Irgendwann in Ihrer Karriere haben Sie eine E-Mail verpasst, die Sie hätten erhalten sollen. Vielleicht war es eine Ausschreibung, auf die Sie gewartet haben, eine Rechnung, nach der Sie gesucht haben, oder einfach ein Hallo von einem Branchenkollegen.
Wahrscheinlich haben Sie diese Nachricht später in einem Junk-Ordner gefunden, in Quarantäne, oder schlimmer noch, Sie haben die Nachricht überhaupt nicht gesehen. Es ist nicht nur frustrierend, diese E-Mails zu verpassen, sondern kann sich auch auf das Endergebnis Ihres Unternehmens auswirken.
Wir verstehen es. Es kann peinlich sein, wenn Sie feststellen, dass Sie nie auf einen Kollegen geantwortet haben, und es ist beschämend, eine wertvolle Geschäftsmöglichkeit zu verpassen, weil Sie das Memo tatsächlich nicht gesehen haben.
In diesem Artikel erklären wir, wie und warum ein E-Mail-Client oder ISP (z. B. Outlook) E-Mails filtert und wie er unsere Unternehmen schützt. Wir besprechen auch die wichtigsten Gründe, warum E-Mails als Spam gekennzeichnet werden, und die Schritte, die Sie und Ihr IT-Team unternehmen können, um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass wichtige E-Mails in Ihrem primären Posteingang angezeigt werden.
Aber Wissen ist Macht, und wir möchten Ihnen zeigen, was andere Organisationen tun, um sich besser vor Cyberangriffen per E-Mail zu schützen, damit Sie ähnliche Schritte zur Sicherung Ihres Unternehmens unternehmen können.
Funktionsweise der E-Mail-Filterung
Spam Tatsache: 91% der Cyberkriminalität beginnen mit einer E-Mail.
Dieses Ding, das wir Spam nennen, unerwünschte und unerwünschte Junk-E-Mails, macht mehr als ein Viertel des gesamten E-Mail-Verkehrs aus. Daher ist es wichtig, dass Ihr ISP über Tools verfügt, um Spam-E-Mails in Schach zu halten. Ihr ISP möchte Ihr Unternehmen sicher und Ihre Posteingänge so spamfrei wie möglich halten.
Jede E-Mail, die in Ihrem Posteingang ankommt, durchläuft einen Filterprozess, der sie auf Legitimität und böswillige Hinweise überprüft. Wenn die E-Mail den Filterprozess nicht besteht, wird sie an einem von zwei Orten abgelegt: Ihrem Junk-Ordner oder Ihrem Quarantäneordner, wenn sie bösartig ist.
Obwohl nur eine von hundert E-Mails bösartig ist, braucht es nur eine, um Ihre Organisation in einen Rausch zu versetzen. Es ist eine wirklich gute Sache, dass die meisten dieser E-Mails herausgefiltert werden, bevor Sie sie jemals sehen!
Bevor Sie Ihren Posteingang erreichen, muss jede Nachricht drei verschiedene Kriterienfilter mit Ihrem ISP durchlaufen. Diese Kriterien sind:
- Elemente der E–Mail – Der tatsächliche Inhalt der E-Mail wird ausgewertet, um festzustellen, ob etwas in der E-Mail illegitim oder böswillig erscheint.
- Die Domain–Reputation des Absenders – Die Bewertung, die Ihr ISP der Domain des Absenders gibt, basiert auf Faktoren wie Spam-Beschwerderaten und Absprungraten.
- Ihre Interaktion mit der Nachricht – Ihre Aktion oder Untätigkeit mit einer E-Mail zeigt Ihrem ISP an, ob Sie mit dem Empfang der E-Mail zufrieden sind.
Lassen Sie uns einen tieferen Einblick in jeden dieser Filter und die Auswirkungen auf die Zustellbarkeit von E-Mails geben.
Die E-Mails des Hauptgrunds werden als Spam gekennzeichnet
Elemente der E-Mail.
Wenn Sie eine E-Mail in Ihrem Junk-Ordner finden, die nicht vorhanden sein sollte, könnte dies daran liegen, dass die einzelne E-Mail einen dieser häufigen Auslöser ausgelöst hat:
- Die E-Mail enthält zu viele Bilder.
- Die E-Mail verwendet SPAM-Auslösewörter (Erstaunlich, jederzeit abbrechen, Glückwunsch, Garantie usw.).
- Die E-Mail enthält keine physische Adresse.
- Die E-Mail enthält zu viele Anhänge.
