zarządzanie zapasami może być trudne, zwłaszcza gdy masz kilka magazynów do utrzymania. Często wiąże się to z dniem inwentaryzacji-liczeniem każdego towaru w magazynie i rejestrowaniem wyników.
chociaż może to być czasami uciążliwe, niezwykle ważne jest, aby firma była na bieżąco z poziomami zapasów. Obecnie istnieje również przydatne oprogramowanie do zarządzania zapasami, które może pomóc w kontroli zapasów, dzięki czemu proces jest płynniejszy i łatwiejszy niż kiedykolwiek.
zatrzymanie akcji może zakłócić przepływ środków pieniężnych, co jest szkodliwe dla biznesu. Brak wystarczającej ilości, aby zaspokoić zapotrzebowanie klientów, jest równie szkodliwy. Dlatego efektywne zarządzanie zapasami ma kluczowe znaczenie dla rozwijającej się firmy.
Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o zarządzaniu zapasami w sklepie i o tym, jak może to wpłynąć na Twoją firmę.
co to jest kontrola zapasów sklepu?
Store inventory control to proces śledzenia stanów magazynowych w sklepach detalicznych. Może to dotyczyć zarówno sklepów fizycznych, jak i e-commerce. Obejmuje wszystko, od momentu zakupu aż do momentu dotarcia do sklepu detalicznego.
oznacza to monitorowanie zapasów przychodzących i wychodzących, a także zapasów przechowywanych w magazynie. Kontrola zapasów zapewnia pełny przegląd zapasów Twojej firmy, w tym informacje o tym, jakie są produkty i gdzie można je znaleźć w magazynie.
celem jest zminimalizowanie kosztów, które można ponieść dzięki posiadaniu zapasów. Będziesz mieć również lepszy pomysł, kiedy uzupełnić zapasy, sprzedać stare zapasy i kupić nowe produkty. Dobre techniki kontroli zapasów zwolnią miejsce w magazynie, a także pieniądze w przepływach pieniężnych i zapewnią, że nie utrzymasz starych lub niezbywalnych zapasów.
według Shopify niewłaściwe zarządzanie zapasami kosztowało firmy prawie 2 biliony dolarów. Są to głównie ukryte koszty związane z nadmiernymi zapasami, zapasami i możliwymi do uniknięcia zwrotami.
dlaczego Kontrola zapasów w Sklepie jest ważna
Kontrola zapasów zapewnia właścicielowi firmy lepsze zrozumienie poziomu zapasów. Zapewnia to, że martwy magazyn jest zadbany (lub całkowicie unikany), a magazyn pracuje z optymalną wydajnością. Oto kilka innych powodów, dla których kontrola zapasów jest ważna dla Twojej firmy:
- pomaga w kontroli jakości – kontrola zapasów pozwala mieć oko na swoje produkty. Oznacza to, że co jakiś czas, gdy przeprowadzasz inwentaryzację, możesz jednocześnie kontrolować jakość. Jeśli znajdziesz akcje, które spadną poniżej standardów Twojej firmy, istnieje możliwość działania. Zwłaszcza w przypadku wycofania produktu.
- prowadzi liczenie zapasów-częścią procesu kontroli zapasów jest regularne przyjmowanie zapasów. Polega to na liczeniu każdego pojedynczego towaru, który posiadasz. Pozwala monitorować poziom zapasów i organizować magazyn.
jest to ważne, ponieważ oznacza, że wiesz, gdzie znajduje się każda jednostka, oraz jakość i stan każdego produktu. Możesz również zobaczyć, gdzie może Ci brakować niektórych produktów i przynieść dodatkowe zapasy w razie potrzeby. - pomaga w księgowaniu zapasów-księgowanie zapasów jest kluczową częścią kontroli zapasów. Mierzy wartość stanu inwentarza z natury i Koszty sprzedanych towarów w czasie.
