Códigos de barras Definidos: Cómo Funcionan, Beneficios y Usos

Los Códigos de barras están en todas partes. Están en los gabinetes de la cocina, en el mostrador del baño y apilados en la estantería. Los códigos de barras se han vuelto tan omnipresentes que a menudo pasan desapercibidos, y los consumidores están tan familiarizados con ellos que saben cómo escanearlos para revisarlos en la tienda de comestibles.

Desde su invención hace más de 70 años, los códigos de barras se han convertido en una herramienta esencial para que las empresas hagan más eficientes sus operaciones de control de inventario y ventas y rastreen los productos a medida que avanzan en la cadena de suministro. Esta tecnología ha demostrado ser fundamental para el éxito de muchas empresas, pero pocas empresas piensan si están maximizando el código de barras humilde.

¿Qué es un Código de barras?

A nivel básico, un código de barras es un cuadrado o rectángulo con una combinación de líneas negras verticales de grosor y altura variables, espacios en blanco y números que en conjunto identifican productos específicos y su información relevante. Las computadoras conectadas a escáneres pueden leer estos códigos y usar la combinación exacta de barras, espacios y números para recuperar los datos de ese producto.

Hoy en día, los códigos de barras se encuentran no solo en artículos para el hogar que provienen de supermercados o tiendas minoristas, sino también en licencias, autos de alquiler, equipaje facturado y bandas para hospitales. En cada caso, identifican un producto o persona y codifican detalles importantes.

Artículos clave

• Los códigos de barras codifican la información del producto en barras y caracteres alfanuméricos, lo que hace que sea mucho más rápido y fácil reunir artículos en una tienda o rastrear el inventario en un almacén.
• Además de la facilidad y la velocidad, los principales beneficios comerciales de los códigos de barras incluyen precisión, control de inventario y ahorro de costos.
• Hay muchos tipos de códigos de barras, pero todos se dividen en dos categorías: códigos lineales, incluidos formatos ampliamente utilizados como UPC y EAN, y códigos matriciales, como códigos QR.
• El código de barras tiene una barrera de entrada baja: todo lo que necesita una empresa es una impresora, un escáner y un software básico de gestión de inventario.

Códigos de barras explicados

Los códigos de barras ahorran tiempo y dinero porque pueden ser leídos por un escáner, ya sea un dispositivo portátil o uno integrado en una estación de pago, en lugar de que un empleado tenga que introducir manualmente la información del producto.

Hay dos tipos principales de códigos de barras: unidimensional (1D), como los que se encuentran en los envases de alimentos o en una botella de champú, y bidimensional (2D), como un código QR en un anuncio que dirige al usuario al sitio web de esa empresa. La mayoría de los escáneres solo pueden leer códigos de barras 1D o lineales, y siguen siendo el formato más popular; más información sobre códigos 1D vs.2D más adelante.

Dos de los tipos de códigos de barras lineales más comunes son el Código de Producto Universal (UPC) en los Estados Unidos y el Número de artículo Europeo (EAN) en Europa.

Cómo funcionan los códigos de barras

El ancho de las barras negras generalmente representa los números 0 o 1, mientras que la secuencia de esas barras significa un número entre 0 y 9. Una computadora conectada al escáner tiene toda la información sobre qué elemento está asociado con esa combinación única de barras y espacios y puede sumar, multiplicar o dividir esos números para identificar el producto correcto, que aparece en la pantalla.

En un almacén, el código de barras puede codificar el tamaño, el color y otros atributos de un artículo, así como su ubicación, para que la empresa tenga una vista detallada del inventario actual y pueda cumplir rápidamente los pedidos o realizar recuentos de inventario físico. En un entorno minorista, esta información podría incluir el nombre del producto y el precio que un asociado necesita para consultar a un cliente. Las organizaciones pueden usar códigos de barras para rastrear los productos a lo largo de su ciclo de vida, desde la fabricación hasta la distribución, pasando por la compra, el servicio y la reparación.

