Alors que la société devient de plus en plus dématérialisée, il est difficile de penser à conserver toute la documentation qui accompagne votre maison — surtout une fois que vous vendez votre maison. Imaginez: certaines transactions immobilières nécessitent environ 180 feuilles de papier, générant une pile considérable, plus des crampes de main de toute cette signature.
Mais combien de temps devez-vous conserver les registres associés à un prêt et à votre propriété une fois que vous avez vendu? Trois ans ? Dix ans ? Pour toujours? Avant de commencer vos piles « conserver » et « jeter », voici un aperçu des documents essentiels et de la façon d’être intelligent dans le stockage de vos dossiers de vente à domicile.
Les enregistrements électroniques sont-ils une option? La réponse est oui, mais
« Lorsque j’ai des acheteurs ou des vendeurs, je conserve des dossiers électroniques et j’envoie tous les documents à mes clients par voie électronique, mais j’encourage également les gens à conserver des copies papier », a déclaré Randi Beard, un agent immobilier le plus vendu avec 10 ans d’expérience dans la région d’Asheville, en Caroline du Nord.
« Même si une grande partie de notre stockage est basée sur le cloud, je trouve que c’est vraiment utile pour eux car souvent, les gens ne se souviennent même pas où ils le cataloguent dans leur stockage cloud », a-t-elle ajouté. « Même les milléniaux aiment toujours avoir cette copie papier. »
À un niveau élevé, assurez-vous d’avoir la preuve de tout remboursement hypothécaire
En plus de ce dont vous aurez besoin pour vos impôts (nous y reviendrons sous peu), vous n’avez pas à conserver indéfiniment tous les documents associés à une propriété une fois que vous ne la possédez plus.
Cependant, vous voudrez certainement conserver la preuve de tous les prêts, hypothèques (également appelés actes de fiducie) et actes en votre nom qui ont été remboursés et enregistrés parmi les registres fonciers de l’État ou du comté où la propriété a été vendue.
Une » décharge » ou un » certificat de satisfaction « , indiquant que l’hypothèque payée a été enregistrée correctement, suffira. (La conservation d’une déclaration de paiement ou d’une libération de privilège protège également contre toute erreur sur votre rapport de crédit ou du côté du prêteur.)
À quels autres documents de vente de maison devriez-vous vous accrocher?
Lorsque vous inscrivez votre maison, il est utile de penser comme un acheteur en termes de paperasse. Beard plaisante sur le fait qu’elle est devenue connue dans la région d’Asheville pour avoir fait de ses acheteurs un classeur — « Je pense que je suis l’un des seuls agents à le faire » — avec des sections à onglets pour l’évaluation, l’inspection de la maison, etc.
« C’est une référence si facile quand tout est au même endroit », a-t-elle déclaré. « Si je vends une maison à quelqu’un et que trois ans plus tard, ils m’appellent pour m’inscrire, je sais que nous avons ces dossiers. Mais il est surprenant de voir combien de personnes m’appelleront pour énumérer la maison, et je me dirai: « Avez-vous toutes les informations du moment où vous l’avez achetée? »Et ils disent: « Non. » »
Si vous deviez créer un classeur de vente à domicile, il serait judicieux d’inclure votre:
Déclaration de règlement (clôture)
En tant que vendeur, votre document le plus vital est la déclaration de clôture, également appelée déclaration de règlement. (Certains agents appellent également cela une « ALTA », car l’American Land Title Association a développé la forme largement utilisée.) Cette déclaration, souvent utilisée à côté de l’information de clôture, résume les finances de la transaction, détaille les frais et les crédits et montre les bénéfices nets d’un vendeur, dont vous pourriez avoir besoin pour les impôts.
Reçus pour des améliorations aux immobilisations
Bien que vous n’ayez pas besoin de votre rapport de titre préliminaire ou de vos dossiers d’assurance habitation une fois que vous avez vendu, vous voudrez conserver les reçus pour des améliorations aux immobilisations, comme une rénovation de cuisine ou de salle de bain avant de vendre la maison. Il ne s’agit pas d’un entretien ou d’une réparation réguliers, mais d’améliorations qui ont augmenté la valeur de la maison. Les améliorations au capital atténuent les impôts sur les gains en capital que vous devrez sur la vente de la maison, ce qui est plus facile à calculer si vous avez des dossiers de toutes ces améliorations par rapport à votre propriété de la propriété.
Permis de rénovation
Beard recommande également de conserver des copies des dossiers où le nouveau propriétaire pourrait rencontrer un problème juridique, par exemple, les permis que vous avez obtenus pour des rénovations avant de les vendre. Si quelqu’un effectue un certain nombre de rénovations sans permis, le prochain acheteur pourrait être tenu responsable rétroactivement des travaux non autorisés constatés lors d’une inspection ultérieure.
« C’est un gros problème avec nous en ce moment; je suis sûr que c’est probablement à l’échelle nationale », a-t-elle déclaré. « Il est impératif de conserver toutes ces informations. »
Garanties de la maison
De même, accrochez-vous à toute garantie de lutte antiparasitaire, d’amélioration des bâtiments, de travaux de toiture et d’appareils électroménagers (laveuse / sécheuse intégrée, chauffe-eau, réfrigérateur, système CVC), ainsi qu’aux contrats de service, pour la durée de la garantie, même si vous vendez la maison avant l’expiration de la garantie.
