Savoir écrire un e-mail de rappel convivial est l’un des meilleurs outils pour être efficace avec votre temps. Il est parfait pour informer les gens des réunions à venir, des paiements manqués, des demandes d’emploi, des événements importants, etc.
Mais pour paraître amical et serviable, au lieu d’être impatient et insistant, vous devez atterrir sur le bon ton et le bon timing.
Si vous obtenez les deux bons résultats, un rappel par e-mail peut en fait soulager les destinataires lorsque la semaine est chargée. Personne n’aime manquer des échéances ou reporter des réunions. Mais comme 31% des gens disent que la meilleure journée de travail serait une journée sans répondre aux e-mails, les messages sont forcément perdus ou oubliés.
Dans chaque rappel, le destinataire doit savoir exactement à quoi sert l’e-mail, ce qu’il doit faire et à quel moment. Un rappel bien écrit réduira le nombre de rendez-vous et d’échéances manqués. Cela vous fera également paraître proactif et professionnel, sans être insistant. Voici comment s’y prendre.
Ecrire un e-mail de rappel amical
Il est préférable d’envoyer des e-mails de rappel amicaux lorsque quelque chose d’important arrive ou lorsqu’une date limite a été manquée. Les e-mails de rappel sont idéaux pour:
- Noter les réunions ou événements à venir.
- Suivi des factures ou du paiement.
- Rappeler aux gens les délais manqués.
- Reprendre contact sur un projet.
- Garder l’esprit en tête lors de la candidature et de l’entrevue pour un emploi.
Peu importe le but, les principales choses à garder à l’esprit sont le ton et le timing de votre e-mail.
Le ton de chaque e-mail de rappel amical doit être poli et professionnel, mais urgent et précis. Pousser quelqu’un au sujet d’une date limite manquée nécessite un ton différent que de rappeler à un collègue quand se rencontrer pour un café. Si la situation nécessite une action immédiate, comme un délai manqué, vous pouvez utiliser un langage qui est au point, mais gentil et compréhensif.
Ajouter « Action requise », « Demande » ou « Rappel » à votre ligne d’objet attire immédiatement l’attention et peut lancer le destinataire dans l’action. Bien que la langue active soit considérée comme une bonne forme, la mise en majuscule de l’ensemble de votre ligne d’objet ne l’est généralement pas. Toutes les majuscules peuvent sembler agressives et déplacées, surtout si le reste de votre message est amical et conversationnel.
Pour des rappels plus occasionnels, choisissez des mots actifs mais moins urgents. Les lignes d’objet qui incluent des phrases comme « Suivi », « Enregistrement » ou « Prochaines étapes » sont efficaces dans ces situations.
Le ton n’est qu’un élément d’un rappel amical par e-mail. Vous devez également obtenir le bon timing. Il n’y a pas un seul meilleur moment pour chaque situation, mais ce sont les délais les plus courants pour chaque e-mail de rappel.
- Réunion à venir: Un à deux jours à l’avance. Donnez aux personnes impliquées dans la réunion quelques jours de délai, car elles peuvent avoir des éléments à préparer à l’avance.
- Événement à venir: Trois à 14 jours avant l’événement. Vous voudrez peut-être envoyer plusieurs rappels avant l’événement pour susciter l’enthousiasme et vous assurer que tout le monde est clair sur le calendrier et la planification.
- Date limite à venir : Varie selon le projet. Donnez aux gens plus de temps pour un projet complexe et un délai plus court pour une tâche simple.
- Paiement en souffrance ou délai: Un jour après la date d’échéance. Vous voulez rappeler aux gens quand c’est la priorité et montrer que vous attendez qu’ils agissent.
- Demande d’emploi : La Muse recommande d’attendre cinq à 10 jours ouvrables avant de faire un suivi. Si quelqu’un vous a recommandé pour le poste, consultez-le pour obtenir des informations avant de contacter l’équipe des ressources humaines ou le responsable du recrutement. Cela peut sembler long, mais en effet, 44% ont entendu parler des employeurs dans les deux semaines suivant la demande et seulement 37% ont répondu dans la semaine.
- Entretien d’embauche: Si un entretien est prévu dans quelques semaines, il est préférable de vérifier la veille pour s’assurer que le temps fonctionne toujours pour toutes les personnes impliquées. Si quelqu’un était censé vous contacter après un entretien d’embauche, les responsables du recrutement suggèrent d’attendre après le délai convenu pour envoyer un e-mail de rappel. Toujours pas de nouvelles? Attendez cinq à sept jours avant de cliquer sur « envoyer. »
Maintenant que vous connaissez le moment idéal pour envoyer chaque e-mail de rappel, il est temps de comprendre ce qu’il faut inclure pour que vous parliez amical et receviez une réponse rapide.
Comment envoyer un e-mail de rappel amical
Tous les e-mails de rappel amicaux doivent être clairs, gentils et précis. Vous voulez être assez poli pour encourager les gens à agir, mais pas si passifs que les gens ignorent votre message. Les meilleurs rappels par e-mail ont cinq éléments de base.
Ligne d’objet
Des lignes d’objet succinctes vous mèneront loin lors de l’envoi d’e-mails de rappel. Le destinataire doit savoir pourquoi vous envoyez un rappel et se sentir obligé d’agir. Les vendeurs le savent mieux que quiconque, alors pourquoi ne pas prendre un pourboire ou deux de ces lignes d’objet d’e-mail de vente accrocheuses? L’idée principale est de garder votre ligne d’objet brève et d’ajouter de l’urgence afin que le destinataire sache que c’est sensible au temps.
Message d’accueil
Un message d’accueil donne le ton au corps de votre e-mail, alors ne le sautez pas.