Componentes de código de barras

Los códigos de barras deben diseñarse de manera precisa y uniforme para que un escáner pueda leerlos y transmitir los datos codificados a un ordenador. Utilizando varios componentes, un código de barras también puede revelar el país de origen, la categoría del producto y el fabricante.

El siguiente diagrama muestra los diferentes elementos de un código de barras UPC, seguido de una explicación de cada componente

• Zona tranquila: El espacio vacío en blanco en los bordes de un código de barras es la «zona silenciosa» y es necesario para que el escáner lea la etiqueta.
• Dígito del sistema numérico: El primer dígito representa la categoría de producto en los códigos UPC. Por ejemplo, los productos al por menor a menudo comienzan con 0 o 1, los productos farmacéuticos con 3 y los cupones con 5.
• Código de fabricante: El primer grupo de caracteres después de ese número inicial generalmente identifica al fabricante. GS1, una organización de estándares global que regula UPCs, asigna a cada fabricante un código único.
• Código del producto: El siguiente conjunto de caracteres identifica el producto específico y es creado por el fabricante.
• Dígito de control: El dígito de control confirma la precisión de los datos vinculados a ese código de barras y señala cualquier error potencial.

Los beneficios comerciales de los códigos de barras

Los códigos de barras han despegado porque ofrecen un retorno de la inversión claro y rápido. Estos son los beneficios clave que las empresas pueden aprovechar con códigos de barras:

• Precisión: Los códigos de barras eliminan la entrada manual de la información del producto en la recepción, lo que significa que hay muchas menos oportunidades de error. Ya sea en una tienda minorista o en un almacén, los empleados simplemente deslizan el código de barras por el escáner. Los errores en los códigos de barras son extremadamente raros.
• Datos en tiempo real: Cada vez que un empleado escanea un código de barras, actualiza inmediatamente el inventario y los números de ventas en el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) o de gestión empresarial de la empresa. Esto le da a una empresa acceso constante a datos actualizados, lo que le permite calcular rápidamente métricas significativas como el turno de inventario, el valor del inventario disponible o las ventas por semana por artículo.
• Entrenamiento reducido: En su mayor parte, los códigos de barras y los escáneres se explican por sí mismos, por lo que los nuevos empleados no tardan mucho en ser eficientes en el mostrador de caja. Además, los códigos de barras reducen en gran medida la necesidad de memorización y conocimiento institucional. En una tienda de comestibles, por ejemplo, el trabajador no tiene que conocer los códigos para que los artículos populares sean productivos.
• Control de inventario: Los códigos de barras mejoran la gestión de inventario y reducen el gasto excesivo en productos. Los empleados siempre pueden encontrar la información más actualizada al revisar las posiciones de inventario o las tendencias de la demanda, lo que facilita mejores decisiones sobre compras y descuentos. Esto reduce tanto los costos de mantenimiento de inventario como el inventario obsoleto, lo que aumenta la rentabilidad a largo plazo.
• Bajo costo: Los códigos de barras ofrecen un gran valor, ya que la inversión inicial no es grande en comparación con los sistemas que proporcionan beneficios comparables. Las empresas pueden crear un número limitado de códigos de barras para uso interno a un precio bajo, y a medida que crecen sus necesidades, el costo de la tecnología de soporte sigue siendo razonable.

Historia de códigos de barras

A Norman Joseph Woodland y Bernard Silver se les ocurrió la idea de códigos de barras basados en los símbolos del código Morse. Los dos recién graduados del Instituto de Tecnología Drexel, ahora Universidad Drexel, solicitaron una patente para la invención en 1949 y la recibieron tres años después. Woodland buscó la ayuda de su empleador, IBM, para construir esta tecnología, pero IBM sintió que las limitaciones tecnológicas en vigor en ese momento impedirían que los códigos de barras se hicieran populares.

Los fundadores vendieron la patente a la compañía de electrónica Philco en 1962, y Philco más tarde la vendió a RCA.

