Comment planifier une fête surprise: Le Guide ultime

Vous cherchez des conseils sur la façon de planifier une fête surprise, d’organiser les participants et de garder l’invité d’honneur dans l’obscurité jusqu’à ce qu’il soit temps? Voici quelques instructions sur la façon de planifier la meilleure fête surprise possible pour n’importe qui et n’importe quelle occasion. Continuez à lire pour découvrir quelques conseils utiles sur une variété de types de fêtes surprises, ainsi qu’un guide étape par étape pour planifier chaque détail.

Apprenez à planifier une fête surprise en 17 étapes simples:

Suivez ces instructions étape par étape pour planifier une fête surprise dont vos amis, votre famille ou votre client parleront pendant des années.

Prenez la décision.

Les fêtes surprises sont polarisantes. Les gens qui les aiment les aiment vraiment. Les gens qui les détestent les détestent vraiment. À moins que l’invité d’honneur n’ait spécifiquement dit qu’il aimait les fêtes surprises ou qu’il en voudrait une, il est difficile de savoir si c’est une bonne idée.

Voici quelques façons de savoir si une fête surprise est un bon choix ou non:

• Demandez à quelqu’un qui le saurait le mieux (partenaire, membre de la famille proche, etc.).
• Parlez à l’invité d’honneur d’une surprise récente que vous avez aimée et observez leur réaction.
• Réfléchissez à la façon dont ils ont réagi aux surprises du passé.
• Considérez leur personnalité – quelqu’un qui aime suivre le courant profitera probablement d’une fête surprise.

Assez bizarrement, vous devriez envisager d’organiser une fête surprise pour la personne qui jure qu’elle n’en veut pas. Selon Business Wire, 43.5% des personnes qui disent ne pas en vouloir veulent vraiment ce même parti. Donc, à moins qu’il n’y ait de fortes raisons pour lesquelles ils ne l’apprécieraient pas (et non, ne pas vouloir que les gens fassent tout leur possible n’en fait pas partie), alors faites-le!

Jouez à Sherlock Holmes.

Demandez à l’invité d’honneur d’aider à planifier la fête sans lui en parler en enquêtant soigneusement sur ses goûts et ses aversions liés à la fête. Utilisez une conversation naturelle pour évoquer ces idées, sinon vous pourriez les donner.

Vous pouvez:

• Fais comme si tu organisais une fête pour quelqu’un d’autre. Obtenez leur avis sur votre tableau d’inspiration Pinterest.
• Rappelez-leur les autres fêtes auxquelles vous avez assisté ensemble. Parlez de ce que vous avez aimé.
• Commentez les fêtes de célébrités que vous voyez sur les réseaux sociaux.

Et n’oubliez pas d’utiliser vos autres ressources disponibles. Les amis, la famille, les collègues et les intervenants de l’événement proches de l’invité d’honneur peuvent tous gagner leurs deux cents.

Conseil de pro: Réservez l’outil de recherche pour quelqu’un qui a un bon visage de poker. Si l’invité d’honneur se méfie, vous devrez le convaincre pourquoi il a tort et qu’il n’y a pas de fête prévue pour lui.

Rassemblez votre équipe.

Vous pouvez planifier une fête surprise tout seul. Mais si vous avez des amis, de la famille ou des collègues qui sont prêts à vous aider, ajoutez les rôles suivants à votre mini comité de planification:

• Chef d’équipe: Communique avec chaque membre de l’équipe, crée et supervise un flux de travail de planification des fêtes.
• Designer : Choisit le thème, la palette de couleurs et les décorations.
• Parrain: Fonds et / ou définit le budget de la fête surprise.
• Coureur: Fait des courses et garde une trace des dépenses.
• F & B responsable: Cuisine ou coordonne tous les repas, collations et rafraîchissements.
• Gestionnaire d’invités : Crée une liste d’invités, envoie des invitations, organise le transport et confirme les RSVP.
• Personne de point Invité d’honneur: Crée ou met en œuvre le plan de leurre qui amène l’invité d’honneur sur le lieu sans gâcher la surprise.

Commencez à organiser.

