Les e-mails peuvent être difficiles à gérer. Dans un environnement de travail, il est impératif de conserver une boîte de réception organisée afin de maintenir l’efficacité. Une boîte de réception encombrée peut s’avérer très pénible, surtout lorsque vous êtes obligé de parcourir des montagnes d’anciens courriels dont vous n’avez peut-être plus besoin. À un moment donné, ces anciens e-mails ont peut-être servi à quelque chose, mais se sont depuis transformés en obstacles supplémentaires lors de la recherche d’un e-mail spécifique. Une boîte de réception remplie de spam peut vraiment vous empêcher de gérer votre bibliothèque de courrier électronique, et bien qu’il existe de nombreuses façons d’empêcher votre courrier électronique de figurer sur des listes de spam supplémentaires — nous vous recommandons d’envoyer votre courrier électronique de manière anonyme — vous devez toujours effacer les anciens messages de spam qui ont trouvé leur chemin dans votre boîte de réception en premier lieu.
Pour éviter beaucoup de temps, je ne recommanderais pas d’essayer de supprimer tous vos anciens e-mails manuellement. Au lieu de cela, grâce à l’aide de filtres, vous pourrez vous débarrasser de ces e-mails beaucoup plus rapidement. En créant un filtre, vous pouvez supprimer les anciens messages en fonction d’une période spécifiée. Le seul problème que je peux voir avec l’utilisation de filtres est qu’ils ne s’appliquent qu’aux messages nouvellement reçus. Vous pouvez appliquer des filtres à l’avenir pour vous assurer que l’empilement ne se produit pas une deuxième fois, mais qu’en est-il des e-mails qui remplissent votre boîte de réception maintenant?
Suppression automatique des anciens e-mails dans Gmail
Il y a quelques éléments dans lesquels plonger lorsqu’il s’agit de se débarrasser des e-mails plus anciens et non plus nécessaires qui affligent votre boîte de réception Gmail. Je vais voir comment configurer vos filtres, les appliquer pour une utilisation future et comment se débarrasser de tous les anciens e-mails actuels à l’aide du module complémentaire Gmail, Email Studio.
Configuration de vos Filtres
Tout d’abord, configurons vos filtres.
Pour commencer:
- Connectez-vous à votre compte Gmail avec les informations d’identification requises.
- Localisez l’icône de rouage/d’engrenage. Il s’agit du menu des paramètres de Gmail et se trouve dans le coin supérieur droit de la fenêtre. Cliquez sur cette icône, puis sélectionnez Paramètres dans le menu déroulant.
- Cliquez sur l’onglet « Filtres » puis cliquez sur Créer un nouveau filtre.
- Dans la zone de saisie « A les mots », tapez ce qui suit -older_than: x où « x » est la période de temps des messages que vous souhaitez supprimer. Ce sera un chiffre suivi d’une lettre. Les lettres qui suivent concerneront le délai. Vous devrez utiliser « d » pendant des jours, « w » pendant des semaines et « m » pendant des mois. Un exemple serait older_than:3d si vous souhaitez supprimer des e-mails de plus de trois jours.
- Ensuite, cliquez sur Créer un filtre avec ce bouton de recherche.
- Remplissez les cases « Supprimer » et « Appliquer également le filtre à » avec une coche en cliquant dessus.
- Enfin, cliquez sur Créer un filtre pour voir tous vos anciens e-mails, en fonction de la date que vous venez de définir, passer de votre boîte de réception à votre dossier corbeille.
Lorsque des messages sont supprimés dans Gmail, ils ne disparaissent pas instantanément de l’existence. Au lieu de cela, vous pouvez les trouver dans votre dossier Corbeille. Cela signifie que ces e-mails seront toujours pris en compte par rapport à votre capacité de données globale. Pour les débarrasser dans leur intégralité, vous pouvez soit attendre que Gmail les supprime automatiquement après 30 jours, soit les supprimer tous maintenant vous-même. Pour effectuer ce dernier, cliquez sur le dossier Corbeille, puis cliquez sur le lien Vider la corbeille maintenant.