La industria ferroviaria fue una de las primeras en experimentar con códigos de barras a principios de la década de 1960, con un proyecto encabezado por David Jarrett Collins de la compañía de electrónica Sylvania. Para monitorear el movimiento de los vagones, Collins creó un código de barras colorido que se colocó en los laterales de los automóviles y se escaneó con un dispositivo junto a las vías del ferrocarril. Aunque este fue un primer paso importante, el sistema tuvo algunos problemas, y la Asociación de Ferrocarriles Estadounidenses lo abandonó a finales de los años 70. Otro de los primeros en adoptarlo fue General Motors, que usó códigos de barras para rastrear transmisiones a medida que se movían por una fábrica.

Los códigos de barras no ganaron tracción real hasta mediados de los años 70, cuando las tiendas de comestibles comenzaron a probarlos. Alrededor de esa misma época, la Asociación Nacional de Cadenas Alimentarias (NAFC) estandarizó los códigos de barras para la industria mediante el desarrollo de un código de 11 dígitos. En 1977, todavía había solo unos pocos cientos de supermercados que usaban códigos de barras, pero en 1980 miles de tiendas los agregaban cada año. Pronto, los códigos de barras eran estándar no solo en las tiendas de comestibles, sino en la mayoría de los entornos minoristas.

Tipos de códigos de barras

Como se señaló anteriormente, hay dos tipos básicos de códigos de barras. Aquí están los conceptos básicos sobre cada una de las diferencias clave:

• Códigos de barras lineales/1D

  

  Los códigos de barras lineales o 1D son lo que la mayoría de la gente visualiza cuando visualizan un código de barras: barras verticales negras con números debajo de ellas. Esto es lo que la mayoría de las tiendas ponen en sus productos. Los códigos de barras lineales contienen números, letras y símbolos, que vinculan el código a un conjunto de información de una base de datos con detalles como el nombre del producto, el tipo, el tamaño y el color. Un código de barras 1D debe estar vinculado a una base de datos para funcionar correctamente. Los códigos de barras lineales se utilizan a menudo en bienes de consumo, tarjetas de fidelidad, etiquetas de envío y libros.

• Los códigos de barras Matrix/2D

  

  Los códigos de barras Matrix o 2D pueden almacenar información adicional, incluida cantidad, imágenes y direcciones URL de sitios web. Un código de barras 2D puede representar esta información sin ninguna conexión a una base de datos. Los usos comunes de los códigos de barras 2D son los códigos QR, que pueden dirigir a los usuarios a un sitio web específico o actuar como tarjetas de embarque digitales. También se han vuelto cada vez más comunes en entornos de fabricación de alto valor que requieren un seguimiento detallado de piezas y productos, como equipos médicos y productos farmacéuticos.

Diferencias clave

Mientras que los códigos de barras 1D solo tienen líneas horizontales o verticales, las versiones 2D pueden tener ambas, junto con otras formas y patrones. Esto permite que los códigos de barras 2D contengan hasta 2000 caracteres, en comparación con los 80 caracteres con códigos 1D. Además, una amplia variedad de escáneres pueden leer códigos de barras lineales, mientras que los códigos de barras 2D requieren escáneres o teléfonos inteligentes más avanzados. Finalmente, los códigos de barras matriciales pueden tener huellas físicas más pequeñas que las lineales, por lo que a menudo son ideales para artículos pequeños con un espacio mínimo para un código de barras.

9 Códigos de producto comunes

Las empresas desarrollaron una serie de diferentes tipos de códigos de barras a medida que se utilizaron ampliamente en los últimos 50 años. Veamos algunos de los tipos de códigos de barras más comunes.

1. UPC

   

   Como se señaló anteriormente, este es uno de los códigos de barras más ubicuos. La mayoría de los productos de consumo de los Estados Unidos, desde alimentos hasta suministros de oficina y artículos para mejoras del hogar, utilizan códigos UPC. Los códigos de barras UPC estándar tienen 12 dígitos, y las versiones cortas tienen siete dígitos.

