Von Scan zu E-Mail: Schritte zum Mailen Ihrer gescannten Dokumente

Das Versenden gescannter Dokumente per E-Mail war eine der frühesten Möglichkeiten, papierlos zu werden (lange bevor eSignaturen zum Mainstream wurden).

Wenn Sie das Dokument direkt vom Kopierer aus scannen und senden, wird der Vorgang Scannen an E-Mail aufgerufen.

Abgesehen von der Scan-to-Send-Methode gibt es heute viele andere Möglichkeiten, Dokumente zu scannen und per E-Mail freizugeben. In diesem Artikel werden wir uns mit den folgenden Themen befassen:

Sollten Sie die Scan-to-Email-Funktion Ihres Druckers verwenden?

Wenn Sie ein wichtiges Dokument senden, ist es nicht ratsam, die Scan-to-Email-Funktion Ihres Druckers zu verwenden. Dies liegt hauptsächlich an den fehlenden Nachverfolgungsfunktionen Ihres Druckers, sodass Sie nicht wissen können, ob Ihr Empfänger den Scan erhalten hat. Sie erhalten auch keine Fehlermeldung, wenn die E-Mail-Adresse falsch eingegeben wurde oder wenn der Posteingang des Empfängers voll ist oder sich die E-Mail-Adresse geändert hat.

Verwenden Sie daher die Scan-to-Email-Methode nur, wenn Sie dem Empfänger manuell per Anruf, SMS oder E-Mail bestätigen können, dass er das gescannte Dokument erhalten hat.

Andere Probleme mit der Scan-to-Email-Methode sind:

• Der Empfänger kann nicht direkt auf die Scan-to-E-Mail-Nachricht antworten, da sie von einer „No-Reply“ -E-Mail-Adresse gesendet wird.
• Es ist schwierig, längere E-Mail-Nachrichten anzupassen und einzugeben.

Wenn Sie ein wichtiges Dokument senden, lesen Sie diesen Abschnitt weiter, um zu erfahren, was zu tun ist.

So verwenden Sie die Scan-to-Email-Funktion Ihres Druckers

Sobald die Datei gescannt und gesendet wurde, erhalten Sie eine Bestätigungsnachricht.

Welche alternativen Möglichkeiten gibt es, gescannte Dokumente per E-Mail zu senden, um eine Unterschrift anzufordern?

Es stimmt, dass die Scan-to-Email-Methode nicht die zuverlässigste ist.

Glücklicherweise gibt es viele andere Möglichkeiten, Dokumente zu digitalisieren und an Empfänger auf der ganzen Welt zu senden.

Hier sind die Schritte zum Scannen, Signieren und Senden eines Dokuments an Dritte.

So scannen Sie von Ihrem Computer aus ( + unterschreiben und senden)

1. Scannen
   1. Schalten Sie den Scanner ein und legen Sie das Dokument in den Scannereinzug oder das Flachbett.
   2. Verwenden Sie die Vorschau-App (für Mac) oder die Scan-Anwendung (für Windows), um das Dokument zu scannen.
2. Sign
   1. Öffnen Sie Signeasy im Webbrowser.
   2. Klicken Sie oben links auf Dokument signieren.
   3. Wählen Sie die gescannte Datei aus.
   4. Drücken Sie die Signaturtaste.
   5. Klicken Sie auf den Teil des gescannten Dokuments, in dem die Signatur angezeigt werden soll.
   6. Klicken Sie auf Fertig stellen.
3. Senden
   1. Klicken Sie auf die Schaltfläche E-Mail.
   2. Geben Sie E-Mail-Adresse, Betreff und Nachricht in das Dialogfeld ein.
   3. Klicken Sie auf Senden.

So scannen Sie mit Ihrem Telefon (+ unterschreiben und per E-Mail versenden)

1. Scan
   1. Legen Sie das Bild auf eine ebene und gut beleuchtete Fläche.
   2. Verwenden Sie die App Google Drive (für Android) oder Notes (für iOS), um die Dokumente zu scannen.
   3. Speichern Sie das gescannte Dokument in einem vertrauten Ordner.
2. Sign
   1. Öffnen Sie die Signeasy App.
   2. Klicken Sie auf das Symbol + in der unteren rechten Ecke der App.
   3. Wählen Sie die Datei aus, die signiert und per E-Mail gesendet werden soll.
   4. Klicken Sie auf Unterschreiben > Unterschreiben Sie selbst.
   5. Tippen Sie auf, um Anmerkungen hinzuzufügen (Unterschrift, Initialen, Datum, Uhrzeit, Text usw.).
   6. Klicken Sie auf das ✓-Symbol in der oberen rechten Ecke.
3. Senden
   1. Klicken Sie auf das Freigabesymbol in der oberen rechten Ecke.
   2. Wählen Sie die E-Mail-Adresse oder das Laufwerk aus, für das Sie die Datei freigeben möchten.
   3. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Empfänger ein.
   4. Drücken Sie die Senden-Taste.

