e-mail może być trudny do zarządzania. W środowisku pracy konieczne jest prowadzenie zorganizowanej skrzynki odbiorczej w celu utrzymania wydajności. Zaśmiecona Skrzynka odbiorcza może okazać się dość ogromnym bólem, zwłaszcza gdy jesteś zmuszony do przewijania gór starszych wiadomości e-mail, których możesz już nie potrzebować. W pewnym momencie te starsze wiadomości e-mail mogły służyć pewnemu celowi, ale od tego czasu stały się dodatkowymi przeszkodami w poszukiwaniu konkretnej wiadomości e-mail. Skrzynka odbiorcza wypełniona spamem może naprawdę pozbawić cię możliwości zarządzania biblioteką wiadomości e—mail i chociaż istnieje wiele sposobów, aby zapobiec przedostawaniu się wiadomości e—mail na dodatkowe listy spamowe-zalecamy wysyłanie wiadomości e-mail anonimowo-nadal musisz usunąć stare wiadomości spamowe, które znalazły się w Twojej skrzynce odbiorczej.
aby uniknąć dużego zużycia czasu, nie zalecałbym ręcznego usuwania wszystkich starszych wiadomości e-mail. Zamiast tego, dzięki pomocy filtrów, będziesz w stanie pozbyć się tych e-maili znacznie szybciej. Tworząc filtr, możesz usunąć stare wiadomości na podstawie określonego przedziału czasowego. Jedynym problemem, jaki widzę przy użyciu filtrów, jest to, że odnoszą się one tylko do nowo otrzymanych wiadomości. Możesz zastosować filtry w przyszłości, aby upewnić się, że pileup nie wystąpi po raz drugi, ale co z tymi e-mailami wypełniającymi Twoją skrzynkę odbiorczą teraz?
Automatyczne usuwanie starych wiadomości e-mail w Gmailu
istnieje kilka rzeczy, w które należy się zagłębić, jeśli chodzi o pozbycie się tych starszych, już niepotrzebnych wiadomości e-mail nękających Twoją skrzynkę odbiorczą Gmaila. Omówię, jak skonfigurować filtry, zastosować je do przyszłego użytku i jak pozbyć się wszystkich obecnych starych wiadomości e-mail za pomocą dodatku do Gmaila, Email Studio.
Konfigurowanie filtrów
najpierw skonfigurujmy filtry.
na początek:
- Zaloguj się na swoje konto Gmail z wymaganymi poświadczeniami.
- znajdź ikonę koła zębatego. To jest menu ustawienia Gmaila i można je znaleźć w prawym górnym rogu okna. Kliknij tę ikonę, a następnie wybierz Ustawienia z rozwijanego menu.
- kliknij na zakładkę „Filtry”, a następnie kliknij Utwórz nowy filtr.
- w polu wprowadzania” ma słowa „wpisz następujące – older_than:x, gdzie” x ” to przedział czasowy wiadomości, które chcesz usunąć. Będzie to liczba, po której następuje litera. Następujące litery będą odnosić się do ram czasowych. Będziesz musiał użyć ” d ” Dla dni,” w „dla tygodni, A” m ” dla miesięcy. Przykładem może być older_than: 3d, jeśli chcesz usunąć wiadomości e-mail starsze niż trzy dni.
- następnie kliknij Utwórz filtr za pomocą tego przycisku wyszukiwania.
- wypełnij pola oznaczone ” Usuń „i” zastosuj filtr do ” znacznikiem wyboru, klikając na nie.
- Na koniec kliknij Utwórz filtr, aby zobaczyć wszystkie starsze wiadomości e-mail, na podstawie daty, którą właśnie Ustawiłeś, przenieś ze skrzynki odbiorczej do folderu kosza.
gdy wiadomości są usuwane w Gmailu, nie znikają natychmiast. Zamiast tego możesz je znaleźć w folderze kosza. Oznacza to, że te wiadomości e-mail nadal będą się liczyć z ogólną pojemnością danych. Aby pozbyć się ich w całości, możesz poczekać, aż Gmail automatycznie je usunie po 30 dniach lub usunąć je wszystkie samodzielnie. Aby wykonać to ostatnie, kliknij folder Kosz, a następnie kliknij link Opróżnij Kosz teraz.
filtr do przyszłego usuwania (ponowna aplikacja)
tytuł tego artykułu dotyczy automatycznego usuwania. Niestety, filtry nie mogą być uruchamiane automatycznie. Będziesz musiał wrócić i ponownie zastosować filtr do bieżącej skrzynki odbiorczej.
aby ponownie zastosować filtr:
- wróć do ustawień, klikając ikonę koła zębatego w prawym górnym rogu okna Gmaila i wybierając Ustawienia z listy rozwijanej.
