najlepszy przewodnik do tworzenia systemu punktów sprzedaży dla Twojej firmy

prowadzenie sklepu, kawiarni, restauracji, stacji benzynowej, salonu piękności i innych placówek tego rodzaju wymaga ciągłego rozwiązywania problemów administracyjnych i zarządzania. Właśnie tam na ratunek przychodzą systemy POS. Pomagają właścicielom firm skutecznie organizować pracę pracowników i upraszczają ich codzienne zadania i obowiązki zawodowe.

jeśli nie masz jeszcze własnego systemu POS, najwyższy czas zmienić sytuację i kupić, wynająć lub zbudować najlepsze rozwiązanie punktu sprzedaży. Nie wiesz od czego zacząć? Następnie uważnie przeczytaj nasz artykuł, ponieważ wyjaśnimy Ci, jak podejść do tworzenia oprogramowania POS i wybrać sprzęt z nim zgodny.

co to jest system POS?

zacznijmy naszą rozmowę od rozszyfrowania skrótu POS. Co to znaczy?

więc POS oznacza „punkt sprzedaży” lub „Punkt Obsługi”. Mówiąc dokładniej, mówimy o kompletnym zestawie sprzętu i oprogramowania, którego zadaniem jest automatyzacja procesów w obszarach sprzedaży i świadczenia usług.

rozwiązania POS mają na celu uproszczenie pracy personelu serwisowego (a tym samym przyspieszenie jej). Krótko mówiąc, pracownicy sklepu, restauracji lub innej podobnej instytucji używają tych systemów, aby zawsze mieć wszystko pod ręką, co oznacza, że mogą wykonywać swoje obowiązki szybko, sprawnie i kompetentnie.

główne elementy wyposażenia systemów POS

każdy system punktu sprzedaży składa się z oprogramowania POS zainstalowanego na komputerze, specjalnego terminala i podłączonych do niego różnych urządzeń peryferyjnych.

uważamy, że musimy wymienić i opisać te urządzenia, prawda? Pamiętaj tylko, że mogą się one różnić w zależności od potrzeb konkretnego zakładu.

• Kasa fiskalna, czyli drukarka czekowa z funkcją pamięci fiskalnej. Zadanie jest jasne z samej nazwy: drukowanie czeków i różnego rodzaju dokumentów sprawozdawczych, przechowywanie danych sprzedaży i tak dalej;

• monitor POS personelu serwisowego, który wyświetla operatorowi istotne informacje (kasjer w supermarkecie, kelner w kawiarni lub administrator salonu kosmetycznego);

• klawiatura POS: chodzi o wprowadzanie danych i przesyłanie komend sterujących (czasami klawiatura POS jest również wyposażona we wbudowane Czytniki kart);

• ekran Kupującego, wyświetlający dane interesujące konsumenta (np. kwotę do zapłaty);

• skaner kodów kreskowych, który pozwala szybko odczytać kod produktu i uzyskać podstawowe dane o nim;

• kasa potrzebna do bezpiecznego przechowywania pieniędzy;

• urządzenie do odczytu kart bankowych, którego kluczową funkcją jest organizacja procesu płatności z maksymalnym komfortem.

są to główne elementy sprzętowe. Ale jeśli chcesz zbudować system point-of-sale działający na wysokim poziomie wydajności, możesz potrzebować również innych urządzeń (ale znowu, kieruj się specyfiką swojej firmy i jej szczególnymi wymaganiami): wagi elektroniczne, Drukarki etykiet, wykrywacze walut itp.

gdzie korzystać z biznesowych rozwiązań POS?

kiedy więc powinieneś stworzyć system POS dla swojej firmy? Przyjrzyjmy się bliżej kilku podstawowym przykładom:

• sklepy spożywcze i hipermarkety. Oczywiście efektywne funkcjonowanie dużego supermarketu jest niemożliwe bez wprowadzenia technologii punktów sprzedaży. Jednak nawet mały sklep spożywczy skorzystałby z tych systemów.

• wszelkie inne punkty sprzedaży: Sklepy z narzędziami, sklepy z urządzeniami i tym podobne.