So signieren Sie ein gescanntes Dokument mit Signeasy

Insbesondere in einer Zeit, in der COVID-19 noch auf freiem Fuß ist, können Sie Dokumente am besten über eine Esignaturlösung wie Signeasy aus der Ferne signieren und freigeben.

Es ist möglich, ein gescanntes Dokument in nur 4 einfachen Schritten zu signieren.

1. Öffnen Sie die Signeasy-App auf Mobilgeräten, Desktops oder Laptops.
2. Klicken Sie auf Dokument signieren > Unterschrift.
3. Klicken Sie auf einen beliebigen Teil des Dokuments, an dem Sie die Anmerkung hinzufügen möchten.
4. Klicken Sie auf Fertig stellen.

Möchten Sie nur scannen? Hier sind alle Möglichkeiten, die Sie können:

Egal wo Sie sind, ist es möglich, Ihr wichtiges Dokument mit Ihnen in Form von Scans zu halten.

Alles von Kranken- und Versicherungsakten, Verträgen, Beitrittsformularen bis hin zu ID-Karten kann mit den folgenden Methoden gescannt werden:

So scannen Sie auf Android

1. Tippen Sie auf das Symbol + in der unteren rechten Ecke der Google Drive-App.
2. Drücken Sie die Scan-Taste.
3. Legen Sie das Dokument mit der Vorderseite nach oben auf eine ebene, gut beleuchtete Fläche.
4. Fokussieren Sie Ihre Telefonkamera auf das Dokument und erfassen Sie das Bild.
5. Überprüfen Sie das resultierende Bild und ändern Sie die Größe oder passen Sie es nach Bedarf an. Wenn das Bild nicht klar ist, tippen Sie auf Wiederholen, um auf ein anderes Bild zu klicken.
6. Klicken Sie auf das Pluszeichen in der unteren linken Ecke und wiederholen Sie die Schritte 4 und 5, bis alle Seiten des Dokuments signiert sind.

Scannen unter iOS

1. Öffnen Sie die Notes-App auf Ihrem iOS-Gerät.
2. Öffnen Sie eine neue Notiz, in die Sie das gescannte Bild einfügen.
3. Klicken Sie auf das Kamerasymbol am unteren Bildschirmrand.
4. Legen Sie das Dokument mit der Vorderseite nach oben auf eine ebene Fläche mit guter Beleuchtung.
5. Klicken Sie auf Dokumente scannen.
6. Richten Sie Ihre Kamera auf das Dokument, damit das Gerät es automatisch scannt.
7. Speichern Sie das resultierende gescannte Dokument.

So scannen Sie auf einem Mac

1. Schließen Sie Ihren Scanner an, schalten Sie ihn ein und bereiten Sie Ihre Dokumente vor.
2. Klicken Sie auf Datei > Vom Scanner importieren und wählen Sie in der Vorschau-App einen Scanner aus.
3. Zeigen Sie die Scan-Vorschau im Dialogfeld Importieren an.
4. Wählen Sie Scanoptionen wie Farbe, Dokumenttyp, Größe, Ausrichtung usw.
5. Klicken Sie auf Scannen.
6. Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 5 für alle zu scannenden Seiten.

Scannen unter Windows

1. Geben Sie in der Suchleiste Windows Scan ein und öffnen Sie die Anwendung.
2. Überprüfen Sie, ob der Scanner eingeschaltet und ordnungsgemäß angeschlossen ist.
3. Legen Sie das zu scannende Dokument auf das Flachbett des Scanners oder in den Dokumenteneinzug.
4. Wählen Sie Ihren Scanner, den Quellspeicherort, von dem aus Sie scannen möchten, den Dateityp und den Ort, an dem Sie das Bild speichern möchten.
5. Klicken Sie unten auf dem Bildschirm auf Scannen.
6. Klicken Sie auf Ansicht, um die gescannte Datei vor dem Speichern anzuzeigen. Zu diesem Zeitpunkt können Sie sogar Änderungen am gescannten Dokument vornehmen.
7. Klicken Sie auf Schließen, um das gescannte Dokument zu speichern.

Häufig gestellte Fragen zum Scannen per E-Mail

Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Scannen per E-Mail und zu anderen Methoden zum Scannen von Dokumenten.