formalne wiadomości e-mail odgrywają kluczową rolę w przekazywaniu informacji w sposób jasny i bez błędów w naszym życiu biznesowym, zawodowym i osobistym. Niezależnie od tego, czy pytasz o okazję, zapraszasz kogoś na wydarzenie, czy rezygnujesz z pracy, wiedza o tym, jak napisać formalną wiadomość e-mail, jest niezbędną umiejętnością, którą musisz znać.
w tym przewodniku o tym, jak napisać formalną wiadomość e-mail, podzielimy proces na proste kroki. Następnie opisujemy idealny formalny format wiadomości e-mail i przedstawiamy wybór formalnych przykładów wiadomości e-mail, które można wykorzystać jako podstawę do korespondencji.
co to jest formalny e-mail?
formalny e-mail to e – mail, który wysyłasz do osoby (lub grupy osób), której nie znasz, lub ważny e-mail, który wysyłasz do osoby na stanowisku władzy-na przykład do swojego szefa.
pisanie formalnej wiadomości e-mail jest podobne do pisania formalnego listu, z tą samą strukturą, pozdrowieniami i podpisem. Są wolne od błędów ortograficznych i gramatycznych, zaplanowane i napisane w jasnym celu.
formalne maile są uprzejme, profesjonalne i od razu przechodzą do sedna. Są w 100% skupieni na wyniku, nie pozostawiając miejsca na błędy lub nieporozumienia.
niektóre przykłady formalnych e-maili to:
- przedstawiając się profesjonalnej osobie, której nie znasz
- składając skargę
- rezygnując z pracy
- składając przeprosiny
możesz zapytać, dlaczego w cyfrowym świecie wciąż potrzebujemy formalnych e-maili?
wiele organizacji i osób fizycznych rzeczywiście przeszło na komunikację mniej formalnie. Jednak amerykańscy naukowcy odkryli, że może to powodować problemy w miejscu pracy, przyczyniając się do tego, co opisują jako rosnące ryzyko „nieuchronności”. Organizacje, w których osoby komunikują się formalnie, uprzejmie i z szacunkiem, są mniej narażone na konflikty, mówią.
formalne maile mają wpływowych przyjaciół. Kampania Plain English od 1979 r. wzywa do przejrzystości w komunikacji. „Pamiętaj, że ludzie raczej nie będą obrażeni, jeśli jesteś zbyt formalny, ale niektórzy mogą myśleć, że jesteś niegrzeczny, jeśli jesteś zbyt nieformalny”, radzą.
rozwiązanie? „Zawsze myśl o czytelniku.”
zgadzamy się. Jeśli znasz osobę, do której piszesz, masz swobodę pisania bardziej nieformalnie. Jeśli nie znasz osoby lub wiadomości, którą wysyłasz, jest ważna, bądź formalna.
pisaliśmy już wcześniej o znaczeniu profesjonalnej komunikacji. Aby dowiedzieć się więcej, zapoznaj się z naszym przewodnikiem, Jak napisać profesjonalną wiadomość e-mail.
po co pisać formalny e-mail?
„ludzie wierzą, że mogą komunikować się przez e-mail skuteczniej niż w rzeczywistości”, odkryli naukowcy z Amerykańskiego Towarzystwa Psychologicznego. W badaniu z 2005 roku przeprowadzili serię eksperymentów i doszli do wniosku, że trudno jest przekazać emocje i ton przez e-mail.
powód? Z powodu własnego „egocentryzmu” nie jesteśmy w stanie oderwać się od naszej perspektywy i zobaczyć czyjejś perspektywy.
mówiąc prościej, łatwo jest dojść do nieporozumień, jeśli jesteśmy zbyt przyjaźni lub nieformalni w naszych e-mailach. Ton głosu może nie być odpowiedni do przekazywania ważnych informacji.
formalne e-maile usuwają możliwość nieporozumień i wprowadzenia w błąd. Chodzi o przestrzeganie prawidłowej biznesowej etykiety e-mail.
formalny e-mail ma jasny cel i traktuje czytelnika z szacunkiem. Jest napisany w standardowy sposób, który podróżuje przez granice i kultury.
pisanie formalnych wiadomości e-mail może przynieść korzyści każdemu w biznesie, w tym liderom, mówi wpływowy felietonista Forbesa Benjamin Laker. E-maile powinny być pełne emocji i dostarczane z empatią. Co najważniejsze, twój e-mail mówi wiele o twojej „osobistej marce”. Jak chcesz być postrzegany?
dobrze napisany formalny e-mail jest uprzejmy i profesjonalny, dwa potężne atrybuty marki, które poprawią Twoją markę i zwiększą sukces biznesowy.
formalny format wiadomości e-mail
tworzenie wspaniałych formalnych wiadomości e-mail jest bardzo proste. Istnieje tylko pięć części do idealnego formalnego formatu e-mail firmy:
- temat
- powitanie
- otwieranie linii & ciało
- zamykanie
- podpisywanie
każda korespondencja ma tę samą formalną strukturę e-mail, co oznacza, że po jej opanowaniu nigdy nie będziesz musiał jej zmieniać.
formalny temat wiadomości e – mail
w biznesie czas to pieniądz, więc bądź krótki.
