umiejętność pisania przyjaznego e-maila z przypomnieniem jest jednym z najlepszych narzędzi do efektywnego spędzania czasu. Jest idealny do podpowiadania ludziom o nadchodzących spotkaniach, nieodebranych płatnościach, podaniach o pracę, ważnych wydarzeniach i nie tylko.
ale aby spotkać się jako przyjazny i pomocny, zamiast niecierpliwy i nachalny, musisz wylądować na odpowiednim tonie i czasie.
jeśli masz rację, przypomnienie e-maila może być ulgą dla odbiorców, gdy tydzień jest zapchany na zatory. Nikt nie lubi przegapić terminów lub przełożyć spotkania. Ale ponieważ 31% ludzi twierdzi, że najlepszym dniem pracy byłby dzień bez odpowiadania na e-maile, wiadomości z pewnością zostaną utracone lub zapomniane.
w każdym przypomnieniu odbiorca powinien dokładnie wiedzieć, do czego służy wiadomość e-mail, co musi zrobić i kiedy. Dobrze napisane przypomnienie zmniejszy liczbę nieodebranych spotkań i terminów. Sprawi, że będziesz wyglądać proaktywnie i profesjonalnie, nie będąc nachalnym. Oto jak się do tego zabrać.
pisanie przyjaznych e-maili z przypomnieniami
przyjazne e-maile z przypomnieniami najlepiej wysyłać, gdy zbliża się coś ważnego lub gdy termin został pominięty. E-maile z przypomnieniami są idealne dla:
- zwracając uwagę na nadchodzące spotkania lub wydarzenia.
- śledzenie faktur lub płatności.
- przypominanie ludziom o spóźnionych terminach.
- kontakt w sprawie projektu.
- Zachowaj spokój podczas ubiegania się o pracę i rozmowy kwalifikacyjnej.
bez względu na cel, najważniejsze rzeczy, o których należy pamiętać, to ton i czas wiadomości e-mail.
ton każdego przyjaznego e-maila z przypomnieniem powinien być uprzejmy i profesjonalny, ale pilny i do rzeczy. Szturchanie kogoś o spóźniony termin wymaga innego tonu niż przypominanie koledze, kiedy ma się spotkać na kawę. Jeśli sytuacja wymaga natychmiastowych działań, takich jak spóźniony termin, możesz użyć języka, który jest do rzeczy, ale miły i wyrozumiały.
dodanie „Action Required”, „Request” lub „Reminder” do wiersza tematu natychmiast przyciąga uwagę i może uruchomić odbiorcę do działania. Chociaż aktywny język jest uważany za dobrą formę, pisanie wielką literą całego tematu zwykle nie jest. Wszystkie czapki mogą się pojawić jako agresywne i nie na miejscu, zwłaszcza jeśli reszta wiadomości jest przyjazna i konwersacyjna.
aby uzyskać bardziej swobodne przypomnienia, Wybierz słowa, które są aktywne, ale mniej pilne. Linie tematyczne zawierające zwroty takie jak” kontynuacja”,” zameldowanie „lub” kolejne kroki ” są skuteczne w takich sytuacjach.
ton jest tylko jednym z elementów przyjaznego przypomnienia e-mail. Musisz również uzyskać odpowiedni czas. Nie ma jednego najlepszego czasu dla każdej sytuacji, ale są to najczęstsze ramy czasowe dla każdego e-maila z przypomnieniem.
- najbliższe spotkanie: jeden do dwóch dni przed czasem. Daj ludziom zaangażowanym w Spotkanie kilka dni czasu realizacji, ponieważ mogą mieć przedmioty do przygotowania wcześniej.
- nadchodzące wydarzenie: trzy do 14 dni przed wydarzeniem. Możesz wysyłać wiele przypomnień prowadzących do wydarzenia, aby wzbudzić entuzjazm i upewnić się, że wszyscy mają jasność co do harmonogramu i harmonogramu.
- nadchodzący termin: zależy od projektu. Daj ludziom więcej czasu na złożony projekt i krótszy czas na proste zadanie.
- przeterminowana płatność lub termin: jeden dzień po terminie płatności. Chcesz przypomnieć ludziom, kiedy to jest na górze umysłu i pokazać, że czekasz na nich do podjęcia działań.
