Les e-mails formels jouent un rôle crucial dans la communication d’informations claires et sans erreurs dans nos vies professionnelles, professionnelles et personnelles. Ainsi, que vous souhaitiez vous renseigner sur une opportunité, inviter quelqu’un à un événement ou démissionner d’un emploi, savoir écrire un e-mail officiel est une compétence essentielle que vous devez savoir.
Dans ce guide sur la façon d’écrire un e-mail officiel, nous décomposons le processus en étapes simples. Ensuite, nous décrivons le format de courrier électronique formel idéal et fournissons une sélection d’exemples de courrier électronique formel que vous pouvez utiliser comme base pour votre correspondance.
Qu’est-ce qu’un e-mail officiel?
Un e–mail officiel est un e-mail que vous envoyez à une personne (ou à un groupe de personnes) que vous ne connaissez pas ou un e-mail important que vous envoyez à une personne en position d’autorité – votre patron, par exemple.
La rédaction d’un e-mail officiel est similaire à la rédaction d’une lettre officielle, avec la même structure, les mêmes salutations et la même signature. Ils sont exempts d’erreurs d’orthographe et de grammaire, planifiés et écrits dans un but clair.
Les e-mails formels sont polis, professionnels et vont droit au but. Ils sont concentrés à 100% sur un résultat, ne laissant aucune place aux erreurs ou aux malentendus.
Voici quelques exemples de courriels officiels ::
- Vous présenter à une personne professionnelle que vous ne connaissez pas
- Déposer une plainte
- Démissionner d’un emploi
- Présenter des excuses
Vous demandez peut-être pourquoi, dans un monde numérique, nous avons encore besoin de courriels officiels?
De nombreuses organisations et individus se sont en effet tournés vers une communication moins formelle. Cependant, des chercheurs américains ont découvert que cela pouvait causer des problèmes sur le lieu de travail, contribuant à ce qu’ils décrivent comme un risque croissant d ‘ »incivilité ». Les organisations où les individus communiquent formellement, poliment et avec respect sont moins susceptibles de connaître des conflits, disent-ils.
Les e-mails officiels ont des amis influents. Depuis 1979, la campagne Plain English appelle à la clarté de la communication. « Rappelez-vous qu’il est peu probable que les gens soient offensés si vous êtes trop formel, mais certains peuvent penser que vous êtes impoli si vous êtes trop informel », conseillent-ils.
La solution ? « Pensez toujours au lecteur. »
Nous sommes d’accord. Si vous connaissez la personne à qui vous écrivez, vous avez la liberté d’écrire de manière plus informelle. Si vous ne connaissez pas la personne ou le message que vous envoyez est important, soyez formel.
Nous avons déjà écrit sur l’importance de la communication professionnelle. Pour en savoir plus, consultez notre guide sur la rédaction d’un e-mail professionnel.
Pourquoi écrire un courriel officiel?
« Les gens ont tendance à croire qu’ils peuvent communiquer par e-mail plus efficacement qu’ils ne le peuvent réellement », ont constaté des chercheurs de l’American Psychological Association. Dans une étude de 2005, ils ont effectué une série d’expériences et ont conclu qu’il était difficile de transmettre de l’émotion et du ton par e-mail.
La raison? En raison de notre propre « égocentrisme », nous sommes incapables de nous détacher de notre point de vue et de voir celui de quelqu’un d’autre.
En termes simples, il est facile que des malentendus se produisent si nous sommes trop amicaux ou informels dans nos e-mails. Le ton de la voix peut également ne pas convenir à la communication d’informations vitales.
Les courriels officiels éliminent les risques de malentendus et de fausses déclarations. Il s’agit de respecter l’étiquette correcte des e-mails professionnels.
Un courriel officiel a un but clair et traite le lecteur avec respect. Il est écrit d’une manière standard qui traverse les frontières et les cultures.
La rédaction d’e-mails officiels peut bénéficier à tout le monde en affaires, y compris aux dirigeants, explique l’influent chroniqueur de Forbes Benjamin Laker. Les courriels doivent être respectueux des émotions et livrés avec empathie. Plus important encore, votre e-mail en dit long sur votre « marque personnelle ». Comment voulez-vous être perçu?
Un e-mail formel bien écrit est poli et professionnel, deux attributs de marque puissants qui amélioreront votre marque et augmenteront le succès de votre entreprise.
