E-Mails können schwierig zu verwalten sein. In einer Arbeitsumgebung ist es unerlässlich, dass Sie einen organisierten Posteingang führen, um die Effizienz zu erhalten. Ein überfüllter Posteingang kann sich als ziemlich schmerzhaft erweisen, insbesondere wenn Sie gezwungen sind, durch Berge älterer E-Mails zu scrollen, die Sie möglicherweise nicht mehr benötigen. Zu einer Zeit, Diese älteren E-Mails haben möglicherweise einen Zweck erfüllt, sind jedoch seitdem zu zusätzlichen Hürden bei der Suche nach einer bestimmten E-Mail geworden. Ein mit Spam gefüllter Posteingang kann Ihre Fähigkeit, Ihre E—Mail—Bibliothek zu verwalten, wirklich beeinträchtigen, und obwohl es viele Möglichkeiten gibt, Ihre E-Mails davon abzuhalten, auf zusätzliche Spam-Listen zu gelangen – wir empfehlen, Ihre E-Mails anonym zu senden -, müssen Sie immer noch die alten Spam-Nachrichten löschen, die überhaupt erst in Ihren Posteingang gelangt sind.
Um viel Zeit zu sparen, würde ich nicht empfehlen, alle älteren E-Mails manuell zu löschen. Stattdessen können Sie diese E-Mails dank der Hilfe von Filtern viel schneller entfernen. Durch Erstellen eines Filters können Sie alte Nachrichten basierend auf einem bestimmten Zeitrahmen löschen. Das einzige Problem, das ich bei der Verwendung von Filtern sehen kann, ist, dass sie nur für neu empfangene Nachrichten gelten. Sie können in Zukunft Filter anwenden, um sicherzustellen, dass die Anhäufung nicht zum zweiten Mal auftritt, aber was ist mit diesen E-Mails, die jetzt Ihren Posteingang füllen?
Alte E-Mails in Google Mail automatisch löschen
Es gibt ein paar Dinge, in die Sie eintauchen sollten, wenn Sie sich von den älteren, nicht mehr notwendigen E-Mails befreien möchten, die Ihren Google Mail-Posteingang plagen. Ich werde darüber gehen, wie Sie Ihre Filter einrichten, sie für die zukünftige Verwendung anwenden und wie Sie alle aktuellen alten E-Mails mit dem Google Mail-Add-On E-Mail Studio entfernen.
Einrichten Ihrer Filter
Als erstes richten wir Ihre Filter ein.
Zum Anfang:
- Melden Sie sich mit den erforderlichen Anmeldeinformationen bei Ihrem Google Mail-Konto an.
- Suchen Sie das Zahnrad-/Zahnradsymbol. Dies ist das Google Mail-Einstellungsmenü und befindet sich in der oberen rechten Ecke des Fensters. Klicken Sie auf dieses Symbol und wählen Sie dann Einstellungen aus dem Dropdown-Menü.
- Klicken Sie auf die Registerkarte „Filter“ und dann auf Neuen Filter erstellen.
- Geben Sie im Eingabefeld „Hat die Wörter“ Folgendes ein – older_than:x wobei „x“ der Zeitrahmen der Nachrichten ist, die gelöscht werden sollen. Dies wird eine Zahl sein, gefolgt von einem Buchstaben. Die folgenden Buchstaben beziehen sich auf den Zeitrahmen. Sie müssen „d“ für Tage, „w“ für Wochen und „m“ für Monate verwenden. Ein Beispiel wäre older_than:3d, wenn Sie E-Mails löschen möchten, die älter als drei Tage sind.
- Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Filter mit dieser Suche erstellen.
- Füllen Sie die Felder „Löschen“ und „Filter auch anwenden auf“ mit einem Häkchen aus, indem Sie darauf klicken.
- Klicken Sie abschließend auf Filter erstellen, um alle Ihre älteren E-Mails basierend auf dem soeben festgelegten Datum aus Ihrem Posteingang in Ihren Papierkorb zu verschieben.
Wenn Nachrichten in Google Mail gelöscht werden, verschwinden sie nicht sofort aus der Existenz. Stattdessen finden Sie sie in Ihrem Papierkorb. Dies bedeutet, dass diese E-Mails weiterhin auf Ihre gesamte Datenkapazität angerechnet werden. Um sie vollständig zu entfernen, können Sie entweder warten, bis Google Mail sie nach 30 Tagen automatisch löscht, oder Sie alle jetzt selbst löschen. Um letzteres durchzuführen, klicken Sie auf den Papierkorb und dann auf den Link Papierkorb leeren Jetzt.
