친절한 알림 이메일을 작성하는 방법을 아는 것은 시간을 효율적으로 사용할 수있는 최고의 도구 중 하나입니다. 다가오는 회의,놓친 지불,구직 신청,중요한 행사 등에 대해 사람들을 이끌어내는 데 적합합니다.
하지만 친절하고 도움이 건너,대신 참을성과 뻔뻔의,당신은 오른쪽 톤과 타이밍에 착륙해야.
당신이 바로 모두를 얻는 경우에,주 잼 포장 도착 이메일 알림은 실제로 수신자에게 구호가 될 수 있습니다. 마감일을 놓치거나 회의 일정을 변경하는 것을 좋아하는 사람은 없습니다. 그러나 31%의 사람들이 이메일에 응답하지 않는 최고의 근무일이 하루 일 것이라고 말했기 때문에 메시지는 분실되거나 잊어 버릴 수밖에 없습니다.
모든 알림에서 수신자는 이메일이 무엇인지,해야 할 일,그리고 언제까지 정확히 알아야합니다. 잘 쓰여진 알림은 놓친 약속 및 마감 시간의 수를 줄일 것입니다. 그것은 또한 당신이 뻔뻔하지 않고,사전 및 전문 보이게됩니다. 여기에 대해 이동하는 방법.
친절한 알림 이메일 작성
친절한 알림 이메일은 중요한 일이 올 때 또는 기한을 놓친 경우 보내는 것이 가장 좋습니다. 알림 이메일은 다음과 같은 경우에 이상적입니다:
- 다가오는 회의 또는 이벤트에 주목.
- 송장 또는 지불에 대한 후속 조치.
- 마감일을 놓친 사람들을 상기시킵니다.
- 프로젝트에 대해 다시 연락하기.
- 취업 지원 및 인터뷰시 마음 챙김.
목적에 상관없이 명심해야 할 주요 사항은 이메일의 톤과 타이밍입니다.
모든 친절한 알림 이메일의 톤은 정중하고 전문적이지만 긴급하고 요점이어야합니다. 놓친 마감일에 대해 누군가를 이끌어내는 것은 동료에게 커피를 만날 때를 상기시키는 것과는 다른 음색이 필요합니다. 상황이 즉각적인 조치를 요구하는 경우에,놓쳐진 마감 시간 같이,당신은 점에 인 언어,그러나 친절하고 및 이해를 사용할 수 있다.
제목 줄에”작업 필요”,”요청”또는”미리 알림”을 추가하면 즉시 주의를 끌며 수신자가 작업을 시작할 수 있습니다. 활동적인 언어가 좋은 모양이라고 여겨지는 동안,당신의 전체 지배를 받는 선을 대문자로 쓰는 것은 전형적으로 이지 않는다. 특히 너의 메시지의 나머지가 친절하면 대화 형식 이으면,모든 모자는 공격으로와 장소에서 우연히 만날 수 있는다.
좀 더 일반적인 알림을 보려면 활성 상태이지만 덜 긴급한 단어를 선택합니다. “후속 조치”,”체크인”또는”다음 단계”와 같은 문구가 포함 된 제목 줄은 이러한 상황에서 효과적입니다.
톤은 친절한 이메일 알림의 한 요소 일뿐입니다. 당신은 또한 바로 타이밍을 얻을 필요가있다. 이 각 상황에 대한 하나의 가장 좋은 시간은 아니지만,이러한 각 알림 이메일에 대한 가장 일반적인 시간 프레임입니다.
- 예정된 회의:1~2 일 전에. 미리 준비할 것이다 품목이 있을지도 모르다 대로,회의안에 관련시키는 사람에게 리드타임의 약간 일을 주십시요.
- 예정된 이벤트:이벤트 3~14 일 전. 너는 열의를 건설하,모두가 타이밍 및 계획에 관하여 명확하다 것 을 확인하기 위하여 사건까지 지도하는 다각 신호를 보내고 싶는 수도 있다.
- 예정된 마감일:프로젝트에 따라 다릅니다. 복잡한 프로젝트에 더 많은 시간을 할애하고 간단한 작업에 더 짧은 시간 프레임을 제공하십시오.
- 기한이 지난 지불 또는 마감일:기한 후 1 일. 당신은 그것이 마음의 정상일 때 사람들을 생각나게 하고 당신이 행동을 취하기 위하여 그(것)들을 기다리고 있다는 것을 보여주고 싶다.
