dla każdego projektu, któremu podlegamy, sukces projektu jest definiowany inaczej, a jeśli chodzi o pomiar sukcesu projektu, wody są nieco mętne. Ponieważ projekty mają wiele ruchomych części, kroków, elementów i celów, sukces projektu może się zmieniać przez cały czas trwania projektu. Projekt, który ukończyłeś na EOY 2020, prawdopodobnie bardzo różni się od projektu, nad którym pracujesz w pierwszym kwartale 2021 roku. W tym artykule zajmiemy się ogólną ideą sukcesu projektu i sposobem mierzenia sukcesu projektu.
jedną z definicji, którą Instytut Zarządzania Projektami zapewnia dla sukcesu projektu, jest to, że projekt został ukończony „na czas, w ramach budżetu i zgodnie ze specyfikacją.”Jest to bardzo techniczna definicja, która może nie mieć zastosowania do każdego projektu, ale składniki tej definicji mogą być przydatne podczas rozumienia, jak mierzyć sukces projektu.
ale zanim będziemy mogli zmierzyć sukces projektu, musimy zdefiniować go dla siebie. Oznacza to, że ty i twój zespół musicie połączyć się jako grupa i zastanowić się, jak będzie wyglądał sukces projektu dla twojej wewnętrznej grupy. Czy będzie ona skupiona na ścisłych metrykach i kryteriach skuteczności kampanii? Czy zostanie to określone przez ankietę klienta lub wynik NPS klienta? Spójrzmy na powody, dla których zdefiniowanie sukcesu projektu jest tak kluczowe.
Znaczenie definiowania sukcesu projektu
jak już mówiłem, to, czy Twoja definicja „sukcesu projektu” jest podobna do technicznej, ma bardzo małe znaczenie. Ważniejsze jest to, że ty i twój zespół zdecydujecie, co będzie wewnętrznie i udokumentujecie to gdzieś. Możesz stworzyć rubrykę do pomiaru wskaźników i kryteriów sukcesu, lub możesz stworzyć listę rzeczy, które muszą być osiągnięte, aby projekt osiągnął ” sukces.”Gdy już zdefiniujesz, jak wygląda sukces projektu dla Ciebie i Twojego zespołu, o wiele łatwiej będzie iść do przodu. Oto kilka podstawowych powodów, dla których:
pomoże to wzmocnić poczucie koleżeństwa
jeśli twoi koledzy z zespołu lub inni w Twojej organizacji zrozumieją, jaki jest barometr sukcesu w projekcie, będą bardziej zmotywowani do jego realizacji. Gdy nie ma jasnego celu dla projektu lub podprojektów, sukces staje się trudny do zdefiniowania, a członkowie zespołu mogą łatwo się zniechęcić. Będą również musieli współpracować w celu osiągnięcia tego wspólnego celu — wzmocni to ducha zespołowego i poczucie koleżeństwa w Twojej organizacji.
Metrics = gold
po zdefiniowaniu sukcesu projektu masz swoje KPI i wskaźniki. To złoto dla Twojej drużyny. Pozwoli Ci to dokładnie zmierzyć, ile zrobiłeś postępów, gdzie musisz się poprawić i ile dodatkowej pracy będzie trzeba, aby się tam dostać. Jeśli wiesz, że twoim celem jest $ 1M ARR i jesteś na $580K z trzech miesięcy do przejścia, wiesz, że trzeba kopać go na wysokim biegu. Pracujemy najlepiej z silnymi wskaźnikami, aby wspierać nasze decyzje i wybory projektowe.
ciągłe doskonalenie
powiedzmy, że nie osiągniesz tego celu ARR, który sobie wyznaczyłeś. W porządku. Tym razem nie udało ci się „odnieść sukcesu” tradycyjnie w stosunku do celów projektu, ale możesz wykorzystać wiedzę, zmienić kierunek i poprawić w nadchodzącym roku. Mierząc sukces projektu, mierzysz również niepowodzenie projektu, co jest równie ważne do badania. Porażka nie jest ostateczna.
drabiny sukcesu projektu w górę
twoja definicja sukcesu projektu dla Twojego zespołu prawdopodobnie przekłada się na ideę sukcesu projektu dla Twoich menedżerów, zespołu wykonawczego, a nawet innych zespołów, z którymi często współpracujesz. Definiowanie sukcesu projektu dla zespołu pomaga innym zespołom lepiej zrozumieć, w jaki sposób będą z Tobą współpracować, współpracować i jak ostatecznie określą sukces projektu.
