QuickBooks to wszechstronne i elastyczne oprogramowanie, które pozwala wykonać większość głównych zadań księgowych, czy masz duże doświadczenie lub jesteś właścicielem firmy po raz pierwszy robi wszystko samodzielnie.
jednak niektóre samouczki QuickBooks mogą być nieco trudne do uchwycenia, zwłaszcza jeśli chodzi o wprowadzanie pożyczek i dokonywanie płatności lub odpisywanie złych długów biznesowych.
Mając to na uwadze, poniższy przewodnik podzieli się, dlaczego powinieneś wprowadzić pożyczki i odpisać złe długi za pomocą QuickBooks, a także szczegółowo omówić oba procesy.
po co wpisywać pożyczki w QuickBooks?
wszystkie firmy od czasu do czasu muszą pożyczać pieniądze, czy to na ekspansję, spłatę wcześniejszego długu, czy przygotowanie się do dużego nacisku marketingowego. Powinieneś wprowadzić każdą pożyczkę, którą Twoja firma zaciąga, jako zobowiązanie na swoich kontach, a także rejestrować płatności pożyczek, które robisz, aby zmniejszyć to zobowiązanie.
pomaga to lepiej śledzić wydatki firmy i zapewnia, że możesz utrzymać płatności zadłużenia na torze w stosunku do reszty budżetu firmy. To po prostu dobra Księgowość i jedna z podstawowych rzeczy QuickBooks został stworzony na pierwszym miejscu.
QuickBooks ma nieco inne procesy wprowadzania pożyczek w zależności od tego, czy korzystasz z wersji oprogramowania online, czy stacjonarnej.
jak wprowadzić pożyczki w QuickBooks Online
aby wprowadzić pożyczkę za pomocą QuickBooks Online, musisz założyć konto pasywne, aby śledzić postępy pożyczki.
- wybierz „Ustawienia” i „wykres kont.”Następnie wybierz „nowy”, aby utworzyć nowe konto
- Wybierz „Zobowiązania długoterminowe” z menu rozwijanego „Typ konta”
- Wybierz „Banknoty do zapłaty” z menu „Typ szczegółów”
- nadaj Kontu pożyczkowemu odpowiednią nazwę. Bądź jak najbardziej konkretny, więc zawsze wiesz, z którym kontem masz do czynienia, na przykład „pożyczka marketingowa”
- w polu” saldo „wpisz całkowitą kwotę na koncie, a także datę” na dzień”. Na dzień informuje QuickBooks, kiedy chcesz rozpocząć śledzenie pożyczki
- wprowadź pełną kwotę pożyczki jako kwotę ujemną, która tworzy konto zobowiązania z pełną sumą danej pożyczki
- Wybierz „Zapisz i zamknij”
jeśli chcesz rejestrować płatności pożyczek, możesz wykonać następujące kroki w celu dokładnego rejestrowania:
- wybierz „+nowy”, a następnie „sprawdź”
- jeśli planujesz wysłać czek fizyczny, aby spłacić część lub całość pożyczki, dodaj odpowiedni numer czeku
- jeśli chcesz skorzystać z bezpośredniej wypłaty lub ETF, wprowadź jedną z tych opcji w polu numer czeku zamiast
- następnie umieść kwotę zobowiązania dla pożyczki z menu rozwijanego kategorii i wprowadź kwotę płatności
- wybierz rachunek wydatków dla odsetek z tej samej kategorii rozwijanego menu i wprowadź kwotę odsetek
- możesz również dodać wszelkie dodatkowe opłaty, które mogą obowiązywać
- po zakończeniu wybierz „Zapisz i zamknij”
wprowadzanie pożyczek w QuickBooks Desktop
wprowadzanie pożyczek w QuickBooks Desktop jest bardzo podobne. Musisz utworzyć konto pożyczkowe, jak opisano powyżej, a następnie postępować według nieco innego procesu:
- kliknij „Bankowość” i „napisz czeki” w menu kontekstowym
- następnie możesz wprowadzić nazwę odbiorcy i kwotę spłaty w odpowiednich polach
- nie zapomnij przypisać elementu odsetek do spłaty pożyczki
- możesz powiedzieć QuickBooks, aby automatycznie wprowadzał płatność w regularnych odstępach czasu (na przykład w przypadku płatności miesięcznych), jeśli klikniesz „Edytuj” i „zapamiętaj czek”
- kliknij „Zapisz i zamknij”, gdy skończysz
po co odpisywać długi w QuickBooks?
od czasu do czasu firma może zaciągnąć tak zwany ” nieściągalny dług.”Zły dług to każdy dług, który klient jest prawnie winien, ale nie może zapłacić. Jeśli nie możesz odzyskać tego długu, stanowi on przeszkodę w osiągnięciu wyniku finansowego i może wpłynąć na rentowność po wprowadzeniu go do oprogramowania księgowego.
jednak Twoja firma może również korzystać z metody memoriałowej. Dzięki księgowaniu metodą memoriałową Twoja firma będzie raportować wszelkie dochody i wydatki zarówno dla zakończonych, jak i oczekujących transakcji (tj. zgłaszasz transakcje zarówno w zakresie zobowiązań, jak i należności). QuickBooks pozwala korzystać z metody memoriałowej dzięki wszechstronnym narzędziom.
jeśli tak jest, w wielu przypadkach możesz odpisać nieściągalne długi jako odliczenia od podatków, więc w końcu jesteś winien rządowi federalnemu mniej pieniędzy niż w przeciwnym razie.