oznacza to, że kontrolujesz martwe zapasy, które nie mają już wartości, co zmniejsza ilość odpadów i ułatwia obliczanie wartości zapasów. Oznacza to również, że możesz pomóc w osiąganiu zysków, trzymając tylko potrzebne produkty. - zapewnia, że nie wyprzedajesz-gdy już wiesz, ile masz produktów, możesz mieć pewność, że nie wyprzedajesz przedmiotu swoim klientom ani nie sprzedajesz najpopularniejszego produktu. Możesz również wyświetlać poziomy zapasów w czasie rzeczywistym na swojej stronie internetowej i aktualizować system POS (Punkt sprzedaży) o dostępność zapasów w sklepie.
gdy przedmioty są wyprzedane, klienci mogą stać się niecierpliwi i szukać gdzie indziej tego samego produktu. Podobnie, gdy klient kupuje przedmiot tylko po to, aby dowiedzieć się, że został wyprzedany i został zwrócony, może to również pozostawić go sfrustrowanego jakością usług.
Ogólnie rzecz biorąc, może to obniżyć oceny zadowolenia klientów w Twoim sklepie. Biorąc pod uwagę, że Obsługa klienta idzie w parze z lojalnością, ważne jest, aby zapewnić najlepszą możliwą obsługę.
4 rodzaje zapasów
istnieją cztery główne rodzaje zapasów, oto spojrzenie na to, czym są i jak wpływają na firmy.
surowce
są to materiały używane do produkcji komponentów produktu lub gotowych produktów. W niektórych przypadkach materiały te są przechowywane przez dostawcę, a następnie wysyłane bezpośrednio do ciebie. Jednak czasami materiały mogą być produkowane przez Ciebie dla łatwego, szybkiego dostępu. Oznacza to, że mogą one być częścią Twojego magazynu. Na przykład, jeśli Twoja firma sprzedaje Notebooki, surowce, których potrzebujesz, to papier, segregatory i okładki.
niedokończone produkty
ten rodzaj zapasów obejmuje produkty, które ostatecznie mają być na sprzedaż, ale są niedokończone lub nie są jeszcze gotowe do wejścia na półki. Może to obejmować produkty, które są jeszcze w trakcie produkcji lub czekają na opakowanie, aby uzupełnić przedmiot. Będą one przechowywane w oddzielnej części magazynu, aby upewnić się, że wszystko jest skategoryzowane, a niedokończony produkt nigdy nie trafi do sklepu.
zapasy w transporcie
odnosi się to do zapasów wysłanych od dostawcy, który nie dotarł jeszcze do magazynu. Jest również określany jako inwentaryzacja rurociągów. Transakcja ta jest nadal uwzględniana w zarządzaniu zapasami, mimo że nie dotarła jeszcze do sprzedawcy detalicznego. To także miejsce, w którym następuje przeniesienie własności. Kiedy towary przybywają z nabywcą, są teraz właścicielami tych towarów.
inwentaryzacja cyklu
Inwentaryzacja cyklu to sytuacja, gdy firma sprzedaje część swoich zapasów. Zapasy te są następnie szybko uzupełniane. Zapasy bezpieczeństwa są wykorzystywane do pokrycia przepięć i spadków popytu, podczas gdy zapasy cykli są wykorzystywane do pokrycia większości zakupów. Oznacza to, że niektóre małe firmy używają tylko zapasów cyklu, ponieważ nie mają zdolności do zapasów bezpieczeństwa.
W przypadku większych firm, które mają zapasy bezpieczeństwa, mogą nadal unikać zanurzania się w nim, chyba że jest to konieczne, aby sprostać rosnącym wymaganiom klientów. Utrzymanie zapasów cyklu na jak najniższym poziomie pozwala zaoszczędzić pieniądze na wysyłce i przechowywaniu, co może być przydatne dla mniejszych firm.
wyzwania związane z kontrolą zapasów w sklepach
zarządzanie zapasami może być wyzwaniem dla firm detalicznych z kilku powodów. Największe wyzwania to:
problemy z łańcuchem dostaw
łańcuch dostaw przechodzi od etapu produkcji aż do magazynu i produktów na półkach. Poniżej przedstawiamy kilka typowych problemów związanych z łańcuchem dostaw.