Jak mierzyć sukces projektu
teraz, gdy mamy już podstawową wiedzę na temat definicji sukcesu projektu i dlaczego ważne jest zdefiniowanie tego terminu, przyjrzyjmy się, jak możemy mierzyć ogólny sukces projektu. Jak wcześniej wspomniano, sukces projektu jest technicznie definiowany jako wynik projektu ukończonego ” na czas, w ramach budżetu i zgodnie ze specyfikacją.”Ale jak właściwie zmierzyć sukces projektu? Oto kilka sposobów, aby to zrobić.
osiągnięcia kontra specyfikacje
natychmiast po zakończeniu projektu pomocne jest zrozumienie, co osiągnąłeś pod względem celów, a co do specyfikacji projektu, który chcesz ukończyć. Jest to, być może, najbardziej oczywiste było mierzenie sukcesu projektu. Czy osiągnięto główne cele i założenia projektu? Zdajesz sobie sprawę, że pewne specyfikacje były nieistotne po drodze? Kluczowe znaczenie ma zrozumienie, gdzie zmierzają Twoje cele na końcu projektu, a gdzie na początku.
aby zrozumieć, co udało ci się osiągnąć w trakcie projektu, zawsze możesz prześledzić swoje kroki w wiadomościach e-mail i zebrać listę wszystkich komponentów projektu. Jeśli używasz narzędzia do zarządzania projektami, możesz po prostu odwiedzić stronę główną projektu i wyświetlić wszystkie ukończone zadania. Idealnie, każde zadanie zostanie podzielone na mniejsze projekty, dzięki czemu możesz zobaczyć, gdzie dokładnie wykonałeś najwięcej pracy lub gdzie mogłeś przegapić znak.
zadowolenie klienta lub klienta
jeśli pracujesz nad projektem dla konkretnego klienta, innym sposobem pomiaru sukcesu projektu jest dekodowanie odpowiedzi otrzymanej od klienta po zakończeniu. Jaki rodzaj opinii musieli udostępnić? Zazwyczaj zadowolenie klienta może być zbierane od niechcenia przez telefon, przez e-mail lub w formularzu ankiety. Jeśli chcesz dokładnie zmierzyć wzrost satysfakcji Od początku do końca projektu, upewnij się, że również zbadasz klienta przed rozpoczęciem projektu.
zadowolenie klienta, z drugiej strony, jest dobrym sposobem na pomiar sukcesu projektu, jeśli ten projekt dotyczy doświadczenia klienta. Na przykład, jeśli tworzymy nową funkcję w Hive, świetnym barometrem sukcesu jest to, ile wiadomości otrzymujemy o nowej funkcji lub czy nasz NPS (net promoter score) wzrasta średnio po jej uruchomieniu. Klienci będą zazwyczaj bardzo uczciwi w kwestii swoich doświadczeń, ponieważ postrzegają opinie jako sposób na konsekwentne ulepszanie produktu. Posłuchaj ich!
czas spędzony na ogólnym projekcie
jednym z najcenniejszych zasobów, jakie posiadasz przez cały czas trwania projektu, jest czas twoich kolegów z zespołu. Upewnienie się, że możesz dokładnie zmierzyć, ile czasu poświęciłeś na projekt i najlepiej porównać go z czasem spędzonym na poprzednich podobnych projektach, jest świetnym sposobem na zmierzenie sukcesu projektu. Czas to pieniądz.
istnieje kilka sposobów na śledzenie czasu — jeśli używasz oprogramowania do zarządzania projektami, takiego jak Hive, masz funkcję śledzenia czasu i arkuszy czasowych bezpośrednio w samym narzędziu. Jest to idealne rozwiązanie dla większych zespołów, które chcą śledzić czas spędzony na projektach lub zadaniach. Inną alternatywą jest użycie lżejszego narzędzia, takiego jak Toggl, do prostszego śledzenia czasu.
niezależnie od tego, z jakiego narzędzia ostatecznie korzystasz, zaleca się rozbicie czasu na mniejsze kawałki, aby najlepiej zrozumieć, dokąd zmierza twój czas. Na przykład, ile czasu spędziłeś w fazie planowania projektu a realizacji? Jak to się ma do poprzednich projektów?
wewnętrzny wzrost i satysfakcja z projektu
jeśli projekt, nad którym pracowałeś, jest bardziej wewnętrznym wysiłkiem lub naciskiem, świetnym sposobem na zmierzenie sukcesu projektu może być myślenie o wewnętrznym wzroście i satysfakcji pracowników. Jeśli jesteś menedżerem, najlepiej byłoby dać swoim kolegom z zespołu projekty, które będą dla nich wyzwaniem i jednocześnie ich zainteresują.
w momencie zakończenia projektu możesz przeprowadzić ankietę wśród członków wewnętrznego zespołu na temat ich realizacji — czy podobała im się praca nad projektem? Czy czuli, że poczynili postępy w stosunku do większych inicjatyw, które były dla nich ważne? Nabyli jakieś nowe umiejętności? Dbanie o to, aby pracownicy byli podekscytowani i zaangażowani, jest Świetne dla ogólnego stanu zdrowia organizacji, więc jest to świetny wskaźnik pomiaru sukcesu projektu, który należy wziąć pod uwagę.
Ogólnie rzecz biorąc, gdy mierzysz sukces projektu, nie jest to prosty proces. Myśląc o mierzeniu sukcesu po zakończeniu projektu, musisz wziąć pod uwagę kilka czynników, przede wszystkim czas, który zainwestowałeś i czy osiągnąłeś kluczowe kamienie milowe, które zaplanowałeś. Ale pamiętaj, że sukces projektu nie zawsze zależy od wskaźników — może być bardziej mglisty, jeśli chodzi o ogólną satysfakcję po stronie wewnętrznej lub zewnętrznej.