formální e-maily hrají klíčovou roli při jasném a bez chyb v našem obchodním, profesním a osobním životě. Tak, ať už se ptáte na příležitost, pozvat někoho na akci, nebo rezignovat z práce, vědět, jak napsat formální e-mail, je základní dovednost, kterou potřebujete vědět.
v této příručce o tom, jak napsat formální e-mail, rozdělíme proces na jednoduché kroky. Poté popíšeme ideální formální formát e-mailu a poskytneme výběr formálních příkladů e-mailů, které můžete použít jako základ pro vaši korespondenci.
co je to formální e-mail?
formální e-mail je e – mail, který odešlete osobě (nebo skupině lidí), kterou neznáte, nebo důležitý e-mail, který posíláte osobě v pozici autority-například vašemu šéfovi.
psaní formálního e-mailu je podobné psaní formálního dopisu se stejnou strukturou, pozdravem a podpisem. Jsou bez pravopisných a gramatických chyb, plánovaných a psaných s jasným účelem.
formální e-maily jsou zdvořilé, profesionální a dostanou se přímo k věci. Jsou 100% zaměřeni na výsledek a nenechávají žádný prostor pro chyby nebo nedorozumění.
některé příklady formálních e-mailů zahrnují:
- Představujeme se profesionální osobě, kterou neznáte
- podání stížnosti
- rezignace na práci
- nabídka omluvy
možná se ptáte, proč v digitálním světě stále potřebujeme formální e-maily?
mnoho organizací a jednotlivců se skutečně posunulo ke komunikaci méně formálně. Američtí vědci však zjistili, že to může způsobit problémy na pracovišti, což přispívá k tomu, co popisují jako rostoucí riziko „incivility“. Organizace, kde jednotlivci komunikují formálně, zdvořile a s respektem, mají menší pravděpodobnost konfliktu.
formální e-maily mají některé vlivné přátele. Plain English Campaign volá po srozumitelnosti komunikace od roku 1979. „Pamatujte, že je nepravděpodobné, že by se lidé urazili, pokud jste příliš formální, ale někteří si mohou myslet, že jste hrubí, pokud jste příliš neformální,“ radí.
řešení? „Vždy přemýšlejte o čtenáři.“
souhlasíme. Pokud znáte osobu, které píšete, pak máte svobodu psát neformálněji. Pokud neznáte osobu nebo zprávu, kterou posíláte, je důležitá, být formální.
už jsme psali o důležitosti profesionální komunikace. Chcete-li se dozvědět více, podívejte se na našeho průvodce, Jak napsat profesionální e-mail.
proč psát formální e-mail?
„lidé mají tendenci věřit, že mohou komunikovat prostřednictvím e-mailu efektivněji, než ve skutečnosti mohou,“ zjistili vědci z Americké Psychologické Asociace. Ve studii z roku 2005 provedli řadu experimentů a dospěli k závěru, že je těžké zprostředkovat emoce a tón přes e-mail.
důvod? Vzhledem k našemu vlastnímu „egocentrismu“ se nedokážeme oddělit od našeho pohledu a vidět někoho jiného.
jednoduše řečeno, je snadné, aby došlo k nedorozuměním, pokud jsme v našich e-mailech příliš přátelští nebo neformální. Tón hlasu nemusí být také vhodný pro komunikaci důležitých informací.
formální e-maily odstraňují potenciál nedorozumění a zkreslení. Je to všechno o dodržování správné obchodní e-mailové etikety.
formální e-mail má jasný účel a zachází se čtenářem s respektem. Je to psáno standardním způsobem, který cestuje přes hranice a kultury.
psaní formálních e-mailů může prospět každému v podnikání, včetně vůdců, říká vlivný publicista Forbes Benjamin Laker. E-maily by měly respektovat emoce a doručovat s empatií. A co je nejdůležitější, váš e-mail říká hodně o vaší „osobní značce“. Jak chcete být vnímáni?
dobře napsaný formální e-mail je zdvořilý a profesionální, dva silné atributy značky, které zlepší vaši značku a zvýší obchodní úspěch.
