jak archiwizować wiadomości e-mail w Outlooku 2007, 2010, 2013, 2016

im częściej korzystasz ze skrzynki pocztowej Microsoft Outlook, tym bardziej rośnie Twoja skrzynka pocztowa. Jeśli się nad tym zastanowisz, to jest to całkiem podobne do tego, jak papiery Zwykle piętrzą się na twoim biurku. Ale co można zrobić, gdy stos staje się tak duży, że trzeba się nim zająć? Cóż, w prawdziwym życiu, możesz poświęcić trochę czasu, aby posortować każdy dokument i przechowywać te dokumenty, które są ważne, odrzucając te mniej ważne. Na szczęście możesz odtworzyć ten sam proces w programie Outlook.

bez wyjątku każda wersja programu Outlook obsługuje archiwizację. Co więcej, masz wiele możliwości archiwizacji elementów w programie Outlook. Najbardziej wygodnym sposobem jest użycie AutoArchive do radzenia sobie ze starszymi wiadomościami, terminami i zadaniami. Innym sposobem na to jest użycie ręcznej archiwizacji, aby przenieść wiadomości do określonego folderu. Ale najszybszym sposobem jest użycie przycisku Archiwum znajdującego się w menu Plik.

należy pamiętać, że Outlook zachowuje domyślny folder do celów archiwizacji, których nie można usunąć. Archiwizacja wiadomości e-mail pomoże Ci zachować porządek w sklepie, ułatwiając wyszukiwanie starszych wiadomości e-mail, a jednocześnie zachowując czytelną skrzynkę odbiorczą.

poniżej masz serię przewodników, które przeprowadzą cię przez archiwizację elementów w programie Outlook w każdy możliwy sposób. Zaczynajmy!

Metoda 1: Ręczne archiwizowanie wiadomości za pomocą jednej akcji

ta metoda jest najszybszym sposobem przeniesienia jednej lub więcej wiadomości do folderu archiwum. Te zarchiwizowane pliki pozostaną dostępne za pomocą pola wyszukiwania lub ręcznie przechodząc do folderu archiwum. Zarchiwizowane elementy można również przeglądać na urządzeniach mobilnych, odwiedzając folder archiwum. Oto krótki przewodnik dotyczący ręcznego archiwizowania elementów w programie Outlook 2016:

1. Otwórz Outlook i wybierz jedną lub więcej wiadomości w skrzynce odbiorczej lub innym folderze.
2. kliknij ikonę Archiwum wewnątrz grupy Usuń. Ikona archiwum jest widoczna tylko wewnątrz wstążki w programie Outlook 2016.
   Uwaga: Możesz również nacisnąć klawisz Backspace, aby osiągnąć ten sam wynik.
3. powinieneś być w stanie znaleźć wiadomości w folderze archiwum.
   Uwaga: Folder archiwum jest tworzony automatycznie, nawet jeśli nigdy wcześniej go nie używałeś. Jeśli nie widzisz folderu archiwum, przejdź do Plik > konto Office > Opcje aktualizacji i kliknij Aktualizuj teraz.

Metoda 2: za pomocą funkcji autoarchiwizacji

Outlook ma automatyczną funkcję zdolną do archiwizacji elementów o nazwie autoarchiwizacji. Funkcja ta może być zaprogramowana do archiwizowania elementów w regularnych odstępach czasu. Wszystkie wersje programu Outlook mają wsparcie dla archiwizacji. Różnica polega na tym, że Autoarchiwum jest domyślnie wyłączone w programie Outlook 2010 i nowszych.

po włączeniu autoarchiwizacji użytkownicy mogą ustawić właściwości dla każdego folderu, który chcą zarchiwizować. Należy pamiętać, że podczas archiwizacji e-mail, zostanie przeniesiony do innego pliku PST i nie będzie już dostępny w głównym pliku PST. Oto krótki przewodnik dotyczący włączania i używania autoarchiwizacji:

jak włączyć i skonfigurować Autoarchiwizację

1. aby włączyć Autoarchiwizację, przejdź do opcji Plik >. Gdy znajdziesz się w ustawieniach programu Outlook, kliknij kartę Zaawansowane, aby przejść do przodu, a następnie kliknij Ustawienia autoarchiwizacji.
   Uwaga: W programie Outlook 2007 i starszym można znaleźć ustawienia autoarchiwizacji w narzędziach > opcjach > Inne.
2. jeśli wszystko jest wyszarzone, musisz zaznaczyć pole obok opcji Uruchom AutoArchive, aby włączyć AutoArchive.
   
3. teraz czas skonfigurować zachowanie AutoArchive. Zacznij od wybrania, jak często ma być uruchamiane automatyczne Archiwum. Domyślnie jest to 14 dni, ale jeśli chcesz zachować czystość, ustaw ją gdzieś pomiędzy 2 a 6.
   