Pour apprendre à planifier une fête surprise, vous avez besoin d’un outil de liste de contrôle pour suivre toutes les tâches et d’un outil de communication pour coordonner toutes les personnes impliquées. Les outils les plus populaires pour la planification de fêtes surprises comprennent:

• Facebook: Facebook: Créez un groupe secret, invitez des invités et des collaborateurs et ajoutez un événement Facebook avec les détails de la fête afin que les invités puissent répondre par voie électronique.
• WhatsApp: Démarrez un groupe privé et invitez les gens à discuter de détails avant la fête.
• Mou: Message instantané et lancer des fils de conversation auxquels tous les membres de votre équipe peuvent répondre facilement.
• Trello: Créez et attribuez des tâches de planification de fête avec des dates d’échéance pour que tout reste dans les délais.

Décidez d’un thème.

Basez le thème sur les intérêts de l’invité d’honneur (les fandoms, les sports et les loisirs fonctionnent bien), le type de fête surprise que vous organisez et le jeu de couleurs que vous souhaitez utiliser. Aussi, choisissez un niveau de formalité que vous aimeriez avoir maintenant. Les fêtes occasionnelles fonctionnent mieux pour une fête surprise car il est plus facile de cacher votre préparation, mais les fêtes surprises formelles peuvent être réalisées avec un peu de créativité supplémentaire.

Conseil de pro: La clé pour organiser une fête surprise formelle que l’invité d’honneur ne voit pas venir est de choisir un lieu haut de gamme qui ne semble pas trop sortir de l’ordinaire. Ou, allez avec un près d’une zone dans laquelle ils passent déjà du temps.

Définissez un budget.

Le budget d’une fête surprise varie en fonction du nombre d’invités, de l’emplacement, du niveau de formalité et bien plus encore. Mais il y a toujours des moyens de réduire un peu les coûts. Voici quelques options à considérer:

• Limitez vos rafraîchissements à BYOB.
• Servez des collations légères au lieu des repas.
• Utilisez un point focal de décor principal au lieu de décorer chaque centimètre carré de l’espace.

Les fêtes surprises n’ont pas beaucoup de coûts supplémentaires par rapport à une fête ordinaire. En fait, la plupart des fêtes surprises maintiennent cet élément important de surprise en utilisant des lieux qui ne sortent pas trop de l’ordinaire. Pensez: l’arrière-cour d’un voisin ou un parc public.

Choisissez une date et une heure.

Suivez les dates et heures traditionnelles de la journée utilisées pour ce type de fête. Par exemple, les mariages ont généralement lieu pendant l’après-midi, donc une fête de mariage surprise devrait faire de même.

Conseil de pro: Si vous choisissez une date et une heure pour une fête d’anniversaire surprise, optez pour une option qui a lieu avant leur date de naissance réelle pour maximiser les chances qu’ils soient vraiment surpris. Une à trois semaines avant leur anniversaire réel fera l’affaire.

Réservez un emplacement.

Les meilleurs endroits pour une fête surprise sont:

• Quelque part, l’invité d’honneur n’ira pas accidentellement pendant la configuration.
• Près d’un endroit qu’ils fréquentent, comme un quartier de restaurants ou la maison d’un ami afin de ne pas les pourboire en rompant leur routine attendue.
• Facile à faire entrer les gens avec plusieurs options de stationnement réparties, ainsi que des entrées et des sorties de différents côtés du bâtiment.

Créez un plan d’étage.

Utilisez un logiciel et des outils de création de diagrammes d’événements en 3D pour comprendre où vous allez cacher des personnes et des fournitures, placer des tables et des chaises, et bien plus encore. Vous pouvez également partager vos plans avec vos invités et désigner des entrées et des sorties pour les groupes individuels. Moins c’est plus quand il s’agit de décorations — créez un grand point focal que l’invité d’honneur verra lorsqu’il entrera dans la salle des fêtes principale et planifiera des tables et des chaises autour de cela.

Concevoir et acheter des décorations.

Le but d’une fête surprise est la surprise, et s’il y a trop de décorations autour, votre invité d’honneur sera averti avant même de voir tous les invités. Une bannière, des banderoles et un ballon ou deux suffiront amplement. Si vous souhaitez commander des couleurs de ballons personnalisées ou un panneau spécial, planifiez-le au moins deux semaines à l’avance en cas de retard de livraison.