• miejsca gastronomiczne. System punktów sprzedaży restauracji przyspieszy proces przyjmowania i przekazywania zamówień klientów do kuchni.

• miejsca, w których świadczone są usługi, czy to hotel, Kino, kasyno, salon kosmetyczny itp.

Kluczowe funkcje systemów POS

do czego służy system POS, do czego jest zdolny? Jakie funkcje pełni?

• Identyfikacja towarów za pomocą kodu kreskowego. Operator lub kasjer nie musi zapamiętywać całej gamy towarów, które sprzedaje firma. Wystarczy zeskanować kod kreskowy produktu, a wszystkie niezbędne informacje na jego temat zostaną odebrane i wyświetlone automatycznie.

• Zarządzanie rabatami i organizacja programów lojalnościowych. Taka okazja też by się przydała, zgadzasz się?

• automatyczne płatności. To bardzo ważna funkcja rozwiązań POS, bez której nie sposób wyobrazić sobie pracy nowoczesnego sklepu, stacji benzynowej i innych tego typu instytucji.

• kontrolowanie pracy personelu. Aby rozpocząć pracę z systemem, pracownik musi być autoryzowany, co oznacza, że możesz mieć na niego oko.

• tworzenie raportów. Nowoczesne technologie pomagają zbierać statystyki dotyczące twojej instytucji i analizować otrzymane informacje w celu tworzenia szczegółowych raportów na ich podstawie. Zazwyczaj istnieją wbudowane, gotowe szablony raportów, ale możesz dostosować swój system POS zgodnie z własnymi wymaganiami.

• Uproszczone zarządzanie bazą danych: możliwość zmiany informacji o cenie towarów, składzie potrawy i tak dalej.

• kontrola stanów magazynowych. Oprogramowanie POS przechowuje Najnowsze dane o produkcie (mamy na myśli automatyczne przeliczanie towarów pozostających w magazynie lub w samym sklepie). Dzięki temu sprzedawcy wiedzą, czy istnieje potrzeba zamówienia konkretnego produktu.

i to nie wszystko! Systemy punktów sprzedaży skupiają się na maksymalnym ułatwieniu pracy twoich pracowników poprzez automatyzację ich rutynowych czynności.

pojawienie się rozwiązań POS

rozwiązania POS przeszły długą drogę od najprostszych kas mechanicznych (pierwsza połowa XX wieku) do złożonych systemów wielofunkcyjnych.

Podzielmy historię rozwoju na etapy i krótko przeanalizujmy każdą z nich.

• wszystko zaczęło się od dwóch typów rejestratorów: rejestratorów NCR i rejestratorów Burroughs. Były to Kasy rejestrujące dane w specjalnym czasopiśmie. Były one mniej niż idealne i niezbyt wygodne w użyciu.

• nieco później pojawiły się bardziej zaawansowane rejestratory (np. NCR Class 5). Nie były już mechaniczne i zasilane elektrycznością.

• 1973 naznaczony był wprowadzeniem pierwszych systemów komputerowych (IBM 3653 Store System, NCR 2150, a także TRW, Regitel, Darachecker) oraz rozwojem czytników kodów kreskowych UPS / EAN.

• mniej niż 10 lat później, w 1986 roku, IBM wypuścił komputer oparty na POS o nazwie IBM 4683. Było to wówczas znaczące osiągnięcie.

• pod koniec lat 80. sprzedawcy POS nauczyli się wprowadzać Czytniki z paskiem magnetycznym, które umożliwiały konsumentom dokonywanie płatności zbliżeniowych.

nowoczesne systemy punktów sprzedaży zawierają wiele przydatnych modułów dodatkowych ukierunkowanych na interakcję z klientem, zarządzanie zapasami, płace i wiele innych. Oprogramowanie i sprzęt ściśle ze sobą współpracują, aby pomóc w prawidłowym zarządzaniu firmą.

skontaktuj się z nami, jeśli potrzebujesz opracować system rezerwacji i zamawiania jedzenia w restauracji.

