Comment archiver des e-mails dans Outlook 2007, 2010, 2013, 2016

Plus vous utilisez votre boîte aux lettres Microsoft Outlook, plus votre boîte aux lettres s’agrandit. Si vous y réfléchissez, c’est assez similaire à la façon dont les papiers ont tendance à s’empiler sur votre bureau. Mais que pouvez-vous faire lorsque la pile devient si grosse qu’elle doit être traitée? Eh bien, dans la vraie vie, vous pouvez prendre le temps de trier chaque document et de stocker les documents qui sont importants tout en jetant les moins importants. Heureusement, vous pouvez recréer le même processus dans Outlook.

Sans exception, chaque version d’Outlook prend en charge l’archivage. De plus, vous avez plusieurs choix lorsqu’il s’agit d’archiver vos éléments dans Outlook. Le moyen le plus pratique consiste à utiliser AutoArchive pour traiter les messages, les rendez-vous et les tâches plus anciens. Une autre façon de le faire consiste à utiliser l’archivage manuel pour déplacer les messages vers un dossier spécifique. Mais le moyen le plus rapide est d’utiliser le bouton Archive situé dans le menu Fichier.

Gardez à l’esprit qu’Outlook conserve un dossier par défaut à des fins d’archivage qui ne peut pas être supprimé. L’archivage de vos e-mails vous aidera à garder un magasin propre, ce qui facilitera la recherche d’anciens e-mails tout en gardant votre boîte de réception épurée.

Ci-dessous, vous trouverez une série de guides qui vous guideront à travers l’archivage des éléments dans Outlook de toutes les manières possibles. Commençons!

Méthode 1: Archivage manuel des messages avec une seule action

Cette méthode est le moyen le plus rapide de déplacer un ou plusieurs messages vers le dossier d’archive. Ces fichiers archivés resteront accessibles via la zone de recherche ou en naviguant manuellement vers le dossier Archive. Les éléments archivés peuvent également être visualisés sur des appareils mobiles en visitant le dossier Archive. Voici un guide rapide sur l’archivage manuel des éléments dans Outlook 2016:

1. Ouvrez Outlook et sélectionnez un ou plusieurs messages dans votre boîte de réception ou tout autre dossier.
2. Cliquez sur l’icône Archive dans le groupe Supprimer. L’icône d’archive n’est visible qu’à l’intérieur du ruban dans Outlook 2016.
   Remarque: Vous pouvez également appuyer sur la touche Retour arrière pour obtenir le même résultat.
3. Vous devriez pouvoir trouver vos messages dans le dossier archives.
   Remarque: Le dossier d’archive est automatiquement créé même si vous ne l’avez jamais utilisé auparavant. Si vous ne voyez pas le dossier d’archive, allez dans Fichier > Compte Office > Options de mise à jour et cliquez sur Mettre à jour maintenant.

Méthode 2: Utilisation de la fonction d’archivage automatique

Outlook dispose d’une fonction automatique capable d’archiver des éléments appelés archivage automatique. Cette fonctionnalité peut être programmée pour archiver des éléments à intervalles réguliers. Toutes les versions d’Outlook prennent en charge l’archivage. La différence est que l’archivage automatique est désactivé par défaut dans Outlook 2010 et versions ultérieures.

Une fois l’archivage automatique activé, les utilisateurs peuvent définir des propriétés pour chaque dossier qu’ils souhaitent archiver. Gardez à l’esprit que lorsque vous archivez un e-mail, il sera déplacé dans un autre fichier PST et ne sera plus disponible dans le fichier PST principal. Voici un guide rapide sur l’activation et l’utilisation de l’archive automatique :

Comment activer et configurer l’archive automatique

1. Pour activer l’archive automatique, accédez aux options de fichier >. Une fois que vous êtes dans les paramètres Outlook, cliquez sur l’onglet Avancé pour le faire avancer, puis cliquez sur Paramètres d’archivage automatique.
   Remarque: Dans Outlook 2007 et versions antérieures, vous pouvez trouver les paramètres d’archivage automatique dans Outils > Options > Autres.
2. Si tout est grisé, vous devez cocher la case à côté de Exécuter AutoArchive afin d’activer AutoArchive.
   
3. Il est maintenant temps de configurer le comportement d’AutoArchive. Commencez par choisir la fréquence à laquelle vous souhaitez que l’archive automatique s’exécute. La valeur par défaut est de 14 jours, mais si vous souhaitez le garder propre, définissez-le entre 2 et 6.
   
4. Si vous souhaitez être averti avant le démarrage de l’archive automatique, cochez la case à côté de Demander avant l’exécution de l’archive automatique. C’est une bonne idée de vivre cette option activée car l’archivage automatique a le potentiel d’interférer avec votre travail.
   
