Für jedes Projekt, das wir durchlaufen, wird der Projekterfolg anders definiert, und wenn es darum geht, den Projekterfolg insgesamt zu messen, sind die Gewässer etwas trübe. Da Projekte viele bewegliche Teile, Schritte, Teile und Ziele haben, kann sich der Projekterfolg während der gesamten Projektdauer ändern. Ein Projekt, das Sie für EOY 2020 abgeschlossen haben, unterscheidet sich wahrscheinlich stark von dem Projekt, an dem Sie in Q1 2021 arbeiten. In diesem Artikel befassen wir uns mit der allgemeinen Idee des Projekterfolgs und der Messung des Projekterfolgs.
Eine Definition, die das Project Management Institute für den Projekterfolg vorsieht, ist, dass das Projekt „pünktlich, innerhalb des Budgets und gemäß Spezifikation“ abgeschlossen wurde.“ Dies ist eine sehr technische Definition, die möglicherweise nicht für jedes Projekt gilt, aber Komponenten dieser Definition können nützlich sein, um zu verstehen, wie der Projekterfolg gemessen werden kann.
Aber bevor wir den Projekterfolg messen können, müssen wir ihn selbst definieren. Das bedeutet, dass Sie und Ihr Team als Gruppe zusammenkommen und darüber nachdenken müssen, wie der Projekterfolg für Ihre interne Gruppe aussehen wird. Wird es sich auf strenge Leistungsmetriken und Kriterien einer Kampagne konzentrieren? Wird es durch eine Kundenbefragung oder NPS-Score des Kunden bestimmt werden? Werfen wir einen Blick auf die Gründe, warum die Definition des Projekterfolgs so wichtig ist.
Die Bedeutung der Definition des Projekterfolgs
Wie gesagt, ob Ihre Definition von „Projekterfolg“ der technischen ähnlich ist, spielt kaum eine Rolle. Wichtiger ist, dass Sie und Ihr Team intern entscheiden, was es sein wird, und dies irgendwo dokumentieren. Sie können eine Rubrik zum Messen von Metriken und Erfolgskriterien erstellen, oder Sie können eine Liste der Dinge erstellen, die erreicht werden müssen, damit ein Projekt „Erfolg“ hat.“ Sobald Sie definiert haben, wie der Projekterfolg für Sie und Ihr Team aussieht, wird es viel einfacher, voranzukommen. Hier sind einige der Hauptgründe, warum:
Es wird dazu beitragen, ein Gefühl der Kameradschaft zu fördern
Wenn Ihre Teamkollegen oder andere in Ihrer Organisation alle verstehen, was das Barometer für den Erfolg eines Projekts ist, werden sie motivierter sein, es zu verwirklichen. Wenn es kein klares Ziel für das Projekt oder Teilprojekte gibt, wird es schwierig, den Erfolg zu definieren, und Teammitglieder können leicht entmutigt werden. Sie müssen auch auf dieses gemeinsame Ziel hinarbeiten – dies fördert einen echten Teamgeist und ein Gefühl der Kameradschaft in Ihrer Organisation.
Metrics = gold
Sobald Sie den Projekterfolg definiert haben, haben Sie Ihre KPIs und Metriken. Das ist Gold für dein Team. Auf diese Weise können Sie genau messen, wie viel Fortschritt Sie gemacht haben, wo Sie sich verbessern müssen und wie viel zusätzliche Arbeit erforderlich ist, um dorthin zu gelangen. Wenn Sie wissen, dass Ihr Ziel $ 1M ARR ist und Sie bei $ 580K mit drei Monaten zu gehen, wissen Sie, dass Sie es in den höchsten Gang treten müssen. Wir arbeiten am besten mit starken Metriken, um unsere Entscheidungen und Projektentscheidungen zu unterstützen.
Kontinuierliche Verbesserung
Angenommen, Sie erreichen nicht das ARR-Ziel, das Sie sich selbst gesetzt haben. Schon gut. Sie waren dieses Mal traditionell nicht „erfolgreich“ mit Ihren Projektzielen, aber Sie können die Erkenntnisse nutzen, sich drehen und sich im kommenden Jahr verbessern. Indem Sie den Projekterfolg messen, messen Sie auch das Scheitern des Projekts, was für das Studium genauso wichtig ist. Scheitern ist nicht endgültig.
Project success ladders up
Ihre Definition des Projekterfolgs für Ihr Team spielt wahrscheinlich in die Idee des Projekterfolgs für Ihre Manager, das Führungsteam und sogar andere Teams, mit denen Sie häufig zusammenarbeiten. Wenn Sie den Projekterfolg für Ihr Team definieren, können andere Teams besser verstehen, wie sie mit Ihnen zusammenarbeiten, zusammenarbeiten und wie sie letztendlich auch ihren Projekterfolg definieren.
So messen Sie den Projekterfolg
Nachdem wir nun ein grundlegendes Verständnis der Definition des Projekterfolgs haben und warum es wichtig ist, diesen Begriff zu definieren, wollen wir uns damit befassen, wie wir den Projekterfolg insgesamt messen können. Wie bereits erwähnt, ist der Projekterfolg technisch definiert als das Ergebnis eines Projekts, das „pünktlich, innerhalb des Budgets und gemäß Spezifikation“ abgeschlossen wird.“ Aber wie können wir den Projekterfolg tatsächlich messen? Hier sind ein paar Möglichkeiten, dies zu tun.
