공식 이메일을 보내는 방법에 대한 6 샘플

공식 이메일은 비즈니스,직업 및 개인 생활에서 오류없이 정보를 명확하게 전달하는 데 중요한 역할을합니다. 그래서,당신은 기회에 대해 문의하든,이벤트에 사람을 초대,또는 직장에서 사임,공식적인 이메일을 작성하는 방법을 아는 것은 당신이 알아야 할 필수적인 기술이다.

공식 이메일을 작성하는 방법에 대한이 가이드에서는 프로세스를 간단한 단계로 나눕니다. 그런 다음,우리는 이상적인 공식적인 이메일 형식을 설명하고 당신이 당신의 대응에 대한 기초로 사용할 수있는 공식적인 이메일 예제의 선택을 제공합니다.

공식 이메일이란 무엇입니까?

공식 이메일은 당신이 모르는 사람(또는 사람들의 그룹)에게 보내는 이메일이나 권위의 위치에있는 사람(예:상사)에게 보내는 중요한 이메일입니다.

공식 이메일을 작성하는 것은 동일한 구조,인사말 및 사인 오프로 공식 편지를 작성하는 것과 유사합니다. 그들은 명확한 목적으로 계획되고 쓰여진 철자법과 문법적인 과실에서 자유롭다.

공식 이메일은 정중하고 전문적이며 요점을 바로 잡습니다. 그들은 실수 나 오해의 여지를 남기지 않고 결과에 100%집중합니다.

공식 이메일의 몇 가지 예는 다음과 같습니다:

• 모르는 전문직 종사자에게 자신을 소개하기
• 불만 제기하기
• 직장에서 사임하기
• 사과하기

디지털 세계에서 왜 공식적인 이메일이 필요한지 묻는 것일 수 있습니다.

많은 조직과 개인이 실제로 덜 공식적으로 의사 소통하는 것으로 전환했습니다. 그러나 미국 연구자들은 이것이 직장에서 문제를 일으킬 수 있으며,그들이”무례함”의 위험이 커지는 것에 기여한다는 것을 발견했습니다. 개인이 공식적으로,정중하게,그리고 존경심으로 의사 소통하는 조직은 갈등을 경험할 가능성이 적다고 그들은 말합니다.

공식 이메일에는 영향력있는 친구가 있습니다. 일반 영어 캠페인은 1979 년부터 의사 소통의 명확성을 요구하고있다. “사람들은 당신이 너무 형식적인 경우 기분을 상하게 할 가능성이 있지만,일부는 당신이 너무 비공식적 인 경우 무례하다고 생각할 수 있습니다.”라고 조언합니다.

해결책? “항상 독자에 대해 생각하십시오.”

우리는 동의합니다. 당신이 쓰는 사람을 알고 있다면,당신은 더 비공식적으로 쓸 자유가 있습니다. 너가 너가 보내고 있는 메시지 또는 사람을 중요한 모르면,형식적 있으십시요.

우리는 전문적인 의사 소통의 중요성에 대해 이전에 작성했습니다. 자세한 내용은 전문 이메일을 작성하는 방법에 대한 가이드를 확인하십시오.

왜 공식적인 이메일을 작성합니까?

“사람들은 이메일을 통해 실제로 할 수있는 것보다 더 효과적으로 의사 소통 할 수 있다고 믿는 경향이있다”고 미국 심리학 협회의 연구원은 발견했다. 2005 년 연구에서 그들은 일련의 실험을 수행했으며 이메일을 통해 감정과 톤을 전달하기가 어렵다고 결론지었습니다.

이유? 우리 자신의”자기 중심주의”때문에 우리는 우리의 관점에서 자신을 분리하고 다른 사람의 것을 볼 수 없습니다.

간단히 말해서,이메일에서 너무 친절하거나 비공식적 인 경우 오해가 발생하기 쉽습니다. 음성의 톤은 중요한 정보를 전달하는 데 적합하지 않을 수 있습니다.

공식 이메일은 오해와 허위 진술의 가능성을 제거합니다. 그것은 모든 올바른 비즈니스 이메일 에티켓을 관찰에 관하여이다.

공식 이메일은 명확한 목적을 가지고 있으며 독자를 존중합니다. 그것은 국경과 문화를 가로 질러 여행하는 표준 방식으로 작성되었습니다.

