So senden Sie die perfekte freundliche Erinnerungs-E-Mail (ohne zu nerven)

Zu wissen, wie man eine freundliche Erinnerungs-E-Mail schreibt, ist eines der besten Werkzeuge, um mit Ihrer Zeit effizient umzugehen. Es ist perfekt, um Leute über bevorstehende Besprechungen, verpasste Zahlungen, Bewerbungen, wichtige Ereignisse und mehr zu informieren.

Aber um freundlich und hilfsbereit zu wirken, anstatt ungeduldig und aufdringlich zu sein, muss man auf dem richtigen Ton und Timing landen.

Wenn Sie beides richtig machen, kann eine E-Mail-Erinnerung für die Empfänger tatsächlich eine Erleichterung sein, wenn die Woche voll ist. Niemand mag es, Termine zu verpassen oder Besprechungen neu zu planen. Aber da 31% der Menschen sagen, dass der beste Arbeitstag ein Tag wäre, ohne auf E-Mails zu antworten, gehen Nachrichten verloren oder werden vergessen.

In jeder Erinnerung sollte der Empfänger genau wissen, wofür die E-Mail ist, was er tun muss und bis wann. Eine gut geschriebene Erinnerung reduziert die Anzahl der versäumten Termine und Fristen. Es wird Sie auch proaktiv und professionell aussehen lassen, ohne aufdringlich zu sein. Hier ist, wie man es macht.

Schreiben einer freundlichen Erinnerungs-E-Mail

Freundliche Erinnerungs-E-Mails senden Sie am besten, wenn etwas Wichtiges ansteht oder wenn eine Frist versäumt wurde. Erinnerungs-E-Mails sind ideal für:

• Notieren Sie bevorstehende Besprechungen oder Veranstaltungen.
• Nachverfolgung von Rechnungen oder Zahlungen.
• Menschen an versäumte Fristen erinnern.
• Rückmeldung über ein Projekt.
• Bleiben Sie bei der Bewerbung und dem Vorstellungsgespräch auf dem Laufenden.

Egal zu welchem Zweck, die wichtigsten Dinge, die Sie beachten sollten, sind der Ton und das Timing Ihrer E-Mail.

Der Ton jeder freundlichen Erinnerungs-E-Mail sollte höflich und professionell, aber dringend und auf den Punkt sein. Jemanden über eine versäumte Frist zu informieren, erfordert einen anderen Ton als einen Kollegen daran zu erinnern, wann er sich zum Kaffee treffen soll. Wenn die Situation sofortiges Handeln erfordert, wie eine versäumte Frist, können Sie eine Sprache verwenden, die auf den Punkt kommt, aber freundlich und verständnisvoll ist.

Das Hinzufügen von „Aktion erforderlich“, „Anforderung“ oder „Erinnerung“ zu Ihrer Betreffzeile lenkt die Aufmerksamkeit sofort auf sich und kann den Empfänger in Aktion setzen. Während aktive Sprache als gute Form angesehen wird, ist die Großschreibung Ihrer gesamten Betreffzeile in der Regel nicht der Fall. Alle Kappen können aggressiv und fehl am Platz wirken, besonders wenn der Rest Ihrer Nachricht freundlich und unterhaltsam ist.

Wählen Sie für gelegentlichere Erinnerungen Wörter aus, die aktiv, aber weniger dringend sind. Betreffzeilen, die Ausdrücke wie „Follow-up“, „Check-In“ oder „Nächste Schritte“ enthalten, sind in diesen Situationen wirksam.

Der Ton ist nur ein Element einer freundlichen E-Mail-Erinnerung. Sie müssen auch das Timing genau richtig machen. Es gibt keine einzige beste Zeit für jede Situation, aber dies sind die häufigsten Zeitrahmen für jede Erinnerungs-E-Mail.