2. EAN

   

   Los códigos de barras EAN tienen mucho en común con los códigos UPC, con la diferencia clave de que son ampliamente utilizados en Europa en lugar de América. También se encuentran en una amplia variedad de bienes de consumo. Los códigos EAN estándar tienen 13 dígitos, mientras que la versión más corta tiene ocho números.

3. Código 39

   

   Código 39 los códigos de barras pueden incluir números, letras y símbolos y son utilizados principalmente por los EE. Departamento de Defensa y en ciertos sectores manufactureros, como la producción automotriz.

4. Código 128

   

   Esta es una versión más avanzada de Code 39, y recibió su nombre porque Code 128 puede incluir cualquiera de los 128 caracteres en ASCII. La posibilidad de elegir entre un mayor número de caracteres amplía la cantidad y el tipo de datos que se pueden codificar. El código 128 se utiliza a menudo en compras, distribución y transporte B2B.

5. Codabar (NW-7)

   

   Uno de los formatos de código de barras anteriores, Codabar codes, puede incluir cualquier número y las letras A-D. Aunque ya no es un tipo de código de barras líder, ciertas bibliotecas, bancos de sangre y servicios de entrega aún lo usan.

6. Intercalado 2 de 5

   

   Los códigos de barras intercalados 2 de 5 usan solo números y contienen una alta densidad de barras. El número total de dígitos debe ser par, por lo que las empresas a veces agregarán un cero al principio. Este tipo de código es común en el almacenamiento y el envío, y también aparece en algunas insignias emitidas por el empleador.

7. Código QR

   

   La mayoría de las personas han utilizado códigos QR, o al menos están familiarizadas con ellos. Las versiones más recientes de los teléfonos inteligentes pueden leer estos códigos de barras con sus cámaras integradas. Toyota inventó los códigos QR en 1994, y hoy en día se pueden usar para dirigir a los consumidores a un sitio web, confirmar la identidad de una persona en una página de inicio de sesión o cifrar datos. Un código QR puede codificar más de 7.000 números o 4.000 letras.

8. PDF417

   

   Este es un código de barras 2D que utiliza filas lineales apiladas y consta de entre tres y 90 filas. Cada fila es comparable a un código de barras lineal básico. Puede encontrar códigos de barras PDF417 en licencias de conducir y otras tarjetas de identificación, así como en almacenes.

9. Data matrix

   

   Otro tipo popular de código de barras 2D es data matrix. Este código de barras puede almacenar no solo caracteres alfanuméricos, sino archivos. Los códigos de barras de Data matrix tienen sólidas capacidades de comprobación de errores, lo que permite que los escáneres sigan leyendo estos códigos incluso cuando tienen daños significativos. Dado que el código de barras puede soportar condiciones difíciles, a menudo se usa en herramientas quirúrgicas, placas de circuitos o placas de clasificación eléctrica en electrodomésticos.

5 Formas de usar Códigos de barras

Existen innumerables casos de uso de códigos de barras, que pueden aumentar drásticamente la eficiencia y la precisión de sus operaciones diarias. Estos son algunos de sus usos más populares:

1. Seguimiento del inventario: Las empresas necesitan saber no solo sus niveles de inventario actuales, sino también la ubicación de esos productos, en todo momento. Los códigos de barras pueden resolver ese problema de gestión de almacén: los empleados de almacén escanean los nuevos artículos a medida que llegan y de nuevo cuando se envían como parte de un pedido; en instalaciones más automatizadas, los escáneres montados pueden escanear productos a medida que se mueven a lo largo de un transportador. Cada SKU necesita un código de barras, por supuesto, y los códigos deben estar vinculados a una base de datos que tenga toda la información necesaria del producto. Pero una vez configurado, los números de inventario siempre serán confiables y se actualizarán en tiempo real.

