jeśli chcesz napisać skuteczne procedury, istnieje kilka konkretnych działań planowania, które zaowocują lepszymi, bardziej użytecznymi procedurami.
nowe wydanie „Jak napisać Podręcznik zasad i procedur” jest już dostępne w formacie E-book PDF
trzyetapowy proces pisania procedury
zasadniczo rada, którą mam, aby napisać skuteczne procedury, jest tą samą radą, którą dałbym każdemu, kto podejmie się dowolnego projektu pisarskiego – od papierowego dokumentu semestralnego do powieść, list biznesowy lub procedura; Stwórz projekt pisania, przechodząc przez proces, który obejmuje trzy fazy: plan — projekt — rewizja.
rozległe badania wykazały, że pisanie wszelkiego rodzaju projektów odnosi sukcesy, gdy pisarze stosują podejście procesowe i angażują się w pewien rodzaj aktywności ze wszystkich tych trzech faz. Rodzaj działalności nie zawsze musi być taki sam-powinien być odpowiedni do rodzaju projektu pisarskiego i osobistych preferencji pisarza. Ale jasne jest, że odnoszący sukcesy pisarze wykonują pewien rodzaj czynności planowania, zanim przygotują swoją pracę, a następnie angażują się w działalność rewizji.
w tym artykule omówmy pierwszy krok w procesie-planowanie. Mówiąc ogólnie, planowanie składa się z działań takich jak badania, burza mózgów, diagramowanie/nakreślanie, refleksja i swobodne pisanie (strumień świadomości pisania jako generacji idei lub działalności refleksji). Jeśli chcesz napisać skuteczne procedury, istnieją pewne konkretne działania planistyczne, które zaowocują lepszą, bardziej użyteczną procedurą.
planowanie dobrej procedury oznacza zrozumienie procesu
kluczowym działaniem planowania przy pisaniu skutecznych procedur jest zrozumienie procesu, który procedura będzie dokumentować. To zaczyna się od badań, czyli zbierania informacji. Obejmowałoby to robienie takich rzeczy, jak przeprowadzanie wywiadów z właścicielami procesów i wykonawcami procesów. Pod względem technicznym są ekspertami w dziedzinie. To oni znają i rozumieją ten proces, a duża część informacji powinna pochodzić od nich.
wszystkie informacje nie powinny jednak pochodzić od osób bezpośrednio zaangażowanych w proces. Innym kluczowym źródłem informacji powinno być badanie aktualnych i nieaktualnych dokumentów związanych z procesem (stare procedury, powiązane procedury w innych obszarach organizacji, specyfikacje produktów, wymagania klientów itp.). Można tam znaleźć kluczowe informacje na temat procesu, który należy zachować, a może nawet przywrócić.
badania powinny być również prowadzone poza organizacją. Czy są dostępne informacje od ekspertów lub liderów branży na temat najlepszych praktyk dotyczących procesu lub powiązanych działań? Uczenie się i włączanie najlepszych praktyk (modyfikowane w razie potrzeby, aby jak najlepiej pasowały do unikalnej organizacji) powinno być kluczowym celem dokumentowania każdego procesu, ale wymaga wysiłku, aby zlokalizować i włączyć tego rodzaju informacje.
poznaj atrybuty sukcesu procesu
pracując nad zrozumieniem procesu, upewnij się, że identyfikujesz i rozumiesz kluczowe aspekty procesu.
szablon procesu do pisania procedur
obejmuje to następujące elementy:
Dane wejściowe: kim są dostawcy (zewnętrzni lub wewnętrzni)? Jakie są dane wejściowe i w jakim formacie (na przykład)powinny być? Czy istnieją ścieżki krytyczne i timing, które są kluczowe w odbieraniu wejść? Podczas pracy nad zrozumieniem procesu upewnij się, że identyfikujesz i rozumiesz kluczowe aspekty procesu.
działania: jakie są kluczowe działania, które należy wykonać, aby przekształcić dane wejściowe w potrzebne wyniki? Jakie są linie czasowe i elementy chronologiczne? Kim są kluczowi gracze? Spróbuj zidentyfikować nadmierne odpady lub zapasy i niepotrzebne opóźnienia; jakie mogą być potencjalne rozwiązania tych problemów procesowych?
wyjścia: jaki jest ostateczny punkt procesu? Kim są Klienci (zewnętrzni lub wewnętrzni)? Jakie są wymagania dotyczące wyników? Jakie kryteria związane z wynikami mogą pomóc w określeniu, czy Proces jest pomyślny i / lub kontrolowany?
cele i zadania: cele i zadania pomagają określić, czy Proces jest skuteczny i wydajny. Procesy balistyczne przebiegają bez refleksji i uwagi na to, jak dobrze ten proces funkcjonuje. Nikt nie wie, czy proces osiąga cele. Czy tak ma działać Twoja firma lub dział? Kontrolowane procesy mają jasno określone cele, pomiary, które odnoszą się do celów oraz regularne przeglądy wydajności i wysiłków na rzecz poprawy. Badania naukowe powinny pomóc w określeniu celów poprzez uczenie się możliwości procesu i uczenia się, jak dobrze liderzy branży osiągają wyniki w tych obszarach (bench-marking).
Komunikacja: brak użytecznej, sensownej komunikacji jest poważnym problemem w wielu organizacjach i być może jest to jedna z większych przeszkód na drodze do sukcesu. Ci z nas, którzy pracują w organizacjach, widzą to cały czas: Sprzedaż nie wie, co robi Marketing, Produkcja nie wie, co robi projektowanie produktu i odwrotnie. Ten brak komunikacji prowadzi do kosztownych odpadów i przeróbek, a także do bardzo bezproduktywnego kodowania w ostatniej chwili. Identyfikacja potrzebnej komunikacji i włączenie jej do procesu może prowadzić do znacznych usprawnień w tym obszarze.
Pisz skuteczne procedury
po zakończeniu gromadzenia informacji za pomocą narzędzi, takich jak mapy procesów, wykresy, kontury i strumienie wartości, można przedstawić informacje w znaczącym formacie, który oświetla proces, produkt i/lub przepływ informacji. Tak naprawdę nie ma znaczenia, jaka metoda jest zastosowana, o ile jest przydatna i znacząca dla osób prowadzących i wykonujących proces pisania dokumentacji.
więc jeśli rozpoczynasz pisanie jakiegokolwiek projektu, w tym pisania procedury, a pierwszą rzeczą, którą robisz, jest usiąść przy klawiaturze, aby rozpocząć pisanie dokumentu, to robisz poważny błąd. Tworzenie dokumentu powinno wynikać naturalnie z tego, czego nauczyłeś się na etapie planowania. Pomijanie bezpośrednio do sporządzania prawie gwarantuje, że projekt pisania nie będzie sukcesem.