5. Pour éviter de remplir vos archives avec des e-mails inutiles, il est conseillé de laisser la suppression des e-mails expirés cochée. Si vous désactivez l’archivage ou supprimez d’anciens éléments, seuls les messages expirés seront complètement supprimés.
   
6. Si vous souhaitez que votre dossier d’archive soit visible dans Outlook, vous devez activer Afficher le dossier d’archive dans la liste des dossiers.
   
7. Définissez maintenant les paramètres de dossier par défaut pour l’archivage.
8. Ensuite, activez la bascule à côté de Déplacer les anciens éléments et cliquez sur Parcourir pour définir le chemin d’accès à l’endroit où vous souhaitez que vos éléments soient archivés. Cliquez sur Ok pour confirmer vos paramètres.
   

Une fois que vous avez activé et configuré AutoArchive, il fera automatiquement son travail en temps voulu. Vous pouvez confirmer que cela fonctionne en vérifiant si le dossier Archives est en cours de remplissage.

Configuration des propriétés AutoArchive pour des dossiers individuels

Une fois la configuration de la fonctionnalité AutoArchive terminée, vous pouvez ajouter une couche de contrôle supplémentaire en définissant des propriétés spécifiques pour chacun de vos dossiers. Il est courant que les dossiers tels que les Éléments supprimés ou le Spam utilisent des propriétés d’archivage automatique différentes de celles de votre dossier de messagerie principal.
Remarque: Si vous ne définissez pas de paramètres d’archivage automatique individuels pour un dossier, il utilisera automatiquement les paramètres d’archivage automatique globaux configurés ci-dessus.

Voici un guide rapide sur la définition de propriétés AutoArchive individuelles dans un dossier:

1. Faites un clic droit sur le dossier que vous souhaitez traiter préférentiellement et cliquez sur Propriétés.
   
2. Cliquez sur l’onglet Archivage automatique pour le faire avancer. Ici, vous avez une sélection de paramètres qui s’appliqueront uniquement à ce dossier.
   
3. Vous pouvez désactiver l’archivage automatique pour ce dossier en cliquant sur Ne pas archiver les éléments de ce dossier.
   
4. Afin de remplacer les paramètres globaux de l’archive automatique, cliquez sur Archiver ce dossier à l’aide de ces paramètres et apportez vos modifications ci-dessous. Cliquez sur Appliquer pour confirmer vos paramètres.
   Remarque : Gardez à l’esprit que ces paramètres ne s’appliqueront à aucun des sous-dossiers de ce dossier particulier. Vous devrez modifier chacun d’eux.

Méthode 3: Archivage manuel des e-mails à l’aide d’outils de nettoyage

Si vous n’êtes pas un grand fan de l’automatisation, il existe une solution intermédiaire qui vous permettra d’archiver en masse avec encore plus de contrôle. Avec cette méthode, vous pouvez archiver un dossier entier avec ses sous-dossiers. Si vous ne voulez pas attendre que l’archive automatique entre en jeu, vous pouvez le faire vous-même et choisir l’endroit où vous souhaitez les enregistrer. Voici ce que vous devez faire:

1. Cliquez sur l’onglet Fichier, puis accédez à Info et développez le menu déroulant à partir d’Outils de nettoyage. Sélectionnez Archiver dans le menu déroulant.
   
2. Sélectionnez Archiver ce dossier et tous les sous-dossiers et cliquez sur le dossier que vous souhaitez archiver.
   
3. Si vous souhaitez que toutes vos données Outlook soient archivées, cliquez sur votre adresse e-mail en haut de la liste.
   
4. Utilisez le menu déroulant à côté de Archiver les éléments plus anciens que pour sélectionner la date la plus récente pour les éléments à archiver. Tous les éléments antérieurs à la date que vous avez définie dans ce menu seront archivés.
   
5. Vous pouvez archiver des éléments précédemment exclus de l’archivage automatique en cochant la case à côté de Inclure des éléments avec AutoArchive.
   
6. Utilisez le bouton Parcourir pour définir le chemin d’accès à l’endroit où vous souhaitez enregistrer votre archive PST. Cliquez sur Ok pour lancer le processus.
   

Vous remarquerez rapidement que certains e-mails seront déplacés de vos dossiers par défaut vers le fichier pst archivé.
Remarque: Le fichier archivé doit devenir accessible dans Outlook en tant que dossier. Si pour une raison quelconque, il ne va pas dans le fichier et cliquez sur Ouvrir & Exporter. Ensuite, cliquez sur Ouvrir le fichier de données Outlook, accédez à l’emplacement de votre archive et cliquez sur OK.