gdy występuje problem na którymś z tych etapów, może to wpłynąć na cały łańcuch. Jednym z wyzwań zarządzania zapasami jest być przygotowany, gdy pojawi się problem. Musisz szybko to naprawić.
na przykład zawsze należy ponownie zamówić najlepiej sprzedający się produkt, aby utrzymać duże ilości w magazynie. Tak więc, jeśli kiedykolwiek wystąpi problem z pozyskiwaniem surowców lub dostawą produktów, masz wystarczająco dużo zapasów w magazynie, aby zapobiec wyczerpaniu zapasów, dopóki nie pojawią się nowe zapasy.
zarządzanie powierzchnią magazynową
techniki kontroli zapasów mają na celu zminimalizowanie poziomu zapasów w magazynie. Czasami jest to poza Twoją kontrolą – na przykład, gdy występują problemy w łańcuchu dostaw. W magazynie może być wystarczająco dużo miejsca na przychodzące produkty, ale problem z łańcuchem dostaw może oznaczać, że niektóre produkty są opóźnione.
W związku z tym wszystkie mogły przybyć w tym samym czasie. Ważne jest, aby upewnić się, że masz nadmiar miejsca na takie ewentualności.
planowanie i projektowanie wydajnych, efektywnych powierzchni magazynowych nie jest łatwe, ale możesz lepiej kontrolować czas dostaw nowych zapasów, organizując odstępy między magazynami.
zapotrzebowanie klientów
może się zdarzyć, że kupujesz produkty luzem z powodu popytu, ale potem trendy się zmieniają i wypadają z mody. Następnie w magazynie znajdują się tysiące produktów, które zajmują miejsce, w którym mogą znajdować się nowe, bardziej udane produkty.
z drugiej strony, możesz kupić małe ilości określonego produktu, ale potem przekonasz się, że zyskuje on na popularności. Jeśli nie masz wystarczającej ilości zapasów w magazynie, może to spowodować opóźnienia w dostawie produktów do klienta. Poinformuj swojego dostawcę, kiedy generujesz wiele zamówień zakupu, aby mógł zwiększyć produkcję. Upewnij się, że korzystasz z szybkiego i niezawodnego dostawcy, który może to zrobić za Ciebie.
prognozowanie trendów może być trudne, dlatego ważne jest, aby korzystać z prognozowania popytu. Dzieje się tak, gdy analizujesz dane, aby przewidzieć, ile produktów będzie sprzedawać w określonych ramach czasowych.
słaba komunikacja
menedżerowie detaliczni powinni być wysoko wykwalifikowanymi komunikatorami. Jeśli komunikacja między dostawcami lub producentami ulegnie awarii, może to powodować problemy z poziomem zapasów. Dobra komunikacja jest szczególnie niezbędna, jeśli Twoja firma działa na dużą skalę i ma zarówno sklepy fizyczne, jak i internetowe.
menedżerowie muszą być w stanie wdrożyć techniki zarządzania zapasami firmy, a także szkolić innych pracowników w magazynie. Ważne jest, aby dokumentować czasy realizacji i informacje o dostawcach. Aby zapewnić, że jest on dostępny w wielu magazynach, musi zostać zdigitalizowany. Czasami najprostszym rozwiązaniem może być oprogramowanie do zarządzania magazynem.
słaba komunikacja może również wpłynąć na wyniki finansowe. Oto dlaczego:
zwiększenie konkurencji
zwiększenie konkurencji może stanowić kilka problemów. Jednym z nich jest to, że musisz utrzymywać swój produkt w magazynie przez cały czas, ponieważ jeśli klienci nie są lojalni, nie będą się bać robić zakupów w innym miejscu za to samo.
inną kwestią jest to, że popyt na surowce lub Produkty od dostawców może wzrosnąć wraz z podażą i popytem. Możesz konkurować o materiały o wysokim popycie, ale będzie to kosztować.
zmiany w opakowaniach
wraz ze zmianą gustów konsumentów zmieniają się również produkty i ich opakowania. Jeśli składniki się zmienią lub pojawi się produkt z limitowanej edycji, możesz oczekiwać, że opakowanie zmieni się wraz z nim. Może to być trudne w zarządzaniu zapasami, ponieważ będziesz mieć wiele produktów, które nagle są nieaktualne.
może to oznaczać, że niektóre z Twoich produktów mają krótszy okres przydatności do spożycia, niż się spodziewałeś, i możesz stracić, jeśli nie jesteś w stanie ich sprzedać.