- Puisque le but de cet e-mail est d’être amical, utilisez un message d’accueil plus décontracté comme « Salut, Danielle » ou « Hé, Jonathan. »
- Si votre entreprise a tendance à utiliser un langage plus formel, commencez par « Bonjour, Kate. »
- Commencer par « Cher » est généralement trop formel pour un rappel par e-mail amical, mais respectez-le si c’est le message d’accueil par défaut de votre entreprise.
Contexte
Le corps de votre e-mail est l’endroit où vous informez le destinataire des raisons pour lesquelles vous lui envoyez un e-mail. Voici où vous fournissez le contexte du projet, de la date limite, du paiement, de la réunion ou de toute situation nécessitant un coup de pouce. Incluez des noms et des dates spécifiques si cela aide à clarifier votre message, et mentionnez une friandise récente sur la personne ou l’entreprise. Voici quelques exemples de ce à quoi cette section peut ressembler:
- Avec la fin du mois (et du trimestre) qui approche à grands pas, nous aimerions recevoir toutes les factures dès que possible.
- Je travaille toujours sur l’article, Les Meilleurs conseils d’entrepreneuriat pour les nouveaux fondateurs, et j’aimerais inclure vos pensées dans la pièce. Avec le récent tour de financement et la croissance de la société ABC, vous avez si bien navigué au cours de la dernière année.
- Je vous rappelle la prochaine réunion de planification du contenu du 4e trimestre prévue pour ce mercredi 1er août à 14 h HNE. Au plaisir de commencer avec votre rapport d’analyse.
- Pendant que vous vous préparez pour la présentation, n’oubliez pas d’envoyer les diapositives que vous souhaitez inclure avant la fin de la journée le lundi 30 juillet. Cela fonctionne-t-il toujours pour vous?
Demande
Une fois que vous avez préparé le terrain en fournissant un contexte, il est temps de glisser votre rappel ou votre demande. Ne soyez pas trop long ici ou vous risquez de perdre l’attention du destinataire. Si vous souhaitez une réponse immédiate, il est utile d’envelopper votre demande d’une question pour encourager les gens à agir immédiatement.
- Veuillez envoyer votre facture pour tous les travaux de notre dernier contrat à [email protected] et me CC. Si vous avez des questions, vous pouvez me joindre au (222) 222-2222.
- Si vous souhaitez envoyer un devis pour l’article, veuillez partager votre réponse à la question suivante et expliquer votre raisonnement. Quel conseil donneriez-vous aux nouveaux entrepreneurs pour les aider à gérer avec succès leur entreprise cette année?
Sign-off
Vous avez fait votre point principal et votre demande, il est donc temps de signer avec une clôture amicale.
- Merci d’avoir pris le temps de travailler à ce sujet.
- Merci d’avoir priorisé ce projet.
- J’apprécie vos efforts alors que nous terminons cette proposition.
- J’ai hâte d’avoir de vos nouvelles.
N’oubliez pas d’inclure une signature de fermeture qui suit le même ton que le reste de votre e-mail.
- Tous les meilleurs
- Cordialement
- Merci encore
- Cordialement
- Merci
Terminez l’e-mail avec votre prénom pour un ton amical, ou votre nom complet pour un ton plus formel. Si vous devez fournir un contexte supplémentaire, ajoutez le titre de votre poste, le nom de votre entreprise ou vos coordonnées après votre nom.
Modèle d’e-mail de rappel convivial
Rédiger vos premiers rappels peut être intimidant. Heureusement, ce modèle d’e-mail de rappel facilite le remplissage des blancs et l’envoi d’un message bien formulé. Vous pouvez également personnaliser facilement ce modèle en fonction de vos besoins.
Pour utiliser le modèle, copiez et collez simplement le texte et remplissez les blancs avec votre copie. N’oubliez pas de lire la version finale avant de l’envoyer pour assurer une grammaire et un flux appropriés.
Salut,
Merci pour.
Le se prépare pour le prochain, à. Nous sommes ravis d’entendre vos idées pour. Pour que tout se passe bien, je demande à tout le monde de passer à.
J’apprécie.
Tout le meilleur,
Exemple d’e-mail de rappel convivial
Voici à quoi ressemble le modèle ci-dessus lorsqu’il est rempli. N’oubliez pas d’inclure des demandes, des échéanciers ou des dates spécifiques pour vous assurer qu’il n’y a pas de confusion sur ce que vous devez faire et à quel moment.
Salut Jack,
J’espère que votre semaine se passe bien.
L’équipe éditoriale se prépare pour la réunion de planification du contenu du 4e trimestre, le jeudi 26 août à 11 h HE. Nous sommes ravis d’entendre vos idées pour combiner nos efforts marketing et éditoriaux pour la campagne annuelle des fêtes.
Pour que tout se passe bien, je demande à toutes les personnes impliquées de soumettre leurs diapositives de présentation d’ici le lundi 23 août à 17 h HE. Si vous avez des questions, veuillez les envoyer à ma façon.
J’apprécie votre temps ici et j’ai hâte d’entendre vos idées.
Tout le meilleur,
Katrina
Une fois que vous avez envoyé votre e-mail, il ne reste plus qu’à attendre une réponse. La partie délicate est de savoir s’il faut envoyer un e-mail de suivi supplémentaire.
Bien qu’il soit frustrant d’avoir à envoyer un deuxième ou un troisième courriel de rappel, n’oubliez pas que les gens ont beaucoup de choses à faire. Accrochez-vous pendant quelques jours avant d’envoyer un autre message. Si c’est urgent, vous pouvez faire un suivi plus tôt — assurez-vous simplement de garder un ton amical et patient. Les gens seront plus réceptifs à votre demande et apprécieront la note, ce qui est exactement ce que sont les e-mails de rappel.
