Une version de cet article de blog est apparue pour la première fois dans Philanthropy Front & Center New York.
Si vous cherchez à amasser des fonds pour une bonne cause sans l’extravagance d’un gala complet, organiser une fête à la maison peut être une alternative plus simple et plus intime. Tenue chez quelqu’un, généralement avec pas plus de 50 participants, une fête de collecte de fonds peut vous aider à amasser des milliers de dollars en quelques heures seulement.
Quels sont les ingrédients clés d’une fête à la maison réussie? L’auteur, organisateur communautaire et ancien collecteur de fonds Andy Robinson s’est rendu au Foundation Center – New York pour discuter de ce qu’il faut pour organiser une fête à la maison qui rapporte de nombreux dons tout en montrant aux invités un bon moment. Voici quelques-uns de ses conseils du séminaire, « Faire tomber la Maison: Comment planifier une fête à la Maison de collecte de fonds ».
Où organiser la fête?
Andy a insisté sur le fait qu’une bonne fête à la maison ne nécessite pas une grande maison ou une maison luxueuse comme lieu; ce dont il a besoin, c’est d’un hôte enthousiaste. Qui sont les hôtes les plus efficaces ? Ils seront:
- Désireux d’ouvrir leur maison à vos invités
- Prêts à inviter leurs propres amis à la fête
- Prêts à mettre tous les participants à l’aise
- Prêts à jouer un rôle actif dans le processus de planification et à rédiger des notes de remerciement après la fin de l’événement
- Capables de faire leurs propres dons à votre organisation
Ces seront les hôtes les plus efficaces que vous puissiez avoir.
Combien inviter ?
Il est plus sûr de supposer qu’un grand pourcentage d’invités ne se présenteront pas, alors invitez trois ou quatre fois plus de personnes que vous ne le souhaiteriez. Une façon d’augmenter le taux de présentation consiste à passer des appels téléphoniques de suivi à chacun des invités après l’envoi des invitations initiales. De plus, la moitié de la liste d’invitations devrait généralement être composée de contacts de l’organisation et l’autre moitié devrait être des amis de l’hôte.
Que devrait-il se passer à la fête?
Andy recommande que la fête ne dure que quelques heures, la majorité du temps étant consacré à la socialisation informelle, et que la brève présentation formelle de la collecte de fonds ait lieu peut-être 45 minutes après le début de la fête. Vous voudrez une sorte d’attrait pour attirer vos participants à la fête, qu’il s’agisse d’une nourriture particulièrement bonne / intéressante, ou d’un type de célébrité locale si possible, d’un lieu intéressant si disponible, d’une bonne musique ou d’une sorte de divertissement ou d’activité pertinente pour l’organisation.
De plus, parmi la foule, il devrait y avoir une petite poignée de personnes représentant l’organisation; ces personnes peuvent porter des étiquettes, saluer les gens à la porte et recueillir des noms sur une feuille de connexion, aider à faciliter la conversation entre les invités et remercier les gens lorsqu’ils partent à la fin de la nuit.
Quand et comment les dons doivent-ils être sollicités?
Il est sage de s’assurer que les invités ne sont pas surpris par votre demande de dons, alors indiquez clairement sur l’invitation qu’il s’agit d’un événement de collecte de fonds. Des termes tels que « dons acceptés avec reconnaissance » ou « n’oubliez pas d’apporter vos chéquiers » fonctionneront à cet effet.
Vous avez également la possibilité de demander un montant d’argent fixe à l’avance par rapport à une demande ouverte. L’avantage de demander un don fixe à l’avance est que vous saurez en gros combien vous collecterez à l’avance et que vous pourrez vous détendre un peu plus lors de la fête à la maison sans vous soucier du départ des invités avant de faire une contribution. Cependant, cette approche présente des inconvénients, car le montant fixé peut souvent être trop élevé pour certains participants, ou inférieur à ce que le participant aurait autrement donné si vous aviez laissé la sollicitation ouverte.
Pour la plupart, ne pas spécifier un montant de don peut rendre vos montants de collecte de fonds moins prévisibles, mais les gens ont souvent tendance à lever plus d’argent de cette façon. Quand il s’agit de faire appel à votre collecte de fonds pendant la fête, c’est une bonne idée d’attendre que les invités se soient amusés pendant environ 30 à 45 minutes, puis d’attirer l’attention de tout le monde sur la présentation.
La « demande » peut être faite par l’hôte, ou par quelqu’un qui est présenté par l’hôte (parfois un membre du conseil d’administration peut être un bon choix), et la présentation doit être succincte (probablement pas plus d’une demi-heure environ), mais convaincante et engageante – faites beaucoup de contacts visuels et racontez des histoires spécifiques et inspirantes sur la différence que votre organisation peut faire avec ses contributions. Il est bon de fixer un objectif de collecte de fonds pour la nuit et de faire savoir aux invités combien de contribution il faudrait à chacun d’eux pour pouvoir atteindre cet objectif.
Organisez une séance de questions-réponses après avoir terminé votre demande et passez des paniers avec des enveloppes dans lesquelles les invités peuvent joindre leurs contributions. Ensuite, à mesure que les gens se remettent à socialiser, vous pouvez compter les dons et faire une annonce vers la fin de la fête sur le montant que vous avez amassé avec leur aide. N’oubliez pas de remercier vos invités lors de leur départ et de leur envoyer des notes de remerciement une fois la fête terminée!
Vous voulez en savoir plus ?
- Regardez une vidéo du séminaire complet d’Andy au Foundation Center de New York.
- Recherchez dans notre catalogue de bibliothèque des livres spécifiques aux fêtes à la maison, tels que The Fundraising Houseparty de Morrie Warshawski. Pour les livres / articles sur les événements spéciaux en général, essayez une recherche de sujet pour « Événements spéciaux de collecte de fonds ».
- Consultez nos calendriers d’événements pour plus de programmes sur la collecte de fonds dans nos bureaux régionaux et nos partenaires du Réseau d’information sur le financement.
- Pour plus de conseils d’Andy Robinson, visitez son site Web pour obtenir des conseils, des informations sur l’atelier et des livres et articles utiles, ou consultez un clip vidéo de l’un de ses ateliers.