Si vous souhaitez rédiger des procédures efficaces, il existe des activités de planification spécifiques qui aboutiront à de meilleures procédures plus utiles.
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Le processus de rédaction de procédures en trois étapes
Fondamentalement, les conseils que j’ai pour rédiger des procédures efficaces sont les mêmes conseils que je donnerais à toute personne prenant en charge tout type de projet d’écriture – d’un mémoire collégial à un un roman, une lettre d’affaires ou une procédure; élaborez le projet d’écriture en suivant un processus qui comprend trois phases: Plan – Ébauche — Révision.
Des recherches approfondies ont montré que les projets d’écriture de toute nature ont tendance à réussir lorsque les rédacteurs utilisent l’approche du processus et s’engagent dans un type d’activité au cours de ces trois phases. Le type d’activité ne doit pas toujours être le même — il doit être adapté au type de projet d’écriture et aux préférences personnelles de l’auteur. Mais il est clair que les auteurs qui réussissent font un certain type d’activité de planification avant de rédiger leur travail, puis ils s’engagent dans une activité de révision.
Dans cet article, abordons la première étape du processus — la planification. De manière générale, la planification consiste en des activités telles que la recherche, le remue-méninges, la création de diagrammes / contours, la réflexion et l’écriture libre (flux d’écriture de conscience en tant que génération d’idées ou activité de réflexion). Si vous souhaitez rédiger des procédures efficaces, il existe des activités de planification spécifiques qui aboutiront à une procédure meilleure et plus utile.
Planifier une bonne procédure Signifie Comprendre le processus
Une activité de planification clé pour rédiger des procédures efficaces consiste à comprendre le processus que la procédure documentera. Cela commence par la recherche, ou en d’autres termes, la collecte d’informations. Cela comprendrait de faire des choses comme interroger les propriétaires de processus et les exécutants de processus. En termes de rédaction technique, ils sont les experts en la matière. Ce sont eux qui connaissent et comprennent le processus, et une grande partie de l’information devrait provenir d’eux.
Toutes les informations ne doivent cependant pas provenir de personnes directement impliquées dans le processus. Une autre source d’information clé devrait être l’exploration des documents actuels et obsolètes liés au processus (anciennes procédures, procédures connexes dans d’autres domaines de l’organisation, spécifications des produits, exigences des clients, etc.). Vous y trouverez des informations clés sur le processus qui doit être préservé ou peut-être même restauré.
La recherche doit également être menée à l’extérieur de l’organisation. Existe-t-il des informations provenant d’experts ou de chefs de file de l’industrie sur les meilleures pratiques concernant le processus ou les activités connexes? L’apprentissage et l’intégration des meilleures pratiques (modifiées au besoin pour s’adapter au mieux à l’organisation unique) devraient être un objectif clé de la documentation de tout processus, mais il faut s’efforcer de localiser et d’intégrer ce type d’information.
Apprenez les attributs du succès du processus
Lorsque vous travaillez à comprendre le processus, assurez-vous d’identifier et de comprendre les aspects clés du processus.
Modèle de processus pour l’écriture de procédures
Cela comprend les éléments suivants :
Entrées : Qui sont les fournisseurs (externes ou internes) ? Quelles sont les entrées et dans quel format (par exemple) doivent-elles être? Y a-t-il des chemins critiques et des délais cruciaux pour recevoir des entrées? Lorsque vous travaillez à comprendre le processus, assurez-vous d’identifier et de comprendre les aspects clés du processus.
Activités: Quelles sont les activités clés qui doivent être exécutées afin de transformer les intrants en extrants nécessaires? Quels sont les délais et les composantes chronologiques? Qui sont les acteurs clés ? Essayez d’identifier les déchets ou les stocks excessifs et les retards inutiles; quelles pourraient être les solutions potentielles à ces problèmes de processus?
Sorties: Quel est le point final du processus ? Qui sont les clients (externes ou internes) ? Quelles sont les exigences pour les sorties? Quels critères liés aux extrants peuvent aider à déterminer si le processus est réussi et/ou contrôlé?
Buts et objectifs : Les buts et objectifs aident à déterminer si un processus est efficace et efficient. Les processus balistiques s’exécutent sans réflexion ni attention sur le fonctionnement du processus. Personne ne sait si le processus atteint les objectifs. Est-ce ainsi que vous voulez que votre entreprise ou votre département fonctionne? Les processus contrôlés ont des objectifs clairement définis, des mesures qui se rapportent aux objectifs et des examens réguliers des efforts de performance et d’amélioration. La recherche devrait aider à définir les objectifs en apprenant les capacités des processus et en apprenant à quel point les leaders de l’industrie performent dans ces domaines (étalonnage).
Communication: Le manque de communication utile et significative est un grave problème dans de nombreuses organisations, et c’est peut-être l’un des plus grands obstacles au succès. Ceux d’entre nous qui travaillent dans des organisations le voient tout le temps: Les ventes ne savent pas ce que fait le marketing, la production ne sait pas ce que fait la conception de produits, et vice-versa. Ce manque de communication entraîne des gaspillages et des reprises coûteux, ainsi que des brouillages de dernière minute très improductifs. L’identification de la communication nécessaire et son intégration dans le processus peuvent conduire à des améliorations significatives dans ce domaine.
Rédiger des procédures efficaces
Une fois la collecte d’informations terminée, l’utilisation d’outils tels que des cartes de processus, des organigrammes, des contours et des flux de valeur peut présenter les informations dans un format significatif qui éclaire le processus, le produit et / ou le flux d’informations. Peu importe la méthode utilisée, tant qu’elle est utile et significative pour ceux qui dirigent et exécutent le processus de documentation (écriture).
Donc, si vous commencez un projet d’écriture de toute nature, y compris l’écriture d’une procédure, et que la première chose que vous faites est de vous asseoir au clavier pour commencer à taper le document, alors vous faites une grave erreur. La création d’un document devrait découler naturellement de ce que vous avez appris de la phase de planification. Passer directement à la rédaction garantit presque que votre projet d’écriture ne sera pas un succès.