formální formát e-mailu
vytváření skvělých formálních e-mailů je velmi jednoduché. Existuje jen pět částí dokonalého formálního formátu obchodního e-mailu:
- předmět
- pozdrav
- Otevírací řádky & tělo
- uzavření
- odhlášení
každý kus korespondence má stejnou formální strukturu e-mailu, což znamená, že jakmile ji zvládnete, už se nikdy nebudete muset měnit.
formální předmět e-mailu
v podnikání je čas peníze, takže buďte struční.
váš předmět by měl být krátký a snadno pochopitelný. Řekněte čtenáři přesně, co je ve zprávě. Ideální formální předmět e-mailu je několik slov: Například „žádost o dovolenou“,“ žádost o schůzku „nebo“ stížnost zákazníka“.
formální řádky předmětu e-mailu by se neměly pokoušet být příliš přátelské nebo vtipné.
jak začít formální e-mail
formální způsob, jak začít e-mail, je použít „drahý“.
může se to zdát staromódní nebo divné, pokud znáte osobu, ale jde o dodržování některých nastavených pravidel, která jsme používali po generace pro formální komunikaci. Vážený je formální e-mailový pozdrav, který se používá dodnes.
pokud znáte pohlaví osoby, můžete použít to, co se nazývá čestné-Mr, Mrs atd. – ale navrhujeme jednoduše použít celé jméno, pokud ho máte. Tato rada se může zdát v rozporu s některými staršími průvodci formálním psaním, ale odráží širší změny ve společnosti.
pokud chcete vědět, jak neotevřít formální e-mail, vyhněte se „Vážený pane/Madam“ nebo ucpaným kolektivním výrazům, jako je „koho se to může týkat“.
formální e-mailové pozdravy bez jména
Předpokládejme, že se obáváte, jak napsat formální e-mail bez znalosti jména. V takovém případě můžete jako vhodnou náhradu použít „Vážený pane/paní“. Tento přístup je také praktický, pokud nevíte, jak adresovat formální e-mail společnosti.
při rozhodování o tom, jak zahájit formální e-mail více příjemcům, máte několik možností. Můžete se například obrátit na tým („drahý tým“), kolektivní („Vážení všichni“, „milí kolegové“) nebo na události („pozdravy“).
můžete se podívat na našeho průvodce, jak začít e-mail.
formální e-mailové Otevírací řádky
neexistuje žádný standardní formální e-mail otevření. Místo toho se budete muset rozhodnout, co je vhodné pro komunikaci a kontext.
pokud neznáte osobu (nebo organizaci), na kterou píšete, je zdvořilé se představit. Pokud však osobu znáte, nemusíte to dělat a můžete skočit přímo do masa vaší zprávy.
níže uvádíme příklady několika formálních e-mailových úvodních vět. Pokud potřebujete další inspiraci pro úvodní e-mail, přečtěte si náš článek o nejlepších e-mailových úvodních řádcích.
doporučujeme nepoužívat prázdné fráze jako „doufám, že se vám daří dobře“ ve formálním e-mailu. Takové fráze jsou klišé, které nepřidávají nic ke zprávě, a měli byste se jim vyhnout.
formální tělo e-mailu
takže jste zapojili příjemce a představili se (v případě potřeby), nyní je čas se dostat k věci.
níže uvádíme několik příkladů, ale formální e-mailová komunikace by se měla řídit principem pyramidy. Vyvinutý předním výkonným pracovníkem společnosti McKinsey, princip pyramidy uvádí, že byste měli začít s odpovědí jako první a strukturovat informace pod ní, abyste podpořili svůj argument.
ve formálním e-mailu bude příjemce chtít vědět, o čem je zpráva a proč by se o ni měl starat. Tak jim to řekni!
níže naleznete několik příkladů toho, jak se zabýváme několika příklady. Také ilustrujeme, jak ukončit formální e-mail, včetně běžných formálních závěrečných vět e-mailu.