Bien que de nombreux documents soient relativement disponibles en ligne, Beard suggère également de conserver des copies de tous les documents uniques à votre ancienne maison, encore une fois pour répondre aux questions immédiates ou aux problèmes potentiels des nouveaux propriétaires.
« Je vis dans une maison de 1949 — il y a un coffre-fort ignifuge cimenté au sol dans le garage », a-t-elle déclaré. Si elle vendait la maison, elle transmettrait non seulement des dossiers de remplacement du toit et des fenêtres, mais aussi des informations sur le coffre-fort.
Ce dont vous aurez besoin spécifiquement pour les impôts et le calcul des gains en capital
Un expert-comptable agréé est un professionnel que vous voudrez dans votre coin après avoir vendu votre maison pour répondre à des questions détaillées sur la vente de votre maison. Tous les propriétaires ne doivent pas payer d’impôts fédéraux après avoir vendu une maison. Les déclarants célibataires peuvent exclure jusqu’à 250 000 profit de bénéfices, et les déclarants mariés peuvent exclure jusqu’à 500 000 $, selon l’Internal Revenue Service. (Vous devez être admissible à cette exclusion en prouvant que vous avez possédé et utilisé votre maison pendant au moins deux des cinq années précédant sa vente.)
En général, pour calculer votre impôt à payer, vous aurez besoin d’une preuve de votre prix d’achat initial et du prix de vente (disponible sur le relevé de clôture). Le calcul des améliorations en capital que vous avez apportées à votre maison au cours des années réduira le montant de l’impôt sur les gains en capital que vous paierez lors de la vente.
Pour ces calculs, conservez ces documents:
- la déclaration de clôture
- documentation prouvant que votre maison était votre résidence principale pendant au moins deux des cinq années précédentes (telles que les factures de services publics, l’inscription des électeurs, les déclarations de revenus antérieures)
- un formulaire 1099-S de l’IRS (surtout si vous n’êtes pas admissible aux exclusions fiscales sur les gains en capital)
- un formulaire 1098, qui montre vos intérêts hypothécaires payés , plus tous les impôts fonciers payés par entiercement
- dossiers et reçus qui fournissent la preuve des améliorations apportées aux immobilisations (y compris les factures à un entrepreneur pour la rénovation)
- reçus pour tous les frais de déménagement. (Cela peut réduire vos bénéfices de vente de maison si vous respectez certaines règles, telles que la vente de la maison en raison d’un nouvel emploi situé à au moins 50 miles de votre ancien.)
Les experts financiers recommandent de conserver ces registres pendant sept ans après la vente de votre maison, en fonction du délai d’audit de l’IRS. L’IRS a trois ans pour vérifier votre déclaration s’il soupçonne des erreurs de bonne foi de votre part, et six ans s’il pense que vous avez sous-déclaré vos revenus d’au moins 25%. (Remarque: Vous pouvez être audité à tout moment si l’IRS soupçonne une fraude.)
Meilleures pratiques pour stocker vos dossiers de vente de maison
Avec la technologie actuelle, vous pouvez numériser tous les dossiers et reçus pertinents dans le stockage en nuage, ainsi que conserver un classeur papier si vous le souhaitez.
« Il suffit de démarrer un fichier Dropbox et de tout vider là-dedans », a déclaré Beard. Si vous n’avez pas de scanner, prenez une photo du reçu sur votre smartphone et téléchargez-la.
Le stockage en nuage tel que Dropbox, iDrive, pCloud, MediaFire, OneDrive, Google Drive et iCloud se sauvegarde automatiquement et est protégé par mot de passe, de sorte que tout crash informatique à la maison n’affectera pas vos enregistrements. Vous pouvez également accéder au stockage en nuage de n’importe où dans le monde. Assurez-vous simplement que toute personne ayant besoin d’accéder à ces enregistrements a la bonne connexion.
Si vous conservez également un classeur de documents, étiquetez-le clairement et rangez-le dans un endroit sûr, comme un coffre-fort à feu ou une boîte de banque. Photocopiez les reçus de registre pour qu’ils durent plus longtemps. La plupart des reçus de registre sont imprimés sur du papier thermique, qui est sensible à la lumière UV et à la chaleur, de sorte qu’il s’estompe avec le temps. Une photocopie ne le fera pas. (Vous pouvez jeter les originaux.)
Commencez à tenir vos registres dès que vous achetez votre maison pour la première fois, et vous constaterez que la vendre et l’abattre par des documents inutiles devient plus facile.
Beard dit qu’elle est si méticuleuse que ses tactiques d’organisation déteignent sur les clients. Et même si vous ne prévoyez pas vendre tout de suite, il serait sage de garder vos dossiers bien rangés au fur et à mesure: « Je forme mes parents dès le début », a-t-elle déclaré, notant: « Faites-moi simplement confiance. Vous allez me remercier dans des années quand vous voudrez vendre. »