- 작업 응용 프로그램:뮤즈는 추적하기 전에 5~10 영업일을 기다리는 것이 좋습니다. 누군가가 직책에 대해 당신을 추천했다면 인사 팀 또는 채용 관리자에게 연락하기 전에 인사이트를 확인하십시오. 이것은 오랜 시간처럼 보일 수 있지만 실제로 44%가 신청 후 2 주 이내에 고용주로부터 듣고 37%만이 1 주일 이내에 다시 듣는 것으로 나타났습니다.
- 면접:면접이 몇 주 동안 예정되어 있다면,그 시간이 관련된 모든 사람들에게 여전히 효과가 있는지 확인하기 위해 전날 체크인하는 것이 가장 좋습니다. 누군가가 면접 후 연락을 가정 한 경우,채용 관리자는 알림 이메일을 보내 합의 된 타임 라인이 끝날 때까지 기다리는 것이 좋습니다. 아직 단어가 없습니까? “보내기 전에 5~7 일을 기다리십시오.”
이제 각 알림 이메일을 보낼 수있는 완벽한 시간을 알고,그래서 당신은 친절한 소리와 다시 빠른 응답을 얻을 포함 알아낼 시간이다.
친절한 알림 이메일을 보내는 방법
모든 친절한 알림 이메일은 명확하고 친절하며 요점이 있어야합니다. 사람들이 당신의 메시지를 묵살한다 사람들을 행동을 취하는 격려하기 위하여 그러나 이렇게 수동 충분히 공손하고 싶다. 최고의 이메일 알림에는 다섯 가지 핵심 요소가 있습니다.
제목 줄
알림 이메일을 보낼 때 간결 제목 줄까지 당신을 얻을 것이다. 수령인은 너가 신호를 보내고 있는 까 왜 알아야 하고 행동하라고 강박해 느낀다. 점원은 이것을 누구 보다는 잘 알고 있다,그래서 이 인기를 얻기 쉬운 판매 전자 우편 지배를 받는 선에서 끝 또는 2 개를 가지고 가지 않기 위하여 왜? 주요 아이디어는 너의 지배를 받는 선을 적요 지키고 긴급을 추가한것을 이다 그래서 수령인은 시간 과민하다 것 을 있있다.
인사말
인사말은 이메일 본문의 톤을 설정하므로 건너뛰지 마십시오.
- 이 이메일의 목적은 친절하기 때문에”안녕하세요,다니엘”또는”이봐,조나단.”
- 회사에서 좀 더 공식적인 언어를 사용하는 경향이 있다면”안녕하세요,케이트.”
- “친애하는”로 시작하는 것은 일반적으로 친절한 이메일 알림에 너무 형식적이지만 회사의 기본 인사말 인 경우이를 고수하십시오.
컨텍스트
이메일 본문은 수신자에게 이메일을 보내는 이유를 알려주는 곳입니다. 프로젝트,마감일,지불,회의 또는 필요한 상황에 대한 컨텍스트를 제공하는 곳은 다음과 같습니다. 그것이 너의 메시지를 명백하게 하는것을 돕면 명확한 이름 및 날짜를 포함하고십시요,사람 회사에 관하여 최근 맛있는 가벼운 음식을 언급하십시요. 다음은 이 섹션의 몇 가지 예입니다:
- 월말(및 분기)이 빠르게 다가옴에 따라 가능한 한 빨리 모든 송장을 받고 싶습니다.
- 나는 아직도 기사에 일하고 있어요,새로운 설립자를위한 최고 기업가 정신 팁,그리고 조각에 당신의 생각을 포함 싶어요. 알파벳 회사의 최근 자금 조달 라운드 성장,당신은 너무 잘 지난 해 탐색했습니다.
- 8 월 1 일 수요일 오후 2 시(동부 표준시)에 예정된 다가오는 4 분기 콘텐츠 계획 회의에 대해 상기시키기 위해 체크인하고 있습니다. 분석 보고서를 통해 시작할 수 있기를 기대합니다.
- 프레젠테이션을 준비할 때,7 월 30 일(월)까지 포함시키고자 하는 슬라이드를 보내주시기 바랍니다. 이 여전히 당신을 위해 작동 합니까?
요청
컨텍스트를 제공하여 스테이지를 설정했으면 미리 알림 또는 요청을 슬라이드 할 시간입니다. 너무 장황한 여기 얻지 말라 또는 너는 수령인 주의를 잃을지도 모른다. 즉각적인 응답을 원하면 사람들이 즉시 조치를 취하도록 유도하는 질문으로 요청을 마무리하는 것이 좋습니다.