formální e-mail odhlásit
formální e-mail konec používá konkrétní konec (nebo valediction dát mu jeho formální název). Čtenáři budou obeznámeni s (a očekávají) formálními způsoby ukončení e-mailu.
ve většině případů použijete formální e-mail končící „s pozdravem“, pokud znáte jméno osoby, které píšete.
pokud tak neučiníte (nebo píšete například skupině lidí), obvykle ukončíte formální e-mail „s vaší věrností“.
existují však změny v formálním ukončení e-mailu. Příklady přijatelných formálních zakončení zahrnují „S pozdravem“, „S pozdravem“ a „s přáním všeho nejlepšího“.
nejlepší způsob, jak ukončit formální e-mail, závisí na jednotlivci, kontextu a tom, co komunikujete. Většinou, navrhujeme držet se buď „s pozdravem“, nebo „s pozdravem“.
snažíte se najít vhodný konec? Podívejte se na našeho podrobného průvodce, Jak ukončit e-mail.
formální příklady e-mailů
pro ilustraci výše uvedených bodů jsme vytvořili výběr formálních příkladů psaní e-mailů pro situace, se kterými se můžete setkat.
i když může být užitečné vidět příklad formálního e-mailu, nedoporučujeme je vyjmout a vložit a použít je sami. Každý formální e-mail byste měli přizpůsobit svým konkrétním okolnostem. Namísto, použijte je jako základní vodítko pro zvýšení porozumění před vytvořením vlastního-nebo pomocí Flowrite k psaní e-mailů za vás.
formální Úvod email
existuje několik důvodů, proč byste se mohli chtít představit formálně. Můžete se například zeptat na volné pracovní místo, příležitost k výzkumu nebo oslovit někoho, koho chcete požádat o radu. Pokud bojujete s tím, jak se formálně představit e-mailem, tohle je pro vás.
podívejte se na náš příklad formálního úvodního e-mailu níže.
Jsem student třetího ročníku na Oxfordské univerzitě. Kontaktuji vás a požádám o přístup k vaší online sérii výukových programů. Fascinuje mě poslouchat a učit se od vás a věřit, že tyto zdroje podpoří mé současné studium.
pokud jste ochotni mi poskytnout přístup, kontaktujte mě zde s podrobnostmi. Čekám na vaši odpověď.
S pozdravem,
Sarah Thomas
formální děkuji e-mail
po vynikající službě nebo podpoře je zdvořilé ukázat své uznání,ale jak poděkovat v e-mailu formální?
v tomto formálním vzorku e-mailu s poděkováním demonstrujeme, jak vytvořit osobní a pozitivní odpověď, kterou lze sdílet v rámci organizace a externě s ostatními klienty nebo zákazníky.
chci vám poděkovat za pohostinnost, kterou jste projevili během nedávného pobytu ve vašem majetku. Můj partner a já jsme si užili fantastickou přestávku a chtěli bychom vyjádřit naši vděčnost vám a vašim zaměstnancům za veškerou vaši tvrdou práci.
prosím, rozšiřte mé nejteplejší pozdravy svým zaměstnancům. Budeme rádi, že se v budoucnu vrátíme.
S pozdravem,
Sarah Thomas
formální rezignační e-mail
při rezignaci z práce je důležité poslat formální rezignační e-mail. Rezignace nejen upozorní vašeho zaměstnavatele, že odcházíte, ale také slouží jako důkaz vašeho data rezignace.
formální e-mailová rezignace může být krátká – v některých případech pouze jeden řádek. Jak však uvidíte v tomto vzorku formálního rezignačního e-mailu, udělali jsme si čas, abychom našemu zaměstnavateli ukázali své uznání.
píšu, abych vás informoval, že rezignuji na svou pozici vedoucího marketingu.
chtěl bych vám poděkovat za příležitost učit se a rozvíjet se v organizaci a já jsem si zde užil svůj čas. Jsem ochoten s vámi spolupracovat na podpoře jmenování mého nástupce.
můžete mě zde kdykoli kontaktovat a prodiskutovat jakoukoli podporu, kterou mohu nabídnout, nebo jakékoli podrobnosti, které ode mě budete potřebovat, aby byl přechod co nejplynulejší.