Format d’e-mail formel
Créer d’excellents e-mails formels est très simple. Il n’y a que cinq parties au format de courrier électronique professionnel formel parfait:
- Sujet
- Message d’accueil
- Lignes d’ouverture & Corps
- Fermeture
- Signature
Chaque correspondance suit la même structure formelle d’e-mail, ce qui signifie qu’une fois que vous l’aurez maîtrisée, vous n’aurez plus besoin de changer.
Ligne d’objet du courriel officiel
En affaires, le temps, c’est de l’argent, alors soyez bref.
Votre ligne d’objet doit être courte et facile à comprendre. Dites à votre lecteur précisément ce qu’il y a dans le message. L’objet de l’e-mail formel idéal est de quelques mots: « Demande de congé « , » Demande de Rendez-vous » ou » Plainte du client », par exemple.
Les lignes d’objet formelles des e-mails ne doivent pas non plus essayer d’être trop amicales ou amusantes.
Comment démarrer un e-mail officiel
La façon formelle de démarrer un e-mail consiste à utiliser ‘Cher’.
Cela peut sembler démodé ou étrange si vous connaissez la personne, mais il s’agit de suivre certaines règles que nous utilisons depuis des générations pour communiquer formellement. Cher est une salutation formelle par e-mail qui continue d’être utilisée à ce jour.
Si vous connaissez le sexe de la personne, vous pouvez utiliser ce qu’on appelle un honorifique – Monsieur, Madame, etc. – mais nous suggérons simplement d’utiliser le nom complet si vous l’avez. Ce conseil peut sembler contredire certains des guides plus anciens sur l’écriture formelle, mais il reflète des changements plus larges dans la société.
Si vous voulez savoir comment ne pas ouvrir un e-mail officiel, évitez « Cher Monsieur / Madame » ou les termes collectifs à consonance étouffante tels que « À qui cela peut concerner ».
Salutations formelles par e-mail sans nom
Supposons que vous vous inquiétez de la façon d’écrire un e-mail formel sans connaître le nom. Dans ce cas, vous pouvez utiliser « Cher Monsieur / Madame » comme substitut approprié. Cette approche est également pratique si vous ne savez pas comment adresser un e-mail officiel à une entreprise.
Lorsque vous décidez comment lancer un e-mail officiel à plusieurs destinataires, vous avez plusieurs options. Par exemple, vous pouvez vous adresser à l’équipe (« Chère équipe »), au collectif (« Chers tous », « Chers Collègues ») ou pour des événements (« Salutations »).
Vous pouvez consulter notre guide sur la façon de démarrer un e-mail.
Lignes d’ouverture d’e-mail formelles
Il n’y a pas d’ouverture d’e-mail formelle standard. Au lieu de cela, vous devrez décider ce qui convient à la communication et au contexte.
Si vous ne connaissez pas la personne (ou l’organisation) à qui vous écrivez, il est poli de vous présenter. Cependant, si vous connaissez la personne, vous n’avez pas besoin de le faire et vous pouvez directement entrer dans la chair de votre message.
Nous fournissons des exemples de plusieurs phrases formelles d’ouverture d’e-mail ci-dessous. Si vous avez besoin de plus d’inspiration pour l’introduction des e-mails, lisez notre article sur les meilleures lignes d’ouverture des e-mails.
Nous déconseillons d’utiliser des phrases vides telles que « J’espère que vous vous en sortez bien » dans un e-mail officiel. De telles phrases sont des clichés qui n’ajoutent rien à un message, et vous devriez les éviter.
Corps formel de l’e-mail
Donc, vous avez engagé le destinataire et vous êtes présenté (si nécessaire), il est maintenant temps d’aller au but.
Nous fournissons quelques exemples ci-dessous, mais la communication formelle par courrier électronique doit suivre le principe de la pyramide. Développé par un dirigeant de premier plan chez McKinsey, le principe de la pyramide stipule que vous devez commencer par la réponse en premier et structurer les informations en dessous pour étayer votre argument.
Dans un e-mail officiel, le destinataire voudra savoir de quoi parle le message et pourquoi il devrait s’en soucier. Alors, dis-leur!