później omówimy różne sposoby tworzenia oprogramowania POS, ale teraz chcielibyśmy zbadać inny problem, a mianowicie…

wczesne formaty oprogramowania POS

pierwsze elektroniczne kasy miały zintegrowane oprogramowanie patentowe, którego funkcjonalność pozostawiała wiele do życzenia.

latem 1973 roku IBM uruchomił dwa specjalne Systemy (IBM 3650 i 3660 Store System) wykorzystujące komercyjnie technologie klient-serwer, backup, sieć lokalna (LAN) i zdalne udostępnianie. Około rok później systemy te zostały zainstalowane w sklepach Dillards i Pathmark w New Jersey.

minęło jeszcze kilka lat, a w 1979 roku właściciele Old Canal Cafe Gene ’ a Moshera (Nowy Jork) wdrożyli system POS z oprogramowaniem opracowanym przez słynnego Moshera. System był oparty na Apple II i miał przydatne funkcje, takie jak przetwarzanie zamówienia klienta, przesyłanie danych do kuchni itp.

od tego czasu wiele wody minęło pod mostem, a rozwiązania w punktach sprzedaży zamieniły się w wielofunkcyjne złożone programy, stając się prawdziwym zbawieniem dla wielu firm.

ale jeśli chcesz stworzyć własny system POS, musisz zrozumieć, jak to działa. Dołożymy wszelkich starań, aby pomóc ci to rozgryźć.

jak działają systemy POS?

wcześniej sprzedawcy spędzali dużo czasu na wystawianiu zakupów, obliczaniu sald i wykonywaniu innych rutynowych operacji; na szczęście teraz sytuacja znacznie się poprawiła. Kasjer w supermarkecie odczytuje kod kreskowy produktu za pomocą specjalnego skanera, a Klient ucieka do terminalu bankowego, aby zapłacić za dokonany zakup (oczywiście istnieje również opcja płatności gotówką): to wszystko, proces się rozpoczął. Reszta dzieje się automatycznie, wystarczy kilka kliknięć.

ale co się dzieje za kulisami, że tak powiem?

powyższy diagram wyraźnie ilustruje działanie rozwiązań biznesowych POS. Wyjaśnijmy to słowami (ogólnie):

1. skanowanie kodu kreskowego produktu. Skaner odczytuje kod kreskowy produktu, a dane o nim są automatycznie przesyłane do programu kasowego: jego cena, marża, możliwe rabaty itp. Program określa, który produkt powinien zostać wydany, generuje kontrolę sprzedaży i tak dalej. Pracownik musi tylko przyjąć pieniądze od klienta i dać mu produkt. A propos pieniędzy i płatności…

2. Płatność. Najpierw klient przesuwa kartę nad czytnik terminala. Dane karty są przesyłane do systemu POS, który kontaktuje się z PSP (dostawcą usług płatniczych). PSP dociera do banku, aby zainicjować procedurę autoryzacji transakcji (który bank zależy od rodzaju karty kredytowej). Kupujący zostanie poproszony o wprowadzenie kodu PIN w celu potwierdzenia transakcji. Jeśli wszystko pójdzie dobrze, kod autoryzacyjny zostanie wysłany do systemu POS, a kupujący zostanie poinformowany, że płatność się powiodła.

program POS automatyzuje i integruje front-office (kasa w supermarkecie, Terminal kelnerski itp.) i back-office (księgowość, magazyn, dział HR i marketingu, administracja zakładami i tym podobne). Wymiana danych między tymi blokami odbywa się w sposób ciągły, zwykle za pośrednictwem serwera w chmurze.

By the by, serwer w chmurze nie jest jedynym sposobem na rozwiązanie problemu… Istnieją również inne opcje oprócz rozwiązań POS opartych na chmurze.

rozwiązania POS lokalne i oparte na chmurze

masz do wyboru dwie podstawowe opcje. Każdy z nich ma swoje plusy i minusy i to od Ciebie zależy, co wybrać w danym przypadku.