Diese Filterstufe bestimmt im Wesentlichen, ob der Inhalt der E-Mail erwünscht oder unerwünscht ist.
Die Domain-Reputation des Absenders
Jede IP-Adresse wird von jedem ISP bewertet, also wenn diese IP-Adresse für Spam, betrügerische Aktivitäten oder Viren markiert wurde, dann wird jede E-Mail von dieser Domain auch markiert.
Darüber hinaus prüfen ISPs die Authentifizierung auf Domänenebene, um sicherzustellen, dass die E-Mail tatsächlich von dem gesendet wird, von dem sie gesendet wird. Bei dieser Überprüfungsstufe wird der Inhalt der E-Mail nicht berücksichtigt.
Ihr Engagement für die Nachricht
ISPs lernen ständig aus Ihren Aktionen — wie Sie mit den E-Mails, die Sie erhalten, interagieren und wie nicht. Haben Sie jemals bemerkt, dass Sie diese E-Mails nach einer Weile nicht mehr sehen, wenn Sie sofort Marketing-E-Mails von einem Unternehmen löschen, an dem Sie nicht interessiert sind? Diese E-Mails sind nicht in Luft aufgelöst, sie erreichen Sie immer noch, aber Ihr ISP hat erfahren, dass Sie sie nicht möchten, und sie in Ihrem Junk-Ordner abgelegt.
Häufige Auslöser für diesen Filter sind:
- Klicken auf die Spam-Schaltfläche in einer Nachricht im Posteingang
- Öffnen oder Klicken einer Nachricht
- Aktivieren von Bildern
- Weiterleiten einer Nachricht
Was Sie tun können, um die Zustellbarkeit von E-Mails zu verbessern
Die Hauptfaktoren für die Zustellbarkeit von E-Mails basieren auf den Aktionen des Absenders und es gibt eine Handvoll Dinge, die Sie und Ihr IT-Team tun können, um die Zustellbarkeit von E-Mails in Ihrem Unternehmen zu verbessern.
Wenn Sie Outlook verwenden, finden Sie hier einige Tipps, um die zukünftige Zustellbarkeit von Absendern sicherzustellen, die derzeit falsch gekennzeichnet sind.
- Klicken Sie in einer E-Mail im Junk-Ordner einer vertrauenswürdigen Quelle auf „Kein Spam“ oder verschieben Sie sie in den Posteingang.
- Fügen Sie die E-Mail-Adresse des Absenders zu Ihren Kontakten hinzu. E-Mails von diesem Absender sollten in Zukunft nicht mehr als Spam markiert werden.
- Fügen Sie vertrauenswürdige Absender zur Liste „Sichere Absender und Domänen“ hinzu, um zu verhindern, dass Outlook jemals E-Mails von ihnen an Ihren Spamfilter sendet.
- Fragen Sie Ihre IT-Abteilung, wie Sie an Sie gesendete E-Mails in Quarantäne anzeigen können.
Ihre IT-Abteilung sollte sicherstellen können, dass Ihre Postfächer korrekt eingerichtet sind. Unterschiedliche Postfächer erfüllen unterschiedliche Anforderungen und sollten an diese Anforderungen angepasst werden.
Um sicherzustellen, dass alle Ihre Postfächer korrekt eingerichtet sind, sollten Sie Ihrem IT-Team einige Fragen stellen:
- Was ist der Zweck des E-Mail-Streams? Welchen Geschäftsprozess unterstützt es? Ist es für Support-Tickets, Vertrieb, Marketing?
- Welcher Dienst oder Server sendet die E-Mail?
- Wird das Postfach verwendet, um auf Nachrichten zu antworten, oder handelt es sich um eine No-Reply-Adresse? Wird das Postfach geteilt oder nur für einen Benutzer? Ist eine Lizenz erforderlich?
- Muss die Domäne innerhalb der primären E-Mail-Plattform des Clients (d. h. innerhalb von Exchange online) „E-Mail-fähig“ sein?
- Wer ist der Hauptansprechpartner für den Mailstream (insbesondere wenn der Stream von einer 3rd-Party gehostet wird)?
E-Mails sind möglicherweise nie perfekt und leider können wir möglicherweise nicht jede einzelne E-Mail aus Junk-Ordnern heraushalten. Aber hoffentlich helfen Ihnen die Tipps in diesem Artikel, Ihre Posteingänge effizienter zu gestalten, damit Sie diese wirklich wichtigen E-Mails nicht verpassen!
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