포브스 칼럼니스트 벤자민 레이커는”공식적인 이메일을 작성하는 것은 리더를 포함한 모든 사업자에게 도움이 될 수 있다”고 말했다. 이메일은 감정을 존중하고 공감과 함께 전달되어야합니다. 가장 중요한 것은 귀하의 이메일이 귀하의”개인 브랜드”에 대해 많이 말합니다. 너는 어떻게 감지되고는가 싶는가?

잘 작성된 공식 이메일은 정중하고 전문적이며 브랜드를 개선하고 비즈니스 성공을 높이는 두 가지 강력한 브랜드 속성입니다.

공식 이메일 형식

훌륭한 공식 이메일을 만드는 것은 매우 간단합니다. 완벽한 공식 비즈니스 이메일 형식에는 단 다섯 부분이 있습니다:

1. 제목
2. 인사말
3. 오프닝 라인&본문
4. 마감
5. 사인 오프

각 서신은 동일한 공식 이메일 구조를 따르므로 일단 마스터하면 변경할 필요가 없습니다.

공식 이메일 제목 줄

비즈니스에서 시간은 돈,그래서 간단한 수 있습니다.

제목 줄이 짧고 이해하기 쉬워야 합니다. 있는 것이 메시지안에 너의 독자를 정확하게 말하십시요. 이상적인 형식적인 전자 우편 지배를 받는 선은 약간 낱말 이다: 예를 들어”탈퇴 요청”,”모임 요청”또는”고객 불만 사항”이 있습니다.

공식적인 이메일 제목 줄이 지나치게 친절하거나 재미 있어서는 안됩니다.

공식 이메일을 시작하는 방법

이메일을 시작하는 공식적인 방법은’친애하는’를 사용하는 것입니다.

당신이 그 사람을 안다면 구식이거나 이상하게 보일지 모르지만,그것은 우리가 공식적으로 의사 소통하기 위해 여러 세대에 걸쳐 사용했던 몇 가지 규칙을 따르는 것입니다. 친애하는 이 일에 사용되는 것을 계속하는 형식적인 전자 우편 인사말이다.

그 사람의 성별을 알고 있다면 경칭(씨,부인 등)을 사용할 수 있습니다. –그러나 우리는 당신이 그것이있는 경우 단순히 전체 이름을 사용하는 것이 좋습니다 것입니다. 이 조언은 공식적인 글쓰기에 대한 오래된 가이드 중 일부와 모순되는 것처럼 보일 수 있지만 사회의 더 넓은 변화를 반영합니다.

공식 이메일을 열지 않는 방법을 알고 싶다면”친애하는 선생님/부인”또는”누구에게 관련 될 수 있는가”와 같은 답답한 집단 용어를 피하십시오.

이름이 없는 공식 이메일 인사말

이름을 모르고 공식 이메일을 작성하는 방법에 대해 걱정한다고 가정해 보겠습니다. 이 경우”친애하는 선생님/부인”을 적절한 대체물로 사용할 수 있습니다. 회사에 형식적인 전자 우편을 연설하기 위하여 너가 어떻게 모르면,이 접근은 실제적,너무 이다.

여러 수신자에게 공식 이메일을 시작하는 방법을 결정할 때 몇 가지 옵션이 있습니다. 예를 들어,팀(“친애하는 팀”),집단(“친애하는 모든”,”친애하는 동료”)또는 이벤트(“인사말”)를 처리 할 수 있습니다.

이메일을 시작하는 방법에 대한 가이드를 확인할 수 있습니다.

공식 이메일 오프닝 라인

표준 공식 이메일 오프닝이 없습니다. 대신,통신 및 컨텍스트에 대 한 적절 한 결정 해야 합니다.

당신이 쓰는 사람(또는 조직)을 모르는 경우,자신을 소개하는 것이 예의입니다. 그러나,당신이 그 사람을 알고 있다면,당신은 이것을 할 필요가 없으며 당신의 메시지의 고기로 바로 뛰어들 수 있습니다.

우리는 아래에 몇 가지 공식적인 이메일 오프닝 문장의 예를 제공합니다. 더 많은 이메일 소개 영감이 필요한 경우 최고의 이메일 오프닝 라인에 대한 기사를 읽으십시오.

우리는 공식 이메일에”나는 당신이 잘하고 있기를 바랍니다”와 같은 빈 문구를 사용하지 말 것을 권고합니다. 이러한 문구는 진부한 것입니다.메시지에 아무것도 추가하지 않는 문구,그리고 당신은 그들을 피해야합니다.

공식 이메일 본문

그래서,당신은받는 사람을 참여(필요한 경우)자신을 소개 한,지금은 지점에 도착하는 시간이다.