S pozdravem,
Steve Welch
formální e-mail s pozvánkou na událost
zde je ukázka formálního e-mailu s pozvánkou zaslaná skupině kolegů. Každý formální e-mail s pozvánkou by měl obsahovat jasný předmět, všechny podrobnosti o události (včetně data, času a místa) a jak mohou lidé RSVP.
zde je formální pozvánka na večerní akci v podnikání.
chci vás pozvat na akci, kterou pořádáme pro Steve Welch, našeho vedoucího marketingu, který odchází 12. Prosince. Akce se bude konat mezi 7 pm-12 pm na 12 prosinec.
čísla jsou omezená a hosté budou muset před akcí RSVP zajistit dostatečný prostor a občerstvení.
pokud se chcete zúčastnit, RSVP na tento e-mail s jakýmikoli dietními požadavky. Pokud se nemůžete zúčastnit, doporučujeme vám poslat své zprávy o podpoře Steveovi, než odejde, aby zahájil svou novou roli.
S pozdravem,
Mandy Smith
formální stížnost e-mail
pokud jste obdrželi špatnou službu nebo jste zklamáni produktem, formální stížnost e-mail může zvýšit povědomí o vašich problémech. Ve formálních e-mailech je důležité uvést fakta, ale vyhnout se přílišnému emotivitě.
zde je příklad formálního reklamačního e-mailu.
kontaktuji vás, abych si stěžoval na službu, kterou jsem obdržel 12.Září. Váš personál byl hrubý a nekomunikativní během mé návštěvy.
byl jsem dlouholetým uživatelem vašich služeb a byl jsem zklamán, že jste při této příležitosti nesplnili své typicky vysoké standardy.
chci požádat o formální omluvu a dozvědět se, co plánujete udělat, abyste se tomu v budoucnu vyhnuli.
S pozdravem,
Steve Roberts
formální omluvný e-mail
složení formálního omluvného e-mailu může být náročné, ale přiznání chyby bylo učiněno je zásadní pro omezení poškození a obnovení vztahu.
zde je přímý formální omluvný e-mailový vzorek společnosti, který se zabývá zákazníkem, který podal stížnost.
Jmenuji se Ryan Davies a jsem zástupcem zákaznického servisu na XXX. chci využít této příležitosti a formálně se omluvit za službu, kterou jste obdrželi 12.Září 2021.
bohužel jsme při této příležitosti nedosáhli našich vysokých standardů. Mluvili jsme se všemi zúčastněnými členy týmu a zopakovali jsme důležitost zákaznického servisu. Chtěl bych vás ujistit,že se to už nestane.
můžete mě kontaktovat přímo, pokud chcete svou stížnost dále projednat. Připojili jsme poukaz na £10, který můžete použít při vaší příští návštěvě, abyste projevili naše uznání.
S pozdravem,
Ryan Davies
chcete psát lepší formální e-maily? Zkuste Flowrite
psaní formálních e-mailů je jednoduché, pokud budete postupovat podle našeho postupu. Formální e-mailové šablony obsažené v tomto blogu by měly poskytnout průvodce, ale měly by být vždy upraveny a aktualizovány tak, aby odrážely vaše konkrétní okolnosti. Existuje však ještě jednodušší způsob. Flowrite je nástroj pro psaní AI, který mění krátké pokyny na připravené k odesílání e-mailů a zpráv. Pokud se stále snažíte najít správná slova pro psaní formálního e-mailu, Flowrite vám může pomoci začít a nabídnout nějakou inspiraci – nebo dokonce napsat celý e-mail kliknutím na tlačítko. Jak můžete vidět z níže uvedeného příkladu, stačí kliknout na tlačítko.
stále se divíte, jak poslat formální e-mail? Doufáme, že ne. Při příštím psaní formálního e-mailu mějte na paměti tyto příklady a můžete s důvěrou komunikovat.