Vous pouvez voir ci-dessous quelques exemples de la façon dont nous abordons plusieurs exemples. Nous illustrons également comment mettre fin à un e-mail formel, y compris les phrases de clôture des e-mails formels courants.
Signature d’e-mail formelle
Une fin d’e-mail formelle utilise une fin spécifique (ou une valediction pour lui donner son nom formel). Les lecteurs connaîtront (et s’attendront) à des moyens formels de mettre fin à un e-mail.
Dans la plupart des cas, vous utiliserez l’e-mail officiel se terminant par « Cordialement » si vous connaissez le nom de la personne à qui vous écrivez.
Si vous ne le faites pas (ou si vous écrivez à un groupe de personnes, par exemple), vous terminez généralement un e-mail formel par « Le vôtre fidèlement ».
Cependant, il y a des changements dans la façon de mettre fin formellement à un e-mail. Des exemples de terminaisons formelles acceptables incluent « Sincèrement », « Cordialement » et « Avec mes meilleurs voeux ».
La meilleure façon de mettre fin à un e-mail officiel dépend de l’individu, du contexte et de ce que vous communiquez. Dans la plupart des cas, nous vous suggérons de vous en tenir soit à « Sincèrement vôtre », soit à « fidèlement à vous ».
Avez-vous du mal à trouver une fin appropriée? Consultez notre guide détaillé sur la façon de mettre fin à un e-mail.
Exemples d’e-mails formels
Pour illustrer les points ci-dessus, nous avons créé une sélection d’exemples d’e-mails formels pour les situations que vous pourriez rencontrer.
Bien qu’il puisse être utile de voir un exemple d’e-mail officiel, nous ne vous recommandons pas de les couper et de les coller et de les utiliser vous-même. Vous devez adapter chaque e-mail officiel à vos circonstances spécifiques. Au lieu de cela, utilisez–les comme un guide essentiel pour améliorer la compréhension avant de créer le vôtre – ou d’utiliser Flowrite pour écrire vos e-mails pour vous.
Courriel d’introduction formelle
Il y a plusieurs raisons pour lesquelles vous voudrez peut-être vous présenter officiellement. Par exemple, vous pouvez vous renseigner sur une offre d’emploi, une opportunité de recherche ou contacter quelqu’un que vous souhaitez demander des conseils. Si vous avez du mal à vous présenter officiellement par e-mail, celui-ci est pour vous.
Consultez notre exemple d’e-mail d’introduction officiel ci-dessous pour un exemple.
Je suis étudiant de troisième année à l’Université d’Oxford. Je vous contacte pour demander l’accès à votre série de tutoriels en ligne. Je suis fasciné d’écouter et d’apprendre de vous et de croire que ces ressources soutiendraient mes études actuelles.
Si vous êtes prêt à me donner accès, veuillez me contacter ici avec les détails. J’attends votre réponse.
Cordialement,
Sarah Thomas
Email de remerciement formel
Après un excellent service ou support, il est poli de montrer votre appréciation, mais comment remercier dans un email formel?
Dans cet exemple d’e-mail de remerciement officiel, nous démontrons comment construire une réponse personnelle et positive qui peut être partagée au sein d’une organisation et en externe avec d’autres clients ou clients.
Je tiens à vous remercier pour l’hospitalité dont vous avez fait preuve lors d’un récent séjour dans votre propriété. Mon partenaire et moi avons profité d’une pause fantastique et tenons à vous exprimer notre gratitude, ainsi qu’à votre personnel, pour tout votre travail acharné.
Veuillez adresser mes plus chaleureuses salutations à votre personnel. Nous serons ravis de revenir à l’avenir.
Cordialement,
Sarah Thomas
Courriel de démission officiel
Lorsque vous démissionnez d’un emploi, il est essentiel que vous envoyiez un courriel de démission officiel. La démission informe non seulement votre employeur que vous quittez, mais sert également de preuve de votre date de démission.
Une démission formelle par e-mail peut être courte – dans certains cas, une seule ligne. Cependant, comme vous le verrez dans cet exemple de courriel de démission officielle, nous avons pris le temps de montrer notre gratitude à notre employeur.
Je vous écris pour vous informer que je démissionne de mon poste de Directeur du marketing.
Je tiens à vous remercier pour l’opportunité d’apprendre et de vous développer dans l’organisation, et j’ai apprécié mon temps ici. Je suis prêt à travailler avec vous pour soutenir la nomination de mon successeur.
