trzymam oprawiony cytat Coco Chanel na moim biurku. Czytamy w nim: „najlepsze rzeczy w życiu są za darmo. Drugie najlepsze są bardzo, bardzo drogie.”Prowadzenie małej firmy należy do tej drugiej kategorii, większość z nas może się zgodzić.
Gotówka jest siłą napędową każdej małej firmy, dlatego ważne jest monitorowanie pozycji gotówkowej firmy i przewidywanie, jak zmieni się ona w najbliższej przyszłości.
przegląd: co to jest budżet gotówkowy?
budżet gotówkowy, zwany również połączonym budżetem gotówkowym, jest narzędziem planowania finansowego, które przewiduje, kiedy gotówka wejdzie i opuści Twoją firmę, zwykle w ujęciu miesięcznym lub kwartalnym.
budżet podkreśla obszary, w których Twoja firma może nie mieć wystarczającej ilości pieniędzy na pokrycie niezbędnych płatności, takich jak płace pracowników, płatności długów i sytuacje kryzysowe. Może również zidentyfikować czasy, kiedy możesz mieć zbyt dużo gotówki, dobry problem.
wszystkie budżety gotówkowe według tej samej formuły:
otwarcie salda gotówkowego + napływ gotówki – odpływ gotówki = Zamknięcie salda gotówkowego
śledzenie najbliższej przyszłej pozycji gotówkowej firmy może zapobiec chwilowemu wyczerpaniu się gotówki. Na przykład budżet gotówkowy może oznaczać potencjalny niedobór gotówki w ciągu kilku miesięcy, który możesz teraz naprawić, zabezpieczając linię kredytową. Nie można uzyskać zgody na kredyt z dnia na dzień, więc planowanie może kupić długowieczność firmy.
budżety gotówkowe odzwierciedlają kolekcje i płatności w oparciu o główny budżet Twojej firmy, wysokie oczekiwania dotyczące przyszłych przychodów i wydatków.
przykład budżetu gotówkowego
budżet gotówkowy to rachunek zysków i strat, wyciąg bankowy i rachunek przepływów pieniężnych w jednym.
spójrz na przykład budżetu gotówkowego na sześć miesięcy poniżej. Zaczyna się od podania przewidywanego salda gotówkowego na otwarcie, które jest takie samo jak saldo gotówkowe na zamknięcie z poprzedniego miesiąca.
w międzyczasie istnieje miejsce na każdy rodzaj pobierania gotówki, taki jak sprzedaż gotówki i płatności klientów ze sprzedaży kredytów oraz płatności gotówkowe na wydatki i płatności pożyczek. Zastosowałem elastyczne podejście budżetowe, szacując koszty wysyłki jako procent sprzedaży gotówkowej firmy za miesiąc.
budżet gotówkowy kończy się deficytem gotówkowym lub nadwyżką w oparciu o docelowe saldo gotówkowe firmy, minimalną kwotę pieniędzy, którą firma jest skłonna mieć na koniec miesiąca.
budżety gotówkowe wyglądają jak prognozy dochodów, wyciągi z przepływów pieniężnych i wyciągi bankowe połączone w jeden.
firma przewiduje napływ gotówki-ma przynieść więcej niż wydaje-w lutym, marcu i kwietniu. Gotówka napływa, a wydatki są stosunkowo niskie. Życie jest dobre.
jednak planują odpływy gotówki netto w styczniu, maju i czerwcu, w których firma spodziewa się wydać więcej niż przyjmuje. To nie powinno być problemem w maju, ponieważ saldo gotówkowe kończy się powyżej docelowego $70,000. Firma musi jednak zastanowić się, jak poradzi sobie z tysiącami mniej, niż chcieliby zachować w nagłych wypadkach w styczniu i czerwcu.
jak przygotować budżet gotówkowy dla Twojej firmy
przygotowanie budżetu gotówkowego wymaga spojrzenia w przyszłość. Będziesz potrzebował oprogramowania księgowego, najnowszego wyciągu bankowego i kryształowej kuli, aby przejść przez wszystkie sześć kroków.
Utwórz szablon budżetu gotówkowego
najlepszym miejscem do tworzenia budżetu gotówkowego jest Microsoft Excel. Potężne narzędzie do księgowości dla małych firm, Excel daje Ci wodze, aby dostosować swój budżet gotówkowy. Skopiuj powyższy format; będę zaszczycony.
Niektóre pakiety oprogramowania księgowego mają funkcje budżetowania, więc możesz iść tą drogą, jeśli jest dostępna.
Określ ramy czasowe
zastanów się, jak daleko chcesz projektować przepływy pieniężne swojej firmy. Horyzont czasowy budżetu gotówkowego nie powinien przekraczać jednego roku; jest mało prawdopodobne, że będziesz w stanie wykonać realistyczną projekcję tak daleko w przyszłości.
na tym etapie planowania zastanów się, czy chcesz oszacować swoje wpłaty i wydatki pieniężne w ujęciu miesięcznym lub kwartalnym. Należy przygotować kwartalny budżet gotówkowy tylko wtedy, gdy firma zgromadziła wystarczającą ilość gotówki na pokrycie wydatków za cały kwartał.
możesz być nawet bardziej konkretny niż miesięczny, ale to byłoby więcej pracy niż jest warte. Firmy często mają dźwignię finansową, aby opóźnić płatności gotówkowe w ciągu 30 dni, aby uniknąć tymczasowych niedoborów gotówki.