Filtre pour suppression future (Nouvelle application)
Le titre de cet article traite de la suppression automatique. Malheureusement, les filtres ne peuvent pas être déclenchés automatiquement. Vous devrez revenir en arrière et appliquer à nouveau le filtre à votre boîte de réception actuelle.
Pour appliquer à nouveau un filtre:
- Revenez dans vos paramètres en cliquant sur l’icône en forme de roue dentée en haut à droite de la fenêtre Gmail et en sélectionnant Paramètres dans la liste déroulante.
- Cliquez sur l’onglet « Filtres ».
- Puisque vous avez déjà créé un filtre précédemment, vous pouvez maintenant cliquer sur Modifier, qui se trouve à côté de ce filtre. Si vous avez déjà créé plusieurs filtres, vous pouvez facilement trouver celui que vous souhaitez car les critères de chaque filtre seront affichés.
- Cliquez sur Continuer dans la section qui apparaît avec vos critères de recherche. Ce sera un écran similaire à celui qui est apparu lorsque vous avez configuré le filtre d’origine.
- Encore une fois, cochez la case à côté de « Appliquer également le filtre à. »
- Cette fois, pour activer le filtre, cliquez sur Mettre à jour le filtre. Tous vos anciens e-mails, définis sur la période spécifiée, seront désormais transférés dans le dossier Corbeille.
Email Studio
Email Studio est livré avec une fonctionnalité astucieuse qui supprimera automatiquement tous vos anciens e-mails d’un expéditeur spécifié ou de ceux situés dans un dossier spécifique. La fonction de purge automatique intégrée vous aidera à garder votre boîte aux lettres Gmail beaucoup plus organisée, ce qui vous permettra de créer un environnement de travail plus efficace.
Avec Email Studio, vous pouvez archiver et appliquer « Marquer comme lu » à tous les e-mails actuellement dans votre boîte de réception qui sont là depuis plus de trois mois. Il vous permet également de supprimer définitivement tous les e-mails de vos dossiers Corbeille et Spam automatiquement après deux jours. En prime, la purge automatique comprend une fonction de désabonnement des e-mails qui peut vous aider à supprimer facilement votre adresse e-mail de l’une de ces listes de diffusion de newsletter embêtantes. Il y a aussi beaucoup plus dont l’ajout est capable, mais je pense que ceux déjà mentionnés soulignent exactement ce dont nous avons besoin pour cet article.
Le forfait de base est gratuit, mais pour tirer le meilleur parti du produit, une version premium est proposée à un prix annuel de 29 $. La mise à niveau vous permettra de créer plusieurs ensembles de règles de purge et comprend un planificateur de courrier électronique, un expéditeur et un répondeur automatique.
Configurer et activer la purge automatique dans Gmail
Évidemment, la première chose à faire est de télécharger et d’installer le module complémentaire Email Studio. Une fois que cela a été réalisé, vous pourrez voir l’icône Email Studio dans la barre latérale droite lorsque vous ouvrirez l’un de vos e-mails Gmail.
Pour l’utiliser:
- Ouvrez le module complémentaire Email Studio et connectez-vous à l’aide de votre compte Gmail.
- Vous verrez une liste d’options. Parmi ces options, choisissez l’outil « Nettoyage des e-mails ».
- Ensuite, cliquez sur Ajouter une nouvelle règle afin de configurer une règle (un peu comme ce que vous avez fait avec les filtres).
- La configuration d’une règle comporte deux parties : vous devrez spécifier une condition, puis une action. Pensez « cause et effet ». L’action se déclenchera une fois la condition spécifiée remplie.
- Pour définir une condition, vous pourrez utiliser des paramètres de recherche avancés dans Gmail tels que newer_than ou has:attachment ou larger_than. Utilisez-les pour vous aider à trouver la correspondance exacte avec les e-mails Gmail que vous souhaitez archiver, envoyer à la corbeille ou déplacer dans un autre dossier.
- Une fois qu’une règle a été créée, cliquez sur le bouton Enregistrer. Email Studio fonctionnera désormais en arrière-plan, effectuant une vérification d’exécution toutes les heures en effectuant l’action spécifiée lorsqu’un e-mail remplit les conditions qui lui sont associées. Vous n’aurez rien à faire manuellement.