8 techniki i przykłady zarządzania zapasami
W zależności od firmy istnieją różne rodzaje technik kontroli zapasów. Oto osiem przykładów systemów zarządzania zapasami w biznesie:
First in first out (FIFO)
jak sama nazwa wskazuje, technika ta oznacza, że Twój najstarszy towar zostanie sprzedany jako pierwszy. Jest to dobry sposób, aby śledzić punkt ponownego zamówienia dla zapasów i uniknąć problemu martwych zapasów. Dla sprzedawców żywności i napojów, takich jak Starbucks, jest to szczególnie ważna technika potrzebna do utrzymania świeżości produktów. Nawet jeśli nie sprzedajesz łatwo psujących się produktów, nadal dobrym pomysłem może być użycie metody FIFO. Jeśli nie ma innego powodu niż zapewnienie, że opakowanie jest zawsze w dobrym, aktualnym stanie.
system FIFO tylko naprawdę dobrze działa z zorganizowanym magazynem. Taki, w którym znasz lokalizację każdego produktu w celu uzupełnienia zapasów. Oprogramowanie do zarządzania magazynem, takie jak Brightpearl, może być przydatne. Poprawia widoczność magazynu, dzięki czemu możesz być na bieżąco z zapasami. Eliminuje również kosztowne błędy ludzkie w magazynie dzięki skanerowi kodów kreskowych i opcjom automatyzacji.
Ostatnie pierwsze wyjście (LIFO)
ta technika oznacza, że ostatnio otrzymane zapasy zostaną sprzedane jako pierwsze. Powodem stosowania tej metody jest cena. Jeśli ceny wzrosną, oznacza to, że ostatnio kupiony ekwipunek będzie najwyższym kosztem. Kiedy sprzedajesz te przedmioty, będziesz generować niższe zyski, a zatem mają niższy dochód podlegający opodatkowaniu.
jednym z wad tej techniki jest to, że jesteś bardziej skłonny do generowania martwych zapasów. Jeśli zostanie zbyt długo, może być nie do sprzedania.
Economic order quantity (EOQ)
economic order quantity to formuła służąca do obliczenia idealnej ilości zamówienia, której potrzebuje firma. Obejmuje całkowite koszty produkcji i popyt konsumentów. Ta technika jest używana przez firmy, aby zobaczyć minimalną ilość zapasów, które mogą kupić, przy jednoczesnym zachowaniu tykania firmy. Pomaga uwolnić gotówkę, gdy jest najbardziej potrzebna.
wzór to:
EOQ = √(2DK / H) lub pierwiastek kwadratowy (2 x D x K / H)
D = koszty zamówienia (na zamówienie)
K = wskaźnik popytu (rocznie)
H = koszty posiadania lub przenoszenia (na jednostkę, na rok)
poniższy wykres przedstawia równanie EOQ:
Obraz: Medium.com
analiza ABC
ta technika zarządzania zapasami dzieli produkty na trzy kategorie, aby pomóc lepiej zorganizować zapasy i zidentyfikować te produkty, które kosztują najwięcej do przechowywania. Pomaga również zarządzać rentownością artykułów w oparciu o ich kategorię.
- a-najcenniejsze produkty, z których generujesz największy zysk.
- B-produkty, które nie są najcenniejsze, ale również nie najmniej wartościowe. Wpadają gdzieś pomiędzy.
