Da die Gesellschaft papierloser wird, ist es schwierig, an die gesamte Dokumentation zu denken, die mit Ihrem Haus einhergeht — besonders wenn Sie Ihr Haus verkaufen. Stellen Sie sich vor: Einige Immobilientransaktionen erfordern ungefähr 180 Blatt Papier, die einen beträchtlichen Stapel erzeugen, plus Handkrämpfe von all dem Signieren.
Aber wie lange sollten Sie nach dem Verkauf Aufzeichnungen über ein Darlehen und Ihre Immobilie führen? Drei Jahre? Zehn Jahre? Für immer? Bevor Sie mit Ihren „Keep“ – und „Toss“ -Stapeln beginnen, finden Sie hier einen Überblick darüber, welche Dokumente wichtig sind und wie Sie mit Ihrem Home Sale Record Storage schlau umgehen können.
Sind elektronische Aufzeichnungen eine Option? Die Antwort ist ja, aber …
„Wenn ich Käufer oder Verkäufer habe, führe ich elektronische Aufzeichnungen und sende alle Dokumente elektronisch an meine Kunden, aber ich ermutige auch die Leute, Papierkopien aufzubewahren“, sagte Randi Beard, ein meistverkaufter Immobilienmakler mit 10 Jahren Erfahrung in der Region Asheville, North Carolina.
„Obwohl ein Großteil unseres Speichers Cloud-basiert ist, finde ich es einfach sehr hilfreich für sie, weil sich die Leute oft nicht einmal daran erinnern, wo sie es in ihrem Cloud-Speicher katalogisieren“, fügte sie hinzu. „Selbst Millennials mögen es immer noch, diese Papierkopie zu haben.“
Stellen Sie auf hohem Niveau sicher, dass Sie Beweise für Hypothekenzahlungen haben
Abgesehen von dem, was Sie für Ihre Steuern benötigen (wir werden in Kürze darauf eingehen), müssen Sie nicht auf unbestimmte Zeit an jedem Datensatz festhalten, der mit einer Immobilie verbunden ist, sobald Sie sie nicht mehr besitzen.
Sie sollten jedoch auf jeden Fall einen Nachweis über Kredite, Hypotheken (auch Treuhandurkunden genannt) und Urkunden in Ihrem Namen führen, die ausgezahlt und in den Grundbüchern des Staates oder der Grafschaft eingetragen wurden, in dem die Immobilie verkauft wurde.
Eine „Freigabe“ oder „Zufriedenheitsbescheinigung“, aus der hervorgeht, dass die bezahlte Hypothek ordnungsgemäß erfasst wurde, reicht aus. (Das Aufbewahren einer Auszahlungserklärung oder Pfandrechtsfreigabe schützt auch vor Fehlern in Ihrer Kreditauskunft oder am Ende des Kreditgebers.)
An welchen anderen Hausverkaufsdokumenten sollten Sie hängen?
Wenn Sie Ihr Haus auflisten, hilft es, in Bezug auf Papierkram wie ein Käufer zu denken. Beard scherzt, dass sie in der Gegend von Asheville dafür bekannt geworden ist, dass sie ihre Käufer zu einem Bindemittel gemacht hat — „Ich denke, ich bin einer der wenigen Agenten, die das tun“ — komplett mit Registerkarten für die Bewertung, Hausinspektion und so weiter.
„Es ist so eine einfache Referenz, wenn alles an einem Ort ist“, sagte sie. „Wenn ich jemandem ein Haus verkaufe und dann drei Jahre später rufen sie mich an, um aufzulisten, ich weiß, dass wir diese Aufzeichnungen haben. Aber es ist überraschend, wie viele Leute mich anrufen werden, um das Haus aufzulisten, und ich werde sagen: ‚Haben Sie alle Informationen von wann Sie es gekauft haben? Und sie sagen: Nein.““
Wenn Sie einen Hausverkaufsbinder erstellen würden, wäre es klug, Folgendes einzuschließen:
Abrechnung (Abschluss)
Als Verkäufer ist Ihr wichtigstes Dokument die Abschlusserklärung, auch Abrechnungserklärung genannt. (Einige Agenten bezeichnen dies auch als „ALTA“, weil die American Land Title Association die weit verbreitete Form entwickelt hat.) Diese Aussage, die oft neben der Abschlusserklärung verwendet wird, fasst die Finanzen der Transaktion zusammen, listet Gebühren und Gutschriften auf und zeigt den Nettogewinn eines Verkäufers, den Sie möglicherweise für Steuern benötigen.