ale aby skorzystać z tego odpisu podatku, musisz zapisać faktury, które wysyłasz w QuickBooks jako „nie do odebrania”. Dzięki temu zysk netto jest zawsze aktualny i równoważy należności.
podobnie jak w przypadku pisania pożyczek za pomocą QuickBooks, istnieją dwa różne procesy, w których można odpisać dług: jeden proces dla użytkowników komputerów stacjonarnych i jeden dla użytkowników QuickBooks Online.
odpisy za pomocą QuickBooks Desktop
- najpierw przejdź do „list” i wybierz „Wykres kont”
- wybierz „konto”, a następnie „nowy”
- Wybierz „koszt, a następnie „kontynuuj”
- wprowadź nową nazwę konta. Aby wszystko było proste, nazwij to czymś odpowiednim, takim jak „zły dług „lub”odpisy długów”
- Wybierz „Zapisz i zamknij”
w tym momencie dodałeś nowe konto wydatków, aby śledzić wszystkie złe długi dla Twojej firmy. Teraz musisz zamknąć niezapłacone faktury zapisane na koncie QuickBooks.
- przejdź do „Klienci” i wybierz „Otrzymuj płatności”
- Wprowadź nazwy klientów, którzy nie płacą, w polu „otrzymane od”
- , a następnie wprowadź kwotę płatności. Ponieważ nie zbierasz żadnych pieniędzy, musi to być $0.00
- Wybierz „rabaty i kredyty”
- wprowadź kwotę, którą chcesz odpisać w polu „Kwota rabatu”
- wybierz konto dodane w pierwszym kroku tego procesu w „Koncie rabatowym”
- Wybierz „Gotowe”, a następnie „Zapisz i zamknij”
proszę bardzo! Zrobiłeś nowe konto do obsługi wszelkich niespłaconych długów i zarejestrowałeś transakcje jako nieopłacalne na swoim koncie QuickBooks.
odpisy za pomocą QuickBooks Online
QuickBooks Online ma podobny proces do tego, którego używasz w wersji komputerowej oprogramowania. Będziesz musiał przejrzeć należności lub faktury, które chcesz uznać za złe długi, aby rozpocząć.
- przejdź do „raporty”
- otwórz raport „należności”
- pojawi się lista zaległych należności. Wybierz, które z nich chcesz odpisać
powinieneś utworzyć konto wydatków na nieściągalne długi, jak opisano w powyższej wersji procesu. W przypadku QuickBooks Online przyciski, które musisz nacisnąć, powinny być takie same jak na pulpicie.
po utworzeniu rachunku wydatków związanych z nieściągalnymi długami możesz utworzyć nowy i niezagospodarowany element, który będzie zastępczy dla Twojego nieściągalnego długu. Nie liczy się to jako prawdziwy element w ekwipunku Twojej firmy, ale jest potrzebne do zrównoważenia procesu księgowego.
- przejdź do ” ustawień „i wybierz” produkty i usługi „
- wybierz „nowe” i „niezagospodarowane” w prawym górnym rogu ekranu
- wprowadź „złe długi” w polu nazwy
- Wybierz „złe długi” z rozwijanego menu konta dochodów
- Wybierz „Zapisz i zamknij”
w tym momencie musisz teraz utworzyć notatkę kredytową dla nieściągalnego długu, więc jest ona rejestrowana poprawnie.
- wybierz „+nowy”, następnie „Notatka kredytowa”
- Wybierz klienta z rozwijanego menu klienta
- Wybierz „złe długi” z menu wyboru „produkt/usługa”
- wprowadź kwotę, którą chcesz odpisać w kolumnie „kwota”
- wprowadź „złe długi” w polu „komunikat wyświetlany na wyciągu”, a następnie kliknij „nieściągalne długi”. „Zapisz i zamknij”
teraz, gdy utworzyłeś notatkę kredytową dla nieściągalnego długu, możesz zastosować notatkę do danych faktur.
- wybierz „nowy+”
- Wybierz „otrzymaj płatność” z rozwijanego menu „klienci”, a następnie wybierz odpowiedniego klienta z tego samego menu
- Wybierz fakturę, którą chcesz oznaczyć jako zadłużenie nieściągalne z sekcji „zaległe transakcje”
- Wybierz notatkę kredytową o zadłużeniu nieściągalnym z sekcji „kredyty”
- Wybierz „Zapisz i zamknij”
twoja nieściągalna należność powinna teraz pojawić się w raporcie zysków i strat dla rachunku kosztów nieściągalnych długów.
chcesz przejrzeć wszystkie należności, które do tej pory oznaczono jako nieściągalne? Możesz to zrobić za pomocą QuickBooks Online, przechodząc do „Ustawienia”, a następnie „Wykres kont”, a następnie wybierając” Uruchom raport „w kolumnie” Akcja ” konta złych długów.
podsumowanie
mimo że od czasu do czasu może być nieco skomplikowany, procesy zaciągania pożyczek i odpisywania długów QuickBooks są użyteczne i dość szybkie do wykonania, gdy je opanujesz. Oczywiście im więcej korzystasz z QuickBooks, tym wygodniej będziesz korzystać z jego kontroli i łatwiej będzie śledzić swoje wydatki.
na blogu Seek Capital można znaleźć wiele innych przewodników QuickBooks, a także dowiedzieć się, jak zabezpieczyć finansowanie dla swojej firmy.
skontaktuj się z nami już dziś i zobacz, jak możemy pomóc ci osiągnąć Twoje cele!