Vous pouvez me contacter ici à tout moment pour discuter de tout soutien que je pourrais offrir ou de tous les détails dont vous pourriez avoir besoin de ma part pour rendre la transition aussi fluide que possible.
Cordialement,
Steve Welch
E-mail d’invitation officielle pour un événement
Voici un exemple d’e-mail d’invitation officielle envoyé à un groupe de collègues. Chaque e-mail d’invitation officielle doit inclure une ligne d’objet claire, tous les détails sur l’événement (y compris la date, l’heure et le lieu) et la façon dont les gens peuvent répondre.
Voici un courriel d’invitation officielle pour une soirée d’affaires.
Je souhaite vous inviter à un événement que nous organisons pour Steve Welch, notre Responsable Marketing qui part le 12 décembre. L’événement aura lieu entre 19h et 12h le 12 décembre. Les numéros
sont limités, et les invités seront tenus de confirmer leur présence avant l’événement pour s’assurer de l’espace et des rafraîchissements adéquats.
Si vous souhaitez participer, répondez à cet e-mail avec toutes les exigences alimentaires. Si vous ne pouvez pas y assister, nous vous encourageons à envoyer vos messages de soutien à Steve avant qu’il ne parte pour commencer son nouveau rôle.
Cordialement,
Mandy Smith
E-mail de plainte officiel
Si vous avez reçu un mauvais service ou si vous êtes déçu d’un produit, un e-mail de plainte officiel peut vous sensibiliser à vos problèmes. Dans les e-mails officiels, il est important d’énoncer des faits, mais pour éviter de devenir trop émotif.
Voici un exemple d’e-mail de plainte officiel.
Je vous contacte pour vous plaindre du service que j’ai reçu le 12 septembre. Votre personnel était impoli et peu communicatif lors de ma visite.
Je suis un utilisateur de longue date de vos services et j’ai été déçu que, à cette occasion, vous n’ayez pas respecté vos normes généralement élevées.
Je veux demander des excuses officielles et savoir ce que vous comptez faire pour éviter que cela ne se produise à l’avenir.
Votre fidèle,
Steve Roberts
E-mail d’excuses formelles
Rédiger un e-mail d’excuses formelles peut être difficile, mais admettre qu’une erreur a été commise est crucial pour limiter les dommages et rétablir une relation.
Voici un exemple d’e-mail d’excuses officielles d’une entreprise pour traiter avec un client qui a déposé une plainte.
Je m’appelle Ryan Davies et je suis représentant du Service client chez XXX.Je profite de cette occasion pour m’excuser officiellement pour le service que vous avez reçu le 12 septembre 2021.
Malheureusement, nous n’avons pas atteint nos normes élevées à cette occasion. Nous avons parlé avec tous les membres de l’équipe impliqués et avons réitéré l’importance du service à la clientèle. Je voudrais vous assurer que cela ne se reproduira plus.
Vous pouvez me contacter directement si vous souhaitez discuter davantage de votre plainte. Nous avons joint un bon d’achat de 10 £ à utiliser lors de votre prochaine visite, pour montrer notre appréciation.
Cordialement,
Ryan Davies
Vous voulez écrire de meilleurs e-mails formels? Essayez Flowrite
Écrire des e-mails formels est simple si vous suivez notre processus. Les modèles d’e-mails officiels inclus dans cet article de blog doivent fournir un guide, mais doivent toujours être adaptés et mis à jour pour refléter votre situation spécifique. Cependant, il existe un moyen encore plus simple. Flowrite est un outil d’écriture d’IA qui transforme de courtes instructions en e-mails et messages prêts à être envoyés. Si vous avez encore du mal à trouver les bons mots pour écrire un e–mail formel, Flowrite peut vous aider à démarrer et à vous inspirer – ou même écrire l’intégralité de l’e-mail pour vous en cliquant sur un bouton. Comme vous pouvez le voir dans l’exemple ci-dessous, il suffit d’un clic de bouton.
Vous vous demandez toujours comment envoyer un e-mail officiel? Nous espérons que non. La prochaine fois que vous écrivez un e-mail officiel, gardez simplement ces exemples à l’esprit et vous pourrez communiquer en toute confiance.