Quittungen für Kapitalverbesserungen
Obwohl Sie Ihren vorläufigen Titelbericht oder Ihre Hausbesitzerversicherungsunterlagen nach dem Verkauf nicht benötigen, sollten Sie Quittungen für Kapitalverbesserungen aufbewahren, z. B. eine Umgestaltung der Küche oder des Bades, bevor Sie das Haus verkaufen. Dies ist keine regelmäßige Wartung oder Reparatur, sondern Verbesserungen, die den Wert des Hauses steigern. Kapitalverbesserungen mildern die Kapitalertragssteuern, die Sie auf den Hausverkauf schulden, was einfacher zu berechnen ist, wenn Sie Aufzeichnungen über alle diese Verbesserungen über Ihr Eigentum an der Immobilie haben.
Renovierungsgenehmigungen
Beard empfiehlt auch, Kopien von Aufzeichnungen aufzubewahren, bei denen der neue Hausbesitzer auf ein rechtliches Problem stoßen könnte, z. B. Genehmigungen, die Sie vor dem Verkauf für Renovierungen gezogen haben. Wenn jemand eine bestimmte Anzahl von Renovierungen ohne Genehmigung durchführt, kann der nächste Käufer rückwirkend für nicht zulässige Arbeiten haftbar gemacht werden, die bei einer späteren Inspektion festgestellt wurden.
„Das ist gerade ein großes Problem bei uns; Ich bin mir sicher, dass es wahrscheinlich bundesweit ist“, sagte sie. „Es ist unerlässlich, all diese Informationen aufzubewahren.“
Hausgarantien
Halten Sie sich ebenfalls an Garantien für Schädlingsbekämpfung, Gebäudeverbesserungen, Dachdeckerarbeiten und Geräte (eingebaute Waschmaschine / Trockner, Warmwasserbereiter, Kühlschrank, HLK-System) sowie Serviceverträge, für die Lebensdauer der Garantie, auch wenn Sie das Haus verkaufen, bevor die Garantie abläuft.
Obwohl viele Dokumente relativ online verfügbar sind, schlägt Beard auch vor, Kopien von Aufzeichnungen aufzubewahren, die für Ihr früheres Zuhause eindeutig sind, um unmittelbare Fragen oder potenzielle Probleme der neuen Eigentümer zu vermeiden.
„Ich wohne in einem Haus von 1949 — in der Garage ist ein feuerfester Safe auf den Boden geklebt“, sagte sie. Wenn sie das Haus verkaufen würde, würde sie nicht nur Aufzeichnungen über den Austausch des Daches und der Fenster, sondern auch Informationen über den Safe weitergeben.
Was Sie speziell für Steuern und die Berechnung von Kapitalgewinnen benötigen
Ein Wirtschaftsprüfer ist ein Fachmann, den Sie nach dem Verkauf Ihres Hauses in Ihrer Ecke haben möchten, um detaillierte Fragen zu Ihrem speziellen Hausverkauf zu beantworten. Nicht jeder Hausbesitzer muss nach dem Verkauf eines Eigenheims Bundessteuern zahlen. Einzelne Steuerfiler können bis zu $ 250.000 Gewinn ausschließen, und verheiratete Filer können bis zu $ 500.000 ausschließen, nach dem Internal Revenue Service. (Sie müssen sich für diesen Ausschluss qualifizieren, indem Sie nachweisen, dass Sie Ihr Haus mindestens zwei der fünf Jahre vor dem Verkauf besessen und genutzt haben.)