2. Seguimiento de activos: Los códigos de barras son el método más popular para rastrear los activos que las empresas utilizan para respaldar sus operaciones diarias, como maquinaria, automóviles y computadoras. Los códigos de barras, junto con el software de seguimiento de activos, ayudan a las empresas a monitorear el estado y la ubicación de esos activos y a almacenar cualquier registro relevante sobre mantenimiento o reparación. Esto es importante porque, a diferencia del inventario, las organizaciones a menudo retienen los bienes de capital durante años y los utilizan de forma repetitiva. Para artículos móviles, como computadoras o vehículos, los códigos de barras pueden mostrar quién usó esos artículos por última vez y cuándo. También ayudan a los líderes de la empresa a comprender el uso y el estado de los diferentes activos a medida que planifican inversiones futuras.

3. Facturación: Muchas organizaciones colocan códigos de barras en las facturas para facilitar el seguimiento de las cuentas por pagar (AP) y las cuentas por cobrar (AR). Las empresas podrían poner códigos de barras en las facturas para vincularlas a un cliente específico. Cuando el cliente paga, un empleado puede escanear el código de barras para asegurarse de que acredita la cuenta correcta, y podría seguir el mismo proceso para los débitos de AP. Los códigos de barras de las facturas también pueden agilizar el proceso de tramitación. Un trabajador de almacén podría imprimir la factura de un pedido, luego escanear el código para averiguar qué artículos elegir y dónde están ubicados, reduciendo la posibilidad de errores. O el trabajador podría escanear el código de barras después de reunir todos los artículos para un pedido para confirmar que el paquete contiene todos los artículos correctos.

4. Correo: Al igual que con el inventario, las empresas pueden usar códigos de barras para rastrear todo el correo y los paquetes que envían. Pueden escanear cartas y paquetes antes de entregarlos a los mensajeros para vincular la información de seguimiento a ese pedido y luego enviarla a los clientes para que puedan verificar el estado de sus pedidos. Si se devuelve el correo al vendedor, puede escanear el código de barras para identificar rápidamente al cliente con el que necesita comunicarse para resolver el problema.

5. Fusiones de correo: Una fusión de correo vincula una fuente de datos, como una hoja de cálculo, con otro documento para conectar automáticamente esos datos a campos predefinidos. Las empresas pueden usar fusiones de correo para crear códigos de barras para un lote de elementos en unos pocos y sencillos pasos. Es un método mucho más eficiente que manejarlos uno por uno.

Cómo crear códigos de barras

Las empresas que necesitan un pequeño número de códigos de barras pueden usar una combinación de correspondencia o una herramienta en línea gratuita para generar sus códigos de barras y luego imprimirlos con una impresora estándar. Sin embargo, esto puede volverse ineficiente rápidamente a medida que crecen sus necesidades.

Una opción más eficiente es usar su software de contabilidad o inventario para crear códigos de barras; incluso los sistemas básicos generalmente tienen esta capacidad y simplificarán la vinculación de cada código de barras a registros de artículos específicos en su base de datos de productos. Para la mayoría de las empresas, tendrá sentido combinar esta tecnología con una impresora de códigos de barras diseñada específicamente para imprimir etiquetas y que puede costar tan solo unos cientos de dólares.

Sin embargo, las empresas que necesitan códigos de barras para uso externo, por ejemplo, para rastrear artículos vendidos a través de un minorista externo, deben registrarse a través de GS1. La organización cobra una tarifa inicial, así como una tarifa de renovación anual, y el precio varía según la cantidad de códigos de barras que necesite. GS1 le dará a su empresa un ID único, conocido como prefijo de empresa GS1, que formará parte de todos sus códigos de barras. Esta membresía también le da acceso al centro de datos GS1, donde puede crear y administrar sus códigos de barras y exportar esos archivos a una impresora.

GS1 es una organización internacional que admite códigos de barras UPC y EAN, así como diferentes códigos 2D.