Twój temat powinien być krótki i łatwy do zrozumienia. Powiedz czytelnikowi dokładnie, co jest w wiadomości. Idealny formalny temat wiadomości e-mail to kilka słów: Na przykład” Prośba o pozostawienie”,” Prośba o spotkanie „lub” skarga klienta”.
formalne tematy wiadomości e-mail nie powinny być zbyt przyjazne ani Zabawne.
jak rozpocząć formalną wiadomość e-mail
formalnym sposobem rozpoczęcia wiadomości e-mail jest użycie „drogi”.
to może wydawać się staromodne lub dziwne, jeśli znasz tę osobę, ale chodzi o przestrzeganie pewnych ustalonych zasad, których używamy od pokoleń do formalnego komunikowania się. Dear jest formalnym pozdrowieniem e-mailowym, które jest używane do dziś.
jeśli znasz płeć danej osoby, możesz użyć tego, co nazywa się honorem-Pan, Pani itp. – ale sugerujemy po prostu użycie pełnego nazwiska, jeśli go masz. Ta rada może wydawać się sprzeczna z niektórymi starszymi przewodnikami na temat formalnego pisania, ale odzwierciedla szersze zmiany w społeczeństwie.
jeśli chcesz wiedzieć, jak nie otworzyć formalnego e-maila, unikaj „Szanowni Państwo” lub duszno brzmiących określeń zbiorowych, takich jak „do kogo to może dotyczyć”.
formalny e-mail pozdrowienia bez imienia
Załóżmy, że martwisz się, jak napisać formalny e-mail bez znajomości nazwy. W takim przypadku możesz użyć „Szanowny Panie / Pani” jako odpowiedniego substytutu. Takie podejście jest również praktyczne, jeśli nie wiesz, jak zaadresować formalną wiadomość e-mail do firmy.
decydując, jak rozpocząć formalną wiadomość e-mail do wielu odbiorców, masz kilka opcji. Na przykład możesz zwracać się do zespołu („drogi zespół”), do kolektywu („Drodzy wszyscy”, „drodzy koledzy”) lub do wydarzeń („Pozdrowienia”).
możesz sprawdzić nasz przewodnik, jak rozpocząć e-mail.
formalne otwarcie e-maila
nie ma standardowego formalnego otwarcia e-maila. Zamiast tego musisz zdecydować, co jest odpowiednie dla komunikacji i kontekstu.
jeśli nie znasz osoby (lub organizacji), do której piszesz, uprzejmie jest się przedstawić. Jeśli jednak znasz tę osobę, nie musisz tego robić i możesz wskoczyć prosto w mięso swojej wiadomości.
poniżej podajemy przykłady kilku formalnych zdań otwierających e-mail. Jeśli potrzebujesz więcej inspiracji intro e-mail, przeczytaj nasz artykuł na temat najlepszych linii otwierania wiadomości e-mail.
odradzamy używanie pustych zwrotów, takich jak „mam nadzieję, że dobrze ci idzie” w formalnym e-mailu. Takie zwroty to banały, które nic nie dodają do wiadomości i powinieneś ich unikać.
Formalna treść wiadomości e-mail
więc zaangażowałeś odbiorcę i przedstawiłeś się (jeśli jest to wymagane), teraz nadszedł czas, aby przejść do rzeczy.
poniżej podajemy kilka przykładów, ale formalna komunikacja e-mailowa powinna być zgodna z zasadą piramidy. Opracowana przez wiodącego dyrektora w McKinsey zasada piramidy mówi, że najpierw powinieneś zacząć od odpowiedzi i uporządkować informacje pod nią, aby poprzeć swój argument.
w formalnej wiadomości e-mail odbiorca będzie chciał wiedzieć, o czym jest wiadomość i dlaczego powinien się nią przejmować. Powiedz im!
poniżej możesz zobaczyć kilka przykładów, w jaki sposób rozwiązujemy kilka przykładów. Ilustrujemy również, jak zakończyć formalną wiadomość e-mail, w tym wspólne formalne zdania zamykające wiadomość e-mail.