- kliknij zakładkę „filtry”.
- ponieważ filtr został już wcześniej utworzony, możesz teraz kliknąć Edytuj, która znajduje się obok tego filtra. Jeśli wcześniej utworzyłeś wiele filtrów, możesz łatwo znaleźć ten, którego chcesz, ponieważ zostaną wyświetlone kryteria dla każdego filtra.
- kliknij Kontynuuj w sekcji, która wyświetli się z kryteriami wyszukiwania. Będzie to ekran podobny do tego, który pojawił się podczas konfigurowania oryginalnego filtra.
- ponownie zastosuj znacznik wyboru w polu obok ” również Zastosuj filtr do.”
- tym razem, aby aktywować filtr, kliknij Aktualizuj filtr. Wszystkie starsze wiadomości e-mail, ustawione na określony czas, zostaną teraz przeniesione do folderu Kosz.
e-mail Studio
e-mail Studio jest wyposażony w sprytną funkcję, która automatycznie usunie wszystkie starsze wiadomości e-mail od określonego nadawcy lub tych znajdujących się w określonym folderze. Wbudowana funkcja automatycznego czyszczenia pomoże utrzymać znacznie bardziej zorganizowaną skrzynkę pocztową Gmaila, co przełoży się na bardziej wydajne środowisko pracy.
dzięki E-mail Studio możesz archiwizować i stosować „Oznacz jako przeczytane” do wszystkich wiadomości e-mail znajdujących się obecnie w skrzynce odbiorczej, które są tam od ponad trzech miesięcy. Pozwala również na trwałe usunięcie wszystkich wiadomości e-mail z folderów kosza i spamu automatycznie po dwóch dniach. Jako dodatkowy dodatkowy bonus, automatyczne oczyszczanie zawiera funkcję anulowania subskrypcji e-maila, która może pomóc w łatwym usunięciu adresu e-mail z każdej z tych nieznośnych list mailingowych biuletynu. Jest też wiele więcej, do czego jest zdolny dodatek, ale czuję, że te już wspomniane podkreślają dokładnie to, czego potrzebujemy do tego artykułu.
pakiet podstawowy jest darmowy, ale aby uzyskać jak najwięcej z produktu, wersja premium jest oferowana w cenie rocznej 29 USD. Aktualizacja pozwoli Ci utworzyć wiele zestawów reguł czyszczenia i obejmuje harmonogram poczty e-mail, spedytora i auto-responder.
Skonfiguruj i Włącz automatyczne czyszczenie w Gmailu
oczywiście pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to pobrać i zainstalować dodatek Email Studio. Po tym, jak zostanie to osiągnięte, będziesz mógł zobaczyć ikonę Email Studio na prawym pasku bocznym po otwarciu dowolnej wiadomości e-mail w Gmailu.
:
- Otwórz dodatek Email Studio i zaloguj się za pomocą konta Gmail.
- zobaczysz listę opcji. Z tych opcji wybierz narzędzie” czyszczenie poczty e-mail”.
- następnie kliknij Dodaj nową regułę, aby skonfigurować regułę (coś w stylu tego, co zrobiłeś z filtrami).
- konfiguracja reguły składa się z dwóch części – musisz określić warunek, a następnie akcję. Myśl „przyczyna i skutek”. Akcja zostanie uruchomiona po spełnieniu określonego warunku.
- aby ustawić warunek, będziesz mógł użyć zaawansowanych parametrów wyszukiwania w Gmailu, takich jak newer_than lub has:attachment lub larger_than. Użyj ich, aby znaleźć dokładne dopasowanie do wiadomości e-mail Gmaila, które chcesz zarchiwizować, wysłać do kosza lub przenieść do innego folderu.
- po utworzeniu reguły kliknij przycisk Zapisz. E-mail Studio będzie teraz działać w tle, wykonując sprawdzanie uruchomienia co godzinę, wykonując określoną akcję, gdy wiadomość e-mail spełnia warunki z nią związane. Nie musisz nic robić ręcznie.