w pewnym momencie kariery przegapiłeś wiadomość e-mail, którą powinieneś otrzymać. Być może było to zapytanie ofertowe, na które czekałeś, faktura, której szukasz, lub po prostu pozdrowienie od kolegi z branży.
prawdopodobnie znalazłeś tę wiadomość później w folderze śmieci, w kwarantannie lub, co gorsza, w ogóle jej nie widziałeś. Nie tylko frustrujące jest przegapienie tych wiadomości e-mail, ale może to również wpłynąć na wyniki finansowe Twojej firmy.
To może być żenujące, gdy zdajesz sobie sprawę, że nigdy nie odpowiedziałeś koledze, a miażdżące jest przegapienie cennej okazji biznesowej, ponieważ w rzeczywistości nie widziałeś notatki.
w tym spostrzeżeniu wyjaśnimy, jak i dlaczego klient poczty e-mail lub dostawca usług internetowych (np. Outlook) filtruje wiadomości e-mail i w jaki sposób chroni nasze firmy. Omówimy również najważniejsze powody, dla których wiadomości e-mail są oznaczane jako spam oraz kroki, które możesz wykonać ty i twój zespół IT, aby zwiększyć prawdopodobieństwo pojawienia się ważnych wiadomości e-mail w podstawowej skrzynce odbiorczej.
ale wiedza to potęga i chcemy pokazać, co robią inne organizacje, aby lepiej chronić się przed cyberatakami za pośrednictwem poczty elektronicznej, abyś mógł podjąć podobne kroki, aby zabezpieczyć swoją firmę.
jak działa filtrowanie wiadomości e-mail
fakt o spamie: 91% cyberprzestępców zaczyna od wiadomości e-mail.
to, co nazywamy spamem, niechcianymi i niechcianymi wiadomościami-śmieciami, stanowi ponad jedną czwartą całego ruchu e-mailowego. Dlatego ważne jest, aby twój dostawca usług internetowych miał narzędzia do utrzymywania spamu w ryzach. Twój dostawca usług internetowych chce, aby Twoja firma była bezpieczna, a skrzynki pocztowe jak najbardziej wolne od spamu.
każdy e-mail, który pojawia się w Twojej skrzynce odbiorczej, przechodzi proces filtrowania, który sprawdza go pod kątem legalności i wszelkich złośliwych wskazówek. Jeśli wiadomość e-mail nie przejdzie procesu filtrowania, zostanie umieszczona w jednym z dwóch miejsc: folderze śmieci lub folderze kwarantanny, jeśli jest złośliwy.
chociaż tylko jeden na sto e-maili jest złośliwy, wystarczy jeden, aby wysłać Twoją organizację do szaleństwa. To naprawdę dobrze, że większość tych e-maili jest filtrowana, zanim je zobaczysz!
zanim dotrzesz do skrzynki odbiorczej, każda wiadomość musi przejść przez trzy różne zestawy filtrów kryteriów u Twojego dostawcy usług internetowych. Kryteria te to:
- Elementy wiadomości e – mail-rzeczywista zawartość wiadomości e-mail jest oceniana w celu ustalenia, czy coś w wiadomości e-mail wydaje się bezprawne lub złośliwe.
- reputacja domeny nadawcy – wynik, który twój dostawca usług internetowych daje domenie nadawcy, opiera się na takich czynnikach, jak stawki reklamacji spamu i współczynniki odrzuceń.
- Twoje zaangażowanie w Wiadomość-twoje działanie lub brak działania za pomocą wiadomości e-mail wskazuje twojemu dostawcy usług internetowych, czy jesteś zadowolony z otrzymania wiadomości e-mail.
przyjrzyjmy się dokładniej każdemu z tych filtrów i temu, jak wpływa to na dostarczalność wiadomości e-mail.
główny powód wiadomości e-mail jest oznaczony jako Spam
.
jeśli znajdziesz e-mail w folderze śmieci, którego nie powinno tam być, to bardzo dobrze może być, ponieważ pojedynczy e-mail wyzwalał jeden z tych typowych wyzwalaczy:
- w mailu jest za dużo zdjęć.
- e-mail używa słów wyzwalających SPAM (niesamowite, Anuluj w dowolnym momencie, gratulacje, gwarancja itp.).
- e-mail nie zawiera adresu fizycznego.