- podanie o pracę: Muse zaleca odczekanie pięciu do 10 dni roboczych przed podjęciem działań następczych. Jeśli ktoś polecił Cię na to stanowisko, skontaktuj się z nim, aby uzyskać wgląd, zanim skontaktujesz się z zespołem HR lub menedżerem ds. zatrudnienia. To może wydawać się długi czas, ale rzeczywiście okazało się, że 44% usłyszeć od pracodawców w ciągu kilku tygodni od złożenia wniosku i tylko 37% usłyszeć w ciągu jednego tygodnia.
- rozmowa kwalifikacyjna: jeśli rozmowa kwalifikacyjna zostanie zaplanowana na kilka tygodni, najlepiej sprawdzić dzień wcześniej, aby upewnić się, że czas nadal działa dla wszystkich zaangażowanych. Jeśli ktoś miał się z Tobą skontaktować po rozmowie kwalifikacyjnej, menedżerowie ds. zatrudnienia sugerują odczekanie aż do uzgodnionego harmonogramu, aby wysłać e-mail z przypomnieniem. Nadal nic nie wiadomo? Odczekaj pięć do siedmiu dni przed naciśnięciem przycisku „Wyślij”.”
teraz, gdy znasz idealny czas na wysłanie każdego e-maila z przypomnieniem, nadszedł czas, aby dowiedzieć się, co należy uwzględnić, abyś brzmiał przyjaźnie i otrzymał szybką odpowiedź.
Jak wysłać Przyjazny e-mail z przypomnieniem
wszystkie przyjazne e-maile z przypomnieniami powinny być jasne, miłe i do rzeczy. Chcesz być na tyle uprzejmy, aby zachęcić ludzi do działania, ale nie tak bierny, że ludzie ignorują Twoją wiadomość. Najlepsze przypomnienia e-mail mają pięć podstawowych elementów.
temat
zwięzłe tematy tematu daleko zajdą podczas wysyłania e-maili z przypomnieniami. Odbiorca powinien wiedzieć, dlaczego wysyłasz przypomnienie i czuć się zmuszony do działania. Sprzedawcy wiedzą o tym lepiej niż ktokolwiek inny, więc dlaczego nie wziąć napiwku lub dwóch z tych chwytliwych tematów e-maili sprzedażowych? Główną ideą jest, aby temat był krótki i dodać pilność, aby odbiorca wiedział, że jest to pilne.
powitanie
powitanie nadaje ton treści wiadomości e-mail, więc nie pomijaj go.
- ponieważ celem tego e-maila jest bycie przyjaznym, użyj bardziej Nieformalnego powitania, takiego jak ” Cześć, Danielle „lub” Hej, Jonathan.”
- jeśli Twoja firma ma tendencję do używania bardziej formalnego języka, zacznij od ” Witaj, Kate.”
- zaczynający się od” drogi ” jest na ogół zbyt formalny dla przyjaznego przypomnienia e-mail, ale trzymaj się go, jeśli jest to domyślne powitanie Twojej firmy.
kontekst
treść wiadomości e-mail jest miejscem, w którym informujesz odbiorcę, dlaczego do niego piszesz. Tutaj podasz kontekst projektu, termin płatności, spotkania lub jakiejkolwiek sytuacji, która wymaga impulsu. Podaj konkretne nazwiska i daty, Jeśli pomoże to wyjaśnić Twoją wiadomość, i wspomnij o niedawnej ciekawostce na temat osoby lub firmy. Oto kilka przykładów tego, jak może wyglądać ta sekcja:
- wraz ze zbliżającym się końcem miesiąca (i kwartałem) chcielibyśmy jak najszybciej otrzymać wszystkie faktury.
- nadal pracuję nad artykułem, najlepszymi wskazówkami dotyczącymi przedsiębiorczości dla nowych założycieli i chciałbym zawrzeć twoje myśli w tym artykule. Dzięki ostatniej rundzie finansowania ABC company i wzrostowi, tak dobrze poruszałeś się przez ostatni rok.
- melduję się, aby przypomnieć o nadchodzącym spotkaniu Q4 w zakresie planowania treści zaplanowanym na środę, 1 sierpnia o godzinie 14: 00 EST. Nie mogę się doczekać rozpoczęcia pracy z raportem analitycznym.
- przygotowując się do prezentacji, Pamiętaj, aby przesłać slajdy, które chcesz dołączyć do końca dnia w poniedziałek, 30 lipca. Czy to nadal działa na Ciebie?