On-premise solutions

on-premise oznacza wykorzystanie własnych zasobów do hostowania oprogramowania, a mianowicie:

• możesz kupić serwer fizyczny i zlokalizować go w swojej organizacji;

• jeśli nie podoba Ci się powyższa opcja, możesz wynająć serwer dedykowany w centrum danych.

plusy:

lokalne systemy POS są uważane za bardziej bezpieczne i chronione, ponieważ osoby trzecie nie mają dostępu do danych firmowych. Ponadto taka metoda hostowania oprogramowania zapewnia większą niezależność. Jesteś swoim własnym panem.

wady:

lokalizowanie serwerów na terenie własnej firmy to pracochłonne i kosztowne zadanie. Będziesz musiał przeznaczyć znaczny budżet na konserwację sprzętu i zatrudnić specjalistów, którzy będą w stanie zapewnić jego niezawodność i bezproblemową pracę.

i nawet jeśli zdecydujesz się wynająć serwer dedykowany do hostowania oprogramowania, nadal napotkasz pewne trudności. Między innymi, będziesz musiał rozwidlić się dość dużo (opłata za wynajem, jak widzisz).

systemy oparte na chmurze

myślący przyszłościowo przedsiębiorcy wybierają ten konkretny model, gdy wszystkie wewnętrzne dane są przechowywane i przetwarzane w tak zwanej” chmurze ” (serwerze wirtualnym). Taki wirtualny serwer działa w rozproszonym środowisku obliczeniowym i świadczy swoje usługi przez Internet.

zalety:

rozwiązania POS oparte na chmurze mają wiele zalet, takich jak:

• dobra skalowalność;

• płatność na żądanie i po dostawie;

• stabilność w pracy;

• dostęp z dowolnego urządzenia w dowolnym miejscu na świecie.

wady:

serwer w chmurze jest dostarczany przez stronę trzecią, a Klient współdziała tylko z jego wirtualną częścią, co zmniejsza bezpieczeństwo danych, jak niektórzy uważają. Jednak przy odpowiednim podejściu do ochrony informacji problem można łatwo rozwiązać.

BTW!

zgodnie z prognozami systemy oparte na chmurze będą dominować na globalnym rynku POS do 2024 roku.

funkcje oprogramowania POS

poniżej udostępniamy szczegółową infografikę, aby pokazać, bez jakich funkcji nie może obejść się Twój system punktów sprzedaży. Krótko opiszemy jego kluczowe bloki funkcjonalne:

• zarządzanie zapasami. Pierwszy blok pozwoli Ci być zawsze świadomym obecności lub braku produktów w magazynie;

• płatności. Komentarze są niepotrzebne, prawda?

• Analityka & Raportowanie. Będziesz mógł monitorować wydajność swojego zakładu.

• Polityka lojalnościowa, aby Twoi klienci byli zawsze zadowoleni z twojego sklepu lub restauracji.

• zarządzanie personelem, kolejny obowiązkowy blok funkcjonalny systemów POS.

• dodatkowe bloki (patrz infografika poniżej).

główne zalety systemów POS

porozmawiajmy o korzyściach płynących z systemów POS dla Twojej firmy… na wypadek, gdybyśmy jeszcze nie przekonali Cię o celowości tworzenia oprogramowania POS.

• Poprawa szybkości obsługi klienta. Automatyzacja procesów pozwala znacznie szybciej obsługiwać klientów w sklepach (i odwiedzających kawiarnie), co oznacza zmniejszenie kolejek.

• stała Zdalna kontrola firmy. Rozwiązania Business POS zapewniają zdalny dostęp w czasie rzeczywistym do przeglądania wszelkich transakcji i otrzymywania raportów. Oznacza to pełną kontrolę nad wszystkimi procesami zachodzącymi w obszarze sprzedaży. Działania kasjerów (i innych pracowników) są również pod kontrolą.

• zarządzanie lojalnością klientów. Konsumenci uwielbiają wszelkiego rodzaju programy rabatowe, kupony i inne promocje, a nowoczesny system punktów sprzedaży daje możliwość zarządzania tymi inicjatywami marketingowymi w znacznie łatwiejszy sposób.

• dostęp do przydatnych funkcji. Mamy na myśli takie funkcje, jak uproszczony proces inwentaryzacji, mniej formalności; automatyczne raportowanie, Kontrola sald zapasów i inne.

