wyzwanie, z którym spotykamy się dość często, gdy pierwsza praca z nowymi klientami polega na określeniu, na dość szczegółowym poziomie, zakresu projektu. Często organizacje wiedzą, czego chcą, jeśli chodzi o rezultaty projektu na wysokim poziomie, ale nie doszły do sedna-ale po to tu jesteśmy!
zakres projektu to część planowania projektu, która obejmuje określenie i udokumentowanie listy konkretnych celów projektu, rezultatów, funkcji, funkcji, zadań, terminów i ostatecznie kosztów. Innymi słowy, jest to, co należy osiągnąć i praca, którą należy wykonać, aby zrealizować projekt.
ważne jest, aby określić zakres na wczesnym etapie cyklu życia projektu, ponieważ może to znacznie wpłynąć na harmonogram lub koszt (lub oba) projektu.
Poniżej znajduje się przegląd niektórych kluczowych procesów, które należy wykonać, aby poprawnie zdefiniować zakres.
Zdefiniuj wymagania dotyczące produktu
zanim ustalimy, co będzie w zakresie projektu, musisz być bardzo jasny, jakie są wymagania dotyczące produktu, inaczej znane jako zakres produktu. Innymi słowy, jakie funkcje i funkcje są wymagane do opracowania strony internetowej, aplikacji i/lub oprogramowania na zamówienie? Czy jest coś konkretnego, co musi być wbudowane w projekt? Czy musi być zgodny z określonym zestawem wytycznych dotyczących brandingu? Lista jest długa.
Zdefiniuj wymagania procesowe
wymagania procesowe opisz, w jaki sposób ludzie wchodzą w interakcje z produktem i jak produkt wchodzi w interakcje z innymi (często istniejącymi) procesami biznesowymi. Kiedy omawiasz sposób przenoszenia danych i przepływu transakcji biznesowych z jednego punktu do drugiego, opisujesz wymagania procesowe. Na przykład wymagania dotyczące transakcji rozliczeniowych w witrynie internetowej, sposób, w jaki transakcje te łączą się z fakturowaniem i kontami oraz w jakim momencie pracownicy mogą przeglądać i zmieniać status zamówień, muszą być szczegółowe.
zaangażuj właściwych interesariuszy
oczywiście oczywiste jest, że aby projekt został pomyślnie zrealizowany, poprawni interesariusze z organizacji zlecającej projekt muszą być zaangażowani bardzo ściśle na różnych etapach zakresu projektu. Gdy tak się nie stanie, zaczynają się pojawiać założenia (które są zazwyczaj subiektywne), a w trakcie realizacji projektu może pojawić się zamieszanie ze strony zainteresowanych stron.
Zidentyfikuj ograniczenia
być może nawet ważniejsze niż to, co jest w zasięgu projektu, jest to, co jest poza zakresem projektu. Często bardzo ważne jest dokumentowanie tego, czego się nie zrobi, zwłaszcza jeśli chodzi o tworzenie oprogramowania – w przeciwnym razie ludzie będą zakładać, że mają zostać wykonane pewne rzeczy, które nie zostały zaplanowane lub nie zostały uwzględnione w harmonogramie projektu.
Zarządzanie zmianami
naturalne jest, że części każdego dużego projektu zmieniają się po drodze. Podczas gdy zawsze najlepiej jest unikać pełzania zakresu (sytuacji, w której jedna lub więcej części projektu wymaga więcej pracy), czasami jest to nieuniknione ze względu na zmieniający się charakter każdej firmy. Aby uniknąć nieporozumień i zmian w zakresie projektu przez wszystkich interesariuszy, zarówno po stronie klienta, jak i po stronie agencji, najlepiej wdrożyć rygorystyczne procesy zarządzania zmianami. Po zdefiniowaniu zakresu nie można go zmienić bez przeprowadzenia odpowiednich funkcji zarządzania zmianami, w którym to momencie można podjąć odpowiednie działania w celu sprostania zmieniającym się wymaganiom projektu.
no i masz! Prosty przewodnik po rozpoczęciu projektu poprzez prawidłowe zdefiniowanie zakresu projektu. Skuteczne zarządzanie zakresem wymaga dobrej komunikacji, aby zapewnić, że każdy rozumie wymagania projektu i zgadza się dokładnie, w jaki sposób cele projektu zostaną osiągnięte. Kiedy już to położysz, masz podstawy do rozpoczęcia i miejmy nadzieję, że uda Ci się ukończyć swój projekt.