Im Allgemeinen benötigen Sie zur Berechnung Ihrer Steuerschuld einen Nachweis über Ihren ursprünglichen Kaufpreis und den Verkaufspreis (verfügbar auf der Abschlusserklärung). Die Berechnung aller Kapitalverbesserungen, die Sie im Laufe der Jahre an Ihrem Haus vorgenommen haben, senkt die Höhe der Kapitalertragssteuer, die Sie für den Verkauf zahlen.
Halten Sie sich für diese Berechnungen an diese Dokumente:
- die Schlusserklärung
- Dokumentation, die beweist, dass Ihr Haus mindestens zwei der letzten fünf Jahre lang Ihr Hauptwohnsitz war (z. B. Stromrechnungen, Wählerregistrierung, frühere Steuererklärungen)
- ein 1099-S-Formular des IRS (insbesondere wenn Sie sich nicht für Kapitalertragssteuerausschlüsse qualifizieren)
- ein 1098-Formular, aus dem Ihre bezahlten Hypothekenzinsen hervorgehen , plus alle Grundsteuern, die durch Treuhand gezahlt werden
- Aufzeichnungen und Quittungen, die den Nachweis von Kapitalverbesserungen erbringen (einschließlich aller Rechnungen an einen Auftragnehmer für den Umbau)
- Quittungen für alle Umzugskosten. (Dies kann Ihre Hausverkaufsgewinne reduzieren, wenn Sie bestimmte Regeln erfüllen, z. B. den Verkauf des Hauses aufgrund eines neuen Jobs, der mindestens 50 Meilen weiter von Ihrem alten entfernt ist.)
Finanzexperten empfehlen, diese Aufzeichnungen sieben Jahre nach dem Verkauf Ihres Eigenheims aufzubewahren, basierend auf dem Zeitrahmen des IRS für Audits. Der IRS hat drei Jahre Zeit, um Ihre Rendite zu prüfen, wenn er Fehler in gutem Glauben vermutet, und sechs Jahre, wenn er der Meinung ist, dass Sie Ihr Einkommen um mindestens 25% unterschritten haben. (Hinweis: Sie können jederzeit überprüft werden, wenn der IRS Betrug vermutet.)
Best Practices zum Speichern Ihrer Hausverkaufsaufzeichnungen
Mit der heutigen Technologie können Sie alle relevanten Aufzeichnungen und Quittungen in den Cloud-Speicher scannen und bei Bedarf einen Papierordner aufbewahren.
„Starten Sie einfach eine Dropbox-Datei und legen Sie alles dort ab“, sagte Beard. Wenn Sie keinen Scanner haben, machen Sie ein Smartphone-Foto der Quittung und laden Sie es hoch.
Cloud-Speicher wie Dropbox, iDrive, pCloud, MediaFire, OneDrive, Google Drive und iCloud werden automatisch gesichert und sind passwortgeschützt. Sie können auch von überall auf der Welt auf Cloud-Speicher zugreifen. Stellen Sie einfach sicher, dass jeder, der Zugriff auf diese Datensätze benötigt, über das richtige Login verfügt.
Wenn Sie auch einen Ordner mit Papierkram aufbewahren, beschriften Sie ihn deutlich und bewahren Sie ihn an einem sicheren Ort auf, z. B. in einer feuerfesten Box oder einer Bankbox. Kopieren Sie alle Kassenbelege, damit sie länger halten. Die meisten Kassenbelege werden auf Thermopapier gedruckt, das anfällig für UV-Licht und Hitze ist und mit der Zeit verblasst. Eine Fotokopie nicht. (Sie können die Originale werfen.)
Beginnen Sie Ihre Aufzeichnungen direkt beim ersten Kauf Ihres Hauses, und Sie werden feststellen, dass der Verkauf und das Ausmerzen unnötiger Formalitäten später viel einfacher werden.
Beard sagt, sie sei so akribisch, dass ihre organisatorischen Taktiken bei den Kunden abfärben. Und selbst wenn Sie nicht vorhaben, sofort zu verkaufen, sollten Sie Ihre Unterlagen auf dem Laufenden halten: „Ich trainiere meine Leute von Anfang an“, sagte sie und bemerkte: „Vertrau mir einfach. Sie werden mir in Jahren danken, wenn Sie verkaufen wollen.“