• wysoka wydajność pracy. Korzyści z rozwiązań POS opisanych powyżej prowadzą do większej efektywności Twoich pracowników i skutkują wzrostem dochodów.

więc odkryliśmy, dlaczego powinieneś zbudować system punktów sprzedaży… a teraz pozostaje zobaczyć, jak to zrobić.

Jak stworzyć własny system POS

zanim rozważysz zakup lub stworzenie systemu punktów sprzedaży, musisz odpowiedzieć na kluczowe pytanie: czego dokładnie potrzebuje Twoja firma? Jakie zadania powinna rozwiązać Platforma punktów sprzedaży? Istnieje wiele opcji, jak mogłeś już zrozumieć, jeśli uważnie czytasz nasz artykuł: odpisywanie artykułów w magazynie, udzielanie rabatów, raportowanie i wiele, wiele więcej. I dopiero po odpowiedzi na powyższe pytanie możesz przejść do następnego, a mianowicie …

skąd wziąć swój system punktów sprzedaży?

każdy system POS składa się z oprogramowania i sprzętu. A jeśli uważasz, że możesz najpierw kupić sprzęt, a następnie wybrać odpowiednie oprogramowanie, Musimy cię ostrzec: jest to całkowicie błędne podejście do problemu.

ale nie martw się! Jesteśmy tu, aby wyjaśnić ci, co masz robić. Zacznijmy od porządku.

#1. Zakup systemu punktu sprzedaży

pierwszym krokiem jest zakup gotowego i dobrze przetestowanego zestawu POS z zainstalowanym oprogramowaniem. Wystarczy dostosować system POS i podłączyć sprzęt do gniazdka. To wszystko!

:

• szybki start. Jak już wyjaśniliśmy, podłączenie sprzętu i rozpoczęcie korzystania z niego nie wymaga dużego wysiłku.

• łatwość użycia. Zazwyczaj takie gotowe systemy POS są przyjazne dla użytkownika i intuicyjne.

• zatwierdzony budżet. Musisz przeznaczyć pieniądze tylko raz, aby kupić system, po czym możesz w pełni z niego skorzystać.

wady:

• nieelastyczne rozwiązanie. Gotowe systemy punktów sprzedaży nie zawsze są wystarczająco elastyczne i wymagają indywidualnego dostosowania.

• przestarzałość technologii. Wszelkie technologie stają się przestarzałe z czasem, a rozwiązania POS nie są wyjątkiem. Niestety, będziesz musiał sam zaktualizować swój program (i oczywiście wymaga to dodatkowych inwestycji finansowych), ponieważ nie ma wsparcia… co jest kolejną wadą tych gotowych systemów.

#2. Subskrypcja oprogramowania POS

nie masz ochoty ani okazji zainwestować dużo pieniędzy w zakup systemu POS? Następnie możesz zwrócić się do doświadczonych dostawców oprogramowania POS i subskrybować ich usługi. Dzięki temu będziesz mógł korzystać z ich rozwiązania na bieżąco(przy okazji z ich pełnym wsparciem!).

jeśli chodzi o sprzęt, dostawcy zwykle mówią, z którymi markami ich oprogramowanie jest kompatybilne.

:

• stała obsługa firmy (24/7).

• Szybki start. Otrzymasz pomoc w konfiguracji i uruchomieniu programu.

• dostęp do aktualizacji systemu (co oznacza, że nie ryzykujesz problemu przestarzałych technologii).

wady:

• kwestia bezpieczeństwa. Nie masz wyboru, ale całkowicie polegasz na środkach ochronnych wybranych dostawców.

• opłata miesięczna. Będziesz musiał uiścić miesięczną opłatę na rzecz dostawców, aby korzystać z ich usług i wsparcia.

zastanawiasz się, jak zbudować aplikację do dostarczania żywności, taką jak Postmates lub Zomato? Cóż, mamy odpowiedź, której szukasz!

na rynku istnieje ogromna liczba gotowych rozwiązań w punktach sprzedaży, a także ich dostawców. Jednak nawet najbardziej popularne oprogramowanie POS czasami nie jest w stanie zaspokoić potrzeb konkretnego zakładu, czy to centrum handlowego, czy restauracji (lub czegoś innego). A jeśli tak, to zostaje Ci tylko jeden sposób działania, a mianowicie…

pełny rozwój oprogramowania POS

więc zdecydowałeś się opracować system POS od podstaw. Jakie kroki należy podjąć?