Décidez des activités à inclure.

Ajoutez des activités détendues à votre plan de fête surprise pour évacuer la chaleur de l’invité d’honneur afin qu’il puisse se mélanger et se mêler. Les jeux de société, le poker et un bar à cupcakes BRICOLAGE sont tous d’excellents choix, mais cela variera bien sûr en fonction du type de fête surprise. Réfléchissez à ce qui a le plus de sens pour l’invité d’honneur et tous les participants et partez de là. Vous et l’invité d’honneur avez-vous fréquenté la salle de billard au collège? Envisagez de choisir un lieu avec des tables de billard. L’invité d’honneur est-il votre patron qui aime les fléchettes? Installez quelques fléchettes dans tout l’emplacement. Les options sont infinies — c’est là que la créativité est incroyablement importante!

Créer un menu.

Encore une fois, cette étape dépendra du type de fête surprise. La nourriture n’est pas toujours une exigence, mais la plupart des hôtes aiment au moins apporter un gâteau d’anniversaire et des cupcakes s’il s’agit d’une fête d’anniversaire surprise. Si vous choisissez de créer un menu pour un repas complet, optez pour quelque chose que vous savez que l’hôte adorera. Économisez sur le temps d’installation et de nettoyage, et aidez à garder le secret aussi longtemps que possible, en commandant un ensemble de plats à emporter ou de livraison après l’arrivée de l’invité d’honneur.

Envoyer des invitations.

Les invitations numériques sont les plus discrètes et les plus faciles à cacher. Post et Evite sans papier offrent des designs personnalisables gratuits, des fonctionnalités RSVP et des mises à jour pour les invités. Envoyez vos invitations un mois à deux semaines à l’avance et collectez des RSVP une semaine à l’avance.

Assurez-vous de communiquer clairement le fait qu’il s’agit d’une fête surprise en ajoutant « fête surprise » à la ligne d’objet evite et à l’en-tête principal du message. Inclure des instructions de stationnement et d’entrée pour ceux qui veulent sauter et surprendre les invités. Et pour ceux qui arriveront plus tard, demandez-leur de patienter jusqu’à 15 minutes après l’heure d’arrivée prévue de l’invité d’honneur afin qu’ils n’entrent pas pendant la surprise. C’est une autre fois qu’avoir une sorte d’outil de communication ou d’application sera utile. Vous ne voulez pas être incapable de communiquer avec les invités si quelque chose tourne mal (c’est-à-dire que l’invité d’honneur est en retard) à la dernière minute.

Repassez le plan de leurre.

Pour surprendre l’invité d’honneur le jour de la fête, créez un plan de leurre. Un plan de leurre est ce que l’invité d’honneur pense qu’ils vont faire. L’activité devrait les obliger à s’habiller de manière appropriée pour la fête surprise afin qu’ils ne soient pas pris trop / sous-habillés et gênés par leur tenue. Vous aurez besoin d’une personne ponctuelle pour créer le plan de leurre avec elle, organiser le transport et chronométrer tout.

Préparez les aliments et les boissons.

Si la fête est organisée, partagez le plan d’étage que vous avez fait avec votre chef et finalisez les heures d’arrivée du personnel de la fête. Si vous apportez vos propres rafraîchissements, achetez des articles d’étagère ou de réfrigérateur 3 à 5 jours à l’avance. Commandez des produits de boulangerie pour la veille ou le matin du.

Créez une liste de lecture.

Utilisez Spotify ou une autre application musicale similaire pour proposer une liste de lecture de beats détendus, de jazz classique ou de tubes du top 40 que l’invité d’honneur adorera donner le ton à la fête. Plus la musique est rapide et intense, plus vous aurez une ambiance de fête. Plus la musique est lente et décontractée, plus vous obtiendrez une ambiance décontractée. Une musique plus détendue correspond au ton de la plupart des fêtes surprises, donc si vous ne savez pas quoi faire, utilisez cette option par défaut. Vous pouvez toujours mélanger, aussi. Ce qui a du sens pendant la partie surprise de la fête pourrait ne pas avoir de sens plus tard dans la nuit.