formalny e-mail Wyloguj się
formalne zakończenie wiadomości e-mail używa określonego zakończenia (lub dokumentu valediction, aby nadać mu swoją formalną nazwę). Czytelnicy będą zaznajomieni (i oczekują) formalnych sposobów zakończenia wiadomości e-mail.
w większości przypadków użyjesz formalnego e-maila z zakończeniem „Z poważaniem”, jeśli znasz imię osoby, do której piszesz.
jeśli nie (lub piszesz do grupy osób, na przykład), zwykle kończysz formalną wiadomość e-mail z napisem „Z poważaniem”.
jednak istnieją zmiany w sposobie formalnego zakończenia wiadomości e-mail. Przykłady akceptowalnych zakończeń formalnych to „Z poważaniem”, „Z poważaniem”i” z najlepszymi życzeniami”.
najlepszy sposób zakończenia formalnej wiadomości e-mail zależy od osoby, kontekstu i tego, z czym się komunikujesz. W większości przypadków sugerujemy trzymanie się „z poważaniem” lub „z poważaniem”.
masz problemy ze znalezieniem odpowiedniego zakończenia? Zobacz nasz szczegółowy przewodnik, jak zakończyć wiadomość e-mail.
przykłady formalnych wiadomości e-mail
aby zilustrować powyższe punkty, stworzyliśmy wybór formalnych przykładów pisania wiadomości e-mail dla sytuacji, które możesz napotkać.
chociaż pomocne może być zobaczenie przykładu formalnej wiadomości e-mail, nie zalecamy ich wycinania i wklejania i korzystania z nich samodzielnie. Każdy formalny e-mail Należy dostosować do konkretnych okoliczności. Zamiast tego użyj ich jako podstawowego przewodnika, aby zwiększyć zrozumienie przed stworzeniem własnego-lub użyj Flowrite do pisania wiadomości e-mail dla Ciebie.
formalne wprowadzenie e-mail
istnieje kilka powodów, dla których możesz chcieć się oficjalnie przedstawić. Na przykład możesz zapytać o wolne miejsce pracy, możliwości badawcze lub skontaktować się z kimś, kogo chcesz poprosić o poradę. Jeśli zmagasz się z tym, jak formalnie przedstawić się za pośrednictwem poczty e-mail, Ten jest dla ciebie.
sprawdź naszą formalną próbkę e-maila wprowadzającego poniżej, aby uzyskać przykład.
jestem studentem trzeciego roku na Uniwersytecie w Oksfordzie. Kontaktuję się z Tobą, aby poprosić o dostęp do serii samouczków online. Jestem zafascynowany słuchaniem i uczeniem się od Ciebie i wierzę, że te zasoby wesprą moje obecne studia.
jeśli chcesz zapewnić mi Dostęp, Skontaktuj się ze mną tutaj ze szczegółami. Czekam na odpowiedź.
Z poważaniem,
Sarah Thomas
formalne podziękowania e-mail
po doskonałej obsłudze lub wsparciu uprzejmie jest okazać uznanie, ale jak podziękować w e-mailu formalnym?
w tej formalnej próbce e-maila z podziękowaniami demonstrujemy, jak zbudować osobistą i pozytywną odpowiedź, którą można udostępniać w organizacji i zewnętrznie innym klientom lub klientom.
I want to thank you for the hospitality you showed during a last stay at your property. Mój partner i ja mieliśmy fantastyczną przerwę i chcielibyśmy wyrazić naszą wdzięczność Tobie i Twojemu personelowi za całą twoją ciężką pracę.
pozdrawiam serdecznie pracowników. Z przyjemnością wrócimy w przyszłości.
Z poważaniem,
Sarah Thomas
Formalna rezygnacja e-mail
kiedy rezygnujesz z pracy, ważne jest, aby wysłać formalną rezygnację e-mail. Rezygnacja nie tylko informuje pracodawcę, że odchodzisz, ale także stanowi dowód twojej rezygnacji.
formalna rezygnacja Mailowa może być krótka – w niektórych przypadkach tylko jedna linijka. Jednak, jak zobaczysz w tej formalnej próbce e-maila z rezygnacją, poświęciliśmy czas, aby wyrazić nasze uznanie dla naszego pracodawcy.
piszę z informacją, że rezygnuję ze stanowiska szefa marketingu.
chciałbym podziękować za możliwość nauki i rozwoju w organizacji, a mój czas tutaj był przyjemny. Jestem gotów współpracować z Tobą, by wesprzeć mianowanie mojego następcy.
możesz skontaktować się ze mną tutaj w dowolnym momencie, aby omówić wszelkie wsparcie, które mogę zaoferować lub wszelkie szczegóły, których możesz potrzebować, aby przejście było tak płynne, jak to możliwe.