• Bevorstehendes Treffen: Ein bis zwei Tage im Voraus. Geben Sie den an der Besprechung beteiligten Personen ein paar Tage Vorlaufzeit, da sie möglicherweise Artikel vorbereiten müssen.
• Bevorstehende Veranstaltung: Drei bis 14 Tage vor der Veranstaltung. Möglicherweise möchten Sie im Vorfeld der Veranstaltung mehrere Erinnerungen senden, um Begeisterung zu wecken und sicherzustellen, dass sich alle über das Timing und die Planung im Klaren sind.
• Nächster Termin: Variiert je nach Projekt. Geben Sie den Mitarbeitern mehr Zeit für ein komplexes Projekt und einen kürzeren Zeitrahmen für eine einfache Aufgabe.
• Überfällige Zahlung oder Frist: Ein Tag nach dem Fälligkeitsdatum. Sie möchten die Leute daran erinnern, wenn es an erster Stelle steht, und zeigen, dass Sie darauf warten, dass sie Maßnahmen ergreifen.
• Bewerbung: Die Muse empfiehlt, fünf bis 10 Werktage vor der Nachverfolgung zu warten. Wenn Sie jemand für die Position empfohlen hat, erkundigen Sie sich bei ihm, bevor Sie sich an das HR-Team oder den Personalchef wenden. Dies mag wie eine lange Zeit erscheinen, aber in der Tat stellte sich heraus, dass 44% innerhalb weniger Wochen nach der Bewerbung von Arbeitgebern hören und nur 37% innerhalb einer Woche wieder hören.
• Vorstellungsgespräch: Wenn ein Vorstellungsgespräch in ein paar Wochen geplant ist, ist es am besten, am Vortag einzuchecken, um sicherzustellen, dass die Zeit für alle Beteiligten noch funktioniert. Wenn sich jemand nach einem Vorstellungsgespräch mit Ihnen in Verbindung setzen sollte, empfehlen Personalchefs, bis nach dem vereinbarten Zeitplan zu warten, um eine Erinnerungs-E-Mail zu senden. Immer noch kein Wort? Warten Sie fünf bis sieben Tage, bevor Sie auf „Senden“ klicken.“

Jetzt, da Sie den perfekten Zeitpunkt kennen, um jede Erinnerungs-E-Mail zu senden, ist es an der Zeit, herauszufinden, was Sie einschließen müssen, damit Sie freundlich klingen und eine schnelle Antwort erhalten.

So senden Sie eine freundliche Erinnerungs-E-Mail

Alle freundlichen Erinnerungs-E-Mails sollten klar, freundlich und auf den Punkt sein. Sie möchten höflich genug sein, um die Leute zum Handeln zu ermutigen, aber nicht so passiv, dass die Leute Ihre Nachricht ignorieren. Die besten E-Mail-Erinnerungen haben fünf Kernelemente.

Betreffzeile

Prägnante Betreffzeilen bringen Sie beim Senden von Erinnerungs-E-Mails weit. Der Empfänger sollte wissen, warum Sie eine Erinnerung senden, und sich gezwungen fühlen, zu handeln. Verkäufer wissen das besser als jeder andere, warum also nicht ein oder zwei Tipps aus diesen eingängigen Betreffzeilen für Verkaufs-E-Mails nehmen? Die Hauptidee ist, Ihre Betreffzeile kurz zu halten und Dringlichkeit hinzuzufügen, damit der Empfänger weiß, dass es zeitkritisch ist.

Begrüßung

Eine Begrüßung gibt den Ton für den Text Ihrer E-Mail an.

• Da das Ziel dieser E-Mail darin besteht, freundlich zu sein, verwenden Sie eine lockere Begrüßung wie „Hallo, Danielle“ oder „Hey, Jonathan.“
• Wenn Ihr Unternehmen dazu neigt, eine formellere Sprache zu verwenden, beginnen Sie mit „Hallo, Kate.“
• Der Anfang mit „Dear“ ist im Allgemeinen zu formal für eine freundliche E-Mail-Erinnerung, aber bleiben Sie dabei, wenn dies die Standardbegrüßung Ihres Unternehmens ist.

Kontext

Im Hauptteil Ihrer E-Mail teilen Sie dem Empfänger mit, warum Sie ihm eine E-Mail senden. Hier ist, wo Sie Kontext über das Projekt, Frist, Zahlung, Treffen, oder was auch immer Situation braucht einen Schubs. Geben Sie bestimmte Namen und Daten an, wenn dies zur Klärung Ihrer Nachricht beiträgt, und erwähnen Sie einen aktuellen Leckerbissen über die Person oder das Unternehmen. Hier sind einige Beispiele, wie dieser Abschnitt aussehen kann:

• Da das Ende des Monats (und des Quartals) immer näher rückt, möchten wir alle Rechnungen so schnell wie möglich erhalten.
• Ich arbeite immer noch an dem Artikel Top Entrepreneurship Tips for New Founders und würde gerne Ihre Gedanken in das Stück aufnehmen. Mit der jüngsten Finanzierungsrunde und dem Wachstum von ABC Company haben Sie das vergangene Jahr so gut gemeistert.
• Ich checke ein, um Sie an das bevorstehende Q4-Meeting zur Inhaltsplanung zu erinnern, das für diesen Mittwoch, den 1. August, um 2 Uhr EST geplant ist. Ich freue mich darauf, mit Ihrem Analysebericht zu beginnen.
• Wenn Sie sich auf die Präsentation vorbereiten, denken Sie bitte daran, die Folien, die Sie beifügen möchten, bis zum Ende des Tages am Montag, den 30. Funktioniert das noch für Sie?

Anfrage

Sobald Sie die Bühne durch die Bereitstellung von Kontext festgelegt haben, ist es Zeit, Ihre Erinnerung oder Anfrage einzufügen. Seien Sie hier nicht zu langatmig, sonst verlieren Sie die Aufmerksamkeit des Empfängers. Wenn Sie eine sofortige Antwort wünschen, ist es hilfreich, Ihre Anfrage mit einer Frage zu versehen, um die Leute zu ermutigen, sofort Maßnahmen zu ergreifen.

• Bitte senden Sie Ihre Rechnung für alle Arbeiten aus unserem letzten Vertrag an [email protected] und CC mich. Wenn Sie Fragen haben, können Sie mich unter (222) 222-2222 erreichen.
• Wenn Sie ein Angebot für den Artikel einsenden möchten, teilen Sie bitte Ihre Antwort auf die folgende Frage mit und erläutern Sie Ihre Gründe dafür. Welchen Tipp würden Sie neuen Unternehmern geben, um ihnen zu helfen, ihr Geschäft in diesem Jahr erfolgreich zu führen?

Sign-off

Sie haben Ihren Hauptpunkt und Ihre Anfrage gestellt, also ist es Zeit, sich mit einem freundlichen Abschluss abzumelden.

• Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, dies durchzuarbeiten.
• Vielen Dank, dass Sie dieses Projekt priorisiert haben.
• Ich schätze Ihre Bemühungen, wenn wir diesen Vorschlag fertigstellen.
• Ich freue mich von Ihnen zu hören.

Denken Sie daran, ein abschließendes Zeichen einzufügen, das dem gleichen Ton wie der Rest Ihrer E-Mail folgt.

• Alles Gute
• Mit freundlichen Grüßen
• Nochmals vielen Dank
• Grüße
• Danke

Schließen Sie die E-Mail mit Ihrem Vornamen für einen freundlichen Ton oder Ihrem vollständigen Namen für einen formelleren Ton ab. Wenn Sie zusätzlichen Kontext bereitstellen müssen, geben Sie nach Ihrem Namen Ihre Berufsbezeichnung, Ihren Firmennamen oder Ihre Kontaktinformationen an.

Freundliche Erinnerungs-E-Mail-Vorlage

Das Erstellen Ihrer ersten Erinnerungen kann entmutigend sein. Glücklicherweise macht es diese Erinnerungs-E-Mail-Vorlage einfach, die Lücken auszufüllen und eine gut formulierte Nachricht zu senden. Sie können diese Vorlage auch einfach an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Um die Vorlage zu verwenden, kopieren Sie einfach den Text und fügen Sie ihn ein. Denken Sie daran, die endgültige Version vor dem Senden durchzulesen, um die richtige Grammatik und den richtigen Fluss sicherzustellen.

Hallo ,

Danke für .

Das bereitet sich auf das Kommende vor , bei . Wir freuen uns über Ihre Ideen für . Damit alles reibungslos läuft, bitte ich alle, vorbeizuschauen .

Ich schätze .

Alles Gute,

E-Mail-Beispiel zur freundlichen Erinnerung

So sieht die obige Vorlage aus, wenn sie ausgefüllt wird. Denken Sie daran, spezifische Anfragen, Zeitpläne oder Daten anzugeben, um sicherzustellen, dass es keine Verwirrung darüber gibt, was die Person wann tun muss.

Hallo Jack,

Ich hoffe, deine Woche läuft gut.

Das Redaktionsteam bereitet sich auf das Q4 Content Planning Meeting am kommenden Donnerstag, den 26.August um 11 Uhr ET vor. Wir freuen uns auf Ihre Ideen, wie wir unsere marketing- und redaktionellen Bemühungen für die jährliche Weihnachtskampagne kombinieren können.

Damit alles reibungslos läuft, bitte ich alle Beteiligten, ihre Präsentationsfolien bis Montag, August 23rd bei 5 pm ET einzureichen. Wenn Sie Fragen haben, senden Sie sie bitte meinen Weg.

Ich schätze Ihre Zeit hier und freue mich auf Ihre Ideen.

Alles Gute,

Katrina

Sobald Sie Ihre E-Mail gesendet haben, müssen Sie nur noch auf eine Antwort warten. Der schwierige Teil besteht darin, zu wissen, ob eine zusätzliche Follow-up-E-Mail gesendet werden soll.

Es ist zwar frustrierend, eine zweite oder dritte Erinnerungs-E-Mail senden zu müssen, aber denken Sie daran, dass viel los ist. Halten Sie sich einige Tage fest, bevor Sie eine weitere Nachricht senden. Wenn es dringend ist, können Sie früher nachverfolgen — achten Sie nur darauf, einen freundlichen, geduldigen Ton zu halten. Die Leute werden empfänglicher für Ihre Anfrage und dankbar für die Notiz sein, genau darum geht es in Erinnerungs-E-Mails.