- 우리의 가장 최근 계약에서 모든 작업에 대한 청구서를 보내 주시기 바랍니다 [email protected] 그리고 나를 참조. 당신은 질문이있는 경우,당신은 저를 도달 할 수(222)222-2222.
- 당신이 기사에 대한 견적에 보내려면,다음 질문에 대한 답을 공유하고 그 뒤에 당신의 추론을 설명하시기 바랍니다. 올해 사업을 성공적으로 운영 할 수 있도록 새로운 기업가에게 어떤 팁을 주겠습니까?
사인 오프
당신은 당신의 주요 포인트와 요청을했습니다,그래서 친화적 인 폐쇄와 함께 사인 오프하는 시간이다.
- 이 작업을 통해 시간을내어 주셔서 감사합니다.
- 이 프로젝트의 우선 순위를 주셔서 감사합니다.
- 이 제안을 마치면서 당신의 노력에 감사드립니다.
- 여러분의 의견을 기다리고 있습니다.
이메일의 나머지 부분과 동일한 음색을 따르는 마감 사인 오프를 포함해야합니다.
- 모든 최고의
- 진심으로
- 다시 한번 감사
- 감사합니다
- 감사합니다
친절한 톤의 이름 또는 더 공식적인 톤의 전체 이름으로 이메일을 마무리하십시오. 추가 컨텍스트를 제공해야하는 경우 이름 뒤에 직책,회사 이름 또는 연락처 정보를 포함하십시오.
친절한 알림 이메일 템플릿
처음 몇 가지 알림을 작성하는 것은 어려울 수 있습니다. 다행히,이 알림 이메일 템플릿은 간단하게 빈칸을 채우고 잘 말로 메시지를 보낼 수 있습니다. 당신은 또한 쉽게 당신의 요구에 맞게이 템플릿을 사용자 정의 할 수 있습니다.
템플릿을 사용하려면 텍스트를 복사하여 붙여 넣은 다음 빈칸을 복사본으로 채 웁니다. 적절한 문법과 흐름을 보장하기 위해 그것을 보내기 전에 최종 버전을 읽어해야합니다.
안녕하세요,
감사합니다.
이 오기를 준비하고 있습니다. 우리는 당신의 아이디어를 듣고 기쁘게 생각합니다. 모든 것이 원활하게 실행하려면,나는 모든 사람에 의해 부탁 해요.
감사합니다.
모든 최고,
친절한 알림 이메일 예
위의 템플릿이 채워질 때의 모습은 다음과 같습니다. 특정 요청,일정,또는 날짜를 포함 하는 것을 기억 하 고 할 때 사람을 필요로 하는 무슨에 아무 혼란도 보장 하기 위해.
안녕 잭,
당신의 일주일이 잘되기를 바랍니다.
편집팀은 오는 8 월 26 일 목요일 오전 11 시(동부 표준시 기준)에 4 분기 콘텐츠 기획 회의를 준비하고 있습니다. 우리는 연간 휴일 캠페인에 대한 우리의 마케팅 및 편집 노력을 결합에 대한 아이디어를 듣고 기쁘게 생각합니다.
모든 것을 원활하게 실행하기 위해,나는 월요일,동부 표준시 오후 5 시 8 월 23 일까지 프리젠 테이션 슬라이드를 제출 관련된 모든 사람을 요구하고있다. 당신은 질문이 있는 경우에는,그(것)들에게 나의 방법을 보내십시오.
나는 여기에 시간을 주셔서 감사합니다 당신의 아이디어를 듣고 기대합니다.
모든 최고의,
카트리나
당신이 당신의 이메일을 보내면,남은 것은 응답을 기다리는 것입니다. 까다로운 부분은 추가 후속 이메일을 보낼지 여부를 아는 것입니다.
두 번째 또는 세 번째 알림 이메일을 보내야하는 것은 실망 스럽지만 사람들이 많은 일을한다는 것을 기억하십시오. 다른 메시지를 보내기 전에 며칠 동안 꽉 조이십시오. 이 긴급한 경우,당신은 빨리 후속 조치를 취할 수 있습니다—그냥 친절,환자 톤을 유지해야합니다. 사람들이 귀하의 요청에 더 수용 하 고 정확 하 게 어떤 알림 이메일에 대 한 모든 메모의 감사 될 것입니다.