Filter für zukünftiges Löschen (erneute Anwendung)
Der Titel dieses Artikels befasst sich mit dem automatischen Löschen. Leider können Filter nicht automatisch ausgelöst werden. Sie müssen zurückgehen und den Filter erneut auf Ihren aktuellen Posteingang anwenden.
So wenden Sie einen Filter erneut an:
- Kehren Sie zu Ihren Einstellungen zurück, indem Sie oben rechts im Google Mail-Fenster auf das Zahnrad- / Zahnradsymbol klicken und Einstellungen aus der Dropdown-Liste auswählen.
- Klicken Sie auf die Registerkarte „Filter“.
- Da Sie bereits zuvor einen Filter erstellt haben, können Sie jetzt auf Bearbeiten klicken, das sich neben diesem Filter befindet. Wenn Sie zuvor mehrere Filter erstellt haben, können Sie leicht den gewünschten Filter finden, da die Kriterien für jeden Filter angezeigt werden.
- Klicken Sie in dem Abschnitt, der mit Ihren Suchkriterien angezeigt wird, auf Weiter. Es wird ein Bildschirm ähnlich dem sein, der beim Einrichten des ursprünglichen Filters angezeigt wurde.
- Setzen Sie erneut ein Häkchen in das Kästchen neben „Auch Filter anwenden“.“
- Klicken Sie diesmal auf Filter aktualisieren, um den Filter zu aktivieren. Alle Ihre älteren E-Mails, die auf den angegebenen Zeitraum eingestellt sind, werden jetzt in den Papierkorb verschoben.
Email Studio
Email Studio verfügt über eine raffinierte Funktion, die automatisch alle Ihre älteren E-Mails von einem bestimmten Absender oder in einem bestimmten Ordner löscht. Die integrierte automatische Bereinigungsfunktion hilft dabei, Ihr Google Mail-Postfach besser zu organisieren, was zu einer effizienteren Arbeitsumgebung führt.
Mit Email Studio können Sie alle E-Mails, die sich seit über drei Monaten in Ihrem Posteingang befinden, archivieren und auf „Als gelesen markieren“ anwenden. Außerdem können Sie alle E-Mails nach zwei Tagen automatisch dauerhaft aus Ihrem Papierkorb- und Spam-Ordner entfernen. Als zusätzlichen Bonus enthält die automatische Bereinigung eine Funktion zum Abbestellen von E-Mails, mit der Sie Ihre E-Mail-Adresse ganz einfach aus einer dieser lästigen Newsletter-Mailinglisten entfernen können. Es gibt auch viel mehr, was das Add-On kann, aber ich denke, dass die bereits erwähnten genau das hervorheben, was wir für diesen Artikel benötigen.
Das Basispaket ist kostenlos, aber um das Beste aus dem Produkt herauszuholen, wird eine Premium-Version zu einem Jahrespreis von 29 US-Dollar angeboten. Mit dem Upgrade können Sie mehrere Bereinigungsregeln erstellen und einen E-Mail-Scheduler, eine Weiterleitung und einen automatischen Responder verwenden.
Einrichten und Aktivieren der automatischen Bereinigung in Google Mail
Als erstes müssen Sie das E-Mail Studio-Add-On herunterladen und installieren. Sobald dies erreicht ist, können Sie das E-Mail-Studio-Symbol in der rechten Seitenleiste sehen, wenn Sie eine Ihrer Google Mail-E-Mail-Nachrichten öffnen.
Um es zu benutzen:
- Öffnen Sie das E-Mail-Studio-Add-On und melden Sie sich mit Ihrem Google Mail-Konto an.
- Sie sehen eine Liste der Optionen. Wählen Sie aus diesen Optionen das Tool „E-Mail-Bereinigung“.
- Klicken Sie dann auf Neue Regel hinzufügen, um eine Regel einzurichten (ähnlich wie bei den Filtern).
- Das Einrichten einer Regel besteht aus zwei Teilen: Sie müssen eine Bedingung und dann eine Aktion angeben. Denken Sie an „Ursache und Wirkung“. Die Aktion wird ausgelöst, sobald die angegebene Bedingung erfüllt ist.
- Um eine Bedingung festzulegen, können Sie erweiterte Suchparameter in Google Mail verwenden, z. B. newer_than oder has:attachment oder larger_than. Verwenden Sie diese, um die genaue Übereinstimmung mit den Google Mail-E-Mails zu finden, die Sie archivieren, in den Papierkorb senden oder in einen anderen Ordner verschieben möchten.
- Sobald eine Regel erstellt wurde, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Email Studio arbeitet jetzt im Hintergrund und führt stündlich einen Run-Check durch, um die angegebene Aktion auszuführen, wenn eine E-Mail die damit verbundenen Bedingungen erfüllt. Sie müssen überhaupt nichts manuell tun.