Zidentyfikuj docelowe saldo gotówkowe
podobnie jak osoby fizyczne, firmy powinny mieć awaryjny fundusz gotówkowy, jeśli czasy stają się trudne. Zabezpiecz co najmniej trzymiesięczne wydatki w gotówce i obiecaj sobie, że ich nie wydasz, chyba że znajdziesz się w tragicznych okolicznościach.
Soloprenerzy bez pracowników mogą wykorzystać swoje osobiste oszczędności awaryjne.
wprowadź bieżące saldo gotówkowe swojej firmy
bieżące saldo gotówkowe Twojej firmy może być jedyną pewną liczbą w całym budżecie. Uwzględnij bieżące saldo gotówkowe Twojej firmy, w tym oszczędności i drobne środki pieniężne.
osoby prowadzące działalność gospodarczą bez odrębnego konta bankowego mogą nie mieć salda początkowego jako takiego. Wprowadź kwotę, którą zarezerwowałeś na sfinansowanie przyszłych wydatków biznesowych.
Przygotuj i przeanalizuj rachunek przepływów pieniężnych swojej firmy
aby przewidzieć przyszłość, spójrz wstecz na przepływy pieniężne Twojej firmy. Otwórz miesięczne zestawienie przepływów pieniężnych w swoim oprogramowaniu księgowym i sprawdź, w jaki sposób Twoja firma wydaje i zbiera pieniądze.
rachunek przepływów pieniężnych powinien być również podstawą dla wszystkich kategorii budżetu gotówkowego. Jak pokazano w powyższym przykładzie, każda linia poboru lub płatności reprezentuje linię na rachunku przepływów pieniężnych.
Zaprojektuj przepływy pieniężne swojej firmy
oto najtrudniejsza część. Prognozuj przepływ środków pieniężnych swojej firmy, wprowadzając szacowane kolekcje i płatności gotówkowe firmy. Postępuj zgodnie z naszym Przewodnikiem po prognozach finansowych.
zacznij od oszacowania szacunkowych wpływów pieniężnych Twojej firmy, zwanych również napływami gotówki. Windykacja należności, sprzedaż gotówkowa i odsetki dochodowe to najczęstsze wpływy gotówkowe.
następnie oszacuj płatności gotówkowe lub wypływy gotówki. Rozważ koszty operacyjne, takie jak czynsz i media, zakupy zapasów i zbliżające się długi i płatności podatkowe. Producenci uwzględniają również przewidywane zakupy surowców określone w swoich budżetach produkcyjnych.
powinieneś mieć już pełny budżet gotówkowy. Poproś kolegę, aby go przejrzał, aby upewnić się, że nie przegapiłeś żadnej pożyczki lub płatności podatkowych.
3 najlepsze praktyki podczas przygotowywania budżetu gotówkowego
weź te wskazówki pod uwagę, gdy przewidujesz przyszłą pozycję gotówkową swojej firmy.
wykorzystaj technologię
sztuczna inteligencja (AI) nie jest tutaj, aby podjąć pracę księgowego — jeszcze. Jednak księgowość AI może pomóc w opracowaniu budżetu gotówkowego.
oprogramowanie księgowe, takie jak Intuit QuickBooks Online i Xero, automatycznie tworzy krótkoterminowe prognozy przepływów pieniężnych na podstawie ostatnich schematów wydatków Twojej firmy. Konta firmowe Bank of America robią to samo.
chociaż możesz wiedzieć więcej o nadchodzących długach i podatkach niż Twoje oprogramowanie, rzuć okiem na to, czego oczekują.
Porównaj budżet vs. rzeczywiste przepływy pieniężne
zwiększ precyzję przyszłych budżetów pieniężnych, nakładając rzeczywiste i budżetowane przepływy pieniężne i analizując wariancje.
porównanie liczb budżetowych i rzeczywistych może ujawnić wzorce zbierania i płatności, których początkowo nie rozpoznałeś. Twoje przyszłe budżety gotówkowe będą dla niego lepsze.
miej plan na nadwyżki i braki gotówkowe
opracuj plan zabezpieczenia gotówki, aby utrzymać swoją firmę na powierzchni podczas suszy gotówkowej.
wiele małych firm tworzy odnawialne linie kredytowe, rodzaj pożyczki, aby złagodzić potencjalne problemy z przepływem środków pieniężnych. Kiedy Twoja firma potrzebuje gotówki, może pociągnąć za linię kredytową. Kiedy dług zostanie spłacony, natychmiast możesz wziąć więcej pieniędzy, aż do limitu kredytowego.
podobnie, zbyt dużo gotówki w Banku oznacza, że możesz przegapić okazję do inwestowania w rozwój swojej firmy. Stwórz strategię wzrostu, która będzie realizowana w czasach prosperity.
budżety nie są napisane w konkretach
budżety gotówkowe są istotną częścią planowania finansowego małej firmy. Podczas gdy wydatki pojawiają się znikąd i grożą zatankowaniem Twojej firmy, posiadanie budżetu gotówkowego może pomóc ci dostrzec zakręty z wystarczającą ilością czasu na reakcję.