Cómo ayudan los códigos de barras a las empresas

Pocas tecnologías han adquirido una adopción tan generalizada en el último medio siglo como los códigos de barras, y por una buena razón. Son una forma simple, efectiva y extremadamente confiable de rastrear el inventario, lo que representa una gran parte de los ingresos y gastos potenciales para muchas empresas.

Las nuevas empresas o aquellas que aún no utilizan códigos de barras deben averiguar qué tipo de códigos de barras se adaptan mejor a sus necesidades y asegurarse de usarlos y escanearlos de manera consistente. Es una pequeña inversión que proporciona un rápido retorno de la inversión a través de un mejor control de inventario y precisión, y acceso a datos en tiempo real. Los códigos de barras desempeñan un papel central a la hora de proporcionar a las empresas la visibilidad que necesitan para controlar los costos y proporcionar una excelente experiencia al cliente.

Tecnología de códigos de barras

Las empresas necesitan solo unas pocas piezas de tecnología para comenzar a usar códigos de barras. Hay tres componentes clave:

• Impresora: Como se señaló anteriormente, querrá una impresora diseñada para códigos de barras si tiene incluso unos pocos cientos de artículos en su almacén o reemplaza productos regularmente. Hay una amplia gama de impresoras disponibles, algunas son grandes y deben conectarse, mientras que otras son inalámbricas y están diseñadas para ser portátiles. Dependiendo del tamaño de su operación, es posible que necesite varias impresoras para diferentes áreas del almacén o tienda. Escáner
• : Los escáneres permiten a las organizaciones aprovechar las numerosas ventajas que ofrecen los códigos de barras. Hay varios tipos diferentes de escáneres para elegir: Los escáneres láser son los más populares porque son relativamente baratos, pueden leer códigos de hasta dos pies de distancia y pueden leer la mayoría de los códigos de barras 1D. Los escáneres de dispositivos de acoplamiento de carga (CCD), que utilizan cientos de luces LED para leer códigos de barras, son más precisos que los escáneres láser, pero tienen un alcance más corto. Si su empresa utiliza códigos de barras 2D, necesitará un escáner de imágenes que utilice una cámara para capturar esos códigos de barras más avanzados.
• Base de datos central: Los códigos de barras solo son útiles si un ordenador puede vincular esos identificadores únicos a un producto determinado. Por lo tanto, una empresa necesita una fuente de datos central que vincule cada código de barras a un producto específico para garantizar que el escaneo de un código de barras genere la información correcta. Estos datos a menudo se almacenan dentro de una aplicación de software a la que pueden acceder los sistemas de punto de venta (POS) y los dispositivos de almacén.

Cómo puede ayudar el Software de Gestión de inventario

El software de gestión de inventario es fundamental para aprovechar todas las ventajas que vienen con los códigos de barras. Este sistema es un lugar lógico para almacenar toda la información del producto, incluidos los códigos de barras, y puede servir como base de datos que alimenta la información al ordenador cuando alguien escanea un código de barras.

Con códigos de barras y un sistema de gestión de inventario en su lugar, una empresa siempre tiene una imagen completa y precisa de los niveles de inventario actuales y las métricas relacionadas. Cada vez que se coloca o extrae un producto de un estante, un empleado simplemente lo escanea y ese escaneo actualiza automáticamente los datos en el sistema de gestión de inventario. Esto evita situaciones en las que la organización se quede sin existencias de forma inesperada y pierda ventas durante semanas mientras espera que llegue un pedido de reposición. La solución también puede registrar la ubicación de cada SKU, lo que lleva a tiempos de cumplimiento más rápidos y menores costos de mano de obra.

Mediante el uso de códigos de barras para actualizar el software de gestión de la cadena de suministro en tiempo real, los líderes empresariales siempre tienen información precisa y actualizada a medida que realizan nuevas órdenes de compra, eligen qué artículos promocionar y descubren cómo descargar el inventario de movimiento lento.

Y las mejores decisiones de compra ponen a las empresas en condiciones de superar a la competencia y crecer.