- C-najmniej wartościowe produkty, które pomagają generować niewielki, stały zysk.
minimalna ilość zamówienia (MOQ)
technika minimalnej ilości zamówienia to najmniejsza ilość zapasów, którą dostawca jest gotów sprzedać. Na przykład, jeśli testujesz nowy produkt, możesz nie chcieć inwestować w duże ilości, dopóki nie dowiesz się, jak duży jest popyt ze strony konsumenta.
przedmioty o wyższej cenie zwykle mają mniejsze MOQ, ponieważ są zwykle bardziej złożone. Mniejsze, tańsze przedmioty mają zwykle wysokie MOQ, ponieważ są tanie w produkcji.
Just In time (JIT)
metoda JIT polega na minimalizacji ilości miejsca zajmowanego przez magazyn. Jedną z wad jest to, że jest to ryzykowne, ponieważ jeśli produkt nie dotrze na czas, zostaniesz z niezadowolonymi, sfrustrowanymi klientami.
Gigant samochodowy Toyota doświadczył tego z pierwszej ręki. Po raz pierwszy przyjęli model kontroli zapasów JIT w 1970 roku, ale w 1997 roku producent ich zaworów hamulcowych został uderzony przez pożar, który zniszczył wszystkie ich zapasy. Oznaczało to, że Toyota musiała szybko znaleźć alternatywnego dostawcę. Zostali zmuszeni do zamknięcia na dwa dni, co kosztowało ich 15 miliardów dolarów i 70 tysięcy samochodów.
jeśli możesz znaleźć równowagę między czekaniem do ostatniej minuty, aby zamówić zapasy i uzupełnić produkty, JIT może być skuteczny. Może to nie być możliwe w przypadku niektórych produktów o długim czasie realizacji.
identyfikacja radiowa (RFID)
RFID pozwala firmie śledzić produkty w trakcie przechodzenia przez łańcuch dostaw. Korzystając z fal radiowych, produkty mogą być zlokalizowane za pomocą znacznika i urządzenia do odczytu. Tag to mały mikrochip, więc jest łatwy w instalacji i lekki.
znaczniki są następnie mocowane do palety lub ciężarówki, gdy przechodzi ona z produkcji do detalisty. Znacznik może następnie emitować sygnały radiowe, które czytnik zbiera. Czytnik jest przechowywany w magazynie dla zespołów zarządzających, aby mieć oko na nadchodzące zapasy.
na pytanie ” Jakie wyzwania napotykasz, pomagając swoim klientom detalicznym w transgranicznym handlu elektronicznym?”, 29% menedżerów łańcucha dostaw, którzy dostarczają towary za granicę, uznało, że śledzenie dostaw jest wyzwaniem. RFID pomaga w tym, dlatego może być tak istotną częścią kontroli zapasów.
przesyłki masowe
przesyłki masowe mogą być preferowane w przypadku dużych firm, które zwykle mają wysoki obrót magazynowy. Często taniej jest kupić luzem, a także trzeba kupować rzadziej, ponieważ masz wszystko, czego potrzebujesz w magazynie, dopóki zapasy nie wyczerpą się.
jednak jedną z wad może być to, że utrzymanie zapasów w magazynie kosztuje więcej, ponieważ zajmuje więcej miejsca. Jeśli jednak produkt sprzedaje się szybko, może nie pozostać długo w magazynie.
Jak Zarządzać Kontrolą Zapasów W Sklepie?
kontrola zapasów ma kluczowe znaczenie dla sprawnego działania firmy. Gdy występują problemy z magazynem lub poziomem zapasów, może to spowodować opóźnienia, co jest złą wiadomością dla klientów.
inwestując w inteligentne oprogramowanie, takie jak Brightpearl, możesz zoptymalizować swoich pracowników i zarządzać zapasami od zakupu do sprzedaży. Obejmuje również zautomatyzowane śledzenie zapasów w wielu lokalizacjach, dzięki czemu wiesz, kiedy spodziewać się następnej przesyłki. Jeśli więc wdrażasz nowe systemy kontroli zapasów w swojej firmie, pamiętaj, aby korzystać z oprogramowania, które wspiera Ciebie i Twoich pracowników.