4. jeśli chcesz otrzymywać powiadomienia przed uruchomieniem autoarchiwizacji, zaznacz pole obok pola monit przed uruchomieniem autoarchiwizacji. Dobrym pomysłem jest włączenie tej opcji, ponieważ automatyczna archiwizacja może zakłócać pracę.
   
5. aby uniknąć wypełniania archiwum niepotrzebnymi wiadomościami e-mail, warto pozostawić zaznaczoną opcję Usuń wygasłą wiadomość e-mail. Jeśli wyłączysz archiwizowanie lub usuniesz stare elementy, tylko wygasłe wiadomości zostaną całkowicie usunięte.
   
6. jeśli chcesz, aby folder archiwum był widoczny w programie Outlook, musisz włączyć Pokaż folder archiwum na liście folderów.
   
7. Teraz ustaw domyślne ustawienia folderów do archiwizacji.
8. następnie włącz przełącznik obok, aby przenieść stare elementy i kliknij Przeglądaj, aby ustawić ścieżkę do miejsca, w którym chcesz zarchiwizować swoje elementy. Naciśnij Ok, aby potwierdzić ustawienia.
   

po włączeniu i skonfigurowaniu Autoarchiwum automatycznie wykona swoją pracę w odpowiednim czasie. Możesz potwierdzić, że działa, sprawdzając, czy folder archiwa jest wypełniany.

Konfigurowanie właściwości autoarchiwizacji dla poszczególnych folderów

po zakończeniu konfigurowania funkcji autoarchiwizacji można dodać dodatkową warstwę sterowania, ustawiając określone właściwości dla każdego z folderów. Powszechną praktyką w przypadku folderów, takich jak Usunięte elementy lub Spam, jest używanie innych właściwości autoarchiwizacji niż główny folder poczty e-mail.
notka: Jeśli nie ustawisz indywidualnych ustawień autoarchiwizacji dla folderu, automatycznie użyje globalnych ustawień autoarchiwizacji skonfigurowanych powyżej.

oto krótki przewodnik na temat ustawiania indywidualnych właściwości AutoArchive do folderu:

1. kliknij prawym przyciskiem myszy folder, który chcesz traktować preferencyjnie i kliknij Właściwości.
   
2. kliknij kartę Autoarchiwum, aby ją przenieść. Tutaj masz wybór ustawień, które będą miały zastosowanie wyłącznie do tego folderu.
   
3. możesz wyłączyć Autoarchiwizację dla tego folderu, klikając na nie Archiwizuj elementów w tym folderze.
   
4. aby nadpisać globalne ustawienia autoarchiwizacji, kliknij na Zarchiwizuj ten folder przy użyciu tych ustawień i wprowadź zmiany poniżej. Kliknij Zastosuj, aby potwierdzić ustawienia.
   Uwaga: Należy pamiętać, że te ustawienia nie będą miały zastosowania do żadnego z podfolderów tego konkretnego folderu. Będziesz musiał zmodyfikować każdy z nich.

Metoda 3: Ręczne archiwizowanie wiadomości e-mail za pomocą Narzędzi Do Czyszczenia

jeśli nie jesteś wielkim fanem automatyzacji, istnieje rozwiązanie typu middle ground, które pozwoli Ci archiwizować zbiorczo z jeszcze większą kontrolą. Dzięki tej metodzie możesz zarchiwizować cały folder wraz z jego podfolderami. Jeśli nie chcesz czekać na uruchomienie AutoArchive, możesz zrobić to sam i wybrać miejsce, w którym chcesz je zapisać. Oto, co musisz zrobić:

1. kliknij kartę Plik, a następnie przejdź do informacji i rozwiń menu rozwijane z narzędzia Oczyszczanie. Z rozwijanego menu wybierz opcję Archiwum.
   
2. Wybierz Archiwizuj ten folder i wszystkie podfoldery i kliknij folder, który chcesz zarchiwizować.
   
3. jeśli chcesz zarchiwizować całe Dane programu Outlook, kliknij swój adres e-mail na górze listy.
   
4. użyj menu rozwijanego obok opcji Archiwizuj elementy starsze niż, aby wybrać najnowszą datę archiwizacji elementów. Wszystkie pozycje starsze niż data ustawiona w tym menu zostaną zarchiwizowane.
   
5. możesz archiwizować elementy, które wcześniej były wyłączone z automatycznej archiwizacji, zaznaczając pole Dołącz elementy za pomocą AutoArchive.
   
6. użyj Paść się przycisk, aby ustawić ścieżkę do miejsca, gdzie chcesz do Archiwum PST mają być zapisywane. Kliknij Ok, aby rozpocząć proces.
   

wkrótce zauważysz, że niektóre wiadomości e-mail zostaną przeniesione z domyślnych folderów do zarchiwizowanego pliku pst.
Uwaga: zarchiwizowany plik powinien stać się dostępny w programie Outlook jako folder. Jeśli z jakiegoś powodu nie przejdzie do pliku i kliknij Otwórz & Eksportuj. Następnie kliknij Otwórz plik danych programu Outlook, przejdź do lokalizacji archiwum i naciśnij OK.