Leistungen vs. Spezifikationen
Unmittelbar nach Abschluss eines Projekts ist es hilfreich zu verstehen, was Sie zielgerichtet im Vergleich zu den Spezifikationen des Projekts erreicht haben, das Sie abschließen möchten. Dies ist vielleicht die offensichtlichste war der Projekterfolg zu messen. Wurden die Hauptziele und Ziele des Projekts erreicht? Wussten Sie, dass bestimmte Spezifikationen auf dem Weg irrelevant waren? Es ist entscheidend zu verstehen, wo Ihre Ziele am Ende eines Projekts im Vergleich zum Anfang liegen.
Um zu verstehen, was Sie während eines Projekts erreicht haben, können Sie Ihre Schritte jederzeit durch Ihre E-Mails verfolgen und eine Liste aller Projektkomponenten zusammenstellen. Wenn Sie ein Projektmanagement-Tool verwenden, können Sie einfach die Homepage des Projekts besuchen und alle abgeschlossenen Aufgaben anzeigen. Im Idealfall wird jede Aufgabe in kleinere Projekte unterteilt, sodass Sie sehen können, wo genau Sie die meiste Arbeit erledigt haben oder wo Sie möglicherweise die Marke verfehlt haben.
Kunden- oder Kundenzufriedenheit
Wenn Sie an einem Projekt für einen bestimmten Kunden arbeiten, können Sie den Projekterfolg auch messen, indem Sie die Antwort dekodieren, die Sie von Ihrem Kunden nach Abschluss erhalten. Welche Art von Feedback mussten sie teilen? In der Regel kann die Kundenzufriedenheit beiläufig bei einem Anruf, per E-Mail oder in einem Umfrageformular erfasst werden. Wenn Sie die Zufriedenheitssteigerungen vom Anfang bis zum Ende eines Projekts genau messen möchten, stellen Sie sicher, dass Sie den Kunden auch vor Projektbeginn befragen.
Die Kundenzufriedenheit hingegen ist eine gute Möglichkeit, den Projekterfolg zu messen, wenn dieses Projekt die Kundenerfahrung betrifft. Wenn wir beispielsweise eine neue Funktion bei Hive erstellen, ist ein gutes Erfolgsbarometer, wie viele Nachrichten wir über die neue Funktion erhalten oder ob unser NPS (Net Promoter Score) nach dem Start durchschnittlich ansteigt. Kunden werden in der Regel sehr ehrlich über ihre Erfahrungen sein, da sie Feedback als eine Möglichkeit betrachten, das Produkt konsequent zu verbessern. Hört ihnen zu!
Zeitaufwand für das Projekt insgesamt
Eine der wertvollsten Ressourcen, die Sie während der gesamten Projektlaufzeit haben, ist Ihre Arbeitszeit. Wenn Sie sicherstellen, dass Sie genau messen können, wie viel Zeit Sie für das Projekt aufgewendet haben, und dies idealerweise mit der Zeit vergleichen, die Sie für frühere ähnliche Projekte aufgewendet haben, können Sie den Projekterfolg messen. Zeit ist Geld.
Es gibt ein paar Möglichkeiten, wie Sie Zeit verfolgen können – wenn Sie eine Projektmanagement-Software wie Hive verwenden, haben Sie eine Zeiterfassung und Arbeitszeittabellen-Funktion direkt im Tool selbst. Dies ist ideal für größere Teams, die die für Projekte oder Aufgaben aufgewendete Zeit nachverfolgen möchten. Eine andere Alternative ist die Verwendung eines leichteren Tools wie Toggl für eine einfachere Zeiterfassung.
Unabhängig davon, welches Tool Sie am Ende verwenden, wird empfohlen, die aufgewendete Zeit in kleinere Teile zu unterteilen, damit Sie am besten verstehen, wohin Ihre Zeit fließt. Zum Beispiel, wie viel Zeit haben Sie in der Projektplanungsphase im Vergleich zur Ausführung verbracht? Wie sieht das im Vergleich zu früheren Projekten aus?
Internes Wachstum und Zufriedenheit mit dem Projekt
Wenn das Projekt, an dem Sie gearbeitet haben, eher eine interne Anstrengung oder ein Push ist, könnte eine gute Möglichkeit, den Projekterfolg zu messen, darin bestehen, über das interne Wachstum und die Zufriedenheit der Mitarbeiter nachzudenken. Wenn Sie ein Manager sind, möchten Sie Ihren Teamkollegen idealerweise Projekte geben, die sie herausfordern und gleichzeitig interessieren.
Zum Zeitpunkt des Abschlusses eines Projekts können Sie interne Teammitglieder über ihre Erfüllung befragen – haben sie Spaß an der Arbeit am Projekt? Hatten sie das Gefühl, dass sie gegen größere Initiativen, die ihnen wichtig waren, Fortschritte gemacht haben? Haben sie neue Fähigkeiten erworben? Mitarbeiter zu begeistern und zu engagieren ist großartig für die Gesundheit eines Unternehmens insgesamt, daher ist dies eine großartige Metrik zur Messung des Projekterfolgs.
Wenn Sie den Projekterfolg messen, ist dies insgesamt kein einfacher Prozess. Wenn Sie darüber nachdenken, den Erfolg am Ende eines Projekts zu messen, müssen Sie mehrere Faktoren berücksichtigen, vor allem die Zeit, die Sie investiert haben, und ob Sie die wichtigsten Meilensteine erreicht haben, die Sie angehen möchten. Aber denken Sie daran, Projekterfolg ist nicht immer metrikgetrieben – es kann nebulöser sein, wenn es um die Gesamtzufriedenheit auf der internen oder externen Seite geht.