- w e-mailu jest zbyt wiele załączników.
ten poziom filtrowania zasadniczo określa, czy zawartość wiadomości e-mail jest pożądana, czy niepożądana.
reputacja domeny nadawcy
każdy adres IP jest oceniany przez każdego dostawcę usług internetowych, więc jeśli ten adres IP został oznaczony jako spam, oszukańcza aktywność lub wirusy, każda wiadomość e-mail z tej domeny zostanie również oznaczona.
ponadto dostawcy usług internetowych sprawdzają uwierzytelnianie na poziomie domeny, aby upewnić się, że e-mail jest rzeczywiście wysyłany od tego, od kogo mówi, że jest wysyłany. Ten poziom recenzji Nie dotyczy treści w wiadomości e-mail.
Twoje zaangażowanie w wiadomości
dostawcy usług internetowych stale uczą się od twoich działań — jak to robisz i nie reagujesz na otrzymywane e-maile. Czy kiedykolwiek zauważyłeś, że jeśli natychmiast usuniesz e-maile marketingowe od firmy, którą nie jesteś zainteresowany, przestaniesz widzieć te e-maile po pewnym czasie? Te e-maile nie zniknęły w powietrzu, nadal docierają do ciebie, ale twój dostawca usług internetowych dowiedział się, że ich nie chcesz i umieścił je w folderze śmieci.
typowe wyzwalacze dla tego filtra to:
- kliknięcie przycisku spam na wiadomości w skrzynce odbiorczej
- otwarcie lub kliknięcie wiadomości
- włączenie obrazów
- przekierowanie wiadomości
co można zrobić, aby poprawić dostarczalność wiadomości e-mail
podstawowe czynniki dostarczalności wiadomości e-mail są oparte na działaniach nadawcy i dostawcy usług internetowych konfiguracja ale jest kilka rzeczy, które ty i twój zespół it możecie zrobić, aby poprawić dostarczanie wiadomości e-mail w Twojej organizacji.
jeśli używasz programu Outlook, oto kilka wskazówek, aby zapewnić przyszłe możliwości dostarczania od nadawców, którzy są obecnie nieprawidłowo oznaczani.
- Kliknij” nie spamuj ” na e-mail w folderze śmieci z zaufanego źródła lub przenieś go do skrzynki odbiorczej.
- Dodaj adres e-mail nadawcy do swoich kontaktów. E-maile od tego nadawcy nie powinny być w przyszłości oznaczone jako spam.
- Dodaj zaufanych nadawców do listy „bezpieczni nadawcy i domeny”, aby zapobiec wysyłaniu wiadomości e-mail od nich do filtra SPAMU.
- zapytaj swój dział IT, w jaki sposób możesz przeglądać wysłane do ciebie maile.
Twój dział IT powinien być w stanie upewnić się, że skrzynki pocztowe są prawidłowo skonfigurowane. Różne skrzynki pocztowe służą różnym potrzebom i powinny być dostosowane do tych potrzeb.
aby upewnić się, że każda ze skrzynek pocztowych jest prawidłowo skonfigurowana, oto kilka pytań, które należy zadać swojemu zespołowi IT:
- jaki jest cel strumienia e-mail? Jaki proces biznesowy wspiera it? Czy to dla biletów wsparcia, sprzedaży, marketingu?
- jaka usługa lub serwer wyśle maila?
- czy Skrzynka pocztowa będzie używana do odpowiadania na wiadomości, czy będzie to adres bez odpowiedzi? Czy Skrzynka pocztowa zostanie udostępniona, czy tylko dla jednego użytkownika? Czy wymagana jest licencja?
- czy domena musi być „mail-enabled” w ramach podstawowej platformy pocztowej klienta (tj. w ramach exchange online)?
- kto jest głównym punktem kontaktowym dla strumienia poczty (szczególnie jeśli strumień jest hostowany przez stronę trzecią)?
e-mail może nigdy nie być idealny i niestety, możemy nie być w stanie utrzymać każdej wiadomości e-mail z folderów śmieci. Ale mam nadzieję, że wskazówki w tym artykule pomogą Ci zwiększyć wydajność skrzynek odbiorczych, więc nie przegapisz tych naprawdę ważnych wiadomości e-mail!
potrzebujesz pomocy w poprawnym skonfigurowaniu ISP? Porozmawiaj z ekspertem Lazorpoint już dziś.