory doručitelnosti e-mailů jsou založeny na akcích odesílatele a nastavení ISP, ale existuje několik věcí, které vy a váš IT tým můžete udělat pro zlepšení doručitelnosti e-mailů ve vaší organizaci .
pokud používáte aplikaci Outlook, zde je několik tipů, jak zajistit budoucí doručitelnost od odesílatelů, kteří jsou aktuálně označeni nesprávně.
- klikněte na“ ne spam “ na e-mailu ve složce nevyžádané pošty z důvěryhodného zdroje nebo jej přesuňte do doručené pošty.
- přidejte e-mailovou adresu odesílatele ke svým kontaktům. E-maily od tohoto odesílatele by neměly být v budoucnu označeny jako spam.
- přidejte důvěryhodné odesílatele do seznamu „bezpeční odesílatelé a domény“, abyste zabránili aplikaci Outlook v odesílání e-mailů z nich do vašeho spamového filtru.
- zeptejte se svého IT oddělení, jak si můžete prohlédnout e-maily v karanténě, které vám byly zaslány.
vaše IT oddělení by mělo být schopno zajistit správné nastavení vašich poštovních schránek. Různé poštovní schránky slouží různým potřebám a měly by být přizpůsobeny tak, aby vyhovovaly těmto potřebám.
Chcete-li se ujistit, že každá z vašich poštovních schránek je správně nastavena, zde je několik otázek, které můžete položit svému IT týmu:
- jaký je účel e-mailového proudu? Jaký obchodní proces podporuje? Je to pro lístky na podporu, prodej, marketing?
- jaká služba nebo server bude odesílat e-mail?
- bude poštovní schránka využita k odpovídání na zprávy, nebo to bude Adresa bez odpovědi? Bude poštovní schránka sdílena nebo bude pouze pro jednoho uživatele? Je vyžadována licence?
- bude doména muset být „mail-enabled“ v rámci primární poštovní platformy klienta(tj.
- kdo je hlavním kontaktním místem pro poštovní proud(zejména pokud je stream hostován 3rd stranou)?
e-mail nemusí být nikdy dokonalý a bohužel nemusí být schopen udržet každý e-mail mimo nevyžádané složky. Ale doufejme, že tipy v tomto článku vám pomohou zefektivnit doručené pošty, takže vám neuniknou ty opravdu důležité e-maily!
potřebujete pomoc se správným nastavením vašeho ISP? Promluvte si s odborníkem Lazorpoint dnes.