Z poważaniem,
Steve Welch
formalny e-mail z zaproszeniem na wydarzenie
oto formalna próbka e-maila z zaproszeniem wysłana do grupy kolegów. Każdy oficjalny e-mail z zaproszeniem powinien zawierać czytelny temat, wszystkie szczegóły dotyczące wydarzenia (w tym datę, godzinę i lokalizację) oraz sposób, w jaki ludzie mogą RSVP.
oto oficjalne zaproszenie na wieczorną imprezę w interesach.
chcę zaprosić Was na wydarzenie, które organizujemy dla Steve’ a Welcha, naszego szefa marketingu, który wyjeżdża 12 grudnia. Wydarzenie odbędzie się 12 grudnia w godzinach 19: 00 – 12: 00.
Liczba miejsc jest ograniczona, a goście będą zobowiązani do RSVP przed wydarzeniem, aby zapewnić odpowiednią przestrzeń i napoje.
jeśli chcesz wziąć udział, RSVP na ten e-mail z wszelkimi wymaganiami dietetycznymi. Jeśli nie możesz uczestniczyć, zachęcamy do wysłania wiadomości o wsparciu dla Steve ’ a, zanim odejdzie, aby rozpocząć swoją nową rolę.
Pozdrawiam,
formalny e-mail z reklamacją
jeśli otrzymałeś słabą obsługę lub jesteś rozczarowany produktem, formalny e-mail z reklamacją może zwiększyć świadomość twoich problemów. W formalnych e-mailach ważne jest, aby podać fakty, ale aby uniknąć nadmiernych emocji.
oto przykład formalnej skargi e-mail.
kontaktuję się z Państwem w celu reklamacji usługi, którą otrzymałem 12 września. Twój personel był niegrzeczny i nie komunikatywny podczas mojej wizyty.
od dawna korzystam z Twoich usług i byłem rozczarowany, że przy tej okazji nie spełniłeś swoich typowo wysokich standardów.
chcę prosić o formalne przeprosiny i dowiedzieć się, co planujesz zrobić, aby tego uniknąć w przyszłości.
Z poważaniem,
Steve Roberts
formalny e-mail z przeprosinami
przygotowanie formalnego e-maila z przeprosinami może być trudne, ale przyznanie się do błędu ma kluczowe znaczenie dla ograniczenia szkód i przywrócenia związku.
Oto prosty, formalny e-mail z przeprosinami od firmy, aby poradzić sobie z klientem, który złożył skargę.
Nazywam się Ryan Davies i jestem przedstawicielem obsługi klienta W XXX. chcę skorzystać z okazji, aby formalnie przeprosić za usługę, którą otrzymałeś 12 września 2021.
niestety z tej okazji nie udało nam się osiągnąć naszych wysokich standardów. Rozmawialiśmy ze wszystkimi zaangażowanymi członkami zespołu i powtórzyliśmy znaczenie obsługi klienta. Chciałbym państwa zapewnić, że to się więcej nie powtórzy.
możesz skontaktować się ze mną bezpośrednio, jeśli chcesz omówić dalej swoją skargę. Mamy dołączony voucher na £10 do wykorzystania podczas następnej wizyty, aby pokazać nasze uznanie.
Z poważaniem,
Ryan Davies
chcesz pisać lepsze formalne e-maile? Wypróbuj Flowrite
pisanie formalnych wiadomości e-mail jest proste, jeśli postępujesz zgodnie z naszym procesem. Formalne szablony wiadomości e-mail zawarte w tym poście na blogu powinny stanowić przewodnik, ale zawsze powinny być dostosowywane i aktualizowane, aby odzwierciedlić konkretne okoliczności. Jest jednak jeszcze łatwiejszy sposób. Flowrite to narzędzie do pisania AI, które zamienia krótkie instrukcje w gotowe do wysłania wiadomości e-mail i wiadomości. Jeśli nadal masz problemy ze znalezieniem odpowiednich słów do napisania formalnej wiadomości e – mail, Flowrite może Ci pomóc w rozpoczęciu pracy i zaoferować inspirację-a nawet napisać całą wiadomość e-mail za pomocą kliknięcia przycisku. Jak widać na poniższym przykładzie, wystarczy jedno kliknięcie przycisku.
czy nadal zastanawiasz się, jak wysłać formalną wiadomość e-mail? Mamy nadzieję, że nie. Następnym razem, gdy piszesz formalną wiadomość e-mail, pamiętaj o tych przykładach i możesz komunikować się z ufnością.