żądanie
po ustawieniu sceny za pomocą kontekstu nadszedł czas na przesunięcie przypomnienia lub żądania. Nie zwlekaj zbyt długo, bo stracisz uwagę odbiorcy. Jeśli chcesz natychmiastowej odpowiedzi, warto zawinąć swoją prośbę pytaniem, aby zachęcić ludzi do natychmiastowego podjęcia działań.
- prosimy o przesłanie faktury za wszystkie prace z naszej najnowszej umowy na [email protected] i CC mnie. Jeśli masz jakieś pytania, możesz skontaktować się ze mną pod numerem (222) 222-2222.
- jeśli chcesz wysłać wycenę artykułu, podziel się odpowiedzią na poniższe pytanie i wyjaśnij swoje uzasadnienie. Jaką wskazówkę dałbyś nowym przedsiębiorcom, aby pomogli im w skutecznym prowadzeniu biznesu w tym roku?
Wyloguj się
przedstawiłeś swój główny punkt i prośbę, więc nadszedł czas, aby podpisać się przyjaznym zamknięciem.
- dziękuję za poświęcenie czasu na przepracowanie tego.
- Dziękujemy za nadanie priorytetu temu projektowi.
- doceniam twój wysiłek, gdy kończymy tę propozycję.
- czekam na wiadomość od ciebie.
pamiętaj, aby dołączyć zakończenie, które następuje w tym samym tonie, co reszta wiadomości e-mail.
- Wszystkiego najlepszego
- Z poważaniem
- jeszcze raz dziękuję
- Pozdrawiam
- dzięki
Zakończ e-mail z imieniem, aby uzyskać przyjazny ton, lub Pełne imię, aby uzyskać bardziej formalny ton. Jeśli chcesz podać dodatkowy kontekst, Dołącz po swoim nazwisku stanowisko, nazwę firmy lub dane kontaktowe.
przyjazny szablon e-maila z przypomnieniem
przygotowanie pierwszych przypomnień może być zniechęcające. Na szczęście ten szablon wiadomości e-mail z przypomnieniem ułatwia wypełnienie pustych pól i wysłanie dobrze sformułowanej wiadomości. Możesz również łatwo dostosować ten szablon do swoich potrzeb.
aby użyć szablonu, po prostu skopiuj i wklej tekst, a następnie wypełnij puste pola swoją kopią. Pamiętaj, aby przeczytać ostateczną wersję przed wysłaniem jej, aby zapewnić właściwą gramatykę i przepływ.
cześć,
dzięki za .
szykuje sie na to przyjscie, na Cieszymy się, aby usłyszeć swoje pomysły na . Aby wszystko przebiegało sprawnie, proszę wszystkich o at .
doceniam .
Wszystkiego najlepszego,
Przyjazny e-mail z przypomnieniem przykład
oto jak wygląda powyższy szablon po wypełnieniu. Pamiętaj, aby uwzględnić konkretne prośby, terminy lub daty, aby upewnić się, że nie ma nieporozumień co do tego, co musisz zrobić i kiedy.
cześć Jack,
mam nadzieję, że twój tydzień idzie dobrze.
zespół redakcyjny przygotowuje się na spotkanie dotyczące planowania treści Q4 w najbliższy czwartek, 26 sierpnia o godzinie 11: 00 czasu polskiego. Cieszymy się, że usłyszymy Wasze pomysły na połączenie naszych działań marketingowych i redakcyjnych w ramach corocznej kampanii świątecznej.
aby wszystko przebiegało sprawnie, proszę wszystkich zainteresowanych o przesłanie prezentacji do poniedziałku, 23 sierpnia o godzinie 17: 00. Jeśli masz jakieś pytania, wyślij je na mój adres.
doceniam twój czas tutaj i czekam na twoje pomysły.
Wszystkiego najlepszego,
po wysłaniu maila pozostaje tylko czekać na odpowiedź. Trudną częścią jest wiedza, Czy wysłać dodatkową wiadomość e-mail.
chociaż wysyłanie drugiego lub trzeciego e-maila z przypomnieniem jest frustrujące, pamiętaj, że ludzie dużo się dzieje. Trzymaj się przez kilka dni przed wysłaniem kolejnej wiadomości. Jeśli jest to pilne, możesz to zrobić szybciej—po prostu zachowaj przyjazny, cierpliwy ton. Ludzie będą bardziej otwarci na Twoją prośbę i docenią notatkę, która jest dokładnie tym, o co chodzi w e-mailach z przypomnieniami.