우리는 아래에 몇 가지 예를 제공하지만,공식적인 이메일 통신은 피라미드 원칙을 따라야합니다. 맥킨지에서 선도적 인 임원에 의해 개발,피라미드 원리는 먼저 대답으로 시작하고 당신의 주장을 지원하기 위해 그 아래 정보를 구조화해야한다고.

공식 이메일에서 수신자는 메시지가 무엇인지,왜 메시지를 신경 써야 하는지를 알고 싶어 할 것입니다. 그래서,그들에게 말해!

아래 몇 가지 예를 볼 수 있습니다. 또한 일반적인 공식 이메일 마감 문장을 포함하여 공식 이메일을 종료하는 방법을 설명합니다.

공식 이메일 사인 오프

공식 이메일 결말은 특정 결말을 사용합니다(또는 공식 이름을 지정하기 위해). 독자는 전자 우편을 끝내는 형식적인 방법에 익숙 할 것이다(그리고 예기한다).

대부분의 경우,당신은 당신이 쓰는 사람의 이름을 알고있는 경우”진심으로 당신”으로 끝나는 공식 이메일을 사용합니다.

그렇지 않은 경우(또는 예를 들어 한 그룹의 사람들에게 글을 쓰는 경우)일반적으로”귀하의 충실함”으로 공식 이메일을 종료합니다.

그러나 이메일을 공식적으로 종료하는 방법에는 변경 사항이 있습니다. 허용되는 형식 결말의 예로는”진심으로”,”안부”및”최고의 소원”이 있습니다.

공식 이메일을 종료하는 가장 좋은 방법은 개인,컨텍스트 및 통신하는 내용에 따라 다릅니다. 대부분의 경우”진심으로”또는”충실하게”고집하는 것이 좋습니다.

당신은 피팅 결말을 찾기 위해 고군분투하고 있습니까? 이메일을 종료하는 방법에 대한 심층 가이드를 참조하십시오.

공식 이메일 예

위의 요점을 설명하기 위해,우리는 당신이 발생할 수있는 상황에 대한 공식적인 이메일 작성 예제의 선택을 만들었습니다.

공식 이메일의 예를 보는 것이 도움이 될 수 있지만,잘라내어 붙여넣고 직접 사용하지 않는 것이 좋습니다. 모든 공식 이메일을 특정 상황에 맞게 조정해야합니다. 대신,자신을 만들기 전에 이해를 높이기 위해 필수적인 가이드로 사용–또는 당신을 위해 이메일을 작성하는 플로우 라이트를 사용하여.

공식 소개 이메일

당신이 공식적으로 자신을 소개 할 수있는 몇 가지 이유가 있습니다. 예를 들어,공석,연구 기회에 대해 문의하거나 조언을 구하고 싶은 사람에게 연락 할 수 있습니다. 당신은 공식적으로 이메일을 통해 자신을 소개하는 방법에 어려움을 겪고 있다면,이 하나의 당신을위한 것입니다.

예를 들어 아래의 공식 소개 이메일 샘플을 확인하십시오.

공식 감사 이메일

우수한 서비스 또는 지원 후,그것은 당신의 감사를 표시하는 예의,하지만 어떻게 공식 이메일에 감사?

이 공식 감사 이메일 샘플에서는 조직 내에서 다른 고객 또는 고객과 외부 적으로 공유 할 수있는 개인적이고 긍정적 인 회신을 구성하는 방법을 보여줍니다.

공식 사임 이메일

직장에서 사임 할 때 공식적인 사임 이메일을 보내는 것이 중요합니다. 사직 뿐만 아니라 귀하의 고용주를 떠나 하지만 또한 귀하의 사임 날짜의 증거 역할을 통지 합니다.

공식적인 이메일 사임은 짧을 수 있습니다–경우에 따라 한 줄만 가능합니다. 그러나,이 공식적인 사임 이메일 샘플에서 볼 수 있듯이,우리는 우리의 고용주에 게 우리의 감사를 표시 하는 시간을 촬영 했습니다.

이벤트에 대한 공식 초대 이메일

다음은 동료 그룹에 보낸 공식 초대 이메일 샘플입니다. 모든 공식 초대 이메일에는 명확한 제목 줄,이벤트(날짜,시간 및 위치 포함)에 대한 모든 세부 정보 및 사람들이 답장 할 수있는 방법이 포함되어야합니다.

다음은 비즈니스 저녁 이벤트에 대한 공식 초대 이메일입니다.