• określ szczegółowe wymagania dla przyszłego systemu (w oparciu o specyfikę Twojej firmy);

• znaleźć i zatrudnić doświadczonych programistów na tyle wykwalifikowanych, aby stworzyć system POS, który spełnia te wymagania;

• Utwórz oprogramowanie POS (i wybierz zgodny sprzęt w punkcie sprzedaży).

plusy:

• unikalne rozwiązanie, które w pełni spełnia Twoje wymagania;

• ciągły rozwój oprogramowania i wydawanie przydatnych aktualizacji;

• elastyczność systemu i skalowanie projektów wraz ze wzrostem biznesu;

• najwygodniejszy interfejs użytkownika, a zatem najlepszy UX;

• bezpieczeństwo systemu ze względu na fakt, że Twoje dane nie będą odbierane przez osoby trzecie.

wady:

• złożoność projektu (nie możesz sobie z tym poradzić samodzielnie, bez pomocy programistów POS);

• długi początek. Jeśli czynnik czasu jest krytyczny, wybierz inne rozwiązanie dla swojego sklepu, salonu kosmetycznego lub restauracji;

• brak wsparcia (będziesz musiał radzić sobie z pojawiającymi się problemami);

• znaczne koszty rozwoju finansowego.

chociaż na dłuższą metę pomysł opracowania Systemu POS od square one jest dobry i opłacalny.

Wskazówki dotyczące tworzenia systemu punktów sprzedaży

co należy wziąć pod uwagę, aby stworzony przez Ciebie system POS był skuteczny i długotrwały? Zobaczmy!

• przyjazny dla użytkownika interfejs. Zadaniem interfejsu użytkownika jest pomóc pracownikom Twojej firmy szybko nauczyć się pracy z systemem punktów sprzedaży. Wstępne zapoznanie się z programem nie powinno trwać dłużej niż pół godziny.

• rodzaj zakładu. Wybierając system POS, twój rodzaj działalności jest również ważny. Powiedzmy, że Restauracja powinna zwrócić szczególną uwagę na oprogramowanie, które musi mieć pewne funkcje: lista oczekujących na Płatność, powiązanie zamówienia z tabelą, możliwość dodania adresu klienta do czeku (jeśli planowana jest dostawa) itp. Z drugiej strony, placówki gastronomiczne nie potrzebują wag elektronicznych, w przeciwieństwie do sklepów detalicznych.

• dobra skalowalność. Pamiętaj, że Twoja firma może się rozwijać w przyszłości, co należy wziąć pod uwagę przy tworzeniu systemu punktów sprzedaży (i lepiej przemyśl każdy szczegół na etapie projektowania i planowania).

• różne poziomy dostępu. Twój system będzie używany przez różnych pracowników: siebie, kasjerów, sprzedawców i tak dalej. I nierozsądne jest zapewnienie wszystkim pełnego dostępu do poufnych informacji. Najlepszym sposobem na rozwiązanie tego problemu jest zapewnienie niezawodnego przechowywania danych z ograniczonymi prawami dostępu.

• Tryb Offline. Upewnij się, że program jest aktywny nawet wtedy, gdy nie ma połączenia z Internetem. Niestety często występują problemy z Wi-Fi, ale nie powinny one wpływać na przepływ pracy w firmie.

• integracje stron trzecich. Pomocne jest również zapewnienie możliwości integracji systemu z innymi programami innych firm (mobilne aplikacje lojalnościowe, rozwiązania płatnicze itp.).

• niezawodne działanie w każdych warunkach. I oczywiście tworzenie oprogramowania POS nie ma sensu, jeśli jest zawodne i nieskuteczne.

próbując znaleźć wykwalifikowanych programistów POS? To zatrudnij nasz zespół! Eksperci Agilie są wysoko wykwalifikowani i chętnie zbudują system punktów sprzedaży dla Twojej firmy.