Wenn Sie effektive Verfahren schreiben möchten, gibt es einige spezifische Planungsaktivitäten, die zu besseren, nützlicheren Verfahren führen.
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Der dreistufige Prozess des Verfahrensschreibens
Grundsätzlich ist der Rat, den ich habe, um effektive Verfahren zu schreiben, der gleiche Rat, den ich jedem geben würde, der irgendeine Art von Schreibprojekt annimmt — von einer College-Hausarbeit bis zu einem Roman , ein Geschäftsbrief oder ein Verfahren; Erstellen Sie das Schreibprojekt, indem Sie einen Prozess durchlaufen, der drei Phasen umfasst: Plan – Entwurf – Überarbeitung.
Umfangreiche Untersuchungen haben gezeigt, dass Schreibprojekte jeglicher Art in der Regel erfolgreich sind, wenn Autoren den Prozessansatz anwenden und sich aus all diesen drei Phasen auf irgendeine Art von Aktivität einlassen. Die Art der Aktivität muss nicht immer gleich sein – sie sollte der Art des Schreibprojekts und den persönlichen Vorlieben des Autors entsprechen. Es ist jedoch klar, dass erfolgreiche Autoren eine Art Planungsaktivität ausführen, bevor sie ihre Arbeit entwerfen, und dann Revisionsaktivitäten durchführen.
In diesem Artikel behandeln wir den ersten Schritt im Prozess — die Planung. Im Allgemeinen besteht Planung aus Aktivitäten wie Forschung, Brainstorming, Diagramming / Outlining, Reflexion und Freischreiben (Bewusstseinsstromschreiben als Ideengenerierung oder Reflexionstätigkeit). Wenn Sie effektive Verfahren schreiben möchten, gibt es einige spezifische Planungsaktivitäten, die zu einem besseren, nützlicheren Verfahren führen.
Ein gutes Verfahren zu planen bedeutet, den Prozess zu verstehen
Eine wichtige Planungsaktivität zum Schreiben effektiver Verfahren besteht darin, den Prozess zu verstehen, den das Verfahren dokumentieren wird. Das beginnt mit der Recherche oder mit anderen Worten, dem Sammeln von Informationen. Dies würde Dinge wie die Befragung von Prozesseigentümern und Prozessverantwortlichen beinhalten. In technischer Hinsicht sind sie die Fachexperten. Sie sind diejenigen, die den Prozess kennen und verstehen, und ein großer Teil der Informationen sollte von ihnen stammen.
Alle Informationen sollten jedoch nicht von den direkt am Prozess Beteiligten stammen. Eine weitere wichtige Informationsquelle sollte die Untersuchung aktueller und veralteter Dokumente im Zusammenhang mit dem Prozess sein (alte Verfahren, verwandte Verfahren in anderen Bereichen der Organisation, Produktspezifikationen, Kundenanforderungen usw.). Dort finden Sie wichtige Informationen über den Prozess, der erhalten oder sogar wiederhergestellt werden muss.
Forschung sollte auch außerhalb der Organisation durchgeführt werden. Gibt es Informationen von Experten oder von Branchenführern über Best Practices in Bezug auf den Prozess oder die damit verbundenen Aktivitäten? Das Erlernen und Einbeziehen von Best Practices (die nach Bedarf an die jeweilige Organisation angepasst werden) sollte ein Hauptziel bei der Dokumentation eines Prozesses sein, aber es erfordert Anstrengungen, diese Art von Informationen zu finden und einzubeziehen.
Lernen Sie Attribute des Prozesserfolgs
Stellen Sie beim Verständnis des Prozesses sicher, dass Sie die wichtigsten Aspekte des Prozesses identifizieren und verstehen.
Prozessvorlage für Schreibvorgänge
Dazu gehören:
Inputs: Wer sind die Lieferanten (extern oder intern)? Was sind die Eingaben und in welchem Format (zum Beispiel) sollten sie sein? Gibt es kritische Pfade und Timing, die für den Empfang von Eingaben entscheidend sind? Wenn Sie daran arbeiten, den Prozess zu verstehen, stellen Sie sicher, dass Sie die wichtigsten Aspekte des Prozesses identifizieren und verstehen.
Aktivitäten: Was sind die wichtigsten Aktivitäten, die durchgeführt werden müssen, um die Inputs in die benötigten Outputs umzuwandeln? Was sind die Zeitlinien und chronologischen Komponenten? Wer sind die Key Player? Versuchen Sie, übermäßigen Abfall oder Inventar und unnötige Verzögerungen zu identifizieren; Was könnten mögliche Lösungen für diese Prozessprobleme sein?
Ausgaben: Was ist der Endpunkt des Prozesses? Wer sind die Kunden (extern oder intern)? Was sind die Anforderungen an die Ausgänge? Welche Kriterien in Bezug auf die Ergebnisse können dazu beitragen, festzustellen, ob der Prozess erfolgreich und / oder kontrolliert ist?
Ziele und Vorgaben: Ziele und Vorgaben bestimmen, ob ein Prozess effektiv und effizient ist. Ballistische Prozesse laufen weiter und weiter, ohne darüber nachzudenken oder darauf zu achten, wie gut der Prozess funktioniert. Niemand weiß, ob der Prozess Ziele erreicht. Möchten Sie, dass Ihr Unternehmen oder Ihre Abteilung so läuft? Kontrollierte Prozesse haben klar definierte Ziele, Messungen, die sich auf die Ziele beziehen, und regelmäßige Überprüfungen der Leistung und der Verbesserungsbemühungen. Die Forschung sollte helfen, Ziele zu definieren, indem sie Prozessfähigkeiten lernt und lernt, wie gut Branchenführer in diesen Bereichen abschneiden (Benchmarking).
Kommunikation: Der Mangel an nützlicher, sinnvoller Kommunikation ist in vielen Organisationen ein ernstes Problem und vielleicht eines der größeren Hindernisse für den Erfolg. Diejenigen von uns, die in Organisationen arbeiten, sehen es die ganze Zeit: Der Vertrieb weiß nicht, was das Marketing tut, die Produktion weiß nicht, was das Produktdesign tut und umgekehrt. Dieser Mangel an Kommunikation führt zu teurem Abfall und Nacharbeit sowie zu sehr unproduktivem Last-Minute-Scrambling. Die Identifizierung der erforderlichen Kommunikation und deren Integration in den Prozess kann zu erheblichen Verbesserungen in diesem Bereich führen.
Schreiben Sie effektive Verfahren
Sobald die Informationsbeschaffung abgeschlossen ist, können Sie mithilfe von Tools wie Prozesskarten, Flussdiagrammen, Konturen und Wertströmen die Informationen in einem aussagekräftigen Format darstellen, das den Prozess-, Produkt- und / oder Informationsfluss beleuchtet. Es spielt keine Rolle, welche Methode verwendet wird, solange sie für diejenigen, die den Dokumentations- (Schreib-) Prozess leiten und ausführen, nützlich und sinnvoll ist.
Wenn Sie also ein Schreibprojekt jeglicher Art starten, einschließlich des Schreibens einer Prozedur, und sich als erstes an die Tastatur setzen, um mit der Eingabe des Dokuments zu beginnen, machen Sie einen schwerwiegenden Fehler. Das Erstellen eines Dokuments sollte natürlich aus dem stammen, was Sie aus der Planungsphase gelernt haben. Das direkte Überspringen des Entwurfs stellt fast sicher, dass Ihr Schreibprojekt kein Erfolg wird.