Décrivez la révélation.

Posez-vous ces questions importantes pour planifier la grande révélation:

• Voulez-vous que tout le monde attende debout dans le noir puis allume les lumières?
• Voulez-vous que les participants surgissent / sortent de derrière les meubles?

Si vous organisez une fête surprise virtuelle, demandez à tout le monde de laisser leurs identifiants de réunion vides ou de les remplacer par un message d’accueil approprié. Demandez-leur d’éteindre leurs caméras. Invitez ensuite l’invité d’honneur à la réunion ou, si vous êtes physiquement présent, entrez à l’avance dans la réunion, allumez le microphone pour que les gens puissent vous entendre venir et ouvrez l’écran pour que l’invité d’honneur puisse voir tout le monde.

Pour les surprises en personne, vous voudrez peut-être également qu’un photographe professionnel capture le moment. Ou ajoutez des accessoires de fête amusants comme des lunettes en carton, des bandeaux de banderole et des bijoux brillants dans le noir.

Conseils rapides pour les types courants de fêtes surprises:

Planifiez votre fête surprise avec ces idées clés à l’esprit pour réussir toute célébration.

1. Fête surprise virtuelle.
   • Changez tous vos arrière-plans en photos de, ou avec, l’invité d’honneur.
   • Utilisez des accessoires aux couleurs vives comme des perruques, des bougies d’anniversaire et des ballons pour que l’appel ressemble plus à une fête qu’à une réunion de travail.

1. Fête d’anniversaire surprise.
   • Échangez la couverture fatiguée « nous avons oublié votre anniversaire » contre des alibis solides qui expliquent pourquoi vous « ne pourrez pas célébrer » cette année pour faire fonctionner la surprise sans blesser les sentiments de personne.
   • Informez les invités que leur présence est le cadeau et que des articles supplémentaires sont facultatifs.

1. Cérémonie de mariage surprise et / ou réception.
   • Pensez à en parler à vos parents afin qu’ils aient le temps de se préparer émotionnellement et physiquement, mais ne le dites à personne d’autre.
   • Faites comme si vous organisiez une fête avec un code horaire et vestimentaire strict pour que cela reste une surprise.

1. Proposition surprise et dîner de fiançailles.
   • Choisissez un lieu à proximité du lieu de la proposition pour rendre le dîner surprise plus pratique.
   • Pour vraiment les surprendre, n’allez pas dans un endroit inhabituel – restez plutôt dans vos lieux de rendez-vous préférés.

1. Fête de retour surprise.
   • Préparez votre maison à l’avance avec leurs aliments, divertissements et fournitures préférés.
   • Pensez à limiter votre liste d’invités car l’événement sera probablement émotionnellement et socialement positif, mais aussi drainant.

1. Douche de bébé surprise.
   • Allez à l’encontre de la tradition et renoncez à limiter la liste des invités aux femmes, pour se débarrasser de l’invité d’honneur.
   • Choisissez un lieu où vous pourrez facilement exposer et ouvrir des cadeaux, car ils pourraient être grands (pensez aux berceaux et aux poussettes).

1. Fête de départ surprise.
   • Demandez à chacun de signer une carte, un livre de souvenirs ou un album photo avec son nom et ses vœux pour le cadeau sentimental parfait.
   • N’organisez pas la fête dans les trois jours suivant leur déménagement, car ils seront probablement stressés par l’emballage de dernière minute.

Foire aux questions sur les fêtes surprises:

Maintenant, vous savez comment planifier une fête surprise!

En plus des bases de la planification des fêtes comme choisir un thème, un décor et un lieu, les fêtes surprises vous obligent à sortir des sentiers battus et à proposer des éléments créatifs qui rendent la célébration très spéciale. Combinez ces instructions étape par étape avec notre liste de contrôle ultime pour planifier votre prochaine fête surprise comme un pro.

Ensuite, découvrez ces tendances uniques en matière de décoration et de design d’événements que vous pouvez utiliser pour préparer votre fête surprise encore plus loin.