So planen Sie eine Überraschungsparty: Der ultimative Leitfaden

Suchen Sie nach Tipps, wie Sie eine Überraschungsparty planen, die Teilnehmer organisieren und den Ehrengast im Dunkeln halten können, bis es Zeit ist? Hier finden Sie einige Anweisungen, wie Sie die bestmögliche Überraschungsparty für jeden Anlass planen können. Lesen Sie weiter, um einige nützliche Tipps zu verschiedenen Arten von Überraschungspartys zu erhalten, sowie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Planung jedes Details.

Erfahren Sie in 17 einfachen Schritten, wie Sie eine Überraschungsparty planen:

Befolgen Sie diese Schritt-für-Schritt-Anleitung, um eine Überraschungsparty zu planen, über die Ihre Freunde, Familie oder Kunden in den kommenden Jahren sprechen werden.

Treffen Sie die Entscheidung.

Überraschungspartys polarisieren. Menschen, die sie lieben, lieben sie wirklich. Menschen, die sie hassen, hassen sie wirklich. Es sei denn, der Ehrengast hat ausdrücklich gesagt, dass er Überraschungspartys mag oder eine möchte, Es ist schwer zu wissen, ob es eine gute Idee ist.

Hier sind einige Möglichkeiten, um festzustellen, ob eine Überraschungsparty eine gute Wahl ist oder nicht:

• Fragen Sie jemanden, der es am besten wissen würde (Partner, enges Familienmitglied usw.).
• Erzählen Sie dem Ehrengast von einer Überraschung, die Sie kürzlich geliebt haben, und beobachten Sie deren Reaktion.
• Denken Sie darüber nach, wie sie auf Überraschungen in der Vergangenheit reagiert haben.
• Betrachten Sie ihre Persönlichkeit – jemand, der gerne mit dem Strom fließt, wird wahrscheinlich eine Überraschungsparty genießen.

Seltsamerweise sollten Sie tatsächlich in Betracht ziehen, eine Überraschungsparty für die Person zu veranstalten, die schwört, dass sie keine will. Laut Business Wire, 43.5% der Leute, die sagen, dass sie keine wollen, wollen tatsächlich dieselbe Partei. Also, es sei denn, es gibt starke Gründe, warum sie es nicht genießen würden (und nein, nicht wollen, dass die Leute aus dem Weg gehen, ist nicht einer von ihnen), dann tu es!

Sherlock Holmes spielen.

Bitten Sie die Ehrengäste, bei der Planung der Party zu helfen, ohne ihnen davon zu erzählen, indem Sie ihre partybezogenen Vorlieben und Abneigungen sorgfältig untersuchen. Verwenden Sie natürliche Konversation, um diese Ideen zu bringen, sonst könnten Sie es weggeben.

Sie können:

• Stell dir vor, du planst eine Party für jemand anderen. Holen Sie sich ihre Meinung auf Ihrem Pinterest Inspiration Board.
• Erinnere sie an andere Partys, auf denen du zusammen warst. Sprechen Sie darüber, was Ihnen gefallen hat.
• Kommentieren Sie Promi-Partys, die Sie in den sozialen Medien sehen.

Und vergessen Sie nicht, Ihre anderen verfügbaren Ressourcen zu verwenden. Freunde, Familie, Mitarbeiter, und Event-Stakeholder, die dem Ehrengast nahe stehen, können alle ihre zwei Cent einbringen.

Pro-Tipp: Reservieren Sie das Sleuthing für jemanden mit einem großartigen Pokerface. Wenn der Ehrengast misstrauisch wird, müssen Sie ihn davon überzeugen, warum er falsch liegt und dass keine Party für ihn geplant ist.

Stellen Sie Ihr Team zusammen.

Sie können eine Überraschungsparty ganz alleine planen. Wenn Sie jedoch Freunde, Familie oder Mitarbeiter haben, die bereit sind, Ihnen zu helfen, fügen Sie Ihrem Mini-Planungsausschuss die folgenden Rollen hinzu:

• Teamleiter: Kommuniziert mit jedem Teammitglied, erstellt und überwacht einen Workflow für die Partyplanung.
• Designer: Wählt das Thema, die Farbpalette und die Dekorationen aus.
• Sponsor: Finanziert und / oder definiert das Budget der Überraschungsparty.
• Runner: Erledigt Besorgungen und verfolgt die Ausgaben.
• F&B Manager: Kocht oder koordiniert alle Mahlzeiten, Snacks und Erfrischungen.
• Guest Manager: Erstellt eine Gästeliste, sendet Einladungen, arrangiert den Transport und bestätigt RSVPs.
• Guest of Honor Point Person: Erstellt oder implementiert den Lockvogelplan, der den Ehrengast zum Veranstaltungsort bringt, ohne die Überraschung zu ruinieren.

Beginnen Sie mit der Organisation.

Um zu lernen, wie man eine Überraschungsparty plant, benötigt man ein Checklisten-Tool, um alle Aufgaben zu verfolgen und ein Kommunikations-Tool, um alle Beteiligten zu koordinieren. Zu den beliebtesten Tools für die Planung von Überraschungspartys gehören:

• Facebook: Erstellen Sie eine geheime Gruppe, laden Sie Gäste und Mitarbeiter ein und fügen Sie ein Facebook-Event mit Partydetails hinzu, damit Gäste elektronisch eine RSVP durchführen können.
• WhatsApp: Starten Sie eine private Gruppe und laden Sie Personen ein, vor der Party über Details zu chatten.
• Schlaff: Sofortnachricht und starten Sie Konversationsthreads, auf die alle Ihre Teammitglieder problemlos antworten können.
• Trello: Erstellen und Zuweisen von Partyplanungsaufgaben mit Fälligkeitsdaten, um alles im Zeitplan zu halten.

Entscheiden Sie sich für ein Thema.

Richten Sie das Thema nach den Interessen des Ehrengastes (Fandoms, Sport und Hobbys funktionieren gut), der Art der Überraschungsparty, die Sie veranstalten, und dem Farbschema, das Sie verwenden möchten. Wählen Sie außerdem eine Formalitätsstufe, die Sie jetzt haben möchten. Lässige Partys eignen sich besser für eine Überraschungsparty, da es einfacher ist, Ihre Vorbereitung zu verbergen, Aber formelle Überraschungspartys können mit etwas mehr Kreativität durchgeführt werden.

Pro-Tipp: Der Schlüssel zu einer formellen Überraschungsparty, die der Ehrengast nicht kommen sieht, ist die Wahl eines gehobenen Ortes, der nicht allzu ungewöhnlich erscheint. Oder gehen Sie mit einem in der Nähe eines Gebiets, in dem sie bereits Zeit verbringen.

Legen Sie ein Budget fest.

Das Budget für eine Überraschungsparty variiert je nach Anzahl der Gäste, Ort, Formalitätsgrad und vielem mehr. Aber es gibt immer Möglichkeiten, die Kosten ein wenig zu senken. Hier sind einige Optionen zu berücksichtigen:

• Beschränken Sie Ihre Erfrischungen auf BYOB.
• Servieren Sie leichte Snacks anstelle von Mahlzeiten.
• Verwenden Sie einen Hauptdekorschwerpunkt, anstatt jeden Zentimeter des Raums zu dekorieren.

Überraschungspartys haben im Vergleich zu einer regulären Party nicht viele zusätzliche Kosten. Tatsächlich behalten die meisten Überraschungspartys dieses wichtige Element der Überraschung bei, indem sie Veranstaltungsorte verwenden, die nicht allzu ungewöhnlich sind. Denken Sie: der Garten eines Nachbarn oder ein öffentlicher Park.

Wählen Sie Datum und Uhrzeit.

Folgen Sie den traditionellen Daten und der Tageszeit, die für diesen Partytyp verwendet werden. Zum Beispiel finden Hochzeiten normalerweise am Nachmittag statt, daher sollte eine Überraschungshochzeitsfeier dasselbe tun.

Pro-Tipp: Wenn Sie ein Datum und eine Uhrzeit für eine Überraschungsgeburtstagsfeier auswählen, wählen Sie eine Option, die vor dem tatsächlichen Geburtsdatum stattfindet, um die Chancen zu maximieren, dass sie wirklich überrascht werden. Ein bis drei Wochen vor ihrem eigentlichen Geburtstag wird es reichen.

Buchen Sie einen Standort.

Die besten Locations für eine Überraschungsparty sind:

• Irgendwo wird der Ehrengast nicht versehentlich gehen, während das Setup stattfindet.
• In der Nähe eines Ortes, den sie häufig besuchen, z. B. eines Restaurantviertels oder des Hauses eines Freundes, damit Sie ihnen keinen Tipp geben, indem Sie ihre erwartete Routine unterbrechen.
• Einfach zu schleichen Menschen in mit mehreren Parkmöglichkeiten verteilt, plus Ein- und Ausgänge auf verschiedenen Seiten des Gebäudes.

Erstellen Sie einen Grundriss.

Verwenden Sie Software und Tools zur Erstellung von 3D-Ereignisdiagrammen, um herauszufinden, wo Sie Personen und Vorräte verstecken, Tische und Stühle platzieren und vieles mehr. Sie können Ihre Pläne auch mit Ihren Gästen teilen und Ein- und Ausgänge für einzelne Gruppen festlegen. Weniger ist mehr, wenn es um Dekorationen geht – erstellen Sie einen großen Schwerpunkt, den der Ehrengast sehen wird, wenn er den Hauptpartyraum betritt, und planen Sie Tische und Stühle darum herum.

Design und Kauf Dekorationen.

Der Punkt einer Überraschungsparty ist die Überraschung, und wenn es zu viele Dekorationen gibt, wird Ihr Ehrengast gekippt, bevor er alle Gäste sieht. Ein Banner, einige Luftschlangen und ein oder zwei Ballons sind mehr als genug. Wenn Sie benutzerdefinierte Ballonfarben oder ein spezielles Schild bestellen möchten, planen Sie dies bei Lieferverzögerungen mindestens zwei Wochen im Voraus ein.

Entscheiden Sie sich für die einzubeziehenden Aktivitäten.

Fügen Sie Ihrem Überraschungspartyplan einige entspannte Aktivitäten hinzu, um dem Ehrengast die Hitze zu nehmen, damit er sich mischen und vermischen kann. Brettspiele, Poker und ein DIY-Cupcake-Barbereich sind eine gute Wahl, aber es hängt natürlich von der Art der Überraschungsparty ab. Brainstormen Sie, was für den Ehrengast und alle Teilnehmer am sinnvollsten ist, und gehen Sie von dort aus. Haben Sie und der Ehrengast häufig die Pool-Halle in der Schule? Erwägen Sie die Wahl eines Veranstaltungsortes mit Billardtischen. Ist der Ehrengast Ihr Chef, der Darts liebt? Richten Sie ein paar Dartscheiben in der gesamten Lage. Die Möglichkeiten sind endlos — hier ist Kreativität unglaublich wichtig!

Erstellen Sie ein Menü.

Dieser Schritt hängt wiederum von der Art der Überraschungsparty ab. Essen ist nicht immer eine Anforderung, aber die meisten Gastgeber bringen zumindest einen Geburtstagskuchen und Cupcakes mit, wenn es sich um eine Überraschungsgeburtstagsparty handelt. Wenn Sie ein Menü für eine vollständige Mahlzeit erstellen möchten, wählen Sie etwas, von dem Sie wissen, dass es der Gastgeber lieben wird. Sparen Sie Einrichtungs- und Aufräumzeit und helfen Sie, das Geheimnis so lange wie möglich unter Verschluss zu halten, indem Sie ein Takeout- oder Lieferset bestellen, nachdem der Ehrengast eingetroffen ist.

Einladungen versenden.

Digitale Einladungen sind am diskretesten und am einfachsten zu verbergen. Paperless Post und Evite bieten kostenlose anpassbare Designs sowie RSVP-Funktionen und Gast-Updates. Senden Sie Ihre Einladungen einen Monat bis zwei Wochen im Voraus und sammeln Sie RSVPs eine Woche im Voraus.

Stellen Sie sicher, dass Sie die Tatsache, dass es sich um eine Überraschungsparty handelt, klar kommunizieren, indem Sie der evite-Betreffzeile und dem Hauptkopf der Nachricht „Überraschungsparty“ hinzufügen. Fügen Sie Park- und Einfahrtshinweise für diejenigen hinzu, die herausspringen und die Gäste überraschen möchten. Und für diejenigen, die später ankommen, bitten Sie sie, bis 15 Minuten nach der geplanten Ankunftszeit des Ehrengastes zu warten, damit sie während der Überraschung nicht hineingehen. Dies ist ein anderes Mal, dass eine Art Kommunikationstool oder App nützlich sein wird. Sie möchten nicht in der Lage sein, mit Gästen zu kommunizieren, wenn in letzter Minute etwas schief geht (d. H. Der Ehrengast verspätet sich).

Den Lockvogelplan ausbügeln.

Um den Ehrengast am Tag der Party zu überraschen, erstellen Sie einen Lockvogelplan. Ein Lockvogelplan ist das, was der Ehrengast denkt, dass er auf dem Weg ist. Die Aktivität sollte verlangen, dass sie sich so kleiden, dass sie für die Überraschungsparty geeignet sind, damit sie nicht über- / unterkleidet und verlegen über ihr Outfit sind. Sie benötigen eine Punktperson, um den Lockvogelplan mit ihnen zu erstellen, den Transport zu arrangieren und alles zu planen.

Speisen und Getränke zubereiten.

Wenn für die Party gesorgt ist, teilen Sie Ihrem Küchenchef den von Ihnen erstellten Grundriss mit und legen Sie die Ankunftszeiten für das Partypersonal fest. Wenn Sie Ihre eigenen Erfrischungen mitbringen, kaufen Sie Regal- oder kühlschrankstabile Artikel 3 bis 5 Tage im Voraus. Bestellen Sie alle Backwaren für den Tag vor oder am Morgen.

Erstellen Sie eine Wiedergabeliste.

Verwenden Sie Spotify oder eine andere ähnliche Musik-App, um eine Wiedergabeliste mit entspannten Beats, klassischem Jazz oder Top-40-Hits zu erstellen. Je schneller und intensiver die Musik ist, desto mehr Partystimmung bekommen Sie. Je langsamer, lässiger die Musik, desto entspannter wird die Stimmung. Entspanntere Musik passt den Ton der meisten Überraschungspartys, also, wenn Sie nicht sicher sind, was zu tun ist, standardmäßig auf diese Option. Sie können es auch immer mischen. Was während des Überraschungsteils der Party Sinn macht, ist später in der Nacht möglicherweise nicht sinnvoll.

Skizzieren Sie die Enthüllung.

Stellen Sie sich diese wichtigen Fragen, um die große Enthüllung zu planen:

• Möchten Sie, dass alle im Dunkeln stehen und dann das Licht einschalten?
• Möchten Sie, dass Teilnehmer hinter Möbeln auftauchen / herauskommen?

Wenn Sie eine virtuelle Überraschungsparty veranstalten, bitten Sie alle, ihre Meeting-IDs leer zu lassen, oder ändern Sie sie in eine entsprechende Partygruß. Sie sollen ihre Kameras ausschalten. Laden Sie dann den Ehrengast zum Meeting ein oder geben Sie, wenn Sie physisch anwesend sind, das Meeting im Voraus für ihn ein, schalten Sie das Mikrofon ein, damit die Leute Sie kommen hören, und öffnen Sie den Bildschirm, damit der Ehrengast alle sehen kann.

Für persönliche Überraschungen möchten Sie vielleicht auch einen professionellen Fotografen, der den Moment festhält. Oder fügen Sie einige lustige Party-Requisiten wie Pappbrillen, Streamer-Stirnbänder und Glow-in-the-Dark-Schmuck hinzu.

Schnelle Tipps für gängige Arten von Überraschungspartys:

Planen Sie Ihre Überraschungsparty mit diesen Schlüsselideen für jede Feier.

1. Virtuelle Überraschungsparty.
   • Ändern Sie alle Ihre Hintergründe in Fotos von oder mit dem Ehrengast.
   • Verwenden Sie farbenfrohe Requisiten wie Perücken, Geburtstagskerzen und Luftballons, um den Anruf eher wie eine Party und weniger wie ein Arbeitstreffen zu gestalten.

1. Überraschung Geburtstagsparty.
   • Tauschen Sie die müde „Wir haben Ihren Geburtstag vergessen“ -Vertuschung gegen solide Alibis ein, die erklären, warum Sie dieses Jahr „nicht feiern können“, damit die Überraschung funktioniert, ohne die Gefühle anderer zu verletzen.
   • Lassen Sie die Gäste wissen, dass ihre Anwesenheit das Geschenk ist und dass zusätzliche Gegenstände optional sind.

1. Überraschung Hochzeitszeremonie und / oder Empfang.
   • Erwägen Sie, es Ihren Eltern zu sagen, damit sie Zeit haben, sich emotional und körperlich vorzubereiten, aber sagen Sie es niemandem sonst.
   • Tun Sie so, als würden Sie eine Party mit einer strengen Zeit- und Kleiderordnung schmeißen, um sie zu überraschen.

1. Überraschungsvorschlag und Verlobungsessen.
   • Wählen Sie einen Ort in der Nähe des Vorschlags, um das Überraschungsdinner bequemer zu gestalten.
   • Um sie wirklich zu überraschen, gehen Sie nicht an einen ungewöhnlichen Ort – bleiben Sie stattdessen bei Ihren Lieblings-Date-Night-Orten.

1. Überraschung Homecoming Party.
   • Bereiten Sie Ihr Zuhause im Voraus mit ihren Lieblingsspeisen, Unterhaltung und Zubehör vor.
   • Erwägen Sie, Ihre Gästeliste einzuschränken, da die Veranstaltung wahrscheinlich emotional und sozial positiv, aber auch anstrengend sein wird.

1. Überraschung baby dusche.
   • Gehen Sie gegen die Tradition und verzichten Sie darauf, die Gästeliste auf Frauen zu beschränken, nur um den Ehrengast abzuwerfen.
   • Wählen Sie einen Ort, an dem Sie Geschenke leicht ausstellen und öffnen können, da sie groß sein können (denken Sie an Krippen und Kinderwagen).

1. Überraschung going-away-party.
   • Bitten Sie alle, eine Karte, ein Erinnerungsbuch oder ein Fotoalbum mit ihrem Namen und ihren guten Wünschen für das perfekte sentimentale Geschenk zu unterschreiben.
   • Schmeißen Sie die Party nicht innerhalb von drei Tagen nach ihrem Umzug, da sie wahrscheinlich über Last-Minute-Verpackung gestresst sein werden.

Häufig gestellte Fragen zu Überraschungspartys:

Jetzt wissen Sie, wie Sie eine Überraschungsparty planen!

Zusätzlich zu den Grundlagen der Partyplanung wie der Auswahl eines Themas, Dekors und Veranstaltungsortes müssen Sie bei Überraschungspartys über den Tellerrand hinausschauen und kreative Elemente entwickeln, die die Feier zu etwas ganz Besonderem machen. Kombinieren Sie diese Schritt-für-Schritt-Anleitung mit unserer ultimativen Checkliste für die Partyplanung, um Ihre nächste